El Acta No. 06 de 2025 documenta la sesión de cierre de la vigencia del Consejo Distrital de Archivos de Bogotá D.C., desarrollada el 10 de diciembre de 2025. La reunión se realizó en modalidad presencial y virtual y concentró su agenda en la evaluación de instrumentos archivísticos, el seguimiento normativo y la consolidación de lineamientos relacionados con archivos de Derechos Humanos y Derecho Internacional Humanitario. Uno de los asuntos centrales fue la sustentación de las Tablas de Valoración Documental de los Fondos Documentales III y IV de la Empresa de Acueducto y Alcantarillado de Bogotá – EAAB, correspondientes a los periodos 1955–1993 y 1993–2013. La presentación incluyó el contexto institucional de la entidad, el inventario de series, los valores administrativos, fiscales, históricos, científicos, culturales y patrimoniales, y los criterios de conservación, eliminación y selección. También se hizo especial énfasis en la identificación y protección de series que contienen información relacionada con víctimas del conflicto armado. Después de resolver las inquietudes planteadas por los consejeros, ambos instrumentos fueron convalidados por unanimidad. Como resultado de esta revisión, el Consejo estableció además que en futuras sustentaciones las entidades deberán presentar un listado discriminado de las series y subseries según su disposición final, diferenciando aquellas destinadas a Selección, Conservación Total o Eliminación. Esta medida busca facilitar el análisis técnico previo y fortalecer el proceso de validación de los instrumentos archivísticos. Respecto de la evaluación de TRD y TVD, durante octubre, noviembre y diciembre se reportaron 15 informes técnicos: 11 correspondientes a TRD y 4 a TVD. Paralelamente se desarrollaron nueve mesas previas, cuatro mesas de socialización de informes y cinco mesas de trabajo. En materia de Seguimiento al Cumplimiento de la Normativa Archivística, se informaron 29 seguimientos durante el periodo reportado: 14 en octubre, 12 en noviembre y 3 en diciembre. También se destacó el aporte del Proyecto de Inversión 8118 al fortalecimiento de la recolección sistemática de información y al seguimiento del estado de implementación de la gestión documental en las entidades distritales. Otro componente relevante fue la socialización del Lineamiento Técnico para la Gestión Documental de los Archivos Relativos a los Derechos Humanos, el Derecho Internacional Humanitario, la Paz y la Reconciliación. El diagnóstico identificó dificultades para caracterizar y registrar esta documentación y vacíos en la aplicación práctica del protocolo nacional. Como respuesta, se propuso reorganizar las 48 medidas del protocolo nacional en 19 medidas operativas, establecer metodologías para identificar series relacionadas con Derechos Humanos, suspender procesos de eliminación mientras se realiza la identificación técnica y disponer herramientas como fichas, cuestionarios, plantillas y rutas de protección o transferencia. De manera preliminar se habían identificado aproximadamente 85 series documentales vinculadas con asuntos de Derechos Humanos en la administración distrital. Finalmente, el Consejo analizó las orientaciones contenidas en el Concepto No. 0537 del Archivo General de la Nación, que confirmó la posibilidad de inscribir en el RUSD instrumentos convalidados anteriormente, precisó las condiciones para realizar convalidaciones en bloque y aclaró la aplicación del Acuerdo 001 de 2024 en los procedimientos actuales. Como resultado, se aprobó por unanimidad comunicar formalmente estas orientaciones a las entidades distritales y desarrollar acompañamiento técnico focalizado a aquellas con mayor cantidad de instrumentos pendientes o mayores riesgos de incumplimiento. La sesión concluyó a las 10:20 a. m.

