La Actualización del Plan de Acción 2022 establece la programación anual del Consejo Distrital de Archivos de Bogotá D.C. y define las principales actividades, productos o evidencias, periodos de ejecución y metas de seguimiento para la vigencia. Entre sus acciones se incluyen la entrega oficial del Plan de Acción al Archivo General de la Nación, la realización de las sesiones del Consejo y la asesoría al Archivo de Bogotá en la aplicación de la política archivística distrital.
El documento contempla además el seguimiento al cumplimiento de las políticas y normas archivísticas, así como la revisión, evaluación y convalidación de Tablas de Retención Documental (TRD) y Tablas de Valoración Documental (TVD) y la emisión de los conceptos técnicos derivados de estos procesos.
También incorpora actividades relacionadas con la presentación de informes semestrales de gestión al Archivo General de la Nación, la evaluación de solicitudes de declaratoria de archivos y documentos como Bienes de Interés Cultural, la revisión de planes especiales de manejo y protección, el apoyo a programas y proyectos del Sistema Distrital de Archivos y la comunicación de posibles irregularidades que puedan afectar el patrimonio documental.
El Acta No. 07 de 2022 registra la sexta sesión ordinaria efectivamente desarrollada por el Consejo Distrital de Archivos de Bogotá D.C., realizada el 16 de diciembre de 2022 en las instalaciones de la Dirección Distrital de Archivo de Bogotá. La reunión tuvo especial relevancia por ser la primera sesión presencial del Consejo desde la pandemia y estuvo orientada a la aprobación del informe de gestión del segundo semestre, la evaluación y convalidación de TRD y TVD y la programación de las sesiones para 2023.
Entre los principales resultados se aprobó el informe de gestión del segundo semestre de 2022, se presentó el balance del Seguimiento Estratégico a la gestión documental distrital y se evaluó la actualización de la TRD de la Secretaría de Educación del Distrito, que no cumplió los requisitos técnicos para su convalidación. Asimismo, se aprobó el cronograma de sesiones del Consejo para 2023.
El Acta No. 06 de 2022 documenta la sesión realizada el 29 de septiembre de 2022. Aunque inicialmente había sido prevista de forma presencial, finalmente se desarrolló virtualmente debido a situaciones de salud y dificultades de desplazamiento de algunos participantes. La reunión inició con seis consejeros y posteriormente alcanzó la participación de siete de los nueve integrantes. Para esta sesión, Julio Parra Acosta fue designado como Secretario Técnico ad hoc del Consejo.
En materia de TRD y TVD se evaluaron las TRD del Jardín Botánico de Bogotá José Celestino Mutis y de la Cámara de Comercio de Bogotá, así como las TVD de la UAERMV correspondiente al Fondo de la Secretaría de Obras Públicas y del Jardín Botánico de Bogotá. Todos los instrumentos presentaron observaciones en los componentes archivístico, jurídico e histórico. Antes de la emisión de los conceptos técnicos se realizaron mesas de sustentación con participación de los directivos responsables de la gestión documental de cada entidad, como parte del procedimiento fortalecido de revisión y evaluación.
Otro de los temas centrales fue el seguimiento realizado por el Archivo General de la Nación a la gestión del Consejo. En la reunión celebrada el 15 de septiembre se reconoció nuevamente la labor adelantada por la instancia en favor de la gestión documental y la protección del patrimonio documental de Bogotá. También se estableció que el informe de gestión del segundo semestre debía remitirse en diciembre e incluir una matriz de seguimiento sobre instrumentos como el PINAR, PGD, SIC, TRD, TVD, Cuadro de Clasificación Documental, inventarios y SGDEA.
Finalmente, la sesión permitió informar sobre cambios en la representación de algunos integrantes del Consejo y resaltar la articulación entre la gestión documental, el patrimonio y la memoria histórica de la ciudad. El acta establece que no se adoptaron decisiones ni se generaron nuevos compromisos. La sesión finalizó a las 9:30 a. m. del 29 de septiembre de 2022.
