La Actualización del Plan de Acción 2022 establece la programación anual del Consejo Distrital de Archivos de Bogotá D.C. y define las principales actividades, productos o evidencias, periodos de ejecución y metas de seguimiento para la vigencia. Entre sus acciones se incluyen la entrega oficial del Plan de Acción al Archivo General de la Nación, la realización de las sesiones del Consejo y la asesoría al Archivo de Bogotá en la aplicación de la política archivística distrital.
El documento contempla además el seguimiento al cumplimiento de las políticas y normas archivísticas, así como la revisión, evaluación y convalidación de Tablas de Retención Documental (TRD) y Tablas de Valoración Documental (TVD) y la emisión de los conceptos técnicos derivados de estos procesos.
También incorpora actividades relacionadas con la presentación de informes semestrales de gestión al Archivo General de la Nación, la evaluación de solicitudes de declaratoria de archivos y documentos como Bienes de Interés Cultural, la revisión de planes especiales de manejo y protección, el apoyo a programas y proyectos del Sistema Distrital de Archivos y la comunicación de posibles irregularidades que puedan afectar el patrimonio documental.
Consulta el Plan de Trabajo 2021 del Consejo Distrital de Archivos de Bogotá D.C., instrumento que organiza las actividades, productos, metas y acciones de seguimiento previstas para el cumplimiento de las funciones de la instancia durante la vigencia.
El Plan de Trabajo 2019 organiza la programación anual del Consejo Distrital de Archivos de Bogotá D.C. y define las acciones necesarias para el cumplimiento de sus funciones de coordinación, seguimiento, evaluación y fortalecimiento de la gestión documental en el Distrito Capital. La matriz establece para cada actividad los productos o evidencias esperadas, fechas de ejecución, programación mensual y unidades de medida para verificar su avance.
Entre sus principales líneas de trabajo se encuentran la realización de las sesiones del Consejo, el seguimiento al cumplimiento de las políticas y normas archivísticas, la asesoría al Archivo de Bogotá y la revisión, evaluación y convalidación de Tablas de Retención Documental (TRD) y Tablas de Valoración Documental (TVD), junto con la emisión de los conceptos técnicos correspondientes.
El plan también contempla la presentación de informes de gestión al Archivo General de la Nación, el apoyo a programas y proyectos del Sistema Distrital de Archivos, el desarrollo de acciones relacionadas con conservación documental, documentos electrónicos de archivo y Sistemas de Gestión de Documentos Electrónicos de Archivo, así como el seguimiento a situaciones que puedan afectar el patrimonio documental. Finalmente, incluye la actualización del reglamento interno del Consejo y otras acciones orientadas al fortalecimiento institucional y archivístico de Bogotá.
El Plan de Acción 2016 establece la programación anual de las actividades del Consejo Distrital de Archivos de Bogotá D.C., incluyendo fechas de inicio y finalización, productos o evidencias esperadas, programación mensual y unidades de medida para hacer seguimiento a su ejecución.
Entre las principales líneas de trabajo se encuentran la presentación del Plan de Acción y de informes al Archivo General de la Nación, el seguimiento al cumplimiento de las políticas y normas archivísticas, la asistencia y orientación técnica al Archivo de Bogotá, y la revisión, evaluación y convalidación de Tablas de Retención Documental (TRD) y Tablas de Valoración Documental (TVD).
El documento también contempla acciones relacionadas con la identificación de archivos susceptibles de ser declarados Bienes de Interés Cultural, el fortalecimiento del Sistema Distrital de Archivos y el desarrollo de iniciativas estratégicas como la política pública de archivos, el estatuto archivístico, el Archivo Intermedio de Bogotá, el SGDEA y otros proyectos orientados a la organización, conservación y acceso al patrimonio documental de la ciudad.
Este listado consolida el historial de TRD y TVD convalidadas por el Consejo Distrital de Archivos de Bogotá D.C. desde 2013 hasta mayo de 2021, permitiendo identificar las entidades responsables, las sesiones en las que fueron presentados los instrumentos, su condición de convalidación o actualización y el acuerdo o acta asociado a cada decisión.
Para este corte, el archivo registra 91 TRD, distribuidas en 59 convalidaciones de entidades públicas, 7 de entidades privadas y 25 actualizaciones. En materia de TVD, consolida 32 registros, correspondientes a 30 convalidaciones de entidades públicas, una de entidad privada y un ajuste a una TVD previamente convalidada.
Durante las primeras sesiones de 2021 no se registraron nuevas TVD convalidadas; en TRD, se incorporó la actualización 2 de la Secretaría Distrital de Hacienda, convalidada en la sesión del 28 de mayo de 2021. El listado permite además identificar las sesiones en las que los instrumentos presentados no cumplieron los requisitos para su convalidación.
Este listado presenta el registro histórico acumulado de los instrumentos archivísticos convalidados por el Consejo Distrital de Archivos de Bogotá D.C. entre 2013 y diciembre de 2020, incorporando las decisiones adoptadas durante las diferentes sesiones, las entidades responsables y los actos asociados a cada proceso.
Al cierre de 2020, el archivo consolida 90 TRD, distribuidas en 59 convalidaciones de entidades públicas, 7 de entidades privadas y 24 actualizaciones. En cuanto a las TVD, se mantienen 32 registros, correspondientes a 30 convalidaciones de entidades públicas, una de entidad privada y un ajuste. El listado permite además consultar las sesiones en las que no se presentaron instrumentos o no se realizaron convalidaciones.
