El Acta No. 02 de 2019 documenta la segunda sesión del Consejo Distrital de Archivos de Bogotá D.C., desarrollada el 20 de marzo de 2019 con la participación de siete de los nueve consejeros. La agenda articuló la evaluación de instrumentos archivísticos con el seguimiento a las principales líneas de trabajo previstas para la vigencia, incluyendo las visitas de seguimiento, los ajustes al Plan de Trabajo, el cumplimiento normativo, la reglamentación del Sistema Distrital de Archivos y las acciones relacionadas con el patrimonio documental.
En materia de TRD y TVD, fueron evaluados cinco instrumentos. El Consejo aprobó las TRD del Fondo de Vigilancia y Seguridad en Liquidación y del Instituto Distrital de las Artes – IDARTES, mientras que no fueron convalidadas la actualización de la TRD de la Secretaría Distrital de Hacienda, la actualización de la TRD del IDIPRON y la TVD del Fondo cerrado de la Junta Administradora de Deportes de Bogotá, Distrito Especial. Con estas decisiones se destacó que las nueve TRD acompañadas directamente en el marco de la Estrategia Bogotá 2019 IGA+10 habían alcanzado su convalidación, completando el 100 % de los instrumentos de esta línea de trabajo.
La sesión también aprobó ajustes al Plan de Trabajo 2019, con el propósito de armonizarlo con las metas e indicadores de gestión de la Dirección Distrital de Archivo de Bogotá. Entre los cambios se incorporó la elaboración de un informe cuatrienal de gestión del Consejo, se ajustó la meta de Sistemas Integrados de Conservación a 14 entidades y se redujo a dos el número de entidades pendientes de asesoría en SGDA y documento electrónico. También se retiró temporalmente la actividad de proponer bienes documentales para declaratoria de interés cultural, mientras se resolvía el conflicto de competencias existente sobre esta materia.
Finalmente, se presentaron avances de las visitas de seguimiento al cumplimiento de la normativa archivística, así como el proyecto de directiva dirigido a la ETB, la Empresa de Energía de Bogotá y el IDCBIS, entidades frente a las cuales se buscaba precisar jurídicamente sus obligaciones archivísticas. También continuó la reglamentación del Decreto Distrital 828 de 2018 y se informaron acciones de recuperación, digitalización, descripción y conservación de patrimonio documental, incluyendo fondos del Jockey Club, la Comunidad Salesiana, FM Entretenimiento y archivos parroquiales. Además, se analizó la problemática de la gestión de expedientes electrónicos en SECOP II, que dio lugar a la creación de una mesa técnica nacional sobre expedientes digitales para estudiar su tratamiento archivístico.
El Acta No. 01 de 2019 documenta la primera sesión del Consejo Distrital de Archivos de Bogotá D.C. de la vigencia, desarrollada el 30 de enero de 2019. La agenda combinó la revisión de instrumentos archivísticos con la evaluación de los resultados obtenidos durante 2018 y la definición de las principales líneas de trabajo para el nuevo año. Entre los asuntos tratados se incluyeron los informes de gestión, el Plan de Acción 2019, la actualización del reglamento interno, las visitas de seguimiento a las entidades y las nuevas disposiciones relacionadas con la organización del Sistema Distrital de Archivos.
En materia de instrumentos archivísticos se revisaron siete TRD correspondientes al periodo comprendido entre el 28 de diciembre de 2018 y el 29 de enero de 2019. El Consejo convalidó las tablas de la Personería de Bogotá, Universidad Distrital, Empresa Metro de Bogotá, Secretaría Distrital de Salud y Secretaría Distrital de Desarrollo Económico. Cuatro de estos instrumentos habían sido trabajados dentro de la estrategia IGA+10, por lo que sus resultados fueron destacados como producto del acompañamiento técnico y de la participación de los equipos de gestión documental y la alta dirección de las entidades.
La sesión permitió además aprobar el Plan de Acción del Consejo para 2019, que contempló la continuidad de la revisión y convalidación de TRD y TVD, el seguimiento al cumplimiento normativo, la formulación de propuestas para la Política Pública Distrital de Gestión Documental, el avance de la estrategia IGA+10 y las acciones relacionadas con el Sistema Integrado de Conservación, las TVD y la gestión de documentos electrónicos. Para esta vigencia se proyectó trabajar con 21 entidades en la formulación del Sistema Integrado de Conservación y 15 entidades en la elaboración de TVD, además de continuar la reglamentación del Decreto Distrital 828 de 2018.
Finalmente, se presentó el informe consolidado de visitas de seguimiento de 2018, que permitió comparar el desempeño de los sectores distritales entre 2016 y 2018 e identificar avances y rezagos. El criterio de Responsabilidades alcanzó un 86 %, mientras que Conservación presentó las mayores debilidades, especialmente por las condiciones de almacenamiento y organización de fondos documentales. Para 2019 se proyectaron visitas a 61 entidades, ajustándose posteriormente el cronograma para concluirlas en octubre por tratarse de un año de cierre de administración. Asimismo, se socializó el Decreto 828 de 2018, destacándose su papel en la organización del Sistema Distrital de Archivos, el fortalecimiento del liderazgo de la Dirección Distrital de Archivo de Bogotá, la protección del patrimonio documental y el desarrollo de estándares para la gestión de documentos electrónicos.
El Acuerdo 01 de 2019 actualiza integralmente el Reglamento Interno del Consejo Distrital de Archivos de Bogotá D.C., sustituyendo el reglamento adoptado mediante el Acuerdo 01 de 2013. La modificación se realiza en atención a los lineamientos establecidos por la Secretaría General de la Alcaldía Mayor de Bogotá para el funcionamiento, operación, seguimiento e informes de las instancias de coordinación del Distrito Capital.
