Este listado presenta el registro histórico acumulado de los instrumentos archivísticos convalidados por el Consejo Distrital de Archivos de Bogotá D.C. entre 2013 y diciembre de 2020, incorporando las decisiones adoptadas durante las diferentes sesiones, las entidades responsables y los actos asociados a cada proceso.
Al cierre de 2020, el archivo consolida 90 TRD, distribuidas en 59 convalidaciones de entidades públicas, 7 de entidades privadas y 24 actualizaciones. En cuanto a las TVD, se mantienen 32 registros, correspondientes a 30 convalidaciones de entidades públicas, una de entidad privada y un ajuste. El listado permite además consultar las sesiones en las que no se presentaron instrumentos o no se realizaron convalidaciones.
Este listado consolida las decisiones de convalidación de TRD y TVD registradas entre 2013 y julio de 2020, identificando el acta de la sesión, la entidad, el tipo de instrumento y el acuerdo o acta asociado a cada decisión.
Para este corte, el archivo registra 79 TRD, correspondientes a 59 convalidaciones de entidades públicas, 5 de entidades privadas y 15 actualizaciones. En materia de TVD, consolida 32 registros, correspondientes a 30 convalidaciones de entidades públicas, una de entidad privada y un ajuste a una TVD previamente convalidada. También permite identificar las sesiones en las que no se presentaron instrumentos o no se produjeron convalidaciones.
El Acta No. 07 de 2020 documenta la sexta sesión del Consejo Distrital de Archivos de Bogotá D.C., desarrollada el 10 de diciembre de 2020 con la participación de siete de los nueve consejeros. La agenda permitió realizar un balance de las principales actividades adelantadas durante la vigencia y continuar el seguimiento a los compromisos relacionados con el fortalecimiento de la gestión documental, la evaluación de instrumentos archivísticos y el cumplimiento de la normativa en las entidades distritales.
Entre los compromisos revisados se destacó la estrategia inicialmente denominada “5i Tour Bogotá. Gestión Documental y Archivos”, presentada a la Secretaría General y respaldada por la alta dirección, aunque se solicitó revisar el nombre de la campaña. También se presentó una propuesta gráfica para divulgar en la página web del Consejo las principales falencias encontradas en la presentación de TRD y TVD, organizadas en los componentes archivístico, valoración primaria y valoración secundaria, con el propósito de convertir los resultados de la evaluación técnica en una herramienta preventiva y de orientación para las entidades.
En materia de instrumentos archivísticos, se evaluaron cinco TRD y todas cumplieron los requisitos técnicos exigidos por el Archivo General de la Nación y la Dirección Distrital de Archivo de Bogotá. En consecuencia, fueron convalidadas por unanimidad las TRD de la Caja de la Vivienda Popular —actualización 2—, Enel CODENSA, Enel EMGESA, Secretaría General de la Alcaldía Mayor de Bogotá —actualización 2— y Fondo de Prestaciones Económicas, Cesantías y Pensiones – FONCEP —actualización 1—. Este resultado representó una sesión particularmente favorable, al alcanzar el 100 % de aprobación de los instrumentos sometidos a consideración.
Finalmente, se presentó el cierre del programa de visitas de seguimiento al cumplimiento de la normativa archivística. Se completaron las 60 visitas programadas en términos de gestión, aunque efectivamente se realizaron 59, debido a que la Empresa de Telecomunicaciones de Bogotá – ETB reiteró que no se consideraba sujeto obligado, situación frente a la cual el Consejo acordó adelantar nuevas gestiones institucionales. También se destacó la participación del Consejo en el Encuentro Final de Consejos Territoriales de Archivos 2020 organizado por el Archivo General de la Nación, donde se socializaron sus experiencias y logros. El cierre de la sesión reconoció especialmente el trabajo realizado durante el aislamiento para expedir lineamientos oportunos sobre el manejo documental en entornos electrónicos.
El Acta No. 06 de 2020 documenta la quinta sesión del Consejo Distrital de Archivos de Bogotá D.C., desarrollada el 8 de octubre de 2020 con la participación de seis de los nueve consejeros. La agenda combinó las funciones de evaluación y seguimiento del Consejo con iniciativas orientadas al fortalecimiento de la gestión documental, la transferencia de conocimiento entre entidades y el acompañamiento frente al cumplimiento de la normativa archivística.
