El documento parte de la importancia que adquieren los metadatos en la gestión de documentos electrónicos de archivo, ya que permiten describir su contenido, estructura y contexto, documentar su gestión y mantener evidencia de las relaciones y actuaciones que se producen durante su ciclo vital. Su adecuada estructuración contribuye a garantizar atributos fundamentales como autenticidad, integridad, fiabilidad y disponibilidad.
La guía establece que contar con un esquema de metadatos debe anteceder a la implementación de iniciativas de gestión electrónica, incluida la adquisición o puesta en funcionamiento de un Sistema de Gestión de Documentos Electrónicos de Archivo – SGDEA. No basta con incorporar campos aislados: los metadatos deben organizarse mediante una estructura lógica y normalizada que defina reglas semánticas y sintácticas para garantizar su utilización coherente.
El EMBDEA 1.0 se plantea como un modelo de referencia para toda la Administración Distrital, pero cada entidad debe desarrollar su propio esquema teniendo en cuenta sus características, necesidades, recursos y contexto institucional. El modelo contiene los metadatos mínimos necesarios para apoyar la interoperabilidad dentro de la Red Distrital de Archivos y facilitar las transferencias documentales secundarias al Archivo de Bogotá.
Desde el punto de vista conceptual, la metodología se sustenta en un modelo entidad–relación. Las entidades pueden representar documentos, expedientes, personas, instituciones, procesos, sistemas o eventos, mientras que los metadatos registran las relaciones que existen entre ellas. La guía ejemplifica cómo un documento se vincula con su serie o subserie, los procesos y procedimientos que lo originan, la dependencia productora y la institución correspondiente.
La estructura del documento desarrolla conceptos básicos, metodología para elaborar esquemas de metadatos, el modelo conceptual del EMBDEA, esquemas de codificación, elementos descriptivos y diversos esquemas complementarios relacionados con control de acceso, sensibilidad de la información, disposición final, tipos documentales, identificadores únicos, jurisdicción e información sobre derechos humanos.
Finalmente, la guía aborda la gestión de los metadatos durante todo su ciclo de vida, desde su generación y captura hasta su mantenimiento, actualización y disposición. De esta manera, el EMBDEA se configura como una herramienta para apoyar la transformación digital de la gestión documental distrital y garantizar que los documentos electrónicos permanezcan comprensibles, accesibles, interoperables y confiables a lo largo del tiempo.
Nota: este archivo corresponde al mismo EMBDEA 1.0 de 2019 analizado anteriormente; no se identifica una versión documental distinta en su contenido
Garantice la integridad y autenticidad de la información en entornos digitales
El Plan de Trabajo 2019 organiza la programación anual del Consejo Distrital de Archivos de Bogotá D.C. y define las acciones necesarias para el cumplimiento de sus funciones de coordinación, seguimiento, evaluación y fortalecimiento de la gestión documental en el Distrito Capital. La matriz establece para cada actividad los productos o evidencias esperadas, fechas de ejecución, programación mensual y unidades de medida para verificar su avance.
Entre sus principales líneas de trabajo se encuentran la realización de las sesiones del Consejo, el seguimiento al cumplimiento de las políticas y normas archivísticas, la asesoría al Archivo de Bogotá y la revisión, evaluación y convalidación de Tablas de Retención Documental (TRD) y Tablas de Valoración Documental (TVD), junto con la emisión de los conceptos técnicos correspondientes.
El plan también contempla la presentación de informes de gestión al Archivo General de la Nación, el apoyo a programas y proyectos del Sistema Distrital de Archivos, el desarrollo de acciones relacionadas con conservación documental, documentos electrónicos de archivo y Sistemas de Gestión de Documentos Electrónicos de Archivo, así como el seguimiento a situaciones que puedan afectar el patrimonio documental. Finalmente, incluye la actualización del reglamento interno del Consejo y otras acciones orientadas al fortalecimiento institucional y archivístico de Bogotá.
Este listado consolida las TRD y TVD revisadas y convalidadas por el Consejo Distrital de Archivos de Bogotá D.C. durante el periodo 2013–2019. La información se encuentra organizada por acta, entidad, tipo de instrumento y acuerdo o acto mediante el cual se formalizó la decisión, permitiendo reconstruir el historial de convalidación de los instrumentos archivísticos del Distrito.
El archivo registra 63 TRD convalidadas y 13 actualizaciones de TRD, así como 30 TVD convalidadas y un ajuste a una TVD previamente convalidada. También identifica las sesiones en las que no se presentaron instrumentos o en las que estos no cumplieron las condiciones para su convalidación.
