El Acta No. V de 2013 documenta la cuarta sesión del Consejo Distrital de Archivos de Bogotá D.C., desarrollada el 17 de diciembre de 2013 con la participación de siete de los nueve consejeros. Entre los principales asuntos abordados estuvieron la presentación del proyecto de estatuto archivístico para el Distrito Capital y la revisión del estado de los procesos de evaluación de las TRD y TVD presentadas por las entidades distritales. Durante la sesión se socializaron los lineamientos de un proyecto orientado al rediseño institucional del Archivo de Bogotá y a la construcción de un estatuto legal archivístico para el Distrito. Los consejeros destacaron la necesidad de definir con claridad las funciones institucionales, garantizar los recursos presupuestales necesarios y fortalecer el posicionamiento del Archivo de Bogotá para responder adecuadamente a sus responsabilidades en materia de gestión documental y patrimonio documental. En relación con las TRD y TVD, el informe técnico identificó dificultades en la clasificación documental, particularmente por la utilización de series y subseries que no correspondían adecuadamente con las funciones, procesos, procedimientos y normas de las entidades. También se señaló que la alta rotación del personal responsable dificultaba la apropiación de la metodología establecida por el Archivo de Bogotá. Adicionalmente, se evidenciaron debilidades en la sustentación de los criterios de valoración secundaria desde las perspectivas histórica, científica y cultural. Como respuesta a estas situaciones, el Consejo analizó alternativas como fortalecer la asesoría técnica, actualizar las guías metodológicas, conformar una red de responsables de gestión documental y promover una mayor articulación con el Sistema Integrado de Gestión. También se recordó que los plazos establecidos para la presentación de los instrumentos archivísticos estaban definidos por la normativa nacional y no podían ser modificados unilateralmente por el Distrito. Finalmente, los consejeros plantearon la necesidad de fortalecer los mecanismos de control y seguimiento para que las entidades cuenten con una gestión documental debidamente normalizada, programándose la siguiente sesión para la última semana de febrero de 2014.

El Acta No. IV de 2013 documenta la tercera sesión del Consejo Distrital de Archivos de Bogotá D.C., realizada el 29 de noviembre de 2013. La reunión contó con la participación de siete de los nueve consejeros y tuvo entre sus temas centrales la revisión del estado de las Tablas de Retención Documental presentadas por las entidades distritales y el análisis del cumplimiento de las disposiciones establecidas en el Decreto 2578 de 2012. Durante la sesión se presentó un diagnóstico sobre 21 Tablas de Retención Documental remitidas al Consejo, identificándose que aproximadamente el 80 % presentaba deficiencias de forma, principalmente por la ausencia de documentos básicos de soporte, como fichas de valoración, actos administrativos de los comités, manuales de funciones, procedimientos y anexos. Asimismo, se señaló que solamente seis de las TRD analizadas contaban con los elementos necesarios para continuar adecuadamente con su proceso de revisión, evaluación y convalidación. A partir de estos hallazgos, los consejeros analizaron algunas causas asociadas a las dificultades encontradas, entre ellas la alta rotación del personal responsable de gestión documental, la falta de capacitación, la ausencia de una estrategia archivística y la complejidad de los requisitos exigidos para la presentación de las TRD. Como respuesta, se planteó fortalecer el seguimiento a las entidades, mejorar la articulación con el Sistema Integrado de Gestión y desarrollar acciones de capacitación dirigidas a los funcionarios responsables de la gestión documental. Finalmente, la Secretaría Técnica asumió compromisos relacionados con la entrega a los consejeros del listado de documentos pendientes por entidad y la identificación de las fechas límite para que el Consejo emitiera los conceptos de convalidación de las TRD presentadas, de acuerdo con los plazos establecidos por la normativa archivística. También se programó una nueva sesión para el 17 de diciembre de 2013, dando continuidad al seguimiento de los instrumentos y a las acciones orientadas al fortalecimiento de la gestión documental distrital.

