El documento se enmarca en Bogotá Historia Común 2.0, iniciativa que busca identificar, visibilizar y compartir las memorias locales desde una perspectiva de participación ciudadana. Parte del reconocimiento de que diferentes entidades distritales desarrollan actividades en los territorios que generan o recuperan testimonios, fotografías, documentos, audios, videos y otros contenidos capaces de documentar la construcción histórica y social de Bogotá desde la experiencia de sus habitantes.
El lineamiento está dirigido especialmente a entidades que desarrollan proyectos de memoria colectiva, patrimonio cultural y documental y participación ciudadana. Su propósito es brindar definiciones, orientaciones y herramientas para que los servidores públicos acompañen a las comunidades en la gestión documental de aquellos registros que permanecen bajo custodia de líderes comunitarios, organizaciones sociales, familias y otros actores territoriales.
La publicación define el patrimonio documental local y comunitario como un activo de la memoria de los barrios, veredas y comunidades de Bogotá, integrado por testimonios, huellas y documentos que reflejan experiencias colectivas, identidades, procesos de transformación, prácticas, costumbres, personajes y trayectorias sociales. Estos registros pueden encontrarse en soportes textuales, fotográficos, sonoros, audiovisuales o digitales y adquieren valor patrimonial por el significado que tienen para las propias comunidades.
Un elemento central es la apropiación social del patrimonio documental, que incorpora directamente las necesidades, intereses y perspectivas de las comunidades. El modelo comprende tres dinámicas complementarias: generación, circulación y uso de los contenidos de memoria. La ilustración de la página 9 representa esta relación y sitúa en el centro los contenidos de memoria local y comunitaria gestionados de forma participativa.
El primer paso de la metodología es la identificación, que busca localizar iniciativas, documentos, testimonios e historias con valor colectivo y patrimonial. El lineamiento contempla tanto proyectos de memoria ya finalizados como iniciativas que se encuentran en desarrollo. La identificación prioriza contenidos representativos de la historia barrial y veredal, así como las experiencias de grupos y comunidades que tradicionalmente han tenido menor presencia en los relatos oficiales de la ciudad.
El segundo paso corresponde a la clasificación temática. La metodología propone tres grandes líneas: Territorial, Diferencial y Ciudad y Cultura. Las figuras de las páginas 17 a 19 desarrollan esta estructura en varios niveles: la línea Territorial incluye temas como apropiación del territorio, economía local, liderazgo comunitario y medio ambiente; la Diferencial incorpora enfoques de género, étnico, poblacional y etario; y Ciudad y Cultura abarca prácticas sociales, artes, literatura, músicas, organizaciones culturales y otras expresiones de la vida urbana.
El tercer paso es la valoración colectiva, mediante la cual entidades y comunidades determinan conjuntamente la relevancia patrimonial de los contenidos. No se trata únicamente de una valoración técnica institucional: se busca incorporar las voces ciudadanas mediante talleres, laboratorios o mesas de trabajo. Entre los criterios considerados se encuentran el estado de legibilidad, origen comunitario, relevancia de la experiencia colectiva, valor simbólico y otros criterios definidos por las propias comunidades, como relevancia histórica, valor educativo, significación emocional e impacto social.
Posteriormente, el paso de descripción permite identificar, contextualizar y explicar cada contenido mediante campos relacionados con descripción general, autoría, acceso y uso, ubicación, características y relaciones. El enfoque participativo permite que las propias comunidades intervengan en la descripción de sus documentos. Los contenidos valorados pueden registrarse mediante el espacio virtual colaborativo de Bogotá Historia Común 2.0 y posteriormente integrarse a la Colección Digital.
La incorporación de contenidos requiere además verificar las autorizaciones, licencias de uso y derechos de autor correspondientes, especialmente cuando los documentos serán publicados en Internet. Este requisito busca asegurar que la difusión pública del patrimonio documental comunitario se realice respetando las condiciones de uso acordadas con sus titulares y las políticas institucionales de tratamiento de datos y propiedad intelectual.
