Este documento corresponde a una orientación técnica emitida el 23 de junio de 2026 en respuesta a una consulta ciudadana sobre la aplicación de la Circular 001 de 2018 de la Dirección Archivo de Bogotá. La Subdirección concluye que la Circular continúa vigente y que no fue derogada por el Acuerdo 001 de 2024 del Archivo General de la Nación.
Uno de los principales aspectos aclarados se refiere a la foliación de expedientes de PQRSD. Cuando varios expedientes se almacenan dentro de una misma carpeta o unidad de conservación, cada expediente debe foliarse de manera independiente y consecutiva, y no como una única secuencia para todos los documentos contenidos en la carpeta. Por tanto, cada nueva petición y su respectiva respuesta constituyen un expediente independiente cuya foliación inicia nuevamente en el folio número 1.
El documento también establece criterios para la organización integral de estos expedientes: ordenarlos cronológicamente, registrar cada expediente de manera independiente en el inventario documental y aplicar el Cuadro de Clasificación Documental – CCD, el Programa de Gestión Documental – PGD y la Tabla de Retención Documental – TRD correspondiente. Asimismo, precisa que, en caso de existir diferencias entre disposiciones distritales y nacionales, prevalecerá la normativa expedida por el Archivo General de la Nación.
Finalmente, la respuesta presenta las modalidades mediante las cuales puede solicitarse Asistencia Técnica en Gestión Documental y Archivos, incluyendo concepto técnico, jornadas de socialización, mesas de asistencia técnica y visitas técnicas, como mecanismos de orientación para resolver situaciones específicas relacionadas con la gestión documental en las entidades y organismos distritales.