El Acta No. 01 de 2018 documenta la primera sesión del Consejo Distrital de Archivos de Bogotá D.C., desarrollada el 17 de enero de 2018 con la participación de seis de los nueve consejeros. La agenda comprendió la revisión de instrumentos archivísticos, la planeación de las actividades del Consejo para la nueva vigencia, el seguimiento a compromisos pendientes y la continuidad de las acciones orientadas al fortalecimiento de la gestión de documentos electrónicos.
En materia de TRD, se informó que durante el periodo comprendido entre el 20 de diciembre de 2017 y el 17 de enero de 2018 se habían revisado dos instrumentos, proponiéndose como viable para convalidación con ajustes la TRD del Departamento Administrativo del Servicio Civil Distrital – DASCD, decisión que fue aprobada por unanimidad. Asimismo, se confirmó que los ajustes requeridos a la TRD del IDEP habían sido atendidos satisfactoriamente. También se analizaron situaciones pendientes de entidades como la Secretaría Distrital de Gobierno, el DADEP y el Concejo de Bogotá, frente a las cuales se plantearon mesas de trabajo para agilizar los procesos de ajuste.
Durante la sesión se presentó y aprobó el Plan de Trabajo del Consejo Distrital de Archivos para 2018, que contempló la programación de reuniones, el seguimiento a las visitas de cumplimiento normativo, la continuidad de las declaratorias de archivos y documentos como Bienes de Interés Cultural y el avance del proyecto de Decreto Archivístico. También se señaló como propósito estratégico lograr la convalidación de las TRD pendientes de las entidades distritales y contribuir al mejoramiento del Índice de Gobierno Abierto.
Finalmente, se socializaron avances en materia de documentos y archivos electrónicos, incluyendo el ajuste de una herramienta de diagnóstico, la elaboración de guías para la administración de documentos electrónicos y el desarrollo de una matriz de requisitos técnicos y funcionales para la adquisición de software de gestión documental. Esta herramienta reportaba un avance aproximado del 70 %, y se destacó la necesidad de garantizar interoperabilidad, cumplimiento normativo y criterios comunes para las soluciones tecnológicas utilizadas por las entidades distritales.
El Acuerdo 08 de 2018 consolida las decisiones adoptadas por el Consejo Distrital de Archivos de Bogotá D.C. respecto de las Tablas de Retención Documental presentadas por el Departamento Administrativo de la Defensoría del Espacio Público – DADEP y el Concejo de Bogotá. El acto se expide en ejercicio de las competencias del Consejo para revisar, evaluar y convalidar estos instrumentos archivísticos, una vez surtidos los procedimientos internos de aprobación correspondientes.
En el caso del DADEP, el documento señala que durante la sesión realizada el 25 de julio de 2018 el Consejo revisó, evaluó y convalidó la TRD presentada por la entidad. En la misma sesión se adelantó la revisión de la TRD del Concejo de Bogotá, que había sido previamente convalidada con requerimientos de ajuste mediante Acta No. 6 del 20 de diciembre de 2017.
La evaluación posterior permitió concluir que los ajustes solicitados al Concejo de Bogotá habían sido atendidos satisfactoriamente, permitiendo que la convalidación quedara en firme. Asimismo, el Consejo verificó que las TRD de ambas entidades cumplían con los requisitos establecidos por el Acuerdo 004 de 2013 del Archivo General de la Nación y con los lineamientos definidos por la Circular 001 de 2013 de la Dirección Distrital Archivo de Bogotá para la elaboración y presentación de estos instrumentos en el Distrito Capital.
Finalmente, el acuerdo dispone expresamente la convalidación de las TRD del DADEP y del Concejo de Bogotá y adopta como concepto técnico los informes presentados por la Secretaría Técnica del Consejo Distrital de Archivos. De esta manera, el acto formaliza la culminación de los procesos de revisión y evaluación y reconoce que ambos instrumentos cumplen con las condiciones técnicas y normativas necesarias para su implementación institucional.
El Acuerdo 07 de 2018 formaliza la decisión del Consejo Distrital de Archivos de Bogotá D.C. de convalidar la Tabla de Retención Documental presentada por la Secretaría Distrital de Gobierno, en ejercicio de las competencias asignadas a esta instancia para revisar, evaluar y convalidar los instrumentos archivísticos de las entidades públicas de su jurisdicción.
El documento señala que, durante una sesión extraordinaria realizada de manera virtual el 20 de abril de 2018, el Consejo Distrital de Archivos revisó, evaluó y convalidó la TRD de la Secretaría Distrital de Gobierno. Previamente, el instrumento había surtido el procedimiento de aprobación correspondiente ante las instancias internas competentes de la entidad.