El Acta No. III de 2013 documenta la segunda sesión del Consejo Distrital de Archivos de Bogotá D.C., desarrollada el 21 de octubre de 2013. La reunión contó con la participación de siete de los nueve consejeros y abordó asuntos relacionados con el funcionamiento institucional del Archivo de Bogotá y con el ejercicio de las competencias del Consejo en materia de evaluación de instrumentos archivísticos. Dentro del orden del día se presentó una propuesta de reforma del modelo institucional del Archivo de Bogotá y posteriormente se desarrolló el punto correspondiente a la revisión, evaluación y convalidación de TRD y TVD. Para este proceso fueron presentadas las Tablas de Retención Documental del Instituto Distrital de Turismo – IDT y del Instituto de Desarrollo Urbano – IDU, así como la Tabla de Valoración Documental de la Unidad Administrativa Especial Cuerpo Oficial de Bomberos de Bogotá – UAECOB. De acuerdo con los informes técnicos elaborados por la Secretaría Técnica y expuestos por los profesionales de archivo, las TRD del IDT y del IDU no cumplían con los requisitos establecidos por el Archivo General de la Nación, el Archivo de Bogotá y la normativa archivística vigente. Por el contrario, la TVD de la UAECOB fue considerada conforme con dichos requisitos. En consecuencia, el Consejo decidió por unanimidad no convalidar las dos TRD y convalidar la TVD presentada por Bomberos de Bogotá. Adicionalmente, los consejeros manifestaron la necesidad de informar a la Alcaldía Mayor sobre el estado de la gestión documental pública en el Distrito y solicitar respaldo institucional para fortalecer el cumplimiento de la normativa archivística y las funciones del Consejo Distrital de Archivos. Como asuntos adicionales, se reiteró que las TRD y TVD permanecerían bajo custodia de la Secretaría Técnica y se reconoció al Archivo de Bogotá por haber recibido el Premio Jorge Palacios Preciado 2013, en la modalidad de Entidad Archivística Destacada, por su labor en la protección y difusión del patrimonio documental de la ciudad.

El Acta No. II de 2013 documenta la continuación de la primera sesión del Consejo Distrital de Archivos de Bogotá D.C., suspendida inicialmente el 27 de agosto y retomada el 31 de agosto de 2013. La reunión se concentró principalmente en desarrollar el quinto punto del orden del día, correspondiente a la revisión, evaluación y convalidación de Tablas de Retención Documental. Durante la sesión, la Subdirección del Sistema Distrital de Archivos realizó una presentación sobre la gestión documental en el Distrito y la metodología aplicable a la elaboración y presentación de las TRD y TVD. Asimismo, se socializaron las acciones adelantadas por el Archivo de Bogotá para promover el cumplimiento de la normativa archivística y se explicaron aspectos asociados a la presentación, revisión, evaluación y convalidación de estos instrumentos ante el Consejo. Posteriormente, fueron sometidas a consideración las Tablas de Retención Documental de IDIPRON, la Secretaría General de la Alcaldía Mayor de Bogotá y la Unidad Administrativa Especial Cuerpo Oficial de Bomberos. De acuerdo con los informes técnicos presentados por la Secretaría Técnica y los profesionales de archivo, los instrumentos cumplían con los requisitos establecidos por el Archivo General de la Nación, el Archivo de Bogotá y la normativa archivística vigente. Como resultado, el Consejo decidió por unanimidad convalidar las tres TRD, solicitando al mismo tiempo la incorporación de los ajustes señalados en los respectivos conceptos técnicos. Finalmente, se establecieron varios compromisos para fortalecer el funcionamiento del Consejo: remitir con mayor anticipación la agenda de las siguientes sesiones, conservar las TRD y TVD bajo custodia de la Secretaría Técnica, programar la siguiente sesión para el 21 de octubre de 2013 y aprobar una prórroga solicitada por la Secretaría Distrital de la Mujer para la presentación de su TRD. También se acordó expedir el correspondiente acuerdo de convalidación de las tablas evaluadas, formalizando