El Acta No. 05 de 2022 documenta la sesión realizada el 26 de julio de 2022, luego de que la convocatoria inicialmente prevista para el 22 de julio no pudiera desarrollarse por falta de quórum. En esta nueva reunión se contó con la participación de siete de los nueve integrantes del Consejo, permitiendo instalar formalmente la sesión y desarrollar los asuntos previstos en la agenda.
Uno de los principales asuntos fue el balance de gestión del primer semestre de 2022. Durante este periodo el Consejo había realizado tres sesiones en las que se trataron temas relacionados con el Plan de Acción, la evaluación de TRD y TVD, la optimización del procedimiento de revisión y la propuesta de modificación del producto de gestión documental asociado a la Política Pública de Transparencia, Integridad y No Tolerancia con la Corrupción.
El informe destacó además la transformación del esquema utilizado para el Seguimiento Estratégico al cumplimiento de la normativa archivística. La herramienta empleada hasta 2021 estaba conformada por siete capítulos y 115 preguntas; para 2022 fue reorganizada en 72 preguntas distribuidas en cuatro componentes: Estratégico, Documental, Tecnológico y Cultura Organizacional. Esta modificación buscó hacer el seguimiento más estratégico, eficiente y articulado con las principales dimensiones de la gestión documental distrital.
También se presentaron los ajustes al procedimiento de revisión, evaluación y convalidación de TRD y TVD. El nuevo flujo incorporó una lista de verificación previa para determinar si los instrumentos contaban con los requisitos de forma y contenido necesarios para ser evaluados; posteriormente contemplaba la evaluación técnica, una mesa de sustentación con participación de la entidad y la radicación del concepto, otorgando además un plazo para presentar los ajustes requeridos. El objetivo era mejorar la calidad de los instrumentos antes de su convalidación y fortalecer la comunicación directa con las entidades.
Finalmente, el informe incluyó el seguimiento a entidades que aún presentaban pendientes frente a sus TRD, entre ellas el IDCBIS, UAESP, Grupo de Energía de Bogotá, ETB y Aguas de Bogotá. Tras la presentación del balance, los consejeros aprobaron por unanimidad el informe de gestión del primer semestre de 2022, que posteriormente sería remitido al Archivo General de la Nación. El acta señala que no se derivaron nuevos compromisos de la sesión.
El Acta No. 04 de 2022 documenta la convocatoria realizada para celebrar la cuarta sesión ordinaria del Consejo Distrital de Archivos de Bogotá D.C. el 22 de julio de 2022. La reunión estaba prevista para desarrollarse virtualmente mediante Microsoft Teams y contó inicialmente con la presencia de representantes de la Secretaría General, la Dirección Distrital de Archivo de Bogotá, la Alta Consejería Distrital de TIC, la Veeduría Distrital y la Cámara de Comercio de Bogotá.
Durante la verificación del quórum se constató la asistencia de cinco de los nueve integrantes del Consejo. Se recibieron excusas de los representantes del Instituto Distrital de Patrimonio Cultural, la Universidad de La Salle y la Academia de Historia de Bogotá. Por otra parte, la representante del Colegio Colombiano de Archivistas, pese a haber confirmado previamente su asistencia, no se conectó a la sesión.
De acuerdo con el artículo 10 del Acuerdo 01 de 2019, el Consejo requiere la presencia de las dos terceras partes de sus integrantes para deliberar y adoptar decisiones. El mismo reglamento establece que, si dentro de los 45 minutos siguientes a la hora prevista no se conforma el quórum, la sesión debe aplazarse y convocarse nuevamente. En este caso, transcurridos aproximadamente 40 minutos sin alcanzar el número requerido de participantes, los asistentes acordaron reprogramar la reunión para el 26 de julio de 2022 entre las 2:30 p. m. y las 3:30 p. m.