Como resultado de la evaluación, el Consejo determinó que la Tabla de Retención Documental cumplía con los requisitos establecidos por el Acuerdo 004 de 2013 del Archivo General de la Nación, relativo al procedimiento para la elaboración, presentación, evaluación, aprobación e implementación de TRD y TVD. Asimismo, se verificó su conformidad con la Circular 001 de 2013 de la Dirección Distrital Archivo de Bogotá, que establece lineamientos para la elaboración e implementación de las TRD de las entidades del Distrito Capital.
Finalmente, el acuerdo dispone expresamente la convalidación de la TRD de la Secretaría Distrital de Gobierno y acoge como concepto técnico el informe presentado por la Secretaría Técnica del Consejo. De esta manera, el acto formaliza la culminación del proceso de revisión y evaluación y reconoce que el instrumento cumple con las condiciones técnicas y normativas requeridas para su aplicación e implementación institucional.
El Acuerdo 06 de 2018 consolida las decisiones adoptadas por el Consejo Distrital de Archivos de Bogotá D.C. frente a varios instrumentos archivísticos sometidos a revisión, evaluación y ajuste entre finales de 2017 y comienzos de 2018. El documento se expide en ejercicio de las competencias del Consejo para revisar, evaluar y convalidar las TRD y TVD de las entidades distritales, una vez surtidos los procedimientos internos de aprobación correspondientes.
El acuerdo recoge el proceso adelantado sobre las TRD del Instituto para la Economía Social – IPES, la Subred Integrada de Servicios de Salud Norte E.S.E. y el Departamento Administrativo del Servicio Civil Distrital – DASCD. Estos instrumentos fueron evaluados inicialmente en distintas sesiones del Consejo y recibieron observaciones y requerimientos de ajuste. Posteriormente, en la sesión del 21 de marzo de 2018, se verificó que las correcciones solicitadas habían sido atendidas satisfactoriamente, permitiendo que su convalidación quedara en firme.
En relación con las Tablas de Valoración Documental, el Consejo evaluó la TVD presentada por el Instituto de Desarrollo Urbano – IDU y solicitó ajustes durante la sesión del 17 de noviembre de 2017. Estos fueron revisados posteriormente y se determinó que habían sido atendidos de manera satisfactoria, permitiendo igualmente que la convalidación del instrumento quedara en firme.
Finalmente, el acuerdo dispone expresamente la convalidación de las tres TRD y de la TVD del IDU y acoge como concepto técnico los informes elaborados por la Secretaría Técnica del Consejo. De esta manera, el acto formaliza la culminación de los procesos de revisión y evaluación y reconoce que los instrumentos cumplen con los requisitos técnicos y normativos exigidos para su implementación en las respectivas entidades.
El Acuerdo 05 de 2018 formaliza la decisión del Consejo Distrital de Archivos de Bogotá D.C. de convalidar la Tabla de Retención Documental presentada por el Instituto para la Investigación y el Desarrollo Pedagógico – IDEP, en ejercicio de las competencias asignadas a esta instancia para revisar, evaluar y convalidar los instrumentos archivísticos de las entidades del Distrito Capital.
El documento señala que, durante la sesión realizada el 30 de octubre de 2017, el Consejo Distrital de Archivos evaluó y convalidó inicialmente la TRD presentada por el IDEP, formulando al mismo tiempo una serie de ajustes que debían ser atendidos por la entidad antes de la culminación definitiva del trámite.
Posteriormente, en sesión del 17 de enero de 2018, el Consejo revisó y evaluó los ajustes realizados por el IDEP y determinó que estos habían sido atendidos satisfactoriamente, permitiendo que la convalidación quedara en firme. Asimismo, se verificó que el instrumento había surtido previamente el procedimiento de aprobación ante las instancias internas competentes y que cumplía con los requisitos técnicos establecidos por el Acuerdo 004 de 2013 del Archivo General de la Nación y por la Circular 001 de 2013 de la Dirección Distrital Archivo de Bogotá.
Finalmente, el acuerdo dispone expresamente la convalidación de la TRD del Instituto para la Investigación y el Desarrollo Pedagógico – IDEP y acoge como concepto técnico el informe presentado por la Secretaría Técnica del Consejo. De esta manera, el acto formaliza la culminación del proceso de revisión y evaluación y reconoce el cumplimiento de las condiciones técnicas y normativas requeridas para la implementación del instrumento archivístico en la entidad.