El Acta No. 05 de 2025 documenta una sesión centrada en el fortalecimiento de los mecanismos de control, acompañamiento y modernización de la gestión documental distrital. En materia de TRD y TVD, entre junio y septiembre se realizaron 25 mesas técnicas y se revisaron 18 instrumentos archivísticos —7 TRD y 11 TVD—. Durante la discusión se advirtió además que, en los últimos cinco años, se habían recibido más de 60 solicitudes y únicamente cuatro habían logrado aprobación, situación que motivó el fortalecimiento de talleres focalizados, mesas previas a la radicación y acompañamiento directo a las entidades. Respecto del Seguimiento al Cumplimiento de la Normatividad Archivística, se reportaron 30 informes de seguimiento entre julio y septiembre de 2025. Entre las entidades con menores niveles de avance se identificaron Aguas de Bogotá (22,1 %), UAESP (35,6 %), IDIPRON (40,6 %) y UAECD (48,6 %). Las principales debilidades estaban relacionadas con recursos para la gestión documental, actualización e implementación de instrumentos archivísticos y condiciones de conservación. Particularmente, Aguas de Bogotá e IDIPRON presentaban situaciones consideradas críticas por el riesgo de pérdida documental, razón por la cual el Consejo decidió convocar a sus directivos para definir medidas correctivas antes de considerar actuaciones sancionatorias ante el Archivo General de la Nación. La sesión también abrió una discusión estratégica sobre la política de documento electrónico. Se planteó que la transición hacia la gestión documental digital no puede limitarse a la digitalización de documentos físicos, sino que requiere transformar procesos, capacitar al personal, garantizar interoperabilidad entre sistemas y asegurar la disponibilidad, integridad, autenticidad y trazabilidad de los documentos electrónicos. Como horizonte se propuso avanzar hacia metas concretas para 2026 y precisar las responsabilidades institucionales sobre producción, clasificación, custodia y conservación de la información digital. Otro asunto relevante fue la situación del fondo documental del Consejo Distrital de Discapacidad, cuya documentación había rotado entre distintas entidades conforme cambiaba la Secretaría Técnica, sin una entidad claramente responsable de su custodia. Esta dinámica generó riesgos asociados a clasificación, valoración, conservación y disposición final. Como alternativa, se recomendó que el propio Consejo Distrital de Discapacidad determine una única entidad responsable de administrar el fondo y aplicar el correspondiente instrumento archivístico; si la instancia no adopta una decisión, el caso deberá ser nuevamente analizado por el Consejo Distrital de Archivos. En relación con la Unidad Administrativa Especial Cuerpo Oficial de Bomberos – UAECOB, se revisó un proceso que se remontaba a la convalidación con ajustes de su TRD en 2013. La entidad presentó en septiembre de 2025 los diez ajustes pendientes y, tras su verificación técnica, el Consejo aprobó por unanimidad su aceptación y la continuación del trámite de inscripción en el Registro Único de Series Documentales – RUSD. Además, se acordó solicitar a las entidades distritales información sobre las TRD y TVD convalidadas entre 2013 y 2023 y sus respectivos números de inscripción en el RUSD, con el propósito de identificar posibles instrumentos convalidados pero aún no inscritos. Finalmente, se presentó para convalidación la TVD del Fondo Secretaría de Tránsito y Transporte, actualmente bajo custodia de la Secretaría Distrital de Movilidad. Tras la sustentación y deliberación, el instrumento fue aprobado por unanimidad. Debido al tiempo disponible, no alcanzaron a desarrollarse los puntos relacionados con los resultados del diagnóstico del Sistema Distrital de Archivos y las proposiciones y varios, por lo que se acordó trasladarlos a la siguiente sesión.

El Acta No. 04 de 2025 documenta la sesión desarrollada el 20 de junio de 2025 con la participación de ocho de los nueve integrantes del Consejo, dos de ellos mediante Microsoft Teams. La agenda combinó las funciones técnicas de evaluación de instrumentos archivísticos con asuntos estratégicos relacionados con el Seguimiento Estratégico y la protección del patrimonio documental de Bogotá. En materia de TRD y TVD, se informó que entre enero y mayo de 2025 se habían emitido 26 informes técnicos, desarrollado 35 mesas de trabajo y convalidado dos instrumentos que cumplían los requisitos archivísticos, jurídicos e históricos. También se reportó que la TVD del Hospital del Sur I Nivel E.S.E., perteneciente a la Subred Sur Occidente, había superado satisfactoriamente el proceso técnico de revisión y evaluación. Respecto del Seguimiento al Cumplimiento de la Normativa Archivística 2025, se presentó el cronograma correspondiente al periodo de referencia 2024 y periodo de recolección 2025. El 5 de junio se había realizado una jornada de socialización del formulario de Seguimiento Estratégico con la participación de 56 de las 60 entidades y organismos distritales, equivalente al 93 % de los convocados. El cronograma contempla realizar seguimiento a las 60 entidades para recopilar información sobre el estado de avance de la gestión documental y utilizar sus resultados como insumo para decisiones estratégicas, planes, programas y proyectos. Uno de los asuntos centrales de la sesión fue la presentación de tres postulaciones para la LICBIC-CDA. La primera correspondió al fondo “Administración del Ramo de Propios”, con documentación entre 1596 y 1873, destacada por contener algunos de los documentos más antiguos de Bogotá y por su valor para el estudio de la administración colonial, la historia social y figuras como Antonio Nariño y Camilo Torres. La segunda correspondió a la serie “Libros de Actas de Inhumación y Exhumación” del Fondo EDIS, con documentos entre 1835 y 2007, relevantes para el estudio de la salud pública, las transformaciones urbanas y los procesos de verdad, memoria y justicia. La tercera incluyó cuatro series del Fondo Secretaría de Salud, producidas entre 1900 y 1996 y relacionadas con inhumaciones, licencias, índices y registros necrológicos. Luego de la evaluación técnica, el Consejo emitió concepto favorable unánime para continuar con la declaratoria de estos fondos y series como BIC-CDA y consideró que no requerían Plan Especial de Manejo y Protección – PEMP. También respaldó la continuación del trámite ante el Despacho del Secretario General de la Alcaldía Mayor de Bogotá, como autoridad competente para expedir el acto administrativo correspondiente. Finalmente, se realizó la sustentación de la TVD del Hospital del Sur I Nivel E.S.E., correspondiente a documentación producida entre 2000 y 2016. Tras resolver las observaciones e inquietudes de los consejeros, el instrumento fue convalidado por unanimidad. Como decisiones formales quedaron registradas tanto esta convalidación como la aprobación del procedimiento y de las postulaciones patrimoniales antes mencionadas. La sesión concluyó a las 12:30 p. m. del 20 de junio de 2025.

