En el marco de la transformación digital del Estado Colombiano y de la ciudad de Bogotá, la preservación de documentos electrónicos constituye uno de los retos más apremiantes para la garantía de la memoria institucional, la seguridad jurídica y la transparencia del ejercicio público. La preservación de materiales digitales es el problema más grave que enfrentan los profesionales de la información y constituye también una cuestión de considerable importancia para académicos, científicos y ciudadanos. Los paradigmas que configuran el entorno en el que ahora funcionamos han cambiado profundamente: la obsolescencia tecnológica, la degradación de medios, la incertidumbre sobre las propiedades significativas de los objetos digitales y la naturaleza recurrente de las amenazas exigen una respuesta institucional articulada y sostenida.

Conscientes de esta responsabilidad, entre los meses de marzo y junio de 2026, el Archivo de Bogotá lideró un ciclo de tres encuentros técnicos titulados “Preservación Digital a Largo Plazo: Un encuentro entre Industria, Academia y Entidades Distritales”, que convocaron a actores clave de los sectores público, privado y académico para analizar, desde distintas perspectivas, los desafíos y oportunidades que enfrenta el Distrito Capital en materia de preservación digital. Adrian Brown (2013) define la preservación digital como el proceso de mantener un objeto digital por el tiempo requerido, en una forma auténtica y accesible para los usuarios; este ciclo de eventos buscó precisamente construir las bases para que las entidades distritales pudieran asumir ese compromiso con rigor técnico y visión estratégica.

Desarrollo del ciclo de eventos

El primer encuentro, realizado el 25 de marzo de 2026, abordó el tema de las Firmas Electrónicas con Validación a Largo Plazo (LTV). En este espacio se evidenció que la firma electrónica no puede entenderse únicamente como un mecanismo de validación inmediata, sino que debe integrarse como un componente esencial de la preservación digital. Las firmas LTV, que incorporan certificados, estados de revocación, sellos de tiempo y evidencias de validación dentro del propio documento, se consolidaron como el estándar necesario para garantizar la continuidad probatoria en el tiempo, incluso ante escenarios de expiración de certificados, obsolescencia tecnológica o desaparición de proveedores. González Hernández (2000) había demostrado desde su investigación doctoral que los conceptos de integridad, autenticidad y no repudio son principios de lógica jurídica aplicables al documento electrónico; el evento confirmó que estos principios siguen vigentes y se fortalecen con la adopción de estándares técnicos robustos como los definidos por ETSI (PAdES-LTV, XAdES-LTV). Se identificaron importantes brechas en el Distrito, caracterizadas por la ausencia de criterios unificados y la coexistencia de múltiples tipos de firma sin una política clara que defina su uso.

El segundo evento, desarrollado el 6 de mayo de 2026, centró su atención en la Preservación de Expedientes Contractuales Electrónicos. Las conclusiones apuntaron a que el SECOP es una plataforma transaccional y de publicidad, no un sistema de archivo ni de preservación, por lo que la responsabilidad archivística recae de forma exclusiva en las entidades estatales. Con la entrada en vigor de la Circular Externa 007 de 2025, las entidades son responsables directas de la conformación, organización, custodia, conservación y preservación del expediente contractual electrónico. Brown (2013) enfatiza que la autenticidad —la calidad de confiabilidad de un registro que provee la garantía de que el registro es lo que pretende ser y que no ha sido alterado— surge de la fiabilidad, integridad y usabilidad del documento; estos tres atributos son precisamente los que se ven comprometidos cuando el expediente contractual se fragmenta entre múltiples sistemas no articulados.

El tercer encuentro, celebrado el 3 de junio de 2026, abordó el tema del Archivamiento Web. En este espacio se consolidó la comprensión de que los sitios web institucionales son registros vivos de la gestión pública, cuya preservación garantiza la rendición de cuentas y la transparencia. Se analizó el marco normativo colombiano, en particular la Ley 1915 de 2018 y el Decreto 0149 de 2024, que faculta a la Biblioteca Nacional para seleccionar y recolectar contenidos web de interés patrimonial. Aaron D. Purcell (2019) señala que los archivistas deben tomar medidas proactivas e informadas para construir colecciones digitales valiosas, conociendo de dónde provienen los materiales, cómo fueron creados, qué materiales son importantes y cómo servirlos a los investigadores a largo plazo. No obstante, se evidenció que muchos sitios web operan sin políticas de preservación digital, y que la articulación interinstitucional entre el AGN, la Biblioteca Nacional y otras entidades requiere fortalecimiento urgente.