Uno de los asuntos centrales fue la presentación de la estrategia “5i Tour Bogotá. Gestión Documental y Archivos”, concebida para reconocer y compartir buenas prácticas de las entidades distritales. La propuesta planteó cinco criterios de análisis: desempeño institucional, transparencia, implementación de la Política de Gestión Documental, innovación y gestión documental e impacto documental. También se estableció una metodología de reconocimiento de experiencias exitosas, con categorías y estímulos orientados a fortalecer la participación y el intercambio de conocimiento dentro del Sistema Distrital de Archivos.
La sesión presentó además un análisis de las falencias más frecuentes encontradas en las TRD y TVD entre enero y junio de 2020. En los componentes archivístico, jurídico e histórico se identificaron problemas relacionados con la denominación de agrupaciones documentales, inconsistencias en cuadros de clasificación y memorias descriptivas, deficiencias en los análisis de valores primarios y secundarios, ausencia de soportes de valoración y debilidades en la justificación de disposiciones finales. El propósito de este diagnóstico fue utilizar los resultados como insumo para orientar la asistencia técnica y prevenir la repetición de errores en futuras presentaciones.
En materia de convalidación, se evaluaron siete TRD. Seis obtuvieron concepto favorable y fueron convalidadas por unanimidad, correspondientes a la Orquesta Filarmónica de Bogotá, EAAB, Secretaría Distrital de Planeación, Secretaría Distrital de Seguridad, Convivencia y Justicia, Contraloría de Bogotá e IDARTES. Capital Salud EPS-S S.A.S. fue el único instrumento que no cumplió los requisitos técnicos. Paralelamente, se reportaron 46 visitas de seguimiento de las 60 programadas, equivalentes al 77 %, realizadas principalmente durante septiembre y comienzos de octubre.
Finalmente, el Consejo revisó los avances para la posible declaratoria del fondo “Ramo de Propios” como BIC-CDA, considerado uno de los fondos más antiguos bajo custodia del Archivo de Bogotá, y continuó las acciones frente a entidades renuentes al cumplimiento de la normativa archivística, especialmente en articulación con el Archivo General de la Nación. También se definieron compromisos para fortalecer la divulgación de resultados, publicar contenidos sobre las principales falencias identificadas en TRD y TVD y continuar el seguimiento institucional durante el cierre de la vigencia.
El Acta No. 05 de 2020 documenta la cuarta sesión del Consejo Distrital de Archivos de Bogotá D.C., desarrollada el 30 de julio de 2020 con la participación de los nueve consejeros, lo que permitió contar con quórum pleno para deliberar y adoptar decisiones. La agenda integró asuntos relacionados con el seguimiento a los compromisos anteriores, la evaluación de instrumentos archivísticos, el avance del Plan de Acción del Consejo y el balance de las actividades desarrolladas durante el primer semestre de 2020.
En materia de TRD y TVD, se analizaron instrumentos correspondientes al Jardín Botánico de Bogotá José Celestino Mutis, ENEL EMGESA S.A. E.S.P., IDIPRON, Secretaría General de la Alcaldía Mayor de Bogotá, ENEL CODENSA S.A. E.S.P. y UAERMV. De los ocho instrumentos evaluados, únicamente la TRD y la TVD del IDIPRON cumplieron integralmente los requisitos técnicos exigidos y fueron convalidadas por unanimidad. Asimismo, se presentó un análisis de las inconsistencias más frecuentes, entre ellas deficiencias en los cuadros de caracterización y clasificación documental, problemas en la denominación de series y subseries y debilidades en los procesos de valoración primaria y secundaria.
La sesión también permitió revisar y ajustar el Plan de Acción 2020 frente a las condiciones generadas por la emergencia sanitaria. Algunas actividades relacionadas con reuniones y coordinación con el Archivo General de la Nación fueron reprogramadas, mientras que las visitas presenciales de seguimiento al cumplimiento de la normativa archivística debieron aplazarse y proyectarse nuevamente a partir de septiembre. De igual manera, se mantuvieron las acciones relacionadas con la evaluación de una posible declaratoria como Bien de Interés Cultural del Fondo de Propios y con el seguimiento a entidades que presentaban situaciones particulares frente al cumplimiento de la legislación archivística.