Por lo tanto, esta acta tiene un carácter principalmente administrativo y deja constancia de la imposibilidad de instalar formalmente la sesión por falta de quórum. No se desarrolló un orden del día sustantivo, no se realizaron procesos de evaluación o convalidación de instrumentos archivísticos y no se generaron decisiones ni compromisos técnicos adicionales.
El Acta No. 03 de 2022 registra la tercera sesión ordinaria del Consejo Distrital de Archivos de Bogotá D.C., realizada el 27 de mayo de 2022 de manera virtual mediante Microsoft Teams. La reunión abordó el seguimiento a compromisos, la evaluación de Tablas de Retención Documental (TRD) y Tablas de Valoración Documental (TVD) y, como tema central, la presentación de una propuesta para modificar el producto e indicador de gestión documental de la Política Pública Distrital de Transparencia, Integridad y No Tolerancia con la Corrupción.
Durante la sesión se evaluó la TVD de la Contraloría de Bogotá D.C., en la cual se identificaron inconsistencias en los componentes archivístico, jurídico e histórico, por lo que no cumplió los requisitos para su convalidación. Paralelamente, se presentó la propuesta de unificar los indicadores existentes en una medición integral del avance en la implementación del Sistema de Gestión Documental, estructurada en componentes y niveles de madurez.
El Acta No. 02 de 2022 documenta la segunda sesión ordinaria del Consejo Distrital de Archivos de Bogotá D.C., desarrollada el 5 de abril de 2022. La reunión contó inicialmente con seis consejeros y posteriormente con la participación de un séptimo integrante, garantizando el quórum para deliberar. La agenda estuvo centrada en la evaluación de instrumentos archivísticos y en la presentación de las mejoras implementadas por la Dirección Distrital de Archivo de Bogotá para optimizar este proceso.
En materia de TRD y TVD se evaluó la actualización de la TRD de la Secretaría Distrital de Integración Social y las TVD del Departamento Administrativo de la Defensoría del Espacio Público – DADEP, la Contraloría de Bogotá D.C. y el Fondo de Educación y Seguridad Vial – FONDATT de la Secretaría Distrital de Movilidad. Los cuatro instrumentos presentaron observaciones en los componentes archivístico, jurídico e histórico, por lo que las respectivas entidades debían realizar ajustes antes de continuar con el trámite.
Uno de los principales temas de la sesión fue la implementación del nuevo procedimiento de revisión y evaluación de tablas. El modelo incorporó una Lista de Verificación que permite revisar previamente aspectos de forma y contenido y determinar si el instrumento cuenta con las condiciones necesarias para ser evaluado. También se incorporó una mesa de sustentación, mediante la cual la entidad puede presentar directamente su instrumento y recibir observaciones del equipo evaluador. Bajo un escenario ideal, el procedimiento completo se proyectó en aproximadamente 24 días hábiles, buscando reducir tiempos, mejorar la comunicación con las entidades y fortalecer la calidad de los instrumentos presentados.
Los primeros resultados mostraron mejoras operativas: a marzo de 2022 se habían intervenido 13 tablas, ocho mediante lista de verificación y cinco mediante evaluación, mientras que para la misma etapa del año anterior se habían evaluado cinco. Además, para el 15 de marzo ya se habían revisado todas las tablas que habían ingresado hasta diciembre de 2021, evidenciando una reducción del rezago acumulado. Entre enero y marzo el nuevo procedimiento había sido aplicado a instrumentos de entidades como la UAESP, las Secretarías de Educación, Jurídica, Ambiente, Hacienda e Integración Social, el DADEP, la Contraloría y la Secretaría Distrital de Movilidad.
Finalmente, el acta deja constancia de que no se adoptaron decisiones formales de convalidación durante la sesión. Como compromiso se estableció remitir a los consejeros la presentación utilizada, con plazo para abril de 2022. La sesión concluyó a las 9:00 a. m. del 5 de abril de 2022.