El Acta No. 03 de 2025 documenta la sesión desarrollada el 11 de abril de 2025, en la cual el Consejo dio continuidad a sus funciones de seguimiento, evaluación de instrumentos archivísticos y protección del patrimonio documental. La agenda incorporó además temas estratégicos relacionados con archivos privados y con fondos documentales de especial relevancia histórica custodiados por el Archivo de Bogotá. En materia de TRD y TVD, se presentó el balance consolidado de 2024: fueron evaluados 40 instrumentos archivísticos —15 TRD y 25 TVD—, de los cuales se convalidaron dos TVD y una TRD. La TRD de la Secretaría Distrital de Integración Social obtuvo posteriormente su certificado de inscripción en el RUSD, mientras que las TVD del IDRD y la Contraloría de Bogotá habían sido objeto de devolución por parte del Archivo General de la Nación y continuaban en proceso de ajuste. El informe también evidenció el esfuerzo técnico asociado al procedimiento: durante 2024 se realizaron 74 mesas de sustentación y presentación, 22 mesas de socialización de informes técnicos y 11 mesas de revisión de ajustes. Respecto del Seguimiento al Cumplimiento de la Normatividad Archivística, se informó que durante 2024 se realizaron seguimientos y se radicaron informes para 60 entidades y organismos distritales, aclarando que la información evaluada correspondía a la gestión de la vigencia 2023. Este ejercicio permitió identificar las entidades con mayores y menores niveles de avance y continuar utilizando los resultados como insumo para focalizar acciones de fortalecimiento institucional. Uno de los temas novedosos fue la presentación del proyecto “Censo Archivos Privados en Bogotá”, cuyo objetivo es identificar, clasificar y facilitar el acceso a archivos privados que contribuyan al patrimonio documental de la ciudad. El proyecto contempla archivos personales, religiosos, universitarios, culturales, sindicales, políticos y de otras organizaciones, y busca llenar vacíos documentales sobre la historia de Bogotá. Para 2025 se proyectó recopilar información sobre ubicación, tipos documentales y condiciones de conservación, además de diseñar un formulario estandarizado para el levantamiento del censo. Asimismo, se informó que se realizaría una sesión extraordinaria para abordar documentos relacionados con inhumaciones, exhumaciones y cremaciones custodiados por el Archivo de Bogotá, con miras a su posible declaratoria como Bien de Interés Cultural de Carácter Documental Archivístico. Finalmente, se sustentaron las TVD de la Corporación Jardín Botánico José Celestino Mutis, correspondientes a documentación producida entre 1955 y 1993, y las TVD del Hospital Bosa II Nivel E.S.E., relacionadas con documentación producida entre 1998 y 2016 y una volumetría aproximada de 946 metros lineales, distribuida en cinco periodos institucionales. Luego de las respectivas sustentaciones y deliberaciones, ambos instrumentos fueron convalidados por el Consejo. Como decisiones formales quedaron registradas la convalidación de las TVD del Jardín Botánico y del Hospital Bosa II Nivel E.S.E.; el acta no registra nuevos compromisos derivados de la sesión.

