Archivo de Bogotá Secretaría General - Alcaldía Mayor de Bogotá

Por Nelson Humberto León Acuña/Profesional Especializado

Subdirección del Sistema Distrital de Archivos

En 2014 se realizó en el Archivo de Bogotá un proyecto orientado a la clasificación y valoración de los documentos producidos por los hospitales del Distrito. En este marco se llevó a cabo un estudio bibliográfico sobre esquemas de clasificación y retención de algunas entidades hospitalarias de varias partes del mundo. Se encontró que las series identificadas por el proyecto correspondían con las encontradas en los referentes internacionales consultados. También se observó el interés en los casos de otros países por la documentación relacionada, particularmente, con el diagnóstico tanto en sus tecnologías como en los diferentes tipos de documentos generados en diversos soportes y, adicionalmente, los relativos a los servicios de alimentación hospitalaria.

A partir de ahí se concluyó que estos documentos, hasta ahora no identificados por lo menos en el caso distrital, son de valor patrimonial, ya que contienen información científica de interés para la investigación y la docencia en salud, por lo que es necesario revisar los criterios de valoración hasta ahora aplicados en pro de rescatar estos documentos de los fondos de los hospitales.

Como resultado de un proyecto, llevado a cabo en el Archivo de Bogotá en 2014, encaminado a construir una herramienta que facilitara los procesos de clasificación y valoración, y sirviera de apoyo a la elaboración de la tabla de retención documental de los hospitales públicos del Distrito Capital de Bogotá -partiendo de la hipótesis de que es posible determinar la producción documental de estas entidades y normalizarla por lo menos de forma global, dada la relativa homogeneidad de sus funciones- se realizó un trabajo de identificación de las series y subseries documentales producidas en estas entidades, teniendo como punto de partida los trabajos adelantados en este mismo sentido por el propio Archivo de Bogotá en el año 2007. En esa ocasión la labor se había centrado en los documentos producidos en algunos procesos y especificaba su aplicación a ciertos niveles de atención hospitalaria.

El proyecto se cimentó en los adelantos existentes; sin embargo, esta vez se pretendía cubrir la mayor cantidad de documentos sin restringir su aplicación a ningún nivel de atención. De allí nació la “Propuesta de clasificación y valoración para las series y subseries documentales producidas en los hospitales públicos del Distrito”.

En desarrollo del ambicioso proyecto, se recurrió -entre otras estrategias a realizar- un estudio bibliográfico de referentes internacionales en el cual se observaron modelos de esquemas de retención y clasificación de instituciones hospitalarias y sector salud de varios países como el hospital de Georgia, Estados Unidos; el hospital St. Marys de Ontario, Canadá; el esquema de retención para los hospitales públicos de Washington, Estados Unidos, el esquema de retención de los hospitales del sur de Australia, el esquema de retención del sector salud de Queensland, Australia, y el esquema de retención general del estado de Missouri - EEUU.

La idea era observar cómo son los esquemas de clasificación y retención de documentos del sector salud en otras partes del mundo para conocer un poco de sus prácticas y poder aplicar este conocimiento en el contexto colombiano y, particularmente, en el Distrito Capital de Bogotá.

En nuestro caso, para identificar la producción documental, se recurrió a la normativa, centrando el análisis esta vez en lo misional de los hospitales en función de las políticas de estado en materia de salud, más que en el cumplimiento de obligaciones legales o requisitos de habilitación o acreditación; esto nos permitió reconocer la relevancia de ciertos documentos que hasta el momento no habían sido formalmente identificados en los procesos de clasificación y valoración en los hospitales. Tales fueron los casos de los documentos relativos a docencia del servicio, imágenes diagnósticas, laboratorios clínico y de patología, bancos de sangre, registros de medicina nuclear, registros de farmacia y servicios de alimentación hospitalaria.

Esto coincidía con la frecuencia de aparición en los referentes internacionales consultados de series relativas al diagnóstico médico materializadas en los diversos productos de las tecnologías y técnicas de imágenes, los laboratorios, el tratamiento farmacéutico y terapéutico y los aspectos dietarios.

Nos dimos a la tarea entonces de analizar el porqué de la similitud, encontrando la explicación en aquella misionalidad de los hospitales y reconociendo que no es particular sino universal y que el hecho de cuidar la salud de las personas, documentado en los registros que realiza el personal de salud, trasciende más allá de la propia atención, para ser generador de conocimiento científico.

En la tabla siguiente se muestran algunos ejemplos de las series encontradas en los referentes internacionales consultados.

Tabla 1. Algunas series, subseries o agrupaciones documentales incluidas en los esquemas de clasificación y retención de los referentes internacionales consultados.

Fuente: Construcción del autor basada en documentos de las instituciones.

Se observa una tendencia a registrar en los esquemas de clasificación y retención documentos que contienen información relativa a técnicas de diagnóstico, tecnologías empleadas, equipos usados y resultados obtenidos en el diagnóstico y tratamiento de la enfermedad.

Al realizar el ejercicio de valoración encontramos que estos documentos contienen información relevante para la investigación científica y la docencia, ya que dan cuenta de técnicas y tecnologías empleadas en el diagnóstico y tratamiento de diversas patologías versus la población atendida por el hospital, su eficiencia y su costo-efectividad; documentan casos, permiten realizar estudios de morbilidad y mortalidad, de epidemiología, de recursos destinados; en fin la información contenida en estos documentos puede ser de interés para muchos sectores y en diversas aplicaciones.