Finalmente, el quinto paso, acceso y uso, materializa el proceso mediante la puesta a disposición de los contenidos en la Colección Digital de Memorias Locales. El lineamiento plantea que la apropiación no termina con el almacenamiento digital: promueve la activación de las memorias mediante consulta pública, exposiciones, actividades comunitarias, recursos pedagógicos y otras estrategias de circulación. Así, el patrimonio documental se concibe como un activo vivo, construido y resignificado colectivamente y preservado para las generaciones presentes y futuras.
Nota: aunque el nombre del archivo contiene una referencia a julio de 2023 y “Ver 2”, la portada interna del documento identifica expresamente “Versión 1 – Abril 2023”; para la ficha se prioriza la información oficial contenida en el propio documento.
La publicación proporciona una ruta técnica para estructurar procesos contractuales de depósito, custodia y administración integral de archivos. Está dirigida principalmente a los responsables de gestión documental y a los equipos interdisciplinarios que deben definir las características mínimas del servicio, procurando un lenguaje común y una adecuada correspondencia entre las necesidades de la entidad, las especificaciones técnicas y el marco normativo vigente.
Como condición previa, la contratación debe articularse con el Programa de Gestión Documental – PGD, el Plan Institucional de Archivos – PINAR, el presupuesto del área responsable, el Plan Anual de Adquisiciones y el Sistema Integrado de Conservación – SIC. También deben considerarse los volúmenes documentales, proyecciones de crecimiento, niveles de consulta y las disposiciones finales establecidas en las TRD y TVD, incluyendo posibles procesos de eliminación o transferencia documental secundaria.
Uno de los aspectos centrales corresponde al depósito documental. Los edificios y locales destinados a almacenar archivos deben cumplir los requisitos técnicos establecidos por la normativa archivística. La guía propone utilizar una lista de verificación que evalúa condiciones generales, ubicación, aspectos constructivos, seguridad, sistemas de almacenamiento y condiciones ambientales; señala como referencia que un resultado igual o superior al 90 % permite considerar el espacio apto o adecuado en términos de conservación documental.
En materia de custodia, el servicio debe precisar cantidades y características de las unidades documentales, tipos de documentos, condiciones de seguridad y mecanismos para garantizar la protección e integridad de la información. La guía enfatiza que la custodia implica una responsabilidad jurídica sobre la administración y conservación de los documentos, por lo cual deben documentarse protocolos de guarda, almacenamiento, seguridad, acceso y control de riesgos.
Para el traslado de la documentación, deben establecerse volúmenes en metros lineales y cajas, riesgos asociados, responsabilidades de las partes, plan de traslado, procedimientos de cargue y descargue, características del embalaje y vehículos, protocolos para documentación de acceso restringido y mecanismos de cadena de custodia. La metodología exige conservar evidencia del movimiento documental y definir claramente los responsables desde la salida hasta la recepción en las instalaciones del contratista.
La entrega y recepción requiere inventarios documentales, identificación de responsables, actas de recibo, horarios, procedimientos de manipulación, marcación de unidades y verificación integral de la documentación. La guía establece expresamente que debe realizarse un cotejo del 100 % de los documentos entregados, de acuerdo con las especificaciones definidas en el anexo técnico.
La administración integral también contempla la inserción de nuevos documentos y actualización de expedientes. Para ello deben definirse procedimientos, periodicidades, mecanismos de entrega y campos que deben actualizarse en inventarios y hojas de control. El personal responsable debe recibir capacitación para ejecutar estas actividades de acuerdo con el Cuadro de Clasificación Documental – CCD y la Tabla de Retención Documental – TRD.
Respecto a la consulta documental, el servicio debe establecer acuerdos de niveles de servicio, procedimientos para consultas físicas y digitales, prioridades, usuarios autorizados, permisos, canales de comunicación, sistemas utilizados y protocolos de devolución. Como criterio archivístico, la guía señala que las consultas deben realizarse por expediente y no por tipos documentales, con el fin de preservar su integridad.
Otro eje fundamental es el Sistema Integrado de Conservación. Las empresas prestadoras de estos servicios deben formularlo e implementarlo, articulando sus actividades con los programas de conservación preventiva de la entidad contratante. Esto comprende inspección y mantenimiento de instalaciones, limpieza, desinfección, desratización, desinsectación, monitoreo de humedad relativa, temperatura, iluminación, radiación ultravioleta y contaminantes atmosféricos, además de medidas para prevención y atención de emergencias.