El Acta No. 01 de 2022 documenta la apertura de las actividades del Consejo Distrital de Archivos de Bogotá D.C. para la nueva vigencia. La sesión inició con ocho consejeros y posteriormente se incorporó el integrante faltante, contando finalmente con la participación de los nueve miembros de la instancia. La agenda tuvo un marcado componente de planeación, al combinar el balance de los resultados obtenidos durante 2021 con la definición de las acciones y mecanismos de trabajo previstos para 2022.
En el balance de gestión de 2021 se destacó la realización de siete sesiones del Consejo, la participación en comités técnicos del Sistema Nacional de Archivos y la ejecución de 58 visitas de seguimiento, equivalentes al 98 % de las programadas. Durante el segundo semestre se emitieron ocho conceptos técnicos correspondientes a cinco TRD y tres TVD. El informe de gestión fue aprobado por unanimidad y sirvió de base para la formulación del Plan de Acción 2022, que mantuvo las principales líneas de trabajo relacionadas con seguimiento normativo, evaluación de instrumentos, articulación con el Archivo General de la Nación y protección del patrimonio documental.
En materia de evaluación de instrumentos archivísticos, se revisaron las actualizaciones de las TRD del Instituto Distrital de Turismo – IDT y de TransMilenio S.A.. Ambas presentaron observaciones en los componentes archivístico, jurídico e histórico y debían ser ajustadas por las respectivas entidades antes de poder avanzar en su proceso de convalidación.
Uno de los aspectos más relevantes de la sesión fue la presentación de cambios en el procedimiento de revisión y evaluación de TRD y TVD. Con el propósito de mejorar la calidad de los instrumentos y establecer una comunicación más directa con las entidades, se incorporó un espacio para que estas pudieran sustentar presencial o virtualmente sus tablas, con participación del directivo responsable y del equipo técnico que elaboró el instrumento. La metodología ya había sido aplicada con el IDPC, el Jardín Botánico y la Secretaría Distrital de Integración Social, y buscaba reducir los tiempos de evaluación y aumentar la probabilidad de que las tablas llegaran en mejores condiciones al proceso de convalidación. Finalmente, se aprobó el cronograma de sesiones del Consejo para el resto de 2022 y se proyectó avanzar en la primera declaratoria distrital de un Bien de Interés Cultural de Carácter Documental Archivístico, asociada al trabajo desarrollado sobre los Columbarios.
El archivo de resultados del Seguimiento Estratégico al Cumplimiento de la Normativa Archivística en las Entidades del Distrito Capital – periodo de referencia 2022 constituye la base técnica y operativa utilizada para verificar, calcular, consolidar y analizar el avance en la implementación del Sistema de Gestión de Documentos de Archivo (SGDA) en las entidades distritales.
El libro presenta una estructura amplia de 136 hojas, que permite conservar la trazabilidad del proceso desde la verificación individual hasta la consolidación distrital. Para cada una de las 58 entidades evaluadas se dispone de una hoja de verificación y una hoja de resultados. Las herramientas de verificación contienen las preguntas del seguimiento, componentes y subcomponentes evaluados, criterios del indicador, ponderaciones, respuestas de la vigencia anterior, información reportada por la entidad para 2022, resultado de la verificación, ponderación asignada y observaciones técnicas realizadas durante el proceso.
Las hojas de resultados transforman esta información en calificaciones por criterio, subcomponente y componente, permitiendo establecer el nivel de cumplimiento de cada entidad y realizar comparaciones con vigencias anteriores. La evaluación se organiza alrededor de los cuatro componentes del SGDA: Estratégico, Documental, Tecnológico y Cultura Archivística, con ponderaciones del 30 %, 55 %, 10 % y 5 %, respectivamente.