Conclusión

El ciclo de encuentros sobre Preservación Digital a Largo Plazo permitió al Archivo de Bogotá consolidar un espacio de articulación intersectorial sin precedentes, en el que la industria, la academia y las entidades distritales construyeron conjuntamente un diagnóstico integral de la situación actual y una hoja de ruta para los desafíos futuros. Los tres eventos dejaron en evidencia que la preservación digital no es una responsabilidad exclusivamente tecnológica, sino una función estratégica que involucra dimensiones normativas, archivísticas, institucionales y de gobernanza. Como advierte Harvey (2012), los costos de actuar son elevados, pero los costos de demorar o no actuar —incluida la probabilidad de pérdida de acceso a la información— son aún mayores.

Como resultado de este proceso, se hace evidente la necesidad de formular una política distrital de preservación digital que articule los aprendizajes de los tres encuentros, establezca estándares claros para la producción, almacenamiento, migración y acceso a los documentos electrónicos, y asigne responsabilidades precisas a cada actor del ecosistema. Purcell (2019) enfatiza que el volumen de materiales digitales crece cada día y que la obsolescencia del software y del hardware resulta en la incapacidad de acceder a archivos más antiguos sin intervención significativa; esta realidad obliga a las entidades públicas a actuar con urgencia. La transformación digital del Distrito no se limita a la adopción de nuevas tecnologías, sino que se fundamenta en la capacidad de garantizar la confianza documental en el largo plazo.

En este sentido, el Archivo de Bogotá reafirma su compromiso con la protección de la memoria documental de la ciudad y convoca a todas las entidades a continuar trabajando de manera coordinada por una gestión documental responsable, articulada y sostenible. Brown (2013) define al repositorio digital como la combinación de personas, procesos y tecnologías que proporcionan los medios para capturar, preservar y proporcionar acceso a objetos digitales; construir ese repositorio colectivo para el Distrito Capital es la meta que este ciclo de eventos se propuso iniciar. La preservación digital se consolida, en palabras de González Hernández (2000), como una responsabilidad que trasciende la técnica para convertirse en un imperativo de la lógica jurídica misma: garantizar que los documentos públicos mantengan su autenticidad, integridad y valor probatorio frente al paso del tiempo.

Fuentes y bibliografía

Archivo de Bogotá (2026). Conclusiones del evento Firmas Electrónicas LTV para la Preservación Digital a Largo Plazo, 25 de marzo de 2026. Bogotá: Secretaría General de la Alcaldía Mayor de Bogotá.

Archivo de Bogotá (2026). Conclusiones del evento Preservación de Expedientes Contractuales Electrónicos, 6 de mayo de 2026. Bogotá: Secretaría General de la Alcaldía Mayor de Bogotá.

Archivo de Bogotá (2026). Conclusiones del evento Archivamiento Web, 3 de junio de 2026. Bogotá: Secretaría General de la Alcaldía Mayor de Bogotá.

Brown, A. (2013). Practical Digital Preservation: A How-To Guide for Organizations of Any Size. Londres: Facet Publishing.

Congreso de la República de Colombia (2018). Ley 1915 de 2018, por medio de la cual se expiden normas tendientes a fortalecer el funcionamiento del Sistema Nacional de Bibliotecas Públicas. Diario Oficial No. 50.523.

González Hernández, H. J. (2000). Valor Probatorio del Documento Electrónico. Tesis doctoral, Universidad del Zulia, Maracaibo.

Harvey, R. (2012). Preserving Digital Materials (2a ed.). Berlín: De Gruyter Saur.

Ministerio de las Culturas, las Artes y los Saberes (2024). Decreto 0149 de 2024, por el cual se reglamenta parcialmente la Ley 1915 de 2018. Diario Oficial.

Purcell, A. D. (Ed.). (2019). The Digital Archives Handbook: A Guide to Creation, Management, and Preservation. Lanham: Rowman & Littlefield.

UNESCO (2003). Carta sobre la Preservación del Patrimonio Digital. Adoptada en la 32ª Reunión de la Conferencia General, París, Francia.