Este listado consolida las decisiones de convalidación de TRD y TVD registradas entre 2013 y julio de 2020, identificando el acta de la sesión, la entidad, el tipo de instrumento y el acuerdo o acta asociado a cada decisión.
Para este corte, el archivo registra 79 TRD, correspondientes a 59 convalidaciones de entidades públicas, 5 de entidades privadas y 15 actualizaciones. En materia de TVD, consolida 32 registros, correspondientes a 30 convalidaciones de entidades públicas, una de entidad privada y un ajuste a una TVD previamente convalidada. También permite identificar las sesiones en las que no se presentaron instrumentos o no se produjeron convalidaciones.
Este listado consolida las TRD y TVD revisadas y convalidadas por el Consejo Distrital de Archivos de Bogotá D.C. durante el periodo 2013–2019. La información se encuentra organizada por acta, entidad, tipo de instrumento y acuerdo o acto mediante el cual se formalizó la decisión, permitiendo reconstruir el historial de convalidación de los instrumentos archivísticos del Distrito.
El archivo registra 63 TRD convalidadas y 13 actualizaciones de TRD, así como 30 TVD convalidadas y un ajuste a una TVD previamente convalidada. También identifica las sesiones en las que no se presentaron instrumentos o en las que estos no cumplieron las condiciones para su convalidación.
Este listado consolida los instrumentos archivísticos convalidados por el Consejo Distrital de Archivos de Bogotá D.C. entre 2013 y 2019. Incluye información sobre el acta y fecha de la sesión, la entidad responsable, el tipo de instrumento y el acuerdo o acta asociado al proceso de convalidación.
Para el periodo registrado, el archivo relaciona 58 TRD convalidadas y 12 actualizaciones de TRD, así como 27 TVD convalidadas, permitiendo consultar de manera histórica la evolución de estos instrumentos en las entidades y organismos del Distrito Capital.
El Acta No. 02 de 2026 documenta una sesión de especial amplitud temática que tuvo que desarrollarse en dos jornadas debido a la extensión del orden del día. La primera se realizó el 29 de abril y la segunda el 6 de mayo de 2026, manteniendo en ambas el quórum requerido para deliberar y adoptar decisiones.
Uno de los temas centrales fue la sustentación de la actualización 2 de la TRD de la Secretaría Distrital de Integración Social – SDIS. El equipo evaluador verificó el cumplimiento de los requisitos establecidos en el Acuerdo 001 de 2024 del Archivo General de la Nación y en la metodología definida por el Archivo de Bogotá. Tras la exposición de la entidad y la resolución de las inquietudes de los consejeros, el instrumento fue convalidado por unanimidad. Como recomendación, se solicitó fortalecer los criterios de selección documental, especialmente en las series relacionadas y no relacionadas con Derechos Humanos y Derecho Internacional Humanitario, incorporando componentes cuantitativos que garanticen una muestra más representativa de la gestión institucional.
La sesión también abordó una denuncia administrativa y archivística y una petición posterior asociada a un ejercicio de control social. El Consejo revisó los planteamientos presentados, determinó que no era necesaria la participación directa de la veedora en la sesión, dado que ya había sido escuchada previamente en una mesa de asistencia técnica, y aclaró que las veedurías ciudadanas no tienen voz y voto dentro del órgano colegiado. Asimismo, resolvió remitir por competencia parte de la solicitud al Archivo General de la Nación y dejó constancia de que los hechos relacionados con posibles irregularidades ya habían sido trasladados a las autoridades competentes.
Otro punto relevante fue el análisis sobre la vigencia de los nombramientos de los representantes del Colegio Colombiano de Archivistas, los archivos privados y las instituciones de educación superior. Se precisó que estos cargos tienen periodos de dos años, prorrogables una sola vez por igual término, y que las actuales designaciones podrán extenderse hasta junio de 2027, momento en el cual deberá adelantarse su renovación o sustitución.
En cuanto al seguimiento a entidades con alertas archivísticas, se revisaron los casos de la UAECD, Aguas de Bogotá, UAESP e IDIPRON. La UAECD evidenció mejoras en TRD, PGD, Sistema Integrado de Conservación, inventarios y componente tecnológico; Aguas de Bogotá fortaleció su equipo, avanzó en PINAR, firmas digitales y condiciones de almacenamiento; y la UAESP mostró avances en su plan de mejoramiento y en la actualización de TRD. En contraste, IDIPRON continuó presentando una situación crítica, con una caída de 16 puntos porcentuales en su evaluación y riesgos asociados a pérdida de memoria institucional, aunque también reportó acciones administrativas para actualizar sus instrumentos archivísticos.
Finalmente, se realizó una jornada de fortalecimiento técnico sobre valoración documental, explicando a los consejeros la diferencia entre valores primarios —administrativos, legales, contables, fiscales y jurídicos— y valores secundarios —históricos, científicos, culturales, estéticos y simbólicos—, así como su incidencia en los tiempos de retención y en la conservación permanente. Esta actividad dio cumplimiento al Plan de Acción 2026 y reforzó las capacidades técnicas del Consejo para la evaluación y convalidación de TRD y TVD.
Como decisiones formales quedaron registradas la convalidación de la TRD de la SDIS, la respuesta de fondo a la petición ciudadana y el traslado por competencia al Archivo General de la Nación. Además, se establecieron compromisos para ajustar los criterios de selección de la TRD de la SDIS e informar en una próxima sesión sobre las actuaciones derivadas de las peticiones analizadas.