El Acuerdo 04 de 2018 formaliza la decisión del Consejo Distrital de Archivos de Bogotá D.C. de convalidar la Tabla de Retención Documental presentada por la Secretaría Distrital de Seguridad, Convivencia y Justicia, en ejercicio de las competencias asignadas a esta instancia para revisar, evaluar y convalidar los instrumentos archivísticos de las entidades del Distrito Capital.
El documento señala que, durante la sesión realizada el 20 de diciembre de 2017, el Consejo Distrital de Archivos revisó, evaluó y convalidó la TRD presentada por la entidad. Previamente, el instrumento había surtido el procedimiento de aprobación correspondiente ante las instancias internas competentes, requisito necesario para su posterior presentación y evaluación por parte del Consejo.
Como resultado de la evaluación técnica, se determinó que la Tabla de Retención Documental cumplía con los requisitos establecidos por el Acuerdo 004 de 2013 del Archivo General de la Nación, relacionado con la elaboración, presentación, evaluación, aprobación e implementación de TRD y TVD. Asimismo, se verificó su conformidad con la Circular 001 de 2013 de la Dirección Distrital Archivo de Bogotá, que establece lineamientos específicos para la elaboración e implementación de las TRD de las entidades del Distrito Capital.
Finalmente, el acuerdo dispone expresamente la convalidación de la TRD de la Secretaría Distrital de Seguridad, Convivencia y Justicia y acoge como concepto técnico el informe elaborado por la Secretaría Técnica del Consejo. De esta manera, el acto formaliza la culminación del proceso de revisión y evaluación y reconoce que el instrumento cumple con las condiciones técnicas y normativas requeridas para su implementación en la entidad.
El Acuerdo 03 de 2018 consolida las decisiones adoptadas por el Consejo Distrital de Archivos de Bogotá D.C. frente a diferentes instrumentos archivísticos sometidos a revisión y evaluación durante la vigencia 2017. El documento se expide en ejercicio de las competencias del Consejo para hacer seguimiento al cumplimiento de las políticas y normas archivísticas y para revisar, evaluar y convalidar las Tablas de Retención Documental y las Tablas de Valoración Documental de las entidades del Distrito Capital.
El acuerdo recoge el proceso adelantado sobre las TRD del Instituto Distrital de Patrimonio Cultural – IDPC y de la Veeduría Distrital, cuya evaluación inicial dio lugar a observaciones y requerimientos de ajuste. Posteriormente, durante las sesiones realizadas en octubre y diciembre de 2017, el Consejo revisó las correcciones presentadas y determinó que los instrumentos cumplían con los requerimientos técnicos, permitiendo que su convalidación quedara en firme.
En relación con las Tablas de Valoración Documental, el Consejo revisó y evaluó la TVD de la Veeduría Distrital y la presentada por la Secretaría Distrital de Planeación, correspondiente al fondo cerrado del antiguo Departamento Administrativo de Planeación Distrital – DAPD. Una vez surtido el procedimiento de aprobación interna y la evaluación por parte del Consejo, se estableció que estos instrumentos cumplían con los requisitos técnicos y normativos aplicables.
Finalmente, el acuerdo dispone expresamente la convalidación de dos TRD y dos TVD y adopta como sustento técnico los informes elaborados por la Secretaría Técnica del Consejo. De esta manera, el acto formaliza la culminación de los procesos de revisión y evaluación y garantiza que los instrumentos archivísticos aprobados respondan a los criterios establecidos para su adecuada implementación en las entidades distritales.
El Acuerdo 02 de 2018 formaliza la decisión del Consejo Distrital de Archivos de Bogotá D.C. de convalidar la Tabla de Valoración Documental presentada por la Terminal de Transporte S.A., en ejercicio de las competencias asignadas a esta instancia para revisar, evaluar y convalidar los instrumentos archivísticos de las entidades públicas de su jurisdicción.
El documento recoge como antecedente la sesión del Consejo realizada el 22 de junio de 2017, en la cual se efectuó la evaluación y convalidación inicial de la TVD de la entidad y se formularon ajustes que debían ser atendidos antes de finalizar el trámite. Esta etapa permitió identificar y comunicar las observaciones técnicas necesarias para garantizar que el instrumento cumpliera con los requisitos establecidos para su elaboración y presentación.
Posteriormente, en sesión del 27 de julio de 2017, el Consejo realizó la revisión y evaluación de los ajustes presentados por la Terminal de Transporte S.A. Como resultado de esta verificación, se determinó que las observaciones habían sido atendidas satisfactoriamente, permitiendo que la convalidación quedara en firme. El documento señala además que la TVD había surtido previamente el procedimiento de aprobación ante las instancias internas competentes de la entidad.
