El Acta No. 06 de 2017 documenta la última sesión del Consejo Distrital de Archivos de Bogotá D.C. de la vigencia, desarrollada el 20 de diciembre de 2017 con la participación de siete de los nueve consejeros. Su agenda reunió los principales asuntos técnicos y estratégicos adelantados durante el año, entre ellos la evaluación de instrumentos archivísticos, la protección del patrimonio documental, los informes de gestión y seguimiento, el proyecto de Estatuto Archivístico y los avances relacionados con documentos y archivos electrónicos. En materia de TRD, durante el periodo comprendido entre el 30 de noviembre y el 20 de diciembre se revisaron tres instrumentos. El Consejo aprobó por unanimidad la TRD del Concejo de Bogotá con ajustes, la TRD de la Secretaría Distrital de Seguridad, Convivencia y Justicia y la TRD de la Subred Integrada de Servicios de Salud Norte con ajustes. Este último proceso fue destacado como modelo para las demás subredes distritales por el acompañamiento y la metodología aplicada durante su construcción. La sesión también avanzó en la protección del patrimonio documental mediante la evaluación de propuestas para la declaratoria de Bienes de Interés Cultural de carácter documental. El Consejo aprobó las propuestas relacionadas con el Archivo Histórico de la Universidad del Rosario y las matrices del Sello Vergara, actualmente FM Entertainment, para continuar el trámite ante las instancias competentes. Paralelamente, se aprobaron los informes de gestión del cuarto trimestre y del segundo semestre de 2017, que consolidaron los resultados de la evaluación de TRD y TVD, las visitas de seguimiento y las acciones de identificación de patrimonio documental. Finalmente, el balance anual destacó que durante 2017 el Consejo realizó sus seis sesiones programadas, adelantó acciones de seguimiento a la normativa archivística, apoyó la normalización de instrumentos y continuó los proyectos de Estatuto Archivístico y gestión de documentos electrónicos. Como resultado de las actividades de revisión y evaluación desarrolladas durante la vigencia, se reportaron 47 instrumentos archivísticos evaluados: 31 TRD y 16 TVD. Además, se mantuvo como prioridad el fortalecimiento de la interoperabilidad, la preservación de documentos electrónicos y la articulación entre gestión documental, transparencia y modernización institucional.

El Acta No. 05 de 2017 documenta la quinta sesión del Consejo Distrital de Archivos de Bogotá D.C., desarrollada el 30 de noviembre de 2017 con la participación de seis de los nueve consejeros. La agenda integró temas relacionados con la evaluación de instrumentos archivísticos, las visitas de seguimiento a las entidades, la protección del patrimonio documental, el desarrollo del Estatuto Archivístico, la Política Pública Distrital de Gestión Documental y los avances en la gestión de documentos y archivos electrónicos. En materia de TRD se informó sobre la revisión de cuatro instrumentos. La Secretaría de Seguridad, Convivencia y Justicia continuaba en proceso de acompañamiento técnico; la TRD de PROGASUR presentaba dificultades técnicas y documentación incompleta; la Subred Integrada de Servicios de Salud Norte permanecía dentro del proceso de evaluación; y la Secretaría Distrital de Cultura, Recreación y Deporte se encontraba finalizando la revisión de los ajustes efectuados. En consecuencia, no se propuso la convalidación de ningún instrumento durante esta sesión. Respecto del seguimiento al cumplimiento de la normativa archivística, se reportó la finalización de visitas a 54 entidades, equivalente a un avance del 93 % del cronograma previsto para 2017. Los resultados mostraron diferencias entre sectores, destacándose Planeación con una calificación de nueve sobre diez, mientras que el Sistema Integrado de Conservación – SIC continuaba presentando oportunidades de fortalecimiento. También se señaló que las entidades ya contaban con instrumentos como PGD y PINAR, aunque en varios casos requerían actualización. Finalmente, se expusieron avances en la identificación de aproximadamente 50 acervos susceptibles de ser considerados Bienes de Interés Cultural, así como en los procedimientos para su valoración y eventual declaratoria. También se presentó el avance del proyecto de Decreto del Estatuto Archivístico, socializado en el Foro de Archivística Pública y Buen Gobierno en Bogotá, y de la Política Pública Distrital de Gestión Documental, cuyo contenido continuaba en estructuración. En relación con los documentos electrónicos, se informó sobre una herramienta diagnóstica en versión piloto, su futura aplicación en la Secretaría Distrital de Hacienda y la necesidad de fortalecer la coordinación tecnológica para avanzar en la gestión y preservación de documentos electrónicos en el Distrito.