Finalmente, el informe de gestión del primer semestre de 2020 reportó la evaluación de 25 instrumentos técnicos de archivo, correspondientes a 17 TRD de entidades públicas, cuatro TRD de entidades privadas que cumplen funciones públicas y cuatro TVD. Durante el mismo periodo se prestaron 46 asistencias técnicas, de las cuales 37 estuvieron orientadas a TRD y nueve a TVD, mediante mesas de trabajo y conceptos técnicos. Estas actividades alcanzaron entidades de 11 sectores y permitieron continuar el acompañamiento institucional pese a las restricciones de presencialidad. El informe fue aprobado por unanimidad y se definieron nuevos compromisos para fortalecer la asistencia técnica, la divulgación de errores recurrentes y la identificación de entidades con dificultades en el cumplimiento de la normativa archivística.
El Acta No. 04 de 2020 documenta la sesión realizada el 29 de mayo de 2020 con la participación de siete de los nueve consejeros, lo que permitió contar con el quórum necesario para deliberar y decidir. La agenda retomó los asuntos que no pudieron desarrollarse durante la convocatoria del día anterior e incluyó la aprobación del acta precedente, el seguimiento a compromisos, la evaluación de instrumentos archivísticos y un espacio de proposiciones y asuntos varios.
Uno de los principales temas abordados fue la adaptación de la gestión documental durante la emergencia sanitaria por COVID-19. A partir de una encuesta aplicada a entidades distritales se evidenció que el 94 % había adoptado la radicación por medios electrónicos, mientras que los servicios de archivo, las ventanillas físicas, los mecanismos de firma y el almacenamiento de documentos electrónicos habían experimentado diferentes niveles de ajuste. Entre las medidas implementadas se encontraban la cuarentena y desinfección de documentos, el uso de firmas manuscritas escaneadas y electrónicas, aplicativos institucionales, carpetas compartidas y servicios en la nube. También se destacó la elaboración de una circular conjunta con lineamientos para el uso de documentos electrónicos en ambientes de trabajo en casa.
En materia de TRD y TVD fueron evaluadas las actualizaciones de las tablas de IDARTES, Secretaría de Educación del Distrito, TransMilenio S.A., Secretaría Distrital de Hacienda y Secretaría Distrital de Movilidad, además de la TVD de la Contraloría de Bogotá. Ninguno de los seis instrumentos obtuvo resultado favorable. Entre las principales inconsistencias se identificaron problemas en los cuadros de caracterización y clasificación documental, debilidades en la denominación y justificación de series y subseries y limitaciones en la valoración primaria y secundaria. Para la TVD de la Contraloría también se señalaron soportes faltantes como la historia institucional y el diagnóstico integral de archivos. En consecuencia, el Consejo determinó que no era posible convalidar ninguna de las tablas presentadas.
Finalmente, la sesión presentó avances en la articulación entre la Dirección Distrital de Archivo de Bogotá y el Instituto Distrital de Patrimonio Cultural – IDPC. Como resultado de una mesa técnica realizada el 27 de mayo, se planteó desarrollar un piloto relacionado con la valoración de patrimonio documental en el marco de Sumapaz, así como establecer una agenda conjunta con el Museo de Bogotá sobre investigación, memorias locales, historias barriales, territorialización, proyectos digitales y exposiciones. Estas acciones complementaron el seguimiento a los compromisos orientados a fortalecer la protección, divulgación y apropiación del patrimonio documental de la ciudad.
El Acta No. 03 de 2020 documenta la convocatoria de la tercera sesión del Consejo Distrital de Archivos de Bogotá D.C., realizada el 28 de mayo de 2020 de manera virtual a través de Microsoft Teams. La reunión fue instalada con el propósito de continuar las actividades de seguimiento y decisión de la instancia durante la vigencia, manteniendo la modalidad virtual adoptada en el contexto de las restricciones a la presencialidad.
El orden del día estaba compuesto por seis puntos: verificación del quórum, aprobación del orden del día, informe del Acta No. 02 de 2020, seguimiento a compromisos, evaluación y convalidación de TRD y TVD, y proposiciones y asuntos varios. De esta manera, se preveía dar continuidad tanto a las funciones administrativas del Consejo como a su responsabilidad técnica frente a los instrumentos archivísticos de las entidades distritales.
No obstante, durante la verificación inicial se constató la participación de cinco de los nueve consejeros. Asistieron representantes de la Secretaría General, la Dirección Distrital de Archivo de Bogotá, el Instituto Distrital de Patrimonio Cultural, las instituciones de educación superior y los archivos privados. Se dejó constancia de la ausencia del Alto Consejero Distrital de TIC, la Viceveedora Distrital y el representante de la Academia de Historia de Bogotá.
