Ingresos al Archivo Histórico de Bogotá
Formas de ingreso al Archivo de Bogotá
¿Sabes de dónde provienen nuestros archivos?
Aquí te contamos las diferentes maneras en que ingresa la documentación: desde las transferencias secundarias —cuando entidades públicas nos envían su documentación porque ya cumplieron su función administrativa inmediata— hasta las donaciones de particulares que deciden poner su historia al servicio de la memoria. También encontrarás los requisitos y lineamientos que guían cada proceso, para que sepas cómo participar si tienes documentos que quieras preservar o compartir con Bogotá.
Transferencias secundarias
Cuando la documentación de las entidades públicas del Distrito cumple su tiempo de gestión y en el archivo central, estos pasan por un proceso de valoración. Si se determina que tienen valor histórico o patrimonial, llegan al Archivo de Bogotá para ser preservados y consultados por todos.
A este último trámite se le conoce como transferencia secundaria: el mecanismo por el cual las entidades del Distrito trasladan sus archivos históricos al archivo territorial de la ciudad.
Para que la documentación pueda ingresar, las entidades deben cumplir también con lineamientos técnicos de organización, descripción y conservación. Esto garantiza que, una vez en el Archivo, los documentos puedan ser conservados y sean fáciles de consultar.
En la Guía de Transferencias Secundarias al Archivo de Bogotá encontrarás todos los detalles técnicos y normativos para llevar a cabo este proceso:
Ver Guía de transferencias secundarias
Ingreso de fondos y colecciones privadas
Las personas, empresas u organizaciones que cuenten con documentos, fotografías, mapas u otros materiales con valor patrimonial para la memoria de nuestra ciudad también tienen un espacio en el Archivo de Bogotá.
La forma más común de ingreso es mediante un contrato de donación. El proceso es sencillo: envías una comunicación expresando tu intención de donar, junto con un inventario de los materiales. A partir de ahí, un grupo de expertos del Archivo evalúa la colección para determinar si puede hacer parte de los acervos documentales de la ciudad.
Para tomar esta decisión, se tienen en cuenta doce criterios:
- Antigüedad
- Autoría
- Autenticidad
- Constitución del bien
- Forma y estilo
- Estado de conservación
- Contexto físico
- Representatividad y contextualización sociocultural
- Carácter único e irremplazable
- Asunto y tema
- Rareza o excepcionalidad
- Relevancia para la memoria de la ciudad
Si tras el análisis se da un concepto favorable, la documentación pasa a formar parte del patrimonio documental de Bogotá, preservado y puesto a disposición de toda la ciudadanía. A continuación, presentamos una breve infografía para los interesados en iniciar en este proceso: