El Acta No. 06 de 2015 documenta la sexta sesión del Consejo Distrital de Archivos de Bogotá D.C., desarrollada el 21 de diciembre de 2015 con la participación de ocho de los nueve consejeros. La agenda incluyó la evaluación de instrumentos archivísticos, la planeación de actividades para 2016, la revisión de informes de gestión, el fortalecimiento normativo del Consejo y el análisis de los recursos requeridos para continuar desarrollando sus funciones de seguimiento, evaluación y convalidación. En materia de instrumentos archivísticos, el Consejo otorgó viabilidad técnica para la convalidación de las TRD de la Secretaría de Educación Distrital, Canal Capital y la actualización de dos dependencias de la Secretaría Distrital de Movilidad. Asimismo, fueron consideradas viables las TVD de la Empresa de Renovación Urbana – ERU, CAFAM, el Instituto Distrital de Patrimonio Cultural – IDPC, la Secretaría General de la Alcaldía Mayor de Bogotá, el Centro de Sistematización y Servicios Técnicos – SISE y el Hospital Engativá E.S.E. También quedaron en firme los ajustes efectuados a la TRD de la Contraloría de Bogotá y a la TVD de FONCEP (FAVIDI). La sesión también permitió revisar el procedimiento aplicado a los instrumentos convalidados con ajustes. Los consejeros acordaron que estas correcciones continuarían siendo verificadas técnicamente por la Secretaría Técnica, pero que no sería necesario presentar nuevamente cada instrumento ante el pleno del Consejo, con el propósito de reducir tiempos y agilizar la implementación de las TRD y TVD. Adicionalmente, se aprobaron el Plan de Acción 2016, el informe correspondiente al cuarto trimestre de 2015 y el informe del segundo semestre de la misma vigencia. Finalmente, el Consejo analizó asuntos estratégicos relacionados con la gestión documental distrital, entre ellos la necesidad de culminar el censo guía de archivos históricos, fortalecer las visitas de seguimiento y ampliar los equipos técnicos encargados de revisar TRD y TVD. Para ese momento se reportaba la convalidación acumulada de 29 TRD y 11 TVD. También se aprobaron propuestas para modificar el reglamento del Consejo y formalizar mediante acuerdos las decisiones de convalidación, y se plantearon los requerimientos de talento humano y recursos necesarios para garantizar el funcionamiento del Consejo durante la vigencia 2016.

El Acta No. 05 de 2015 documenta la quinta sesión del Consejo Distrital de Archivos de Bogotá D.C., desarrollada el 29 de octubre de 2015 con la participación de siete de los nueve consejeros. La agenda incluyó la evaluación y convalidación de instrumentos archivísticos, el seguimiento al plan de actividades del Consejo, la revisión del estado de la gestión documental en las entidades distritales y el análisis de iniciativas de modernización tecnológica relacionadas con la gestión de documentos electrónicos. Durante la sesión se analizaron TRD correspondientes al Hospital Occidente de Kennedy, DADEP, Secretaría Distrital de la Mujer, Contraloría de Bogotá y Jardín Botánico José Celestino Mutis, además de TVD del Hospital Chapinero, Hospital del Sur, IDEP, Secretaría Distrital de Salud, FONCEP (FAVIDI) y Canal Capital. También se presentaron conceptos técnicos sobre instrumentos de la Secretaría Distrital de Movilidad, Hospital San Cristóbal, Secretaría Distrital del Hábitat y Personería de Bogotá, respecto de los cuales se consideró que los ajustes realizados permitían establecer viabilidad técnica para su implementación. Finalmente, el Consejo convalidó las TRD de la Contraloría de Bogotá y del Jardín Botánico, y las TVD de FONCEP (FAVIDI) y Canal Capital. El informe correspondiente al tercer trimestre de 2015 señaló que durante el periodo fueron revisados y evaluados 19 instrumentos archivísticos. Adicionalmente, en el balance de seguimiento distrital se informó que habían sido visitadas 56 de las 72 entidades previstas y que 16 permanecían pendientes de seguimiento. Para ese momento, 29 entidades contaban con TRD convalidada y 43 aún no, mientras que, entre las entidades obligadas a presentar TVD, 11 contaban con este instrumento convalidado y 52 permanecían sin convalidación. Finalmente, se presentaron los avances de la segunda fase del SGDEA-DC, orientada a normalizar y fortalecer los requerimientos funcionales para la gestión de documentos electrónicos en el Distrito y favorecer la interoperabilidad con los sistemas existentes. El Consejo también acordó que las decisiones sobre convalidación o no convalidación de TRD y TVD se formalizaran mediante acuerdos por cada sesión, con el propósito de brindar mayor respaldo a las entidades. Asimismo, se reiteraron acciones relacionadas con el cumplimiento de la Ley de Transparencia, la articulación con el Sistema Nacional de Archivos y la difusión de herramientas técnicas para fortalecer la conservación documental en las entidades distritales.

