El SGDEA-DC RTF 1.0 surge del trabajo desarrollado en Bogotá desde 2014 para definir requerimientos que permitieran modernizar los sistemas utilizados para gestionar documentos de archivo. Las evaluaciones iniciales evidenciaron que muchas soluciones disponibles se concentraban principalmente en correspondencia, manejo de imágenes y documentos en papel, con limitaciones para administrar documentos electrónicos, aplicar adecuadamente las TRD y atender requerimientos de preservación. A partir de estas experiencias se evolucionó hacia un modelo técnico y funcional adaptable a las necesidades particulares de cada entidad.
El instrumento define un SGDEA como un sistema de información —o conjunto de sistemas— capaz de gestionar documentos electrónicos de archivo durante su ciclo vital, considerando procesos como producción, gestión y trámite, organización, transferencia, disposición, preservación a largo plazo y valoración. El modelo reconoce además la coexistencia de documentación física, electrónica e híbrida, por lo que contempla funcionalidades que permiten administrar información independientemente de su soporte.
El modelo conceptual, representado en la figura 1 del documento, articula agentes, entidades, relaciones, reglas y funciones archivísticas. Los documentos y expedientes se gestionan mediante metadatos, historial de eventos y listas de control de acceso, permitiendo mantener su contexto y cadena digital de custodia. Asimismo, las reglas de retención y disposición derivadas de las TRD determinan los tiempos de permanencia de los expedientes y su destino final.
En materia de organización, el sistema utiliza un Cuadro de Clasificación Documental – CCD de estructura jerárquica compuesto por fondo, sección, subsección, serie y subserie. Las series y subseries contienen atributos relacionados con tiempos de retención y disposición final que pueden heredarse a los expedientes y documentos asociados. El sistema debe también permitir administrar distintas versiones del CCD cuando se produzcan cambios en la estructura orgánico-funcional de la entidad.
La arquitectura propuesta adopta un enfoque SOA – Arquitectura Orientada a Servicios y organiza las funcionalidades en 14 servicios, entre ellos sistema, usuarios y grupos, roles, radicación y registro, formatos y formularios, flujos de trabajo, gestión documental y trabajo colaborativo, clasificación, documentos de archivo, archivos físicos, metadatos, retención y disposición, búsqueda y reportes y exportación. El servicio de documentos de archivo constituye el núcleo del sistema.
Un aspecto central es la matriz de requisitos técnicos y funcionales, que organiza los requisitos por servicio, asigna un código único a cada uno y determina su carácter obligatorio u opcional. Esta matriz sirve como punto de partida para que cada entidad formule su propio modelo, incorporando, ajustando o excluyendo requisitos según sus necesidades, siempre teniendo en cuenta las relaciones entre servicios, entidades, metadatos y principios archivísticos.
El documento también diferencia operaciones como eliminación y destrucción. Cuando un expediente de archivo cumple sus tiempos de retención y su disposición final establece eliminación, el sistema debe conservar determinados metadatos, historial de eventos y controles de acceso como una entidad residual, evitando la pérdida de información sobre el contexto y la cadena de custodia.
Finalmente, la guía incorpora un mapa de ruta para abordar proyectos SGDEA, desde el diagnóstico inicial hasta la puesta en producción. Recomienda conformar equipos interdisciplinarios con perfiles archivísticos, tecnológicos, jurídicos y de procesos, y contar previamente con instrumentos como TRD, PGD, esquema de metadatos, tabla de control de acceso, modelo de requisitos, flujos de trabajo y plan de preservación digital. También contempla seguridad, infraestructura, documentación técnica, pruebas, capacitación, gestión de incidencias y gestión del cambio organizacional.
El documento aclara que el SGDEA-DC RTF 1.0 es una guía de referencia y no un modelo obligatorio o cerrado: cada entidad debe construir su propio modelo de requisitos de acuerdo con su nivel de madurez, infraestructura, recursos, necesidades y contexto institucional.
Transite de lo análogo a lo digital garantizando el acceso, el contexto y la integridad de su información
El Acta No. 09 de 2018 documenta la tercera sesión virtual extraordinaria del Consejo Distrital de Archivos de Bogotá D.C., desarrollada el 27 de diciembre de 2018. La convocatoria se realizó mediante correo electrónico con el propósito específico de dar continuidad al proceso de revisión, evaluación y convalidación de instrumentos archivísticos antes del cierre de la vigencia. La sesión contó con la participación de cinco de los nueve consejeros, número suficiente para conformar el quórum deliberatorio y decisorio.
