Archivo de Bogotá Secretaría General - Alcaldía Mayor de Bogotá

El evento fue inaugurado por la directora del Archivo de Bogotá, Gloria Vargas Tisnés y por Fernando Antonio Grillo Rubiano, director del Departamento Administrativo de la Función Pública, y quien hasta hace unas semanas se desempeñó como asesor para la modernización de la Alcaldía Mayor.

La cumbre de especialistas se enmarca dentro de la meta de la administración distrital para hacer de Bogotá una ciudad digital, a partir de una estrategia integral que permita reducir las barreras técnicas, económicas y regulatorias, entre otras, para garantizar el acceso de todos los ciudadanos a las tecnologías de la información y el conocimiento. Como dice Raúl Buitrago Arias, Secretario General de la Alcaldía, “el objetivo de consolidar una administración pública de calidad, eficiente, colaborativa y transparente. Porque, enfatiza, “la transformación digital, no es un simple tema de moda, es un factor dinamizador de la economía, vehículo para la educación, para la apropiación de la ciudad, “para hacer una ciudad más inteligente”.

En su discurso de bienvenida a los participantes, Vargas Tisnés resaltó que el Seminario no solo era un feliz encuentro entre aquellos que desde diferentes labores y disciplinas están comprometidos con las reflexiones sobre la archivística, el patrimonio y la gestión documental, sino que era, además, la oportunidad para reflexionar sobre “las complejas tareas que la tecnología le impone hoy a la organización archivística y a la conservación del patrimonio documental como fuente primaria para la investigación”. Enfatizó que “también debe verse como el resultado de la persistencia de una clara misionalidad institucional, que a lo largo de 15 años ha logrado asegurar caminos y estructuras en la modernización de la gestión documental en el Distrito y la conservación de la memoria administrativa, urbana y social de la ciudad, de sus diversos habitantes y de las formas y prácticas sociales cómo nos hemos apropiado de ella”.

Vargas Tisnés resaltó los esfuerzos de la actual administración,  a través de la Secretaría General,  que se ha propuesto los retos de asesorar al 100% de las entidades distritales en materia de SGDEA, la  formulación de un decreto archivístico que de estructura y forma al sistema y la red distrital de archivos, la puesta al servicio de más de 500 documentos de carácter patrimonial, la divulgación del patrimonio documental por medio de diferentes estrategias como visitas guiadas, exposiciones y publicaciones, los proyectos de recuperación y apropiación del patrimonio documental, la constitución del fondo Alcaldes, los proyectos de Modernización de la Gestión Documental, la Implementación MIPG y el apoyo a Bogotá 2019: IGA+10, que busca que las 56 entidades que conforman la administración pública tengan Programa de Gestión Documental, Tablas de Retención y Tablas de Valoración Documental.

Durante su intervención, Fernando Grillo aseguró que, para el gobierno nacional, el trabajo que tiene la gestión documental es clave para el desempeño eficiente de todas las entidades y que ello se convierte en un eje de la política de contar con “un Estado simple y una Colombia ágil”.

“Es por esto, acotó, que desde la Función Pública la implementación del Modelo Integrado de Planeación y Gestión –MIPG- cumple con el objetivo fundamental de desarrollar una cultura organizacional fundamentada en la información, el control y la evaluación para la toma de decisiones y mejora continua”.

Grillo destacó el Decreto 591, expedido el martes pasado por el alcalde Enrique Peñalosa, por medio del cual se adopta el MIPG, “logrando así incluir la política de gestión documental en sus procesos y en su actuar público”.

Foto: Fernando Antonio Grillo Rubiano, director del Departamento Administrativo de la Función Pública

“Desde la Función Pública y por supuesto desde el Archivo General de la Nación buscamos que la gestión documental esté en la agenda prioritaria de todos los gerentes públicos. Con ello esperamos mayor eficiencia administrativa, defensa de los derechos (de los ciudadanos, los servidores públicos y las entidades del Estado), promoción de la transparencia y acceso a la información pública, seguridad en la información y atención de contingencias, participación activa de la ciudadanía en la gestión a través del control social, gobierno electrónico y, de manera especial, la protección del patrimonio documental de los municipios del país”.

Al concluir su intervención, Grillo invitó a todas las entidades del Distrito para que continúen implementando herramientas que permitan generar una gestión documental eficiente, transparente e innovadora y así “mantener información auténtica, fiable e íntegra en los archivos, de cara a una Gestión Documental en esta era digital”.