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Acciones de asistencia técnica a enti-dades distritales y particulares

Por: jstorres
Publicado el: Abril 2019
En el 2018, más de 370 acciones se realizaron en los diferentes sectores del distrito. Los temas de mayor demanda son las TRD y custodia y digitalización de documentos, entre otros.

Por Juan Guillermo Awasacko Reyes

La Subdirección del Sistema Distrital de Archivos SSDA, de la Dirección del Archivo de Bogotá, puso en marcha un plan de acción de asistencia técnica dirigido a las entidades, organismos y corporaciones de la administración distrital, que buscan fortalecer la modernización de la función archivística e incrementar los índices de cumplimiento normativo, para una mayor gobernabilidad, transparencia y acceso efectivo de la información pública, facilitando su recuperación y salva guardia de la memoria histórica de la ciudad.

Este servicio de asistencia técnica también aplica para aquellos organismos privados que cumplen funciones públicas o prestan servicios públicos en implementación de las políticas, estrategias, metodologías, programas y disposiciones en materia de gestión documental y archivos.

Los temas más trabajados en las asistencias técnicas corresponden a la organización de expedientes con énfasis en la implementación de tablas de retención documental TRD o tablas de valoración documental TVD, verificación de condiciones técnicas para el almacenamiento de archivos y requisitos técnicos para la digitalización de expedientes. Igualmente, incluye el análisis de resultados de la gestión de dichas actividades y las conclusiones técnicas y administrativas derivadas de las asesorías.

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Jornada de sensibilización: estrategia e importancia del Archivo - Directivos de la Secretaría de la Mujer y funcionarios de SSDA.

Con base en el informe de gestión consolidado por el grupo de asistencia técnica de la Subdirección del Sistema Distrital de Archivos, se registraron cifras muy significativas de enero a diciembre de 2018. Según la líder del procedimiento Martha Carolina Ospina, en este periodo se realizaron 376 acciones a las entidades, incluido los entes de control y organismos privados, donde participaron cerca de 1600 entre servidores, funcionarios y contratistas. En lo corrido de 2019, ya se han realizado 63 asistencias.

Para los casos de los temas específicos enfocados en la orientación técnica archivística, la metodología de las mesas de trabajo fueron las de mayor acogida, porque fue una estrategia personalizada, que permitió la retroalimentación de la información y se promovió la construcción de nuevos conocimientos en materia normativo de gestión documental, advierte la funcionaria.

ÍTEM

 

TEMAS

CANTIDAD DE ASISTENCIAS TÉCNICAS

1

Actualización de tablas de retención documental

46

2

Adquisición, instalación y/o mantenimiento de estantería para archivos

8

3

Características técnicas de otros servicios de archivo (fotocopiado)

1

4

Características técnicas de servicios de correspondencia y mensajería expresa

16

5

Características técnicas de unidades de almacenamiento y conservación de archivos

8

6

Condiciones técnicas para la adquisición, adecuación y/o arrendamiento de bodegas para el almacenamiento de archivos

14

7

Documento electrónico y software de gestión documental SGDEA

24

8

Elaboración y/o actualización de otros instrumentos archivísticos (Banco Terminológico, Tablas de Control de Acceso, Política de Gestión Documental, Diagnóstico Integral de Archivos)

9

9

Elaboración y/o actualización del Plan Institucional de Archivos PINAR

24

10

Elaboración y/o actualización del Programa de Gestión Documental PGD

8

11

Elaboración y/o actualización del Sistema Integrado de Conservación SIC, Plan de Preservación Digital a Largo Plazo, Plan de Conservación Documental, control de condiciones ambientales y programas y/o planes complementarios.

28

12

Elaboración y/o ajuste de tablas de retención documental

55

13

Elaboración y/o ajuste de tablas de valoración documental

30

14

Implementación de tablas de retención documental y/o tablas de valoración documental

34

15

Organización, administración, custodia y/o digitalización de archivos

59

16

Subsistema Interno de Gestión Documental y Archivos y seguimiento al estado de la gestión documental

12

Con este aporte el Archivo de Bogotá, a través de la Subdirección del Sistema Distrital de Archivos, permite elevar el índice de cumplimiento de las metas establecidas y dimensionar la organización de la información, determinados dentro del Índice de Gobierno Abierto IGA, en términos de transparencia, gestión pública y servicios a la ciudadanía, contemplados en el Plan Distrital de Desarrollo 2016-2020 Bogotá Mejor Para Todos.

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Mesa de trabajo en la Secretaría Distrital de Integración Social – Grupo de Asistencia Técnica SSDA- Archivo de Bogotá.

 

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