Una vez verificado el quórum, la Secretaría Técnica remitió a los integrantes del Consejo el formato de voto virtual para pronunciarse sobre el orden del día y sobre los instrumentos archivísticos sometidos a consideración. El orden del día fue aprobado por unanimidad y se procedió a evaluar las TRD del IDPAC, la EAAB ESP y el IDIPRON.
Los conceptos técnicos determinaron que las TRD del Instituto Distrital de la Participación y Acción Comunal – IDPAC y de la Empresa de Acueducto, Agua y Alcantarillado de Bogotá – EAAB ESP cumplían con los requerimientos necesarios para su convalidación. En consecuencia, los cinco consejeros emitieron voto favorable para aprobar ambos instrumentos. En contraste, la TRD del Instituto Distrital para la Protección de la Niñez y la Juventud – IDIPRON no reunía las condiciones técnicas requeridas y fue rechazada mediante cuatro votos no favorables y uno favorable.
Finalmente, la Secretaría Técnica dejó constancia formal de la aprobación de las dos TRD convalidadas y de la decisión adoptada frente al instrumento del IDIPRON. El acta incorpora como anexos los conceptos técnicos de verificación y evaluación de los tres instrumentos, así como la trazabilidad de las comunicaciones utilizadas durante la sesión virtual. Con esta reunión, realizada el 27 de diciembre, el Consejo cerró sus sesiones de 2018, consolidando las últimas decisiones de la vigencia en materia de instrumentos archivísticos.
El Acta No. 08 de 2018 documenta la última sesión del Consejo Distrital de Archivos de Bogotá D.C. de la vigencia, desarrollada el 13 de diciembre de 2018 con la participación de siete de los nueve consejeros. La reunión permitió realizar un balance de las principales actividades adelantadas durante el año y definir acciones de continuidad para 2019 en materia de instrumentos archivísticos, seguimiento normativo, patrimonio documental y gestión electrónica de documentos.
En materia de TRD y TVD, se evaluaron once instrumentos correspondientes a diferentes entidades distritales. Siete no cumplieron integralmente los requisitos técnicos, mientras que cuatro fueron considerados viables y convalidados: las TRD del IDPYBA, Secretaría Jurídica Distrital y Caja de la Vivienda Popular, y la TVD del IDEP. Se destacó que el IDPYBA y la Secretaría Jurídica Distrital habían participado en la estrategia IGA+10, evidenciando resultados del acompañamiento técnico adelantado para fortalecer la elaboración y ajuste de estos instrumentos.
El balance del Plan de Acción 2018 señaló que durante la vigencia se realizaron ocho sesiones del Consejo —seis ordinarias y dos extraordinarias— y se emitieron 68 conceptos técnicos sobre TRD y TVD, correspondientes a 56 conceptos de TRD y 12 de TVD. Como resultado acumulado de la gestión reportada para el año, se habían convalidado 12 TRD y cinco TVD. También se destacaron la estrategia Bogotá 2019 IGA+10, la expedición de lineamientos técnicos, el desarrollo del proyecto de Decreto Archivístico Distrital y las actividades de seguimiento al cumplimiento de la normativa.
Finalmente, el Consejo revisó los avances en la identificación, adquisición y digitalización de colecciones y archivos de valor histórico y patrimonial, así como las discusiones jurídicas sobre la competencia para declarar Bienes de Interés Cultural de carácter documental. En relación con el SGDEA, se informó que durante 2018 se brindó asistencia técnica a 51 entidades, equivalentes al 85 % del total, alcanzando un acumulado de 54 entidades atendidas. La estrategia comprendió 75 actividades con la participación de 1.721 servidores públicos y aproximadamente 176 horas de asistencia técnica. También se planteó dar continuidad al proceso mediante nuevos instrumentos técnicos y la iniciativa para crear un Laboratorio de Investigación e Innovación Archivística Sustentada – LIIAS, orientado a fortalecer la transformación digital de la gestión documental distrital.
El Acta No. 07 de 2018 documenta una sesión extraordinaria del Consejo Distrital de Archivos de Bogotá D.C., desarrollada virtualmente el 1 de noviembre de 2018 a través del correo electrónico institucional. La convocatoria tuvo un carácter específico y estuvo orientada a agilizar la toma de decisiones sobre instrumentos archivísticos pendientes de evaluación y convalidación. La sesión contó con la participación de seis de los nueve consejeros, con lo cual se verificó el quórum requerido para deliberar y decidir.
Una vez confirmado el quórum, los consejeros recibieron un formato de voto virtual para pronunciarse sobre la aprobación del orden del día, el acta correspondiente a la sesión anterior y la evaluación y convalidación de TRD y TVD. Tanto el orden del día como el Acta No. 06, correspondiente a la sesión del 10 de octubre de 2018, fueron aprobados de manera unánime.
En materia de instrumentos archivísticos, se sometieron a consideración las TRD de la Secretaría Distrital de Salud y de la Secretaría Distrital de Movilidad —actualización—, además de la TVD del Fondo Rotatorio de Espectáculos de Bogotá, D.E., presentada por el IDRD. Los conceptos técnicos determinaron que las dos TRD no cumplían los requerimientos necesarios para su convalidación, mientras que la TVD del IDRD sí reunía las condiciones técnicas exigidas. En consecuencia, los seis consejeros emitieron voto favorable para convalidar esta última y voto negativo respecto de las dos TRD.
Finalmente, la Secretaría Técnica dejó constancia de la aprobación unánime de la TVD del IDRD – Fondo Rotatorio de Espectáculos de Bogotá, D.E., formalizando así la decisión adoptada durante la sesión virtual. El acta incorpora como anexos los tres conceptos técnicos correspondientes a los instrumentos evaluados, lo que permite conservar la trazabilidad documental de las decisiones del Consejo. La sesión concluyó a las 11:39 a. m. del mismo día.
El Acta No. 06 de 2018 documenta la sexta sesión del Consejo Distrital de Archivos de Bogotá D.C., desarrollada el 10 de octubre de 2018 con la participación de seis de los nueve consejeros. La agenda tuvo un alcance amplio, integrando la evaluación de instrumentos archivísticos con asuntos relacionados con la gestión del Consejo, el seguimiento normativo, la modernización tecnológica, el patrimonio documental y la identificación de archivos asociados a derechos humanos y memoria histórica.
Uno de los principales resultados de la sesión fue la convalidación de la TRD de la UAERMV y de las TVD de la Secretaría General y del Fondo de Vigilancia y Seguridad. Adicionalmente, se presentó un concepto jurídico que concluyó que la convalidación de TRD y TVD podía quedar formalizada directamente en el acta de la sesión del Consejo, sin necesidad de expedir posteriormente un acuerdo u otro acto administrativo. Los consejeros acogieron esta recomendación por unanimidad, buscando agilizar los trámites y brindar una respuesta más oportuna a las entidades distritales.
La sesión incorporó también un balance histórico de las convalidaciones. Entre 2013 y 2015 se habían convalidado 32 TRD y 17 TVD, mientras que entre 2016 y octubre de 2018 se reportaban 18 TRD y 10 TVD. En paralelo, la estrategia IGA+10 continuaba impulsando la elaboración y ajuste de instrumentos mediante acompañamiento técnico y mesas de trabajo: para ese momento se habían realizado 476 mesas técnicas, distribuidas entre TRD y Programas de Gestión Documental (PGD), y permanecían nueve TRD pendientes de ser remitidas al Consejo para evaluación.
Finalmente, el Consejo amplió su agenda hacia nuevos retos de la función archivística. Se presentaron acciones para la adquisición, digitalización y preservación de colecciones de interés patrimonial; se socializó el Registro Especial de Archivos de Derechos Humanos y Memoria Histórica (READHMH), orientado a identificar y caracterizar archivos relacionados con graves violaciones de derechos humanos, Derecho Internacional Humanitario y conflicto armado; y se analizaron los desafíos de la transición hacia documentos electrónicos. En este último punto se destacó la necesidad de garantizar la cadena de custodia digital, la preservación a largo plazo y el uso de repositorios confiables, articulados con el Modelo de Requisitos del SGDEA desarrollado para el Distrito Capital.