El reglamento reafirma al Consejo como la instancia encargada de asesorar, articular y promover las políticas relacionadas con la función archivística pública y con la conservación y promoción del patrimonio documental de la ciudad. Entre sus funciones se mantienen el seguimiento al cumplimiento de la normativa archivística, la coordinación de acciones con el Archivo General de la Nación y el Archivo de Bogotá, y la revisión, evaluación y convalidación de las Tablas de Retención Documental (TRD) y las Tablas de Valoración Documental (TVD).
El acuerdo también desarrolla la integración y funcionamiento del Consejo, estableciendo la participación de nueve representantes provenientes de la administración distrital, el sector cultural, los organismos de control, el sector TIC, los profesionales de la archivística, las instituciones de educación superior y los archivos privados. Además, define las responsabilidades de la Presidencia y de la Secretaría Técnica, incluyendo la planeación de sesiones, elaboración de informes, presentación de conceptos técnicos sobre TRD y TVD, conservación documental y publicación de información institucional.
Finalmente, el reglamento establece las reglas para las sesiones ordinarias, extraordinarias y virtuales, el quórum deliberatorio y decisorio, la preparación y aprobación de actas, y los procedimientos para la elección de los representantes de los archivistas, las instituciones de educación superior y los archivos privados. También incorpora disposiciones específicas sobre transparencia, publicación de documentos y modificación del propio reglamento. Con su entrada en vigencia se deroga expresamente el Acuerdo 01 de 2013, consolidando un marco actualizado para la organización y operación del Consejo Distrital de Archivos de Bogotá D.C.
El archivo de resultados de la Encuesta sobre el Estado de la Administración de la Gestión Documental en las Entidades del Distrito Capital (EAGED) 2019 constituye una base estadística para el análisis y seguimiento de la gestión documental distrital. Su estructura comprende 26 cuadros temáticos, además de una hoja de contenido, y presenta información desagregada principalmente por entidad, sector administrativo y total Distrito Capital.
El archivo aborda las capacidades institucionales asociadas a la gestión documental, incluyendo los responsables de su administración, el tipo de vinculación del personal, los niveles de formación y las profesiones de quienes participan en estas actividades. Asimismo, desarrolla información sobre la formulación, implementación y avance de instrumentos archivísticos como el Programa de Gestión Documental (PGD), las Tablas de Retención Documental (TRD), el Cuadro de Clasificación Documental (CCD), los Inventarios Documentales, el Banco Terminológico, la Tabla de Control de Acceso (TCA), el Plan Institucional de Archivos (PINAR), las Tablas de Valoración Documental (TVD) y el Modelo de Requisitos para el Sistema de Gestión de Documentos Electrónicos de Archivo (SGDEA).
También incorpora información relacionada con las fuentes de financiación, la inversión en tecnología, la tercerización de servicios, los procesos de gestión documental, las tecnologías utilizadas, el Sistema Integrado de Conservación (SIC) y las acciones orientadas al fortalecimiento de la cultura archivística.
Uno de sus principales componentes corresponde a la medición del avance de implementación. Para el total del Distrito Capital, el archivo registra un 46,4 % de avance general y un 40,8 % de avance del SGDA. Por instrumentos, el PGD alcanza un 82,8 %, el CCD un 77,6 %, los Inventarios Documentales un 55,5 %, las TRD un 31,8 %, la TCA un 21,2 % y el Banco Terminológico un 15,3 %. Estos resultados permiten observar diferencias importantes en el grado de madurez de los distintos instrumentos y componentes de la gestión documental.
Adicionalmente, el archivo incorpora cuadros específicos para el cálculo del indicador de implementación de instrumentos archivísticos y del indicador de SGDA en operación, desagregando los criterios de evaluación utilizados para cada entidad. Esto permite no solo conocer el resultado agregado, sino también identificar cuáles requisitos presentan mayores avances o brechas.
En conjunto, el archivo EAGED 2019 funciona como una fuente cuantitativa para el seguimiento histórico de la gestión documental en Bogotá, facilitando la comparación entre entidades y sectores, la identificación de brechas y la evaluación de la evolución distrital respecto de la línea base establecida en la vigencia anterior. Frente a 2018, los datos consolidados muestran una mejora importante: el avance general pasa de aproximadamente 32,1 % a 46,4 %, mientras que el avance del SGDA aumenta de 29,6 % a 40,8 %, evidenciando una evolución favorable en el fortalecimiento de la gestión documental distrital.
El Informe de resultados de la Encuesta sobre el Estado de la Administración de la Gestión Documental en las Entidades del Distrito Capital (EAGED) presenta el diagnóstico correspondiente al periodo de referencia 2019 y permite conocer el nivel de avance de la gestión documental en el Distrito.
El documento analiza de manera integral aspectos relacionados con el talento humano responsable de la gestión documental, la implementación de instrumentos archivísticos, las fuentes de financiación, los procesos documentales, el uso de tecnologías, el Sistema Integrado de Conservación y las acciones de fortalecimiento de la cultura archivística. Asimismo, compara los resultados obtenidos con la vigencia 2018, permitiendo identificar avances, variaciones y aspectos que requieren fortalecimiento.
A partir de esta información se realiza el seguimiento a la implementación de los instrumentos archivísticos y a la operación del Sistema de Gestión de Documentos de Archivo (SGDA), generando insumos para evaluar el desempeño distrital, orientar la toma de decisiones y fortalecer las acciones institucionales relacionadas con la transparencia, el acceso a la información pública y la adecuada administración de los documentos y archivos de Bogotá.