Solo para citar un ejemplo de lo expuesto, tomaremos el caso de los documentos relacionados con los servicios de alimentación hospitalaria, que a primera impresión nos trae la idea que solo puede ser documentación de apoyo; sin embargo, al analizar con mayor detenimiento, encontramos casos como el expuesto por el Dr. Miguel León Sáenz [1] para quien “la alimentación hospitalaria presenta características que la hacen singular en el contexto de la restauración colectiva. No consiste meramente en cumplir con unos compromisos de servicio hostelero. Tiene que traducir la ciencia de la nutrición a la terapia médica” [2]; esto nos lleva a reflexionar entonces si los documentos en cuestión pueden ser acaso valiosos para la investigación en el establecimiento de la relación nutrición-terapia.

Podríamos continuar buscando y presentando ejemplos, sin embargo, no es este el objeto del presente escrito, como sí lo es hacer un llamado al rescate de los documentos de valor científico existentes en los fondos documentales de los hospitales; importantes para investigadores, docentes y personal de los servicios de salud; éstos representan gran relevancia como parte del patrimonio documental del distrito e inclusive de la nación por su contenido informativo.

Se hace necesario entonces no solo identificarlos, sino realizar una revisión de los criterios de valoración para los documentos relativos a las imágenes diagnósticas y sus diversas tecnologías como rayos x, ultrasonido, ecografía, entre otras; los relativos a los estudios de patología incluyendo los bloques de parafina, las láminas histológicas, las grabaciones de audio y video con las descripciones de las muestras y por supuesto los resultados; los estudios de hematología y hemodinámia, los relacionados con trasplantes, inseminación artificial, genética, enfermedades extrañas y en general todos los registros médicos teniendo siempre en cuenta que son únicos y que tienen contextos y momentos de producción particulares y que refieren a individuos y comunidades también específicas.

En nuestra opinión es prioritario que vayamos más allá de la producción natural debida al simple cumplimiento de la normativa o a la documentación requerida en los procesos de habilitación y acreditación; más allá de ello, el análisis e identificación del valor real de los documentos misionales en los hospitales nos ubica en las fronteras de la gestión del conocimiento.

1. Fuentes y/o biblografía

GEORGIA HOSPITAL ASSOCIATION. Georgia Hospital Association Document Retention Schedule. [En línea]. <https://advocacy.gha.org/Portals/1/Documents/regulatory/GHADocumentRetentionPolicyFINAL.pdf> [Consultada Dic-2014].

MISSOURI SECRETARY OF STATE. General Records Retention Schedule. [En línea] <http://www.sos.mo.gov/archives/localrecs/schedules/hospital.asp> [Consultada Dic-2014].

WASHINGTONG STATE ARCHIVES. Public Hospital Districts Records Retention Schedule. [En línea] <http://www.sos.wa.gov/_assets/archives/Public-Hospitals-RRS-published.pdf> [Consultada Dic-2014].

ST. MARY´S GENERAL HOSPITAL. Policy & Procedures. Management of Records. [En línea] < http://www.smgh.ca/wp-content/uploads/2012/01/SMGH-Records-Management-Policy-and-Procedure-20122.pdf > [Consultada Dic-2014].

QUEENSLAND STATE ARCHIVES. Health Sector (Clinical Records) Retention and Disposal Schedule. [En línea] <http://www.health.qld.gov.au/qhpolicy/docs/pcd/qh-pcd-280-1.pdf > [Consultada Dic-2014].

QUEENSLAND STATE ARCHIVES. Health Complaints Management Retention and Disposal Schedule. [En línea] <http://www.archives.qld.gov.au/Recordkeeping/GRKDownloads/Documents/QDAN658v2.pdf > [Consultada Dic-2014].

WOMEN´S AND CHILDREN´S HOSPITAL. GOVERMENT OF SOUTH AUSTRALIA. Records Disposal Schedule for South Australian Publics Hospitals. [En línea] <http://www.wch.sa.gov.au/research/committees/humanethics/documents/Retention_of_data_schedule.pdf > [Consultada Dic-2014].

HOSPITAL DR. MAURICIO HEYERMANN SERVICIO DE SALUD ARAUCANIA NORTE (Chile). Manual de Procedimientos para el Laboratorio de Anatomía Patológica y Citopatológica. [En línea] <http://www.hospitalangol.cl/documentos/ACREDITACION/9.-%20SERVICIOS%20DE%20APOYO%20DIAGNOSTICO%20O%20TERAPEUTICO/SERVICIO%20DE%20ANATOMIA%20PATOLOGICA/APA%201.3/MANUAL_DE_PROCEDIMIENTOS_APA.pdf> [Consultada Dic-2014]

GUERRA MERINO, Isabel; AGUIRRE ANDA, José Javier. Conservación de muestras y documentos en anatomía patológica. [En línea] <https://www.seap.es/c/document_library/get_file?uuid=af6e6d63-5192-4a0b-b3a2-5671563cd5f8&groupId=10157 > [Consultada Ene-2015]

CARACUEL GARCÍA, Ángel Manuel. Normalización en alimentación hospitalaria y otros establecimientos de restauración social. [En línea] < http://www.senpe.com/IMS/publicaciones/libros/normalizacion_alimentacion_hospital_2014.pdf  > [Consultada Ene-2015]