El Acta No. 05 de 2018 documenta la quinta sesión del Consejo Distrital de Archivos de Bogotá D.C., desarrollada el 25 de julio de 2018 con la participación de seis de los nueve consejeros. La agenda integró asuntos técnicos y estratégicos relacionados con la evaluación de instrumentos archivísticos, el seguimiento a las entidades distritales, la gestión del patrimonio documental y el fortalecimiento de las capacidades para administrar documentos electrónicos.
En materia de TRD y TVD, fueron revisadas once tablas de retención documental correspondientes a diferentes entidades y organizaciones. Diez de estos instrumentos presentaban inconsistencias que impedían su convalidación. Posteriormente, una nueva versión de la TRD del DADEP fue considerada técnicamente viable y aprobada por unanimidad. Asimismo, se constató que la TRD del Concejo de Bogotá había atendido satisfactoriamente las observaciones realizadas por el Consejo. La sesión también realizó seguimiento particular a instrumentos apoyados mediante la estrategia IGA+10, orientada a acelerar la elaboración, ajuste y presentación de las TRD pendientes.
El balance del primer semestre de 2018 señaló que el Consejo había revisado y evaluado 35 instrumentos archivísticos, de los cuales fueron convalidados seis: cinco TRD y una TVD. En el mismo periodo se realizaron visitas de seguimiento a 30 entidades distritales. Respecto de las TVD, el panorama continuaba siendo más complejo, por lo que se planteó fortalecer la orientación técnica y actualizar herramientas como la Guía Técnica de Organización de Fondos Documentales Acumulados.
Finalmente, la sesión profundizó en el procedimiento para la declaratoria de Bienes de Interés Cultural de Carácter Documental Archivístico, de acuerdo con el Acuerdo 003 de 2017 del Archivo General de la Nación. También se informó sobre la llegada al Archivo de Bogotá de más de 3.000 cintas de carrete abierto de FM Entretenimiento, consideradas relevantes para la preservación del patrimonio sonoro de la ciudad. En gestión electrónica, se reportaron avances del 100 % en la herramienta de diagnóstico de documentos electrónicos, 95 % en el Modelo de Requisitos SGDEA, 90 % en el documento de estrategia, 60 % en la guía de conceptos y buenas prácticas y 25 % en la guía de uso del modelo de requisitos, como parte de la estrategia para asesorar a las entidades distritales en la implementación del SGDEA.
El Acta No. 04 de 2018 documenta la cuarta sesión del Consejo Distrital de Archivos de Bogotá D.C., desarrollada el 23 de mayo de 2018 con la participación de seis de los nueve consejeros. La agenda integró el seguimiento técnico a los instrumentos archivísticos con otros temas estratégicos como el cumplimiento de la normativa, la protección del patrimonio documental y la implementación de soluciones para la gestión de documentos electrónicos en las entidades distritales.
En materia de TRD y TVD, fueron revisadas siete TRD correspondientes a la Personería de Bogotá, IDIGER, Metrovivienda, Empresa de Renovación y Desarrollo Urbano de Bogotá, Instituto Distrital de Turismo y dos Centros de Diagnóstico Automotor. Ninguna cumplió integralmente los requisitos técnicos para ser propuesta a convalidación. Entre las principales dificultades se identificaron soportes y anexos incompletos, aplicación parcial de la metodología y deficiencias en el componente de valoración. Por otra parte, se verificó satisfactoriamente el cumplimiento de los ajustes requeridos a la TRD de la Secretaría Distrital de Cultura, Recreación y Deporte, previamente convalidada.
La sesión también presentó el informe de gestión del primer trimestre de 2018. Durante dicho periodo se habían revisado 17 instrumentos archivísticos, de los cuales cuatro fueron convalidados, y se había definido un cronograma de visitas de seguimiento para 60 entidades distritales. En el balance general de TRD se informó que 37 entidades contaban con instrumentos convalidados, 12 estaban realizando ajustes y 11 se encontraban en procesos de elaboración o revisión. Para las TVD, 18 entidades contaban con convalidación, cinco estaban realizando ajustes y 22 aún no habían presentado el instrumento.
Finalmente, se revisaron acciones relacionadas con la identificación y protección de documentos y archivos de interés cultural y se presentaron avances de la estrategia distrital para la implementación del SGDEA. Esta última contemplaba una herramienta de diagnóstico de documentos electrónicos, guías de conceptos y buenas prácticas y un modelo de requisitos funcionales y no funcionales, con el propósito de orientar a las entidades en la identificación de sus necesidades y fortalecer la administración de documentos electrónicos de archivo.