Finalmente, la guía aborda el cambio y realmacenamiento de unidades de conservación, definiendo responsabilidades, insumos, registros de control, características técnicas y disposición de las unidades reemplazadas. Asimismo, exige conformar un equipo de trabajo con perfiles y experiencia acordes con las actividades contratadas, de manera que la custodia externa no se limite al almacenamiento físico, sino que garantice una administración archivística integral, controlada y orientada a la conservación y acceso de los fondos documentales.
La publicación establece una ruta de acción para los equipos interdisciplinarios responsables de estructurar la contratación de servicios relacionados con correspondencia y comunicaciones oficiales. Busca que las entidades manejen un lenguaje técnico común y formulen fichas y estudios previos coherentes con sus necesidades institucionales y con las disposiciones archivísticas y tecnológicas aplicables.
Como condiciones previas, la línea técnica señala que estos proyectos deben estar contemplados en el Plan Institucional de Archivos – PINAR y articulados con el Plan Anual de Adquisiciones y el Programa de Gestión Documental. Las guías, pruebas de entrega, certificados físicos y electrónicos y demás documentos producidos durante la prestación de los servicios deben incorporarse y organizarse conforme al CCD y las TRD, integrándose a los expedientes institucionales correspondientes.
El documento establece además que la administración de correspondencia debe encontrarse funcionalmente integrada con el Sistema Electrónico de Gestión Documental y Archivos, procurando la interoperabilidad con las plataformas utilizadas por los proveedores. Esta articulación debe garantizar que los documentos mantengan sus características de autenticidad, integridad y disponibilidad durante la conformación de los expedientes.
En materia de servicios postales, la guía contempla diferentes modalidades, como envíos de correspondencia, encomiendas, correo telegráfico, correo certificado, envíos masivos y mensajería expresa. Para su contratación recomienda establecer Acuerdos de Niveles de Servicio – ANS que definan cobertura, tiempos y formas de entrega, recolección, número de intentos, rastreo, horarios, responsables, devoluciones, pruebas de entrega, informes y condiciones de conservación de los documentos.
La prueba de entrega constituye un elemento esencial de trazabilidad. Debe permitir registrar, entre otros datos, el identificador único del envío, fecha y hora de admisión, peso, valor del servicio, datos del remitente y destinatario, fecha y hora de entrega y firma de quien recibe. Estos elementos permiten verificar el curso de la comunicación y soportar documentalmente el cumplimiento del servicio.
Respecto al correo electrónico certificado, la línea técnica lo define como un servicio de notificación electrónica que permite acreditar la integridad y trazabilidad del mensaje enviado. El proveedor debe ofrecer garantías que permitan demostrar fechas y horas de envío, recepción y lectura, identificar remitente y destinatario y conservar los archivos adjuntos asociados.
La solución de correo electrónico certificado debe incorporar además mecanismos de trazabilidad, auditoría, metadatos, identificadores únicos, acuses de recibido, entrega y lectura, cifrado, firma digital y estampado cronológico. Los mensajes y sus certificaciones deben integrarse a los expedientes electrónicos o híbridos, clasificarse conforme al CCD y conservarse según los tiempos establecidos en las TRD.
En cuanto a los centros de correspondencia, el documento los concibe como servicios centralizados para gestionar la recepción, radicación y distribución de comunicaciones internas y externas. Las actividades deben estar documentadas y armonizadas con el sistema de gestión documental, garantizar el registro de todos los canales oficiales de recepción y permitir que cada comunicación sea identificada con número consecutivo, fecha, hora, remitente, destinatario, dependencia responsable y anexos.
Finalmente, la línea técnica establece que la operación debe contar con mecanismos de seguimiento, informes y reportes que apoyen la toma de decisiones, asignación de recursos y evaluación del servicio, además de personal con perfiles y competencias adecuados. De esta manera, la contratación de servicios postales y de correspondencia se integra al sistema institucional de gestión documental y no se limita únicamente a una actividad logística de envío y recepción
La publicación tiene como objetivo proporcionar a las entidades distritales, especialmente a los responsables de la gestión documental, una ruta técnica para formular proyectos de digitalización y construir adecuadamente las fichas técnicas, estudios previos y demás documentos que soporten la contratación de estos servicios. La orientación también resulta aplicable cuando la entidad decide ejecutar directamente el proyecto con sus propios recursos.