Ante esta situación, se revisó el artículo 10 del reglamento interno, según el cual el Consejo requiere la presencia de las dos terceras partes de sus integrantes para deliberar. Al no alcanzarse dicho quórum, no fue posible avanzar hacia la evaluación de instrumentos archivísticos ni adoptar decisiones sobre los demás asuntos previstos. En consecuencia, los consejeros presentes acordaron aplazar la sesión y convocarla nuevamente para el 29 de mayo de 2020 a la 1:30 p. m. Por tanto, esta acta registra principalmente la verificación de asistencia y el aplazamiento de la reunión, sin decisiones de convalidación de TRD o TVD.
El Acta No. 02 de 2020 documenta la segunda sesión del Consejo Distrital de Archivos de Bogotá D.C. y una de las primeras reuniones de la instancia desarrolladas completamente mediante medios virtuales, como consecuencia de las medidas adoptadas durante la emergencia sanitaria. La sesión contó con la participación de los representantes institucionales del Consejo y permitió continuar las actividades previstas para la vigencia, pese a las restricciones presenciales existentes.
En materia de TRD y TVD, fueron analizados instrumentos de diferentes entidades públicas y privadas que cumplen funciones públicas, entre ellas Enel Emgesa, Enel Codensa, SIES Salud, Secretaría Distrital de Ambiente, Secretaría Distrital de Cultura, Recreación y Deporte, Contraloría de Bogotá, IDIPRON, UAESP, Secretaría Distrital de Seguridad, Convivencia y Justicia, Secretaría Distrital del Hábitat y Secretaría General de la Alcaldía Mayor de Bogotá. También se evaluaron ajustes a la TVD del IDIPRON. De los doce instrumentos revisados, únicamente la actualización de la TRD de la Secretaría Distrital de Cultura, Recreación y Deporte obtuvo concepto favorable y fue convalidada.
La sesión también revisó los avances del Plan de Acción 2020, cuya ejecución debió ajustarse a las condiciones de aislamiento preventivo obligatorio. Se discutió la necesidad de fortalecer una estrategia más innovadora para la gestión documental, incorporando herramientas tecnológicas, intercambio de experiencias entre entidades y nuevas formas de asistencia y acompañamiento. En este contexto se plantearon ajustes a las metas y actividades inicialmente programadas, incluyendo la reprogramación de sesiones y de acciones de seguimiento.
Uno de los principales asuntos tratados fue la modificación del cronograma de visitas de seguimiento al cumplimiento de la normativa archivística. A partir de información consolidada de 58 entidades, se propuso priorizar aquellas con menores niveles de implementación de sus TRD e inventarios documentales. El análisis clasificó a las entidades según niveles nulo, bajo, medio y alto, con el propósito de orientar el acompañamiento hacia las organizaciones con mayores rezagos. La propuesta de priorización fue aprobada por unanimidad.
Finalmente, se plantearon acciones relacionadas con el patrimonio documental de Bogotá, entre ellas la articulación entre la Dirección Distrital de Archivo de Bogotá y el Instituto Distrital de Patrimonio Cultural para identificar archivos y colecciones privadas de interés para la ciudad. También se abordaron posibles procesos de donación y recuperación de acervos históricos y se mantuvo como compromiso el desarrollo de una estrategia que permitiera compartir las experiencias de las entidades con mayores avances en gestión documental.
El Acta No. 01 de 2020 documenta el inicio de las actividades del Consejo Distrital de Archivos de Bogotá D.C. durante la nueva administración distrital. La sesión comenzó el 22 de enero con la participación de siete de los nueve consejeros y estuvo marcada por la presentación de nuevos integrantes y la revisión de las funciones asignadas al Consejo en materia de política archivística, seguimiento normativo, evaluación de TRD y TVD, protección del patrimonio documental y apoyo a los programas y proyectos del Sistema Distrital de Archivos.
En materia de instrumentos archivísticos se revisaron las TRD de Tecnicheck S.A.S., Secretaría Distrital de Planeación y FONCEP. La discusión introdujo un cambio metodológico relevante: los consejeros solicitaron contar con mayor información técnica antes de decidir, por lo que se acordó elaborar una ficha resumen para cada concepto de evaluación y remitirla previamente a las futuras sesiones. Como consecuencia, la decisión de convalidación fue aplazada y la sesión presencial quedó suspendida.