Finalmente, el acuerdo dispone expresamente la convalidación de la Tabla de Valoración Documental de la Terminal de Transporte S.A. y acoge como concepto técnico el informe presentado por la Secretaría Técnica del Consejo. De esta manera, el acto formaliza la culminación del proceso de revisión y evaluación y reconoce el cumplimiento de los requisitos archivísticos aplicables para la implementación del instrumento por parte de la entidad.
El Acuerdo 01 de 2018 consolida las decisiones adoptadas por el Consejo Distrital de Archivos de Bogotá D.C. frente a diferentes instrumentos archivísticos evaluados entre 2015 y 2017. El documento se expide en ejercicio de las competencias del Consejo para hacer seguimiento al cumplimiento de las políticas y normas archivísticas y para revisar, evaluar y convalidar las Tablas de Retención Documental y las Tablas de Valoración Documental previamente aprobadas por las instancias internas de las entidades.
El acuerdo recoge el proceso de evaluación de las TRD de la Secretaría de Educación del Distrito, Canal Capital y Terminal de Transporte S.A., instrumentos que habían sido convalidados inicialmente con requerimientos de ajuste. Posteriormente, durante la sesión del 22 de junio de 2017, el Consejo verificó el cumplimiento satisfactorio de dichas observaciones, permitiendo que su convalidación quedara en firme. En esa misma sesión se realizó también la revisión, evaluación y convalidación de la TRD presentada por la Secretaría Distrital de la Mujer.
En relación con las Tablas de Valoración Documental, el documento registra la evaluación de los instrumentos presentados por el Instituto Distrital de Patrimonio Cultural – IDPC, correspondiente al fondo cerrado Corporación La Candelaria; el Departamento Administrativo del Servicio Civil Distrital – DASCD; y la Empresa de Transporte del Tercer Milenio – TransMilenio S.A. Los ajustes requeridos fueron revisados posteriormente por el Consejo, determinándose que habían sido atendidos satisfactoriamente y que los instrumentos cumplían con los requisitos técnicos y normativos aplicables.
Finalmente, el acuerdo formaliza la convalidación de cuatro TRD y tres TVD y adopta como concepto técnico los informes presentados por la Secretaría Técnica del Consejo. De esta manera, el acto cierra los respectivos procesos de revisión y evaluación y certifica que los instrumentos cumplen con las disposiciones archivísticas vigentes para su aplicación en las entidades distritales correspondientes.
El archivo de resultados de la Encuesta sobre el Estado de la Administración de la Gestión Documental en las Entidades del Distrito Capital (EAGED) 2018 constituye la base estadística de referencia para conocer y analizar las condiciones de la gestión documental en las entidades distritales durante esta vigencia.
La información se estructura en 24 cuadros estadísticos, además de una hoja de contenido, y presenta resultados desagregados principalmente por sectores administrativos, entidades y total Distrito Capital. Su contenido abarca los responsables de la gestión documental, el tipo de vinculación, nivel de formación y profesión del personal involucrado; así como la formulación, adopción e implementación de los principales instrumentos archivísticos, entre ellos el Programa de Gestión Documental (PGD), las Tablas de Retención Documental (TRD), el Cuadro de Clasificación Documental (CCD), los Inventarios Documentales, el Banco Terminológico, la Tabla de Control de Acceso (TCA), el Plan Institucional de Archivos (PINAR), las Tablas de Valoración Documental (TVD) y el Modelo de Requisitos para la Gestión de Documentos Electrónicos de Archivo.
El archivo también incorpora información relacionada con las fuentes de financiación de la gestión documental, los procesos documentales, las tecnologías utilizadas, el Sistema Integrado de Conservación y las acciones de cultura archivística, ofreciendo una visión amplia de las capacidades institucionales existentes para la administración de documentos y archivos.
Como parte de su componente de seguimiento, incluye cuadros específicos sobre el avance de implementación por entidad, sector y total Distrito Capital. En el consolidado distrital de 2018 se registran avances de 78,9 % en el PGD, 51,7 % en el CCD, 40,5 % en Inventarios Documentales y 17,6 % en TRD, mientras que el Banco Terminológico y la Tabla de Control de Acceso presentan niveles cercanos al 3 %. El mismo consolidado registra un avance del SGDA de 29,6 % y un indicador general de implementación de 32,1 %, evidenciando diferencias significativas entre los distintos instrumentos y ámbitos evaluados.
De esta manera, el archivo constituye una línea base cuantitativa para el seguimiento histórico de la gestión documental en Bogotá, permitiendo identificar niveles iniciales de implementación, reconocer brechas institucionales y disponer de información comparable para evaluar posteriormente la evolución de los instrumentos archivísticos y la operación del SGDA.