El archivo de resultados del Seguimiento Estratégico al Cumplimiento de la Normativa Archivística en las Entidades del Distrito Capital – periodo de referencia 2023 constituye la base técnica y operativa utilizada para verificar, calcular, consolidar y analizar el avance en la implementación del Sistema de Gestión de Documentos de Archivo (SGDA) en las entidades del Distrito.
El libro presenta una estructura amplia de 136 hojas de trabajo. Incluye una tabla de contenido; para cada una de las 58 entidades evaluadas dispone de una hoja de verificación y otra de resultados; y complementa la información con 19 anexos consolidados. Esta organización permite conservar la trazabilidad desde las respuestas y criterios revisados para cada entidad hasta los indicadores y rankings utilizados en el análisis general del Distrito.
Las herramientas de verificación contienen información relacionada con los criterios técnicos y normativos evaluados, las respuestas reportadas por las entidades, los resultados de la revisión y las ponderaciones utilizadas para determinar su nivel de avance. Posteriormente, las hojas de resultados consolidan las calificaciones por criterio, subcomponente y componente, permitiendo obtener el resultado integral de cada entidad.
La evaluación se estructura alrededor de cuatro componentes del SGDA: Estratégico, con una ponderación del 30 %; Documental, 55 %; Tecnológico, 10 %; y Cultura Archivística, 5 %. Estos comprenden aspectos como el aseguramiento de recursos, Programa de Gestión Documental (PGD), Plan Institucional de Archivos (PINAR), Cuadro de Clasificación Documental (CCD), Tablas de Retención Documental (TRD), Inventarios Documentales, Banco Terminológico, Sistema Integrado de Conservación (SIC), Tabla de Control de Acceso, procesos de gestión documental, Modelo de Requisitos para la Gestión de Documentos Electrónicos, preservación digital, política cero papel, gestión del conocimiento y rendición de cuentas.
Los anexos consolidados permiten profundizar en estos temas y contienen, entre otros, los resultados por componente y subcomponente, el detalle por criterios de implementación, el ranking de entidades, el ranking de sectores y el cálculo del indicador relacionado con la política pública de transparencia.
Para 2023, el promedio general de implementación del SGDA fue de 67,46 %. El componente con mayor nivel de avance fue Cultura Archivística, con 90,34 %, seguido del Estratégico, con 85,97 %. El Documental alcanzó 60,51 %, mientras que el Tecnológico llegó a 38,67 %, manteniéndose como el componente con mayores oportunidades de fortalecimiento, aunque con un nivel de desarrollo superior al observado en vigencias anteriores.
En conjunto, el archivo constituye un insumo técnico de trazabilidad, seguimiento y análisis institucional, ya que permite consultar desde la verificación individual de los criterios hasta los resultados consolidados del Distrito. Su estructura facilita la comparación entre entidades y sectores, el análisis de la evolución histórica, la identificación de brechas y la formulación de acciones orientadas al fortalecimiento continuo de la gestión documental y del cumplimiento de la normativa archivística en Bogotá.
El Informe Consolidado de Seguimiento Estratégico al Cumplimiento de la Normativa Archivística presenta los resultados correspondientes al periodo de referencia 2023 y permite conocer el estado de avance de la gestión documental en las entidades del Distrito Capital, mediante la evaluación del nivel de implementación del Sistema de Gestión de Documentos de Archivo (SGDA) y del cumplimiento de los criterios técnicos y normativos asociados a la función archivística.
El seguimiento analiza cuatro componentes: Estratégico, Documental, Tecnológico y Cultura Archivística. Estos comprenden aspectos relacionados con la disponibilidad de recursos para la gestión documental, el Programa de Gestión Documental (PGD), el Plan Institucional de Archivos (PINAR), los instrumentos y procesos archivísticos, la gestión de documentos electrónicos, la preservación digital, la gestión del conocimiento, la política cero papel y la rendición de cuentas asociada a la gestión documental.
La metodología combina la información reportada por las entidades con la revisión y validación de las evidencias documentales aportadas. Asimismo, contrasta información proveniente de otros procesos institucionales, como asistencia técnica, evaluación de instrumentos archivísticos y transferencias documentales secundarias, con el propósito de obtener una visión integral del estado de cada entidad. A partir de la evaluación de 74 criterios distribuidos en 17 subcomponentes, se determina el resultado individual de cada entidad y se consolida el nivel de implementación del SGDA para el Distrito Capital.
Los resultados muestran un avance general del 67 % en la implementación del SGDA, frente al 66 % registrado en 2022. Aunque el crecimiento agregado fue moderado, se evidencian cambios importantes entre los componentes: Cultura Archivística pasó del 80 % al 90 % y el componente Tecnológico del 33 % al 39 %; el componente Documental aumentó del 60 % al 61 %, mientras que el Estratégico presentó una ligera disminución, del 87 % al 86 %.
El informe constituye así una herramienta para identificar avances, brechas y oportunidades de mejora, orientar acciones institucionales y fortalecer la toma de decisiones en materia de gestión documental, transparencia, acceso a la información y protección del patrimonio documental de Bogotá. Además, para las 55 entidades que aportan al producto de la Política Pública Distrital de Transparencia, Integridad y No Tolerancia con la Corrupción, el indicador de implementación del SGDA alcanzó el 68,6 %, 1,2 puntos porcentuales por encima del 67,4 % obtenido en 2022.
