El Acta No. 02 de 2026 documenta una sesión de especial amplitud temática que tuvo que desarrollarse en dos jornadas debido a la extensión del orden del día. La primera se realizó el 29 de abril y la segunda el 6 de mayo de 2026, manteniendo en ambas el quórum requerido para deliberar y adoptar decisiones. Uno de los temas centrales fue la sustentación de la actualización 2 de la TRD de la Secretaría Distrital de Integración Social – SDIS. El equipo evaluador verificó el cumplimiento de los requisitos establecidos en el Acuerdo 001 de 2024 del Archivo General de la Nación y en la metodología definida por el Archivo de Bogotá. Tras la exposición de la entidad y la resolución de las inquietudes de los consejeros, el instrumento fue convalidado por unanimidad. Como recomendación, se solicitó fortalecer los criterios de selección documental, especialmente en las series relacionadas y no relacionadas con Derechos Humanos y Derecho Internacional Humanitario, incorporando componentes cuantitativos que garanticen una muestra más representativa de la gestión institucional. La sesión también abordó una denuncia administrativa y archivística y una petición posterior asociada a un ejercicio de control social. El Consejo revisó los planteamientos presentados, determinó que no era necesaria la participación directa de la veedora en la sesión, dado que ya había sido escuchada previamente en una mesa de asistencia técnica, y aclaró que las veedurías ciudadanas no tienen voz y voto dentro del órgano colegiado. Asimismo, resolvió remitir por competencia parte de la solicitud al Archivo General de la Nación y dejó constancia de que los hechos relacionados con posibles irregularidades ya habían sido trasladados a las autoridades competentes. Otro punto relevante fue el análisis sobre la vigencia de los nombramientos de los representantes del Colegio Colombiano de Archivistas, los archivos privados y las instituciones de educación superior. Se precisó que estos cargos tienen periodos de dos años, prorrogables una sola vez por igual término, y que las actuales designaciones podrán extenderse hasta junio de 2027, momento en el cual deberá adelantarse su renovación o sustitución. En cuanto al seguimiento a entidades con alertas archivísticas, se revisaron los casos de la UAECD, Aguas de Bogotá, UAESP e IDIPRON. La UAECD evidenció mejoras en TRD, PGD, Sistema Integrado de Conservación, inventarios y componente tecnológico; Aguas de Bogotá fortaleció su equipo, avanzó en PINAR, firmas digitales y condiciones de almacenamiento; y la UAESP mostró avances en su plan de mejoramiento y en la actualización de TRD. En contraste, IDIPRON continuó presentando una situación crítica, con una caída de 16 puntos porcentuales en su evaluación y riesgos asociados a pérdida de memoria institucional, aunque también reportó acciones administrativas para actualizar sus instrumentos archivísticos. Finalmente, se realizó una jornada de fortalecimiento técnico sobre valoración documental, explicando a los consejeros la diferencia entre valores primarios —administrativos, legales, contables, fiscales y jurídicos— y valores secundarios —históricos, científicos, culturales, estéticos y simbólicos—, así como su incidencia en los tiempos de retención y en la conservación permanente. Esta actividad dio cumplimiento al Plan de Acción 2026 y reforzó las capacidades técnicas del Consejo para la evaluación y convalidación de TRD y TVD. Como decisiones formales quedaron registradas la convalidación de la TRD de la SDIS, la respuesta de fondo a la petición ciudadana y el traslado por competencia al Archivo General de la Nación. Además, se establecieron compromisos para ajustar los criterios de selección de la TRD de la SDIS e informar en una próxima sesión sobre las actuaciones derivadas de las peticiones analizadas.

El Acta No. 01 de 2026 documenta la apertura de las actividades ordinarias del Consejo Distrital de Archivos de Bogotá D.C. para la vigencia 2026. La sesión se desarrolló con la participación de siete consejeros, cumpliendo el quórum requerido, y tuvo un marcado enfoque de planeación y revisión metodológica de los procedimientos archivísticos distritales. Uno de los primeros asuntos fue el seguimiento a las TVD de los Fondos Documentales III y IV de la Empresa de Acueducto y Alcantarillado de Bogotá, convalidadas en diciembre de 2025. Durante el trámite de inscripción ante el Registro Único de Series Documentales – RUSD, el Archivo General de la Nación no emitió la certificación correspondiente. Como respuesta, se desarrolló una mesa de trabajo el 25 de febrero de 2026 y se acordó formular un plan para subsanar las observaciones. El acta señala además que se habían elaborado más de 240 Fichas de Valoración Documental, pero que el sistema dispuesto por el AGN no permitió cargar la totalidad de los archivos, generando una observación técnica. En cuanto al Plan de Acción 2026, se definieron líneas orientadas al fortalecimiento técnico del Consejo, entre ellas un taller de valoración documental para los consejeros, espacios de formación sobre conservación, acceso y memoria documental, la socialización del trabajo de las subdirecciones del Archivo de Bogotá, la revisión de normas y procedimientos y la incorporación de enfoques diferenciales. Se destacó especialmente la propuesta de trabajar sobre archivos de Derechos Humanos y ampliar este enfoque hacia otras políticas públicas o temáticas especiales. La propuesta fue aprobada por unanimidad. El tema central de la sesión fue el análisis de las Fichas de Valoración Documental y Disposición Final – FVVDF. Se señaló que, aunque estas fichas se habían utilizado durante más de veinte años como soporte argumentativo para la evaluación de instrumentos, el Acuerdo 001 de 2024 del AGN no las exige expresamente y parte de la información que contienen ya se encuentra incorporada en otros componentes de las TRD y TVD. El Consejo identificó que mantenerlas como requisito adicional podía generar duplicidad de información, inconsistencias y reprocesos. Como resultado, se autorizó a la Subdirección del Sistema Distrital de Archivos a elaborar una propuesta para modificar el procedimiento interno de evaluación y convalidación, alinearlo con el Acuerdo 001 de 2024 y establecer un régimen de transición que no afecte los procesos que ya se encuentran en curso. El Consejo dejó expresamente establecido que retirar las FVVDF como requisito formal no significa eliminar la valoración documental: este análisis deberá continuar sustentando técnicamente las decisiones sobre conservación, selección y eliminación y quedar reflejado en instrumentos como el Cuadro de Clasificación Documental, la Memoria Descriptiva y el campo de procedimiento de las TRD y TVD. Finalmente, quedó como compromiso de la Subdirección del Sistema Distrital de Archivos elaborar la propuesta técnica de modificación del procedimiento, sin que se estableciera una fecha límite durante la deliberación. La sesión concluyó aproximadamente a las 10:30 a. m., consolidando como prioridades para 2026 la simplificación del proceso de evaluación de instrumentos, su alineación con la normativa nacional y el fortalecimiento técnico del Consejo.