Este documento corresponde a un concepto técnico en gestión documental emitido el 18 de junio de 2026 en respuesta a una solicitud de la UAECOB sobre la adecuada organización de la documentación generada en sus procesos contractuales. La orientación parte de la obligación institucional de crear, organizar, preservar y controlar los archivos respetando los principios de procedencia, orden original y ciclo vital de los documentos. El concepto desarrolla los criterios establecidos en el Acuerdo 001 de 2024 del Archivo General de la Nación para conformar unidades documentales y expedientes con la totalidad de los documentos producidos durante un mismo trámite. Asimismo, precisa que la clasificación debe sustentarse en el Cuadro de Clasificación Documental – CCD y que las oficinas productoras son responsables de garantizar la adecuada conformación de los expedientes conforme al Programa de Gestión Documental. También se establecen orientaciones sobre orden original, foliación, hojas de control, identificación de unidades de conservación, metadatos y condiciones que garanticen la autenticidad, integridad, accesibilidad y disponibilidad de los documentos. Para los expedientes electrónicos, se indica que deben conformarse según el CCD y las TRD e incorporarse al Sistema de Gestión de Documentos Electrónicos de Archivo – SGDEA. Finalmente, se precisa que la gestión de expedientes físicos, electrónicos o híbridos debe mantenerse articulada con el CCD, las TRD y el PGD de la entidad. La orientación señala además que la dependencia encargada de liderar la política institucional de gestión documental en la UAECOB debe conducir inicialmente este proceso, con posibilidad de solicitar acompañamiento adicional mediante asistencia técnica cuando se requiera.