El Acta No. 04 de 2015 documenta la cuarta sesión del Consejo Distrital de Archivos de Bogotá D.C., desarrollada el 27 de agosto de 2015 con la participación de seis de los nueve consejeros. La agenda integró temas relacionados con la evaluación de instrumentos archivísticos, el seguimiento a la gestión documental distrital, la asistencia técnica brindada a las entidades y el fortalecimiento de la capacidad operativa de la Secretaría Técnica para cumplir las responsabilidades asignadas al Consejo. En materia de instrumentos archivísticos se analizaron TRD correspondientes a la Personería de Bogotá, Secretaría Distrital de Gobierno, Hospital Simón Bolívar, Hospital Usaquén, Jardín Botánico José Celestino Mutis, Secretaría Distrital de Salud, TransMilenio S.A. y Veeduría Distrital, además de TVD del Hospital Usaquén, TransMilenio S.A., la Secretaría General de la Alcaldía Mayor de Bogotá y el Instituto Distrital de Patrimonio Cultural – IDPC. Tras la evaluación, el Consejo convalidó la TRD de la Personería de Bogotá y avaló la implementación de la TRD ajustada de la Veeduría Distrital. Los demás instrumentos no fueron convalidados por presentar inconsistencias técnicas en aspectos como clasificación, denominación y valoración documental. La sesión también revisó las acciones de asistencia técnica desarrolladas para apoyar la elaboración y ajuste de TRD y TVD. Se informó sobre talleres dirigidos a profundizar en clasificación documental y valoración primaria y secundaria, evidenciándose una participación aproximada del 65 % de las 42 entidades convocadas. Asimismo, se discutió la aplicabilidad de la normativa archivística y de transparencia a determinadas entidades con régimen privado, acordándose adelantar gestiones para obtener claridad jurídica y fortalecer el cumplimiento de estas disposiciones en el Distrito. Finalmente, el Consejo aprobó el informe de actividades correspondiente al primer semestre de 2015, conoció la metodología de seguimiento a los procesos de gestión documental y analizó un diagnóstico sobre los recursos necesarios para fortalecer la Secretaría Técnica. Este diagnóstico planteó la necesidad de ampliar los equipos especializados encargados tanto de la revisión y evaluación de TRD y TVD como del seguimiento al cumplimiento de las normas archivísticas. La sesión concluyó además con la revisión de la continuidad de algunos representantes del Consejo para los periodos siguientes.