El Acta No. 03 de 2018 documenta una sesión extraordinaria del Consejo Distrital de Archivos de Bogotá D.C., desarrollada virtualmente el 20 de abril de 2018 a través del correo electrónico institucional de la Secretaría Técnica. La convocatoria se efectuó con el propósito de atender específicamente asuntos relacionados con la evaluación y convalidación de instrumentos archivísticos, dando continuidad a las decisiones y actividades adelantadas durante la segunda sesión ordinaria de la vigencia.
La sesión contó con la participación de siete consejeros, con lo cual se confirmó la existencia de quórum para deliberar y decidir. Además de aprobarse el orden del día, los integrantes aprobaron de manera unánime el acta correspondiente a la segunda sesión ordinaria del Consejo, celebrada el 21 de marzo de 2018.
El punto central fue la evaluación de los instrumentos archivísticos sometidos a consideración. Mediante votación virtual, los miembros del Consejo emitieron concepto favorable y aprobaron la convalidación de la Tabla de Retención Documental de la Secretaría Distrital de Gobierno. La decisión permitió culminar el proceso de revisión técnica adelantado sobre este instrumento y formalizar su aprobación dentro de las competencias asignadas al Consejo.
En contraste, la Secretaría Técnica informó que la TRD de la Empresa Metro de Bogotá S.A. y la TVD del IDEP no cumplían con los requerimientos técnicos exigidos para su convalidación, por lo cual estos instrumentos debían continuar su proceso de ajuste. La sesión concluyó con la aprobación unánime del orden del día, del acta anterior y de la convalidación de la TRD de la Secretaría Distrital de Gobierno, constituyéndose en un ejercicio de decisión virtual orientado exclusivamente a agilizar el trámite de los instrumentos archivísticos pendientes.
El Acta No. 02 de 2018 documenta la segunda sesión del Consejo Distrital de Archivos de Bogotá D.C., desarrollada el 21 de marzo de 2018 con la participación de seis de los nueve consejeros. Además de la evaluación de instrumentos archivísticos, la agenda contempló las visitas de seguimiento a las entidades distritales, la protección del patrimonio documental, la gestión de documentos electrónicos y el seguimiento a los compromisos definidos previamente por el Consejo.
En materia de TRD y TVD, se reportó la revisión de 14 instrumentos archivísticos. El Consejo determinó que las TRD de la Subred Integrada de Servicios de Salud Norte, IPES y DASCD, junto con la TVD del IDU, habían cumplido satisfactoriamente los ajustes requeridos y, por tanto, quedaron convalidadas en firme. Por otra parte, instrumentos de entidades como FONCEP, Secretaría Distrital del Hábitat, Caja de la Vivienda Popular, DADEP, Secretaría Distrital de Gobierno y Secretaría Distrital de Movilidad continuaban presentando requerimientos técnicos. También se identificaron deficiencias en las TRD de varios Centros de Diagnóstico Automotor, frente a los cuales se planteó desarrollar jornadas de capacitación y mesas de trabajo.
Respecto del seguimiento al cumplimiento de la normativa archivística, durante marzo se realizaron visitas a la Secretaría Distrital de Ambiente, Contraloría de Bogotá, Personería de Bogotá, Canal Capital y DASCD. Los resultados mostraron avances importantes en algunas entidades, aunque se identificaron mayores desafíos en el componente de preservación del Sistema Integrado de Conservación – SIC. El Archivo de Bogotá había iniciado talleres para fortalecer su implementación y las visitas incluían la verificación práctica de la aplicación de las TRD mediante la revisión de expedientes y su correspondencia con los instrumentos archivísticos.
Finalmente, el Consejo continuó el análisis de propuestas para declarar como Bienes de Interés Cultural las matrices originales de sellos musicales de F.M. Entertainment y el Archivo Histórico de la Universidad Colegio Mayor del Rosario, además de explorar otros acervos históricos de relevancia para la ciudad. En materia electrónica, se reportaron avances en la matriz de requisitos del SGDEA, la elaboración de una guía de buenas prácticas y la articulación con la Alta Consejería Distrital de TIC. También se acordó realizar una sesión extraordinaria virtual el 17 de abril de 2018, dedicada exclusivamente a la convalidación de TRD y TVD.