Archivo de Bogotá Secretaría General - Alcaldía Mayor de Bogotá

Modelo Integral de Gestión Documental y Archivos–MIGDA–

Establece un conjunto de lineamientos operativos, a través de los cuales las

entidades y organismos del Distrito pueden plantear y ejecutar acciones

específicas, atendiendo elementos concretos que facilitan la identificación

de los pasos mínimos necesarios para fortalecer su gestión documental.

DIRECTIVA 03 DE 2021

Archivo adjunto: Directiva 03 de 2021.pdf 

DECRETO DISTRITAL No. 828 DE 2018 por el cual se regula el Sistema Distrital de Archivos y se dictan otras disposiciones.

Expedido por: Secretaría General de la Alcaldía Mayor de Bogotá

Fecha de expedición: Diciembre 2018

Descripción: El 27 de diciembre de 2018 fue emitido el Decreto Distrital No.828 de 2018 a través del cual se regula el Sistema Distrital de Archivos y se dictan otras disposiciones. 

Archivo Adjunto: Decreto Distrital 828 2018.pdf

Resoluciones: Conozca las respectivas resoluciones. 

• Resolucion_001_de_2019.pdf "Por medio de la cual se reglamenta el mecanismo de participación y premiación de las mejores tesis, trabajos de investigación u otras iniciativas que versen sobre la historia del Distrito Capital en sus diferentes aspectos y/o sobre la gestión documental y archivos de que trata el artículo 15 del Decreto Distrital 828 de 2018"

• Resolucion_002_de_2019.pdf "Por la cual se da apertura a la Convocatoria del "Premio Archivo General de Bogotá, 2019"

• Resolucion_003_de_2019.pdf "Por la cual se reglamenta el ingreso de fondos y colecciones privadas de valor patrimonial para la ciudad al Archivo de Bogotá, de que trata el artículo 9 del Decreto Distrital 828 de 2018"

• Resolucion_004_de_2019.pdf "Por la cual se establece la metodología para el Registro de Archivos Privados en el Distrito Capital, de que trata el artículo 10 de¡ Decreto Distrital 828 de 2018"

• Resolucion_005_de_2019.pdf "Por la cual se adjudica el "Premio Archivo General de Bogotá, 2019" en la categoría trabajo de investigación en maestría y se ordena el otorgamiento al ganador de los estímulos previstos en el artículo 9° de la Resolución No. 001 de 2019"

• Resolucion_006_de_2019.pdf "Por la cual se reglamenta e/funcionamiento de/as instancias del Sistema Distrital de Archivos de que trata el artículo 50del Decreto Distrital 828 de 2018"

Circulares 2018

• Circular 001 de 2018.pdf Directrices para la organización de documentos de archivo relacionados con PQRS en las entidades distritales.

• Circular 002 de 2018.pdf Directrices para el manejo de los archivos por parte de los concesionarios de las entidades de la administración Distrital.

• Circular 003 de 2018.pdf Protección de Archivos por ola invernal.

• Circular 004 de 2018.pdf Decreto Distrital 828 de 27 de Diciembre de 2018, "Por el cual se regula el Sistema Distrital de Archivos y se dictan otras disposiciones"

Circulares 2019

• Circular 001 de 2019.pdf Decreto Distrital 828 del 27 de Diciembre de 2018, "Por el cual se regula el Sistema Distrital de Archivos y se dictan otras disposiciones"

Circulares 2020

• Circular 047 de 2020 Documento Electrónico.pdf Lineamientos técnicos para mitigar los riesgos asociados al uso documentos electrónicos en los ambientes de trabajo en casa en razón de la actual emergencia ocasionada por el COVID-19.

DIRECTIVA

Archivo Adjunto: Directiva 02 de 2018.pdf

EL DECRETO 173 de 2004. "Por el cual se establecen normas para la protección de la memoria institucional, el patrimonio bibliográfico, hemerográfico y documental en el Distrito Capital":

• ARTÍCULO PRIMERO.- Las entidades que conforman la administración Distrital, esto es, el sector central, el sector descentralizado, el sector de las localidades, las empresas de servicios públicos domiciliarios públicas o mixtas, así como las personas de derecho privado que cumplen funciones públicas en el territorio del Distrito Capital, están en la obligación de remitir al Archivo de Bogotá, en su calidad de depositario del patrimonio bibliográfico, hemerográfico y documental, tres (3) ejemplares de las investigaciones que efectúen, en relación con las competencias y funciones de cada una de ellas. Además, deberán remitir una copia del informe final de las investigaciones, estudios técnicos o científicos realizados por la entidad en desarrollo de sus funciones, que sean de trascendencia para el Distrito Capital, salvo que sobre los mismos pesen restricciones establecidas por ley. La remisión que se ordena deberá realizarse de acuerdo con las fichas técnicas suministradas para el efecto por el Archivo de Bogotá.

• PARÁGRAFO: Cuando las entidades públicas celebren contratos con personas naturales o jurídicas, nacionales o extranjeras, para desarrollar proyectos de investigación cultural, científica, técnica o industrial, incluirán en los contratos una cláusula donde se establezca la obligación de aquellas de entregar la copia de los archivos producidos en desarrollo de dichos proyectos, además de hacer constar expresamente que la propiedad patrimonial de los derechos de autor le corresponden a la entidad contratante, por tratarse de una obra desarrollada por encargo.

• ARTÍCULO SEGUNDO.- La entidades señaladas en el artículo anterior, deberán igualmente remitir de manera gratuita al Archivo de Bogotá el 5% del número de los ejemplares editados, de cualquier título, para ser distribuidos y comercializados a través de la librería del Archivo. Dicha remisión deberá realizarse de acuerdo con los procedimientos establecidos para tal efecto por el Archivo de Bogotá.

• PARÁGRAFO 1º:- Se exceptúan las empresas privadas que cumplen funciones públicas. Sin embargo, dichas entidades podrán, si lo estiman conveniente, enviar ejemplares de sus publicaciones, con el mismo objeto.

• PARÁGRAFO 2º:- La forma de su distribución al público y el valor de cada ejemplar estará determinado por la entidad remitente y la forma de pago y recaudo será la establecida por la Secretaría de Hacienda Distrital.

• ARTÍCULO TERCERO.- Igualmente, las entidades señaladas en el artículo primero, están obligadas a transferir al Archivo de Bogotá los documentos que hayan cumplido su valor administrativo y sobre los cuales se haya determinado su condición de conservación permanente de acuerdo con las Tablas de Retención Documental.

• ARTÍCULO CUARTO.- Cuando el Archivo de Bogotá considere que un documento o conjunto documental cuya información comporte interés para la investigación cultural, científica, técnica o industrial, se encuentra en una situación de riesgo o de deterioro que pueda conducir a la desaparición de una parte o de la totalidad física del soporte, deberá emprender acciones dirigidas a la prevención, corrección de la situación y desarrollo de prácticas que garanticen condiciones adecuadas para la preservación de la documentación amenazada.

• ARTÍCULO QUINTO.- En caso de persistir la situación de riesgo o de deterioro, el Archivo de Bogotá está en la obligación de rescatar y acopiar el patrimonio documental en riesgo y desarrollar los procedimientos necesarios para su conservación. En tal sentido debe además, poner en conocimiento de los organismos competentes para la aplicación de las sanciones administrativas, disciplinarias o penales previstas en las normas legales para los servidores públicos responsables directos y delegados de la documentación producida por las entidades Distritales.