Como condición previa, el documento establece que la documentación objeto de digitalización debe encontrarse archivísticamente organizada, identificada en series y subseries incluidas en TRD o TVD debidamente convalidadas, y que estos instrumentos deben contemplar la reproducción mediante medios tecnológicos. Asimismo, aclara que la digitalización no debe confundirse con la eliminación documental y que las decisiones sobre disposición final continúan dependiendo de los instrumentos archivísticos correspondientes.
La Línea Técnica organiza los requerimientos iniciales en cinco componentes generales: normativo, procedimental, administrativo, operativo y tecnológico. Estos componentes exigen analizar el marco jurídico aplicable, verificar las condiciones establecidas en las TRD y TVD, articular áreas como Planeación, Financiera, TIC y Recursos Físicos, asegurar la organización archivística previa e identificar la infraestructura tecnológica, almacenamiento, mecanismos de captura, índices y controles de acceso necesarios.
En la etapa de planeación, el proyecto debe articularse con el Programa de Gestión Documental – PGD, el Programa de Reprografía, el Plan Institucional de Archivos – PINAR y otros instrumentos de planeación institucional. También deben definirse recursos, volúmenes documentales, cronogramas, responsables, necesidades de los usuarios, beneficios esperados y el propósito específico que tendrá la digitalización.
La guía diferencia distintas finalidades de la digitalización, entre ellas control y trámite, consulta, fines archivísticos, digitalización certificada con fines probatorios y contingencia o continuidad del negocio. La finalidad seleccionada condiciona los requisitos técnicos, tecnológicos, financieros y jurídicos del proyecto y debe justificarse a partir de las necesidades, volúmenes, métricas e impacto esperado.
Para definir el alcance, la entidad debe establecer con precisión las series, subseries, expedientes o agrupaciones documentales que serán digitalizadas, sus fechas extremas, tiempos de retención, disposición final, cantidad aproximada de imágenes, características físicas de los soportes y requerimientos tecnológicos. Entre los beneficios que pueden justificarse se encuentran la mitigación de riesgos, el acceso oportuno a la información, la optimización de recursos, el apoyo a la toma de decisiones y la conservación de los soportes originales.
En materia técnica, la línea contempla desde el alistamiento y preparación física de los documentos hasta la captura de las imágenes. Para esta última propone resoluciones mínimas de referencia de 300 dpi para documentos mecanografiados o impresos en matriz de punto, 400 dpi para manuscritos y fotocopias y 500 dpi para documentos de gran formato. También sugiere TIFF y PDF/A para finalidades archivísticas o continuidad del negocio y PDF/A o JPEG cuando el propósito principal sea la consulta.
La gestión de metadatos constituye otro eje central. El proyecto debe identificar metadatos de contenido, estructura y contexto, además de aquellos de carácter técnico, descriptivo, probatorio y de preservación. Estos permiten describir adecuadamente los documentos, facilitar su consulta, soportar su valor probatorio, registrar elementos como firmas o funciones hash y preparar la documentación para su preservación a largo plazo.
Asimismo, se establecen lineamientos para la indización y generación de índices electrónicos, los cuales deben responder al Cuadro de Clasificación Documental – CCD y a términos normalizados. El documento propone que los índices se estructuren mediante XML y se actualicen conforme se incorporan documentos electrónicos al expediente digitalizado.
En relación con la infraestructura tecnológica, la entidad debe determinar capacidades de almacenamiento, mecanismos de respaldo, ubicación de copias, control de acceso, obsolescencia de hardware y software, seguridad de la información y continuidad del servicio. La Línea Técnica recomienda contar con tres copias completas de la información, al menos una ubicada geográficamente de forma separada, y emplear medios heterogéneos que favorezcan la accesibilidad de los documentos.