Este listado consolida los instrumentos archivísticos convalidados por el Consejo Distrital de Archivos de Bogotá D.C. entre 2013 y 2019. Incluye información sobre el acta y fecha de la sesión, la entidad responsable, el tipo de instrumento y el acuerdo o acta asociado al proceso de convalidación.
Para el periodo registrado, el archivo relaciona 58 TRD convalidadas y 12 actualizaciones de TRD, así como 27 TVD convalidadas, permitiendo consultar de manera histórica la evolución de estos instrumentos en las entidades y organismos del Distrito Capital.
El Acta No. 06 de 2019 registra la sexta y última sesión del Consejo Distrital de Archivos de Bogotá D.C. de la vigencia, realizada el 18 de diciembre de 2019 en la Dirección Distrital de Archivo de Bogotá. La reunión estuvo orientada a la evaluación y convalidación de TRD y TVD, el cierre del Plan de Acción 2019, el balance cuatrienal de la gestión documental y del patrimonio documental, así como la definición de retos y recomendaciones para el periodo 2020-2024.
Como resultado de la evaluación técnica, el Consejo convalidó por unanimidad las TRD de las Subredes Integradas de Servicios de Salud Sur, Sur Occidente y Centro Oriente, y del Centro de Diagnóstico Automotor CDA La 50 S.A.S., además de las TVD de la Caja de la Vivienda Popular y de la Secretaría de Educación del Distrito. La actualización de la TRD de IDARTES no fue convalidada al requerir ajustes adicionales.
El Acta No. 05 de 2019 documenta la quinta sesión del Consejo Distrital de Archivos de Bogotá D.C., desarrollada el 16 de octubre de 2019 con la participación de siete de los nueve consejeros. La agenda reunió asuntos técnicos, de seguimiento y de gestión institucional, con especial énfasis en la evaluación de instrumentos archivísticos, el cumplimiento de la normativa, el avance de los programas y proyectos del Sistema Distrital de Archivos y la conservación y divulgación del patrimonio documental de Bogotá.
En materia de TRD y TVD, fueron revisados seis instrumentos. Las TRD del IDIPRON y de la Sociedad Revisión Plus S.A. – Centro de Diagnóstico Automotriz cumplieron los requisitos técnicos y fueron convalidadas, mientras que las presentadas por la Secretaría Distrital de Cultura, Recreación y Deporte y la Sociedad Integral de Especialistas en Salud – SIES SALUD requirieron ajustes por inconsistencias en sus soportes. En cuanto a las TVD, el Consejo convalidó el instrumento correspondiente al Fondo de la Junta Administradora de Deportes de Bogotá, D.E. y aprobó los ajustes de la TVD del Fondo Rotatorio de Espectáculos de Bogotá, D.E., previamente convalidada en 2018.
El balance del tercer trimestre de 2019 reportó siete jornadas de socialización con la participación de 132 servidores públicos, 21 visitas de seguimiento y 79 asistencias técnicas, de las cuales 39 estuvieron relacionadas con TRD y TVD. Durante este periodo se emitieron 11 conceptos técnicos —ocho de TRD y tres de TVD—, y se convalidaron tres TRD y una TVD. También se presentaron avances de la estrategia Bogotá 2019 IGA+10, especialmente en la elaboración de TVD y Sistemas Integrados de Conservación, así como del programa PIIAS, mediante asistencias técnicas, conceptos sobre SGDEA y la finalización de una guía de metadatos para fortalecer la descripción, cadena de custodia y preservación de documentos electrónicos.
Finalmente, la sesión presentó importantes avances en materia de patrimonio documental. Se continuó la formalización de las donaciones de 3.450 cintas máster de FM Entretenimiento y de más de 37.000 planos de la Compañía Pedro Gómez, además de trabajos con la Sociedad Salesiana, colecciones musicales y archivos parroquiales. El balance señaló que durante 2019 se habían puesto al servicio de la ciudadanía 88.516 unidades documentales, cumpliendo las metas anual y cuatrienal. También se anunció el lanzamiento de la Fonoteca del Archivo de Bogotá, proyectada para ofrecer más de nueve mil horas de grabaciones históricas, y se acordó continuar las acciones relacionadas con archivos de derechos humanos, SECOP II y las TRD de las Subredes Integradas de Servicios de Salud.
El Acta No. 04 de 2019 documenta la cuarta sesión del Consejo Distrital de Archivos de Bogotá D.C., desarrollada el 14 de agosto de 2019 con la participación de siete de los nueve consejeros. La agenda integró asuntos técnicos, de seguimiento y de planeación, entre ellos la revisión de instrumentos archivísticos, los informes de gestión, el avance de las visitas a entidades distritales, la reglamentación del Sistema Distrital de Archivos y las acciones orientadas a la conservación y puesta al servicio del patrimonio documental.
