Conservación documental

Para el almacenamiento del acervo documental de la ciudad, el Archivo de Bogotá cuenta con 56 depósitos, cada uno con una capacidad aproximada de 1.150 metros lineales de documentos. Estos depósitos ofrecen técnicamente unas condiciones adecuadas en relación con el espacio físico, las condiciones ambientales y de seguridad, el mobiliario, las unidades de almacenamiento y la disposición de los documentos.

El grupo de almacenamiento y encuadernación está encargado del diseño y elaboración de las unidades de conservación, como cajas, carpetas, sobres y rollos de poliéster, entre otros. También tiene bajo su responsabilidad el proceso de rotulación para identificar las unidades documentales y la realización de encuadernaciones o empastes. Estas dos últimas técnicas se utilizan para agrupar documentos que forman un libro o legajo, con el objeto de facilitar su consulta, almacenamiento y conservación.

Para el diseño y elaboración de las unidades de almacenamiento se tienen en cuenta el soporte documental, sus características técnicas, el estado de conservación, el formato, las dimensiones, el peso y el volumen. Se utilizan materiales denominados “calidad de archivo”, que cumplen propiedades de permanencia, durabilidad y estabilidad física y química, para reducir el riesgo de deterioro o pérdida y facilitar su manipulación, acceso e identificación.

Con el propósito de favorecer la consulta de los documentos históricos y garantizar su preservación a largo plazo, el Archivo de Bogotá cuenta con un grupo de digitalización, encargado de convertir en formato digital aquella información registrada de manera analógica.

El criterio que orienta y regula la digitalización es el respeto por los principios y procesos archivísticos, con prioridad en las necesidades de los usuarios en Sala de consulta. Son prioridad en reprografía los documentos altamente consultados, porque su reproducción evita la manipulación directa del original y previene deterioros, favoreciendo así su conservación.

El Laboratorio está integrado por profesionales en química, biología y microbiología. Se encarga del monitoreo de las condiciones ambientales en los depósitos, del saneamiento ambiental y documental, y del desarrollo de estudios técnicos aplicados a la conservación documental.

El monitoreo ambiental permite conocer el comportamiento climático de los espacios mediante la medición de humedad relativa, temperatura, iluminación, material particulado y gases. Los saneamientos reducen la carga microbiana de hongos y bacterias, aseguran la conservación de la documentación, garantizan un ambiente salubre y protegen la salud de los trabajadores.

Este grupo está liderado por restauradoras de bienes muebles encargadas de la protección del acervo documental, mediante diagnósticos e intervenciones en conservación y restauración.

Las intervenciones tienen varios niveles. El primero, “preparación para procesos técnicos”, incluye limpieza, desinfección, recuperación de plano y unión de rasgaduras, para facilitar la manipulación del documento y evitar deterioros durante reprografía, organización, descripción o catalogación.

Un segundo nivel aplica tratamientos físicos o químicos para estabilizar el soporte y detener deterioros. Por último, las intervenciones de restauración recuperan valores históricos y estéticos de documentos destinados a exposiciones o publicaciones.