El Acta No. 03 de 2015 documenta la tercera sesión del Consejo Distrital de Archivos de Bogotá D.C., desarrollada el 26 de junio de 2015 con la participación de seis de los nueve consejeros. La agenda integró asuntos relacionados con la evaluación de instrumentos archivísticos, el seguimiento al cumplimiento de las normas de archivo y gestión documental, la elaboración de herramientas de normalización y los avances de iniciativas orientadas a la modernización tecnológica de la gestión documental en las entidades distritales. Durante la revisión de TRD y TVD, el Consejo analizó instrumentos correspondientes a diferentes entidades y decidió convalidar las TRD de la Secretaría Distrital de Hacienda, Secretaría Distrital de Integración Social, Secretaría Distrital de Movilidad y Secretaría Distrital de Ambiente, además de la TVD del Instituto Distrital para la Protección de la Niñez – IDIPRON. Posteriormente fueron convalidadas también las TVD de la Empresa de Renovación Urbana – ERU y del Hospital Engativá E.S.E. En contraste, no se otorgó visto bueno a la TRD del Hospital San Cristóbal y se decidió no convalidar instrumentos del IDU, Hospital San Blas, Hospital Occidente de Kennedy, IDPC y las versiones evaluadas de la UAESP, debido a la permanencia de observaciones técnicas. La sesión incorporó igualmente el informe de actividades del segundo trimestre de 2015, en el que se presentó el seguimiento a las entidades que habían sometido sus instrumentos a revisión en varias oportunidades, las mesas de trabajo desarrolladas para facilitar los ajustes y las acciones dirigidas a aquellas que aún no habían presentado TRD o TVD. También se reportaron visitas de seguimiento a entidades como DADEP, IDIGER, Secretaría Distrital de Hacienda, Secretaría General, Hospital El Tunal, UAESP, Universidad Distrital y Secretaría Distrital de Ambiente. Finalmente, el Consejo conoció los lineamientos sobre Inventario de Activos de Información y Proceso de Gestión Documental, así como propuestas para la clasificación y valoración de series y subseries documentales transversales y de hospitales. También se presentaron los avances de la segunda fase del SGDEA-DC, orientado a normalizar los requerimientos para la gestión de documentos electrónicos en el Distrito. Como asunto adicional, se informó que continuaba pendiente la respuesta del Archivo General de la Nación sobre el alcance de las competencias del Consejo frente a las TRD y TVD de entidades privadas que cumplen funciones públicas.

El Acta No. 02 de 2015 documenta la segunda sesión del Consejo Distrital de Archivos de Bogotá D.C., desarrollada el 29 de abril de 2015 con la participación de seis de los nueve consejeros. Dentro de su agenda se incluyeron asuntos relacionados con la evaluación de instrumentos archivísticos, el seguimiento a las actividades previstas para la vigencia, la actualización de los procedimientos del Consejo y el cumplimiento de disposiciones sobre transparencia, acceso a la información e inspección, vigilancia y control en materia archivística. En materia de TRD y TVD, el grupo evaluador presentó los resultados de la revisión de 15 instrumentos correspondientes a distintas entidades distritales. Tras el análisis técnico, se determinó que las TRD de la Caja de la Vivienda Popular y del Instituto Distrital de Recreación y Deporte – IDRD cumplían las condiciones necesarias para su convalidación. Asimismo, se verificó que los ajustes solicitados previamente a la TVD de la Secretaría Distrital de Cultura, Recreación y Deporte habían sido atendidos, por lo que se consideró viable su implementación. Los demás instrumentos evaluados no alcanzaron la convalidación por presentar incumplimientos metodológicos o técnicos. La sesión también incluyó la presentación del informe trimestral de actividades del Plan de Acción 2015, en el que se reportaron los instrumentos revisados, evaluados y convalidados durante el primer trimestre, así como las entidades que habían presentado sus TRD o TVD en varias oportunidades sin culminar satisfactoriamente el proceso. Frente a estos casos, el Consejo acordó desarrollar mesas de trabajo con las entidades para verificar los ajustes realizados y establecer planes que facilitaran la convalidación. Asimismo, se identificaron varias entidades que aún no habían presentado sus instrumentos archivísticos y se propuso convocarlas para conocer las causas del incumplimiento. Finalmente, se socializó el procedimiento de revisión y evaluación de TRD y TVD para su convalidación, así como una propuesta para modificar la conformación del Consejo Distrital de Archivos con el propósito de facilitar la conformación del quórum. También se analizaron los efectos de la Ley 1712 de 2014 y del Decreto 106 de 2015 sobre las funciones de seguimiento e inspección en materia archivística. Como asunto adicional, se estudió una solicitud de CAFAM relacionada con la convalidación de su TRD, lo que llevó al Consejo a plantear una consulta al Archivo General de la Nación para precisar el alcance de sus competencias frente a entidades privadas que cumplen funciones públicas.