El Acta No. 04 de 2017 documenta la cuarta sesión del Consejo Distrital de Archivos de Bogotá D.C., desarrollada el 17 de noviembre de 2017 con la participación de siete de los nueve consejeros. La agenda comprendió la revisión de instrumentos archivísticos, el seguimiento a las entidades distritales, la evolución de proyectos estratégicos relacionados con la política archivística y una discusión específica sobre los retos que plantea la gestión de documentos electrónicos en el Distrito Capital. Durante el periodo comprendido entre el 30 de octubre y el 16 de noviembre de 2017 se revisaron dos instrumentos archivísticos: una TRD y una TVD. El Consejo determinó que la TVD del Instituto de Desarrollo Urbano – IDU cumplía los parámetros técnicos mínimos exigidos, aunque requería ajustes adicionales, por lo cual aprobó por unanimidad su convalidación con ajustes. En contraste, la TRD de la Subred Integrada de Servicios de Salud Norte debía corregir aspectos técnicos antes de poder ser sometida nuevamente a convalidación. En materia de seguimiento, se reportó un avance del 84 % frente al cronograma anual de visitas y se señaló que el Sistema Integrado de Conservación – SIC continuaba siendo uno de los aspectos con mayores debilidades en las entidades. Por ello, se destacó la necesidad de incorporar oportunamente en el PINAR los requerimientos económicos, técnicos y de talento humano asociados a su formulación e implementación. Finalmente, se presentaron avances del proyecto de Decreto del Estatuto Archivístico de Bogotá, cuya primera versión ya había sido elaborada y remitida para revisión, y del proyecto de Política Pública Distrital de Gestión Documental, que reportaba un avance del 60 % frente al 70 % programado para 2017. La sesión dedicó también un espacio amplio a la gestión de documentos y archivos electrónicos, abordando la necesidad de diagnósticos institucionales, lineamientos técnicos, interoperabilidad, almacenamiento, preservación digital y coordinación entre las entidades para que la transformación tecnológica mantenga los requisitos archivísticos y garantice la conservación de la información a largo plazo.

El Acta No. 03 de 2017 documenta la tercera sesión del Consejo Distrital de Archivos de Bogotá D.C., desarrollada el 30 de octubre de 2017 con la participación de siete de los nueve consejeros. La agenda comprendió la revisión de instrumentos archivísticos, el seguimiento a las entidades distritales, la protección del patrimonio documental, la aprobación del informe de gestión del tercer trimestre y el seguimiento a compromisos adoptados en sesiones anteriores. Durante el periodo comprendido entre el 27 de julio y el 30 de octubre de 2017 se revisaron y evaluaron siete instrumentos archivísticos: cinco TRD y dos TVD. Dentro del proceso se verificó el cumplimiento de ajustes de instrumentos correspondientes a la Veeduría Distrital y el Instituto Distrital de Patrimonio Cultural – IDPC, mientras que otros casos continuaron presentando requerimientos técnicos. Finalmente, el grupo evaluador propuso como viables para convalidación las TRD del IDEP y del IPES, ambas con ajustes, y la TVD de la Secretaría Distrital de Planeación, decisión que fue aprobada por unanimidad por los consejeros. La sesión también presentó los avances de las visitas de seguimiento al cumplimiento de la normativa archivística. A septiembre de 2017 se habían realizado 43 visitas, y durante octubre se continuó el acompañamiento a diferentes entidades distritales. Los resultados permitieron identificar avances en sectores como Planeación, Hacienda y Mujeres, pero también persistencia de rezagos, particularmente en aspectos asociados al Sistema Integrado de Conservación, por lo que se reiteró la necesidad de mantener las visitas hasta alcanzar la cobertura prevista. Finalmente, se expusieron avances en la identificación de archivos y colecciones susceptibles de ser declarados Bienes de Interés Cultural – BIC, mediante visitas a instituciones, empresas, familias y acervos de relevancia histórica para Bogotá. Asimismo, el Consejo aprobó el informe de gestión del tercer trimestre de 2017, en el que se reportaron avances en normalización de procesos, planeación, cumplimiento normativo y desarrollo del SGDEA, y continuó el seguimiento a proyectos estratégicos como el Estatuto Archivístico Distrital y la Política Pública Distrital de Gestión Documental.

El Acta No. 02 de 2017 documenta la segunda sesión del Consejo Distrital de Archivos de Bogotá D.C., desarrollada el 27 de julio de 2017 con la participación de siete de los nueve consejeros. La agenda comprendió la evaluación de instrumentos archivísticos, el seguimiento al cumplimiento de la normativa, la protección del patrimonio documental, la aprobación de informes de gestión y la revisión de proyectos estratégicos adelantados por el Sistema Distrital de Archivos. En materia de TRD y TVD, se analizaron instrumentos de la Terminal de Transporte S.A., Veeduría Distrital, Invest in Bogotá, Secretaría Distrital de Ambiente y Secretaría Distrital de Salud. El Consejo determinó que la actualización de la TRD de la Veeduría Distrital cumplía con las condiciones necesarias y aprobó su convalidación. En el caso de la TVD de la Terminal de Transporte, se verificó que los ajustes solicitados habían sido incorporados, recomendándose dejar en firme su convalidación. Por otra parte, los instrumentos de Invest in Bogotá, Secretaría Distrital de Ambiente y Secretaría Distrital de Salud fueron considerados no viables por presentar inconsistencias técnicas. La sesión también presentó los resultados de las visitas de seguimiento a 56 entidades distritales, identificándose avances en el cumplimiento de la normativa, pero también dificultades relacionadas especialmente con el Sistema Integrado de Conservación, la aplicación de tablas de retención documental y las transferencias secundarias. Paralelamente, se expuso el plan de trabajo para identificar y valorar colecciones y archivos susceptibles de ser declarados Bienes de Interés Cultural – BIC, incluyendo acciones de reconocimiento de acervos públicos y privados de relevancia histórica para Bogotá. Finalmente, el Consejo aprobó los informes de gestión correspondientes al segundo trimestre y primer semestre de 2017 y revisó los avances de proyectos como el Censo Guía de Archivos, el Estatuto Archivístico del Distrito y la Política Pública Distrital de Gestión Documental. También se definieron compromisos relacionados con la expedición de una circular sobre cumplimiento normativo, la divulgación de lineamientos técnicos, la elaboración de material audiovisual institucional y la revisión jurídica de situaciones particulares relacionadas con instrumentos archivísticos y obligaciones de diferentes entidades del Distrito.