En materia de TRD y TVD, se analizaron siete instrumentos. Las TRD de la Secretaría Distrital de Cultura, Recreación y Deporte, TransMilenio S.A. y el Centro de Diagnóstico Automotor CDA La 50 no cumplieron los requisitos técnicos exigidos. En contraste, se determinó la viabilidad de las actualizaciones de las TRD del IDIGER, ERU y DASCD, así como de la TVD de la Secretaría Distrital de Salud, destacada especialmente por corresponder a una de las entidades con mayor producción documental del Distrito. Los cuatro instrumentos fueron convalidados por unanimidad.
La sesión también presentó el balance del segundo trimestre de 2019. Durante este periodo se realizaron tres jornadas de socialización con 143 servidores de 51 entidades, 23 visitas de seguimiento para alcanzar un acumulado de 32 en el primer semestre y 179 asistencias técnicas. En materia de instrumentos archivísticos, durante el primer semestre se habían emitido 21 conceptos técnicos y convalidado 13 TRD. Asimismo, la estrategia Bogotá 2019 IGA+10 continuó con el acompañamiento para la formulación de TVD, diagnósticos de fondos acumulados y Sistemas Integrados de Conservación. Los diagnósticos permitieron identificar 65 fondos documentales acumulados —27 propios y 38 heredados—, con una volumetría estimada de 138.845 metros lineales.
Finalmente, el Consejo revisó la agenda normativa derivada del Decreto Distrital 828 de 2018, destacando la expedición de disposiciones para el ingreso de fondos y colecciones privadas al Archivo de Bogotá, el Registro de Archivos Privados y los estímulos a investigaciones relacionadas con la historia de la ciudad y la gestión documental. En materia de patrimonio documental se resaltó la formalización de la donación y permiso de uso de 3.450 cintas máster de FM Entretenimiento y más de 37.000 planos de la colección de la Compañía Pedro Gómez, además de los avances para poner distintos fondos y colecciones a disposición de la ciudadanía a través de la sala de consulta y del SIAB.
El Acta No. 03 de 2019 documenta la tercera sesión del Consejo Distrital de Archivos de Bogotá D.C., desarrollada el 19 de junio de 2019 con la participación de siete de los nueve consejeros. La sesión tuvo además un componente de renovación de la instancia, con la presentación de nuevos representantes de las Instituciones de Educación Superior, los archivos privados y la Academia de Historia de Bogotá. En este contexto se reiteraron las funciones del Consejo como instancia asesora en gestión documental y administración de archivos, así como su responsabilidad frente a la revisión, evaluación y convalidación de TRD y TVD.
En materia de instrumentos archivísticos, se sometieron a consideración nueve TRD y se aprobaron seis. Entre ellas se encontraban las del IDU, CDA Morato, Secretaría Distrital de Hacienda, Secretaría Distrital de Gobierno, Secretaría General e Invest in Bogotá. La sesión destacó la relevancia de varios de estos procesos, como la actualización de la TRD de Hacienda para el proyecto BOG DATA, la organización de los archivos de la Secretaría General ante el cierre de administración y empalme, y la convalidación del instrumento del CDA Morato como empresa privada que cumple funciones públicas.
También se presentó y aprobó el informe de gestión correspondiente al primer trimestre de 2019. El balance incluyó actividades de asistencia técnica, jornadas de socialización, visitas de seguimiento, evaluación de instrumentos y avances de la estrategia IGA+10. Esta estrategia contemplaba, entre otros frentes, el acompañamiento a 14 cabezas de sector para la elaboración del Sistema Integrado de Conservación – SIC, asistencia técnica a cuatro entidades para la construcción de TVD y el diagnóstico de fondos acumulados de 15 entidades. Paralelamente, se continuó el desarrollo de iniciativas relacionadas con documentos electrónicos y el SGDEA, mediante el Programa de Innovación e Investigación Archivística Sustentada.
Finalmente, la sesión revisó el avance de las visitas de seguimiento al cumplimiento de la normativa archivística, desarrolladas mediante herramientas de evaluación cuantitativa y cualitativa sobre responsabilidades, instrumentos, operaciones de gestión documental y conservación. Asimismo, se presentaron avances relevantes en materia de patrimonio documental, entre ellos la creación en el SIAB del Fondo Alcaldes Mayores de Bogotá y de la sección Fonoteca, las gestiones de transferencias secundarias y la incorporación de colecciones documentales. Se destacó especialmente la donación de cerca de 3.000 cintas máster de música colombiana de FM Entretenimiento, formalizada mediante acta de donación y permiso de uso, así como la articulación propuesta con la Academia de Historia de Bogotá para fortalecer la memoria documental de la ciudad.