El archivo incorpora además 19 anexos consolidados. Los primeros catorce desarrollan aspectos específicos de la gestión documental, entre ellos el aseguramiento de recursos, Programa de Gestión Documental (PGD), Plan Institucional de Archivos (PINAR), Cuadro de Clasificación Documental (CCD), Tablas de Retención Documental (TRD), inventarios documentales, Banco Terminológico, Sistema Integrado de Conservación (SIC), Tabla de Control de Acceso, procesos de gestión documental, Modelo de Requisitos para la Gestión de Documentos Electrónicos, Política Cero Papel, Gestión del Conocimiento y Rendición de Cuentas. Los anexos restantes consolidan los resultados por componentes, subcomponentes y criterios, así como los rankings de entidades y sectores y el indicador asociado a la política pública.
Los resultados muestran una evolución favorable frente a 2021. El nivel general de implementación pasó de aproximadamente 57,7 % a 66,4 %. El Componente Estratégico alcanzó cerca del 86,7 % y Cultura Archivística el 80,2 %, mientras que el Documental llegó al 60,2 %. El Componente Tecnológico se ubicó alrededor del 33,2 % y, aunque continuó presentando las mayores brechas, evidenció un avance importante frente a la vigencia anterior.
En conjunto, el archivo constituye un insumo técnico de trazabilidad, análisis y seguimiento institucional, ya que permite consultar desde las respuestas y evidencias verificadas para cada entidad hasta los resultados consolidados del Distrito. Su información facilita la identificación de avances y brechas, la comparación entre entidades y sectores y la formulación de acciones de mejora orientadas al fortalecimiento de la gestión documental y al cumplimiento de la normativa archivística en Bogotá.
El Informe Consolidado de Seguimiento Estratégico al Cumplimiento de la Normativa Archivística presenta los resultados correspondientes al periodo de referencia 2022 y permite conocer el nivel de implementación del Sistema de Gestión de Documentos de Archivo (SGDA) en las entidades del Distrito Capital, así como su evolución frente a la vigencia anterior.
El documento analiza de manera integral los cuatro componentes del Modelo Integral de Gestión Documental y Archivos (MIGDA): Estratégico, Documental, Tecnológico y Cultura Archivística. A través de ellos se evalúan aspectos como la disponibilidad de recursos para la gestión documental, el Programa de Gestión Documental y el PINAR; la implementación de instrumentos archivísticos y procesos documentales; la gestión de documentos electrónicos y la preservación digital; y las acciones relacionadas con cultura archivística, gestión del conocimiento, política cero papel y rendición de cuentas.
La metodología articula la información reportada por las entidades con la verificación de evidencias documentales y el análisis de 74 criterios distribuidos en 17 subcomponentes, a partir de los cuales se determina el nivel de avance de cada entidad y se consolida el resultado distrital. Este ejercicio permite identificar avances, brechas y oportunidades de mejora, y proporciona información para orientar el fortalecimiento continuo de la gestión documental y el cumplimiento normativo.
Los resultados evidencian una evolución positiva del Distrito, al pasar de un avance general del 58 % en 2021 al 66 % en 2022. Asimismo, todos los componentes registraron incrementos, destacándose el Estratégico con 87 % y Cultura Archivística con 80 %, mientras que el Componente Tecnológico, aunque avanzó diez puntos porcentuales, continuó presentando las mayores oportunidades de fortalecimiento con un resultado del 33 %.
Adicionalmente, el informe incorpora el seguimiento al producto de la Política Pública Distrital de Transparencia, Integridad y No Tolerancia con la Corrupción, cuyo resultado para las 55 entidades que aportan al indicador fue de 67,4 % de implementación del SGDA, 8,7 puntos porcentuales por encima de la vigencia anterior. También incorpora un apartado específico sobre Archivos de Derechos Humanos y Derecho Internacional Humanitario, ampliando el alcance del seguimiento hacia la identificación, protección y acceso a documentación relacionada con la memoria y los derechos humanos en la Administración Distrital.