El Acta No. 01 de 2015 documenta la primera sesión del Consejo Distrital de Archivos de Bogotá D.C. de la vigencia 2015, realizada el 27 de febrero con la participación de seis de los nueve consejeros. La agenda se concentró en la evaluación y convalidación de instrumentos archivísticos, la formulación de una política pública distrital para archivos y gestión documental y la discusión de nuevas disposiciones relacionadas con las funciones de inspección, vigilancia y control. En materia de TRD y TVD, se presentaron los resultados del proceso de evaluación adelantado por un grupo técnico de la Subdirección del Sistema Distrital de Archivos. Entre los instrumentos revisados se encontraban TRD presentadas por primera vez y otras remitidas para atender ajustes previamente formulados, además de varias TVD. Como resultado, se determinó la viabilidad técnica y posterior convalidación de las TRD de la Secretaría Distrital del Hábitat y Metrovivienda —versión 2003— y de la TVD de la Secretaría Distrital de Hacienda. Los demás instrumentos requerían ajustes o no cumplían plenamente las condiciones técnicas y normativas para su convalidación. Durante la sesión también se presentó un balance del avance distrital en estos procesos. Se informó que se habían recibido 61 TRD de un total proyectado de 72, de las cuales 19 habían sido convalidadas por el Consejo. A partir de este panorama se reiteró la necesidad de mejorar el cumplimiento de los plazos establecidos, fortalecer los procesos de asistencia técnica y avanzar en la publicación de los instrumentos aprobados y convalidados, de conformidad con las disposiciones sobre transparencia y acceso a la información. Finalmente, el Consejo conoció la propuesta de Política Pública Distrital de Archivos y Gestión Documental, orientada a establecer un marco común para fortalecer la función archivística en Bogotá, y analizó el alcance del Decreto 106 de 2015 respecto de las facultades de inspección, vigilancia y control. También se discutieron asuntos relacionados con la normalización de series y subseries documentales, la salvaguarda del patrimonio documental histórico y la necesidad de contar con mayores recursos humanos y financieros para atender las responsabilidades del Archivo de Bogotá y del propio Consejo.

El Acuerdo 02 de 2015 actualiza el reglamento del Consejo Distrital de Archivos de Bogotá D.C. para incorporar formalmente las reglas aplicables a las delegaciones y suplencias de sus integrantes. Esta modificación surge como consecuencia del Decreto Distrital 331 de 2015, que introdujo cambios en la conformación del Consejo y permitió que determinados miembros pudieran delegar su participación o contar con suplentes para asistir a las sesiones. El documento adiciona el artículo quinto del Acuerdo 01 de 2013 y mantiene las reglas generales de funcionamiento del Consejo. En este marco, establece que las sesiones ordinarias se realizarán cada dos meses y que podrán convocarse sesiones extraordinarias cuando sea necesario. También señala que las convocatorias deben indicar fecha, hora, lugar y orden del día, acompañadas de los documentos requeridos para la discusión de los asuntos previstos. En materia de delegaciones y suplencias, el acuerdo determina que, cuando un integrante no pueda asistir a una sesión, podrá designar un delegado o suplente conforme a la normativa aplicable. Para ello deberá remitir o presentar ante la Secretaría Técnica una comunicación que identifique al delegante y al representante, sus cargos y el propósito de la delegación. Al finalizar la sesión, el delegado o suplente deberá informar al miembro titular sobre los temas discutidos y las decisiones adoptadas. Adicionalmente, el acuerdo mantiene disposiciones sobre la elaboración, revisión y aprobación de las actas; la expedición de acuerdos y oficios como mecanismos para formalizar las decisiones del Consejo; y la gestión, conservación y archivo de la correspondencia institucional. De esta manera, el acto fortalece las reglas de funcionamiento del Consejo, garantiza la continuidad de la representación de sus integrantes y contribuye a preservar la trazabilidad documental de las decisiones adoptadas por esta instancia distrital.