El control de calidad debe comprobar la integridad de los productos digitalizados. La guía recomienda inspeccionar el 100 % de las imágenes y establecer lotes con un margen de error que no supere el 2 %; cuando se exceda, el lote debería reprocesarse. La evaluación debe considerar enfoque, tonalidad, legibilidad, orientación, tamaño, faltantes, cortes, dobleces, superposiciones, líneas, sombras y coherencia de los metadatos.
Finalmente, la metodología exige articular el proyecto con el Plan de Preservación Digital a Largo Plazo, garantizando autenticidad, integridad, confidencialidad, fiabilidad, disponibilidad y accesibilidad de los objetos digitalizados. En el cierre deben verificarse las imágenes, inventarios, metadatos, índices, hashes y demás productos, efectuar la migración al repositorio institucional y garantizar el borrado seguro de la información que permanezca en poder del proveedor una vez recibido satisfactoriamente el proyecto.
El Acta No. 06 de 2023 documenta la sesión de cierre de la vigencia del Consejo Distrital de Archivos de Bogotá D.C., desarrollada el 22 de diciembre de 2023 con la participación de los nueve integrantes de la instancia, ocho de manera presencial y uno mediante Teams. La agenda permitió consolidar el balance semestral y revisar los principales resultados obtenidos durante el cierre de la administración.
Uno de los temas centrales fue el Seguimiento Estratégico al cumplimiento de la normativa archivística, cuyos resultados correspondían al periodo de referencia 2022. El resultado general reportado fue de 61,45 %. A nivel sectorial, Planeación ocupó el primer lugar con 85,28 %, seguido por Gestión Jurídica con 80,73 % y Mujeres con 79,13 %. Entre las entidades con mayores resultados se destacaron la Orquesta Filarmónica de Bogotá con 98 %, el DASC con 94 %, la Contraloría de Bogotá con 91 %, TransMilenio con 90 % e IDPAC con 88 %. El seguimiento fue presentado como una herramienta técnica y estadística para identificar brechas y orientar la asistencia técnica de manera focalizada.
En materia de TRD y TVD, el informe señaló que desde septiembre se encontraba en aplicación la versión 7 del procedimiento de revisión y evaluación, incorporando mesas de sustentación con participación de los equipos responsables de los instrumentos. Entre septiembre y diciembre se realizaron 26 mesas de sustentación, en las que se gestionaron 34 tablas: 21 fueron devueltas por incumplimiento de requisitos mínimos y 13 continuaron al proceso de evaluación. Frente al aumento de solicitudes se implementó además un plan de choque basado en verificación preliminar, subsanación y mesas técnicas.
En la sesión se evaluaron específicamente la TRD de TransMilenio S.A. y las TVD del IDRD, Contraloría de Bogotá, Jardín Botánico de Bogotá y Subred Integrada de Servicios de Salud Norte – Fondo Hospital Juan XXIII. Los instrumentos presentaron observaciones archivísticas, jurídicas e históricas relacionadas con actas de aprobación, cuadros de clasificación, periodización, tiempos de retención, fichas de valoración, diagnósticos documentales y disposiciones finales. Como resultado, ninguno fue objeto de convalidación.
Finalmente, se presentaron avances relacionados con la declaratoria como Bien de Interés Cultural de Carácter Documental Archivístico de la obra de Germán Samper Gnecco, incluida la articulación entre las autoridades culturales, la revisión de la colección Esguerra, Sáenz y Samper y la creación de la lista indicativa de candidatos a BIC-CDA. También se consolidó el balance de los proyectos estratégicos MIGDA, Catálogo Distrital de Archivos Públicos Abiertos y Bogotá Historia Común 2.0. Como decisión formal, el Consejo aprobó por unanimidad el informe de gestión correspondiente al segundo semestre de 2023. La sesión finalizó a las 10:30 a. m. del 22 de diciembre de 2023.
El Acta No. 05 de 2023 documenta la quinta sesión ordinaria del Consejo Distrital de Archivos de Bogotá D.C., desarrollada el 18 de octubre de 2023. Inicialmente se encontraban presentes cinco de los nueve consejeros, por lo que no existía quórum; posteriormente, con la conexión virtual del Viceveedor Distrital, se alcanzó la participación de seis consejeros y fue posible instalar formalmente la sesión. La agenda incluyó la revisión del acta anterior, asuntos de representación institucional, evaluación de instrumentos archivísticos y seguimiento a proyectos estratégicos.
