Revisión y Evaluación TRD y TVD
La Revisión y Evaluación de Tablas de Retención Documental (TRD) y Tablas de Valoración Documental (TVD) comprende el acompañamiento técnico y la verificación integral de estos instrumentos archivísticos, con el propósito de asegurar su adecuada formulación, actualización y aplicación en las entidades y organismos del Distrito Capital.
Este proceso permite validar su correspondencia con la estructura orgánico-funcional, la producción documental y el marco normativo vigente, así como fortalecer la correcta identificación de series y subseries documentales, los tiempos de retención y las disposiciones finales.
Tablas de Retención Documental — TRD
Instrumento archivístico que establece las series y subseries documentales producidas por una entidad, sus tiempos de retención en las diferentes fases del archivo y su disposición final.
Tablas de Valoración Documental — TVD
Instrumento archivístico que permite analizar y establecer los tiempos de retención y disposición final de la documentación perteneciente a fondos documentales acumulados.
Estructura orgánico-funcional
Correspondencia del instrumento con la estructura y funciones de la entidad en el periodo abarcado por el instrumento archivístico.
Aspectos archivísticos
Clasificación, conformación, codificación, denominación y ordenación de las series y subseries que hacen parte de la TRD o TVD.
Línea de Tiempo
Línea de tiempo, desde la creación de la entidad hasta el presente, que da cuenta de los diferentes instrumentos archivísticos de la entidad, los cambios organico-funcionales de la entidad y los actos administrativos que los sustentan.
Valoración Primaria
Definición de los tiempos de retención en el Archivo de Gestión y Archivo Central a partir de los valores primarios identificados en las series y subseries que hacen parte de la TRD o TVD.
Identificación de Archivos de Derechos Humanos
identificación de Archivos de Derechos Humanos y Derechos Internacional Humanitario en el marco del conflicto armado interno teniendo en cuenta lo establecido en el Protocolo de Gestión Documental de los archivos referidos a las graves y manifiestas violaciones a los derechos humanos, e infracciones al derecho internacional humanitario, ocurridas con ocasión del conflicto armado interno. Versión II, publicado por el Centro Nacional de Memoria Histórica y el Archivo General de la Nación (2022); así como lo establecido en el Lineamiento Técnico para la Gestión Documental de los Archivos Relativos a los Derechos Humanos, el Derecho Internacional Humanitario, la Paz y la Reconciliación para Bogotá D.C., emitido por la Dirección del Archivo de Bogotá y la Subdirección del Sistema Distrital de Archivos (2025)
Valoración Secundaria y Disposición Final
Definición de la disposición final (Conservación total, Selección o Eliminación) de las series y subseries que hacen parte de la TRD o TVD, ello a partir del análisis de los valores secundarios de la documentación.
Soportes y trazabilidad
Verificación de los documentos que sustentan la elaboración, actualización (TRD) o ajuste (TVD) del instrumento de acuerdo con la normativa legal vigente.