La primera sesión se retomó el 6 de marzo de 2020 mediante una sesión virtual asincrónica por correo electrónico. Una vez revisadas las fichas técnicas, cuatro consejeros votaron favorablemente la TRD del Centro de Diagnóstico Automotor Tecnicheck S.A.S., que quedó convalidada. En contraste, las TRD de la Secretaría Distrital de Planeación y FONCEP no fueron convalidadas. También se planteó desarrollar un procedimiento específico para futuras sesiones virtuales mediante una plataforma tecnológica que facilitara la participación en tiempo real.
Finalmente, el Consejo aprobó el Plan de Acción 2020 y el cronograma de visitas de seguimiento. Entre las acciones previstas se incluyeron un informe semestral sobre cumplimiento de la normativa archivística y la presentación de dos fondos para su posible declaratoria como Bienes de Interés Cultural: Administración del Ramo de Propios y Concejo de Bogotá. Las visitas de seguimiento continuarían evaluando el Subsistema Interno de Gestión Documental y Archivo y los procesos de gestión documental de las entidades, buscando además identificar y compartir buenas prácticas. La sesión dejó planteado como reto fortalecer la participación de los directivos y continuar las gestiones frente a entidades que se habían mostrado renuentes al seguimiento archivístico.
El archivo de resultados de la Encuesta sobre el Estado de la Administración de la Gestión Documental en las Entidades del Distrito Capital (EAGED) 2020 constituye una base estadística para conocer, analizar y realizar seguimiento al estado de la gestión documental distrital. Su estructura comprende 26 cuadros temáticos, además de una hoja de contenido, con información organizada principalmente por entidad, sector administrativo y total Distrito Capital.
El archivo aborda las condiciones institucionales asociadas al desarrollo de la función archivística, incluyendo los responsables de la administración de la gestión documental, el tipo de vinculación del personal involucrado, sus niveles de formación y profesiones. Asimismo, consolida información sobre la formulación, actualización e implementación de instrumentos como el Programa de Gestión Documental (PGD), las Tablas de Retención Documental (TRD), el Cuadro de Clasificación Documental (CCD), los Inventarios Documentales, el Banco Terminológico (BT), la Tabla de Control de Acceso (TCA), el Plan Institucional de Archivos (PINAR), las Tablas de Valoración Documental (TVD) y el Modelo de Requisitos del Sistema de Gestión de Documentos Electrónicos de Archivo (SGDEA).
También incorpora información relacionada con las fuentes de financiación, la inversión en tecnología, la tercerización de servicios, los procesos de gestión documental, las tecnologías utilizadas, el Sistema Integrado de Conservación (SIC) y las acciones orientadas al fortalecimiento de la cultura archivística. De esta manera, permite analizar no solo el cumplimiento asociado a instrumentos específicos, sino también las capacidades administrativas, financieras y tecnológicas que soportan la gestión documental en las entidades distritales.
Uno de sus principales componentes corresponde a la medición del avance de implementación. Para 2020, el consolidado del Distrito registra un 51 % de avance general y un 49,4 % de avance del SGDA. Los resultados muestran un alto nivel de avance del PGD, con 91,5 %, y del CCD, con 81,0 %, mientras que otros instrumentos presentan niveles inferiores: Inventarios Documentales 45,7 %, TRD 32,5 %, TCA 30,6 % y Banco Terminológico 24,7 %. Esta distribución permite identificar diferencias importantes en el grado de desarrollo de los distintos instrumentos archivísticos.
Adicionalmente, el archivo dispone de cuadros específicos para analizar el indicador de implementación de instrumentos archivísticos y el indicador de SGDA en operación, detallando los criterios de evaluación aplicados a cada entidad. Esto permite profundizar en las condiciones que explican los resultados agregados e identificar los aspectos que requieren fortalecimiento.
En conjunto, el archivo EAGED 2020 constituye una fuente cuantitativa para el seguimiento histórico y comparativo de la gestión documental en Bogotá, permitiendo identificar avances, brechas y diferencias entre entidades y sectores. Frente a 2019, el resultado general pasó del 46,4 % al 51 %, mientras que el avance del SGDA aumentó del 40,8 % al 49,4 %, evidenciando una evolución favorable en el fortalecimiento de la gestión documental distrital.