En materia de representación, se informó que la Academia de Historia de Bogotá ratificó a Jorge Fernández Duque como su delegado ante el Consejo. Posteriormente se presentó el balance de instrumentos evaluados entre el 28 de julio y el 17 de octubre de 2023. La TRD de la Secretaría Distrital de Movilidad presentó cuatro observaciones archivísticas y tres jurídicas; la de la Secretaría Distrital de Integración Social, seis archivísticas, tres jurídicas y cuatro históricas; y la TVD de la Subred Integrada de Servicios de Salud Sur Occidente – Fondo Acumulado Hospital Bosa II Nivel E.S.E., ocho archivísticas, cinco jurídicas y cuatro históricas. En contraste, la TRD de la Cámara de Comercio de Bogotá no presentó objeciones y fue convalidada por unanimidad.
La sesión también analizó la creciente demanda de evaluación de TRD y TVD. Se informó que al inicio de la administración ingresaban aproximadamente 45 tablas y que para el cierre se habían recibido más de 70, aunque los tiempos promedio de evaluación habían logrado reducirse de cerca de 90 a 45 días hábiles. Frente a esta situación se plantearon diferentes acciones, entre ellas planes de choque, jornadas concentradas con entidades que ya contaban con observaciones previas, una mesa técnica para priorizar y distribuir solicitudes y la participación directa de las entidades en espacios de sustentación de sus instrumentos.
En cuanto a los proyectos estratégicos, se informó sobre el avance del Modelo Integral de Gestión Documental y Archivo – MIGDA, cuya presentación estaba prevista en el marco de la conmemoración de los 20 años del Archivo de Bogotá. También se mencionaron lineamientos relacionados con tecnología, firmas electrónicas y sistemas de gestión documental. El Catálogo Distrital de Archivos Públicos Abiertos avanzaba mediante una prueba piloto para facilitar su continuidad en la siguiente administración, mientras que Bogotá, Historia Común 2.0 continuaba con ajustes a su plataforma tecnológica, herramientas metodológicas para la apropiación social del patrimonio documental y mecanismos de validación de contenidos comunitarios.
Finalmente, se informó sobre la expedición del Decreto 435 de 2023, mediante el cual se incorporaron competencias relacionadas con el patrimonio cultural de carácter documental y archivístico dentro de la estructura de la Secretaría General. Como decisión formal, el Consejo convalidó la Tabla de Retención Documental de la Cámara de Comercio de Bogotá y no estableció nuevos compromisos. La sesión finalizó a las 10:00 a. m. del 18 de octubre de 2023.
El Acta No. 04 de 2023 documenta la cuarta sesión ordinaria del Consejo Distrital de Archivos de Bogotá D.C., desarrollada el 28 de julio de 2023. Aunque inicialmente solo se encontraban presentes cinco de los nueve consejeros, posteriormente se incorporaron otros integrantes y se alcanzó un quórum de siete consejeros, permitiendo instalar formalmente la sesión. Durante la reunión también fueron presentados los nuevos representantes de las Instituciones de Educación Superior y de los archivos privados, elegidos en junio de 2023.
Uno de los principales asuntos fue la presentación del informe de gestión del primer semestre de 2023. En materia de Seguimiento Estratégico se informó sobre ajustes metodológicos relacionados con el formulario de recolección, la validación de soportes, el análisis documental y la realización de visitas in situ para entidades con inconsistencias, bajos niveles de avance o problemas en la conservación y custodia de sus documentos. Durante el semestre se efectuó seguimiento a 21 entidades y visitas a seis de ellas, con el propósito de consolidar posteriormente los resultados por entidad y sector y aportar al indicador de la Política Pública Distrital de Transparencia, Integridad y No Tolerancia con la Corrupción.