El Acta No. 01 de 2025 documenta la primera sesión extraordinaria del Consejo Distrital de Archivos de Bogotá D.C. de la vigencia, realizada el 24 de enero de 2025. La agenda estuvo orientada específicamente a asuntos de patrimonio documental, en particular a la puesta en marcha de la Lista Indicativa de Candidatos a Bienes de Interés Cultural de Carácter Documental Archivístico y al análisis de documentación histórica que podría incorporarse a procesos de declaratoria. Uno de los asuntos centrales fue la presentación del procedimiento para la creación y funcionamiento de la LICBIC-CDA del ámbito distrital. Se informó que el procedimiento ya se encontraba dispuesto en la página del Archivo de Bogotá en fase de prueba y que se esperaba recibir observaciones de los integrantes del Consejo para complementar la propuesta. También se hizo referencia a la Resolución 021, mediante la cual se ordenó la creación de esta lista indicativa, como instrumento para identificar y priorizar fondos, colecciones y documentos con valores culturales, históricos y archivísticos relevantes para Bogotá. La sesión abordó además el fondo documental de la Empresa Distrital de Servicios Públicos – EDIS, específicamente un conjunto de 37 planos relacionados con la fosa común del Cementerio del Sur. Estos documentos fueron analizados en el contexto de medidas adoptadas por la Jurisdicción Especial para la Paz – JEP, así como de diferentes actuaciones relacionadas con los cementerios del Sur y Serafín y con casos de personas desaparecidas, incluido el contexto del Palacio de Justicia. El equipo técnico señaló que los 37 planos presentaban características que justificaban considerar su declaratoria como Bien de Interés Cultural, aunque se identificó que cinco de ellos no requerirían un plan especial de manejo y protección. La sesión concluyó con la decisión de avanzar hacia la convocatoria para emitir concepto dentro del proceso de declaratoria de las series documentales presentadas, dando continuidad a su valoración y eventual incorporación dentro de los mecanismos de protección del patrimonio documental distrital. El acta señala que la sesión finalizó el 24 de enero de 2025 una vez desarrollado el orden del día previsto.

El Acta No. 02 de 2025 documenta la sesión desarrollada el 31 de enero de 2025, en la cual el Consejo revisó los principales temas estratégicos previstos para la nueva vigencia. Uno de los asuntos centrales fue la presentación del Plan de Acción 2025, que propone dedicar las sesiones ordinarias a cuatro temas específicos: archivos privados en marzo, LICBIC-CDA en junio, política de documento electrónico en septiembre y archivos de Derechos Humanos en noviembre. La metodología planteada contempla el trabajo por comisiones y el apoyo de expertos de universidades, archivos privados y otras organizaciones. En este contexto también se informó sobre el Proyecto de Inversión 8118, orientado al fortalecimiento del Sistema Distrital de Archivos. La primera fase contempla un diagnóstico del Subsistema Interno de Gestión Documental y Archivos mediante entrevistas, encuestas y análisis de fuentes, incluyendo una muestra de 38 entidades. El ejercicio busca identificar brechas y establecer alternativas de corto, mediano y largo plazo, considerando las cuatro líneas de operación del Sistema: Normalización, Asistencia Técnica, Seguimiento Estratégico y evaluación de TRD/TVD. Otro asunto de especial relevancia fue la situación de las TVD de la Contraloría de Bogotá y del Instituto Distrital de Recreación y Deporte – IDRD, cuya inscripción en el RUSD había sido devuelta por el Archivo General de la Nación. La posición jurídica presentada por el Archivo de Bogotá sostuvo que estos trámites habían iniciado bajo el Acuerdo 004 de 2019 y que, conforme al régimen de transición del Acuerdo 001 de 2024, debían continuar bajo las normas que fundamentaron su inicio. También se señaló que los criterios de valoración y los procedimientos de ajuste debían evaluarse conforme a la regulación anterior aplicable. La discusión evidenció la necesidad de contar con una interpretación uniforme del periodo de transición entre el Acuerdo 004 de 2019 y el Acuerdo 001 de 2024. Por esta razón, el Consejo autorizó al Secretario Técnico a iniciar conversaciones y mesas de trabajo con el Archivo General de la Nación y a formular una consulta oficial que permitiera establecer criterios claros para todas las entidades y organismos del Distrito, evitando nuevas devoluciones de instrumentos previamente convalidados. Finalmente, se retomaron los avances derivados de la Resolución 021 del 22 de enero de 2025, mediante la cual se ordenó la creación de la LICBIC-CDA del ámbito distrital. Se informó sobre un módulo de prueba dispuesto en el micrositio del Archivo de Bogotá para recibir observaciones y sobre la intención de adelantar procesos de declaratoria de oficio de fondos documentales custodiados por la entidad. Entre ellos se destacó el fondo de la antigua Empresa Distrital de Servicios Públicos – EDIS, compuesto por aproximadamente 1.200 cajas que requieren procesos de clasificación y organización para recuperar documentación relacionada, entre otros asuntos, con exhumaciones y administración de cementerios. La sesión concluyó a las 11:30 a. m. del 31 de enero de 2025, dejando como orientaciones principales la ejecución del Plan de Acción 2025, el fortalecimiento estratégico del Sistema Distrital de Archivos y la búsqueda de una solución concertada con el AGN frente a los criterios de inscripción en el RUSD.