En materia de TRD y TVD, el balance semestral reportó la revisión y evaluación de 24 instrumentos: 15 TRD y 9 TVD. Ninguno alcanzó las condiciones necesarias para su convalidación. Para el periodo comprendido entre el 26 de mayo y el 27 de julio se evaluaron específicamente las TRD de la Secretaría Distrital de la Mujer y TransMilenio S.A., así como la TVD del Jardín Botánico de Bogotá José Celestino Mutis. Adicionalmente, se devolvieron diez instrumentos sin evaluar debido a inconsistencias o ausencia de soportes y anexos indispensables.
La sesión también presentó avances de los tres proyectos estratégicos de la Dirección Distrital de Archivo de Bogotá. El MIGDA avanzó en su marco de referencia, diagramación y articulación con las dimensiones del MIPG y la familia ISO 30300; el Catálogo Distrital de Archivos Públicos Abiertos progresó en su solución tecnológica, modelo operativo y arquitectura para centralizar los inventarios documentales; y Bogotá, Historia Común 2.0 consolidó su Caja de Herramientas, colección digital, micrositio y solución tecnológica para la gestión participativa de memorias locales y comunitarias.
Finalmente, se presentó el avance de la propuesta para declarar como Bien de Interés Cultural la obra del arquitecto Germán Samper Gnecco, incluyendo seis proyectos arquitectónicos, una colección de 5.433 dibujos y un fondo documental custodiado por el Archivo de Bogotá compuesto por 68.714 planos, 3,5 metros lineales de documentos textuales y 4.500 unidades de material gráfico. También se planteó fortalecer la participación de los archivos privados mediante mesas de trabajo y el intercambio de buenas prácticas. Como decisión formal, el Consejo aprobó el informe de gestión del primer semestre de 2023 y dejó como compromiso que los representantes de los archivos privados elaboraran una propuesta de mesas de trabajo sobre temas especializados de gestión documental y archivos.
El Acta No. 03 de 2023 registra la tercera sesión ordinaria del Consejo Distrital de Archivos de Bogotá D.C., realizada el 29 de mayo de 2023 en modalidad híbrida, desde el Instituto Distrital de Patrimonio Cultural – IDPC y mediante Microsoft Teams. La reunión abordó principalmente la actualización del procedimiento de revisión y evaluación de Tablas de Retención Documental (TRD) y Tablas de Valoración Documental (TVD), la evaluación de instrumentos archivísticos, el avance de proyectos estratégicos de la Dirección Distrital de Archivo de Bogotá y el proceso de elección de nuevos consejeros.
Como principal decisión, el Consejo aprobó por unanimidad un nuevo ajuste al procedimiento de evaluación de TRD y TVD, orientado a identificar de manera más rápida los instrumentos que no reúnen los requisitos mínimos antes de iniciar una evaluación completa. Durante el periodo se revisaron ocho instrumentos —seis TRD y dos TVD—, ninguno de los cuales presentó un nivel de desarrollo suficiente para avanzar hacia su convalidación.
El Acta No. 02 de 2023 documenta la segunda sesión ordinaria del Consejo Distrital de Archivos de Bogotá D.C., desarrollada el 31 de marzo de 2023 con la participación de seis de los nueve consejeros, algunos de manera presencial y otros mediante conexión virtual. La agenda articuló asuntos de planeación estratégica, evaluación de instrumentos archivísticos, patrimonio documental, coordinación interinstitucional y renovación de representantes de la instancia.
Uno de los asuntos centrales fue la modificación del Plan de Acción 2023. Además de los proyectos Bogotá Historia Común 2.0 y Catálogo Distrital de Archivos Públicos Abiertos, se propuso incorporar formalmente el Modelo Integral de Gestión Documental y Archivo – MIGDA, considerado uno de los proyectos estratégicos de la administración para consolidar lineamientos de gestión documental y archivos. El ajuste contempló reportes trimestrales sobre el avance de estas tres iniciativas y fue aprobado por unanimidad por los consejeros.
En materia de TRD y TVD, entre el 28 de enero y el 30 de marzo de 2023 fueron revisadas y evaluadas 12 tablas: once mediante Lista de Verificación y una mediante evaluación y mesa de sustentación. La TRD de la Cámara de Comercio de Bogotá presentó inconsistencias archivísticas y jurídicas relacionadas con su fecha de aplicación y los criterios para contabilizar los tiempos de retención. También se revisaron instrumentos de la Subred Norte, Secretaría Distrital del Hábitat, UAESP, IDRD, IDPC y Secretaría Distrital de Movilidad. Ninguno cumplió integralmente los requisitos técnicos exigidos, por lo que no hubo tablas sometidas a convalidación en esta sesión.
La sesión también abordó la articulación con el Archivo General de la Nación, incluyendo la participación del Distrito en los comités técnicos del Sistema Nacional de Archivos y la presidencia del Comité Técnico de Gestión Documental. Asimismo, se informó sobre una solicitud para declarar como Bien de Interés Cultural de carácter documental los dibujos de Germán Samper Gnecco, proceso que requería avanzar previamente en la definición de la Lista Indicativa de Candidatos a Bienes de Interés Cultural.
Finalmente, se inició la preparación del proceso de elección de nuevos representantes de las Instituciones de Educación Superior y de los archivos privados, cuyos periodos vencían en junio de 2023. También se propuso articular el Seguimiento Estratégico con el Índice de Transparencia por Bogotá, mediante espacios conjuntos entre la Veeduría Distrital, la Dirección Distrital de Archivo de Bogotá y Transparencia por Colombia. Como decisión formal, quedó aprobado el ajuste al Plan de Acción 2023 y se estableció como compromiso iniciar el proceso de elección de los nuevos consejeros antes de junio de ese año.
El Acta No. 01 de 2023 documenta la apertura de la nueva vigencia del Consejo Distrital de Archivos de Bogotá D.C., desarrollada el 27 de enero de 2023 con la participación de siete de los nueve consejeros. Al tratarse de la primera sesión del año, se realizó una presentación especial sobre la integración y las funciones de la instancia, destacando su composición mixta con representantes institucionales y de la sociedad civil. Entre sus funciones se encuentran asesorar al Archivo de Bogotá, realizar seguimiento al cumplimiento de la normativa archivística, revisar y convalidar TRD y TVD, apoyar programas del Sistema Distrital de Archivos y participar en la protección del patrimonio documental.
La sesión permitió explicar nuevamente el procedimiento de revisión y evaluación de TRD y TVD. El proceso comienza con la solicitud de la entidad y la verificación de requisitos de forma y contenido. Cuando el instrumento no cumple, se emite una Lista de Verificación con las observaciones técnicas; si reúne las condiciones necesarias, se realiza la evaluación de calidad, se convoca una mesa de sustentación con la entidad y posteriormente se presenta el concepto al Consejo mediante una ficha resumen.
Otro de los temas centrales fue la propuesta para desarrollar el Seguimiento Estratégico al Cumplimiento de la Normativa Archivística, concebido como una operación anual para medir el avance de la gestión documental en las entidades y sectores del Distrito. La metodología contempla etapas de recolección de información, verificación documental, visitas presenciales a entidades con resultados críticos, procesamiento de información, cálculo de indicadores y elaboración de informes por entidad y consolidados. Este seguimiento se articula con los indicadores de la Política Pública de Transparencia, Integridad y No Tolerancia con la Corrupción y con el Modelo Integral de Gestión Documental y Archivos – MIGDA.
En el marco del Plan de Acción 2023, el Consejo aprobó incorporar dos iniciativas estratégicas: Bogotá Historia Común 2.0, orientada a fortalecer la construcción comunitaria de memoria y patrimonio documental, y el Catálogo Distrital de Archivos Públicos Abiertos, concebido a partir de los inventarios de los archivos de gestión de las entidades distritales. Asimismo, se planteó avanzar en la modernización de los instrumentos archivísticos y considerar el Cuadro de Clasificación Documental como un instrumento con mayor autonomía frente a la TRD.
Finalmente, se evaluó la séptima versión de la TVD de la Contraloría de Bogotá, que cumplió el componente archivístico, pero presentó observaciones jurídicas e históricas. También fueron revisadas mediante Lista de Verificación las TRD de TransMilenio S.A., la Empresa de Renovación y Desarrollo Urbano de Bogotá y la Secretaría Distrital de Ambiente. Ninguna cumplió todos los requisitos técnicos, por lo cual no se presentaron instrumentos para convalidación. La decisión formal de la sesión fue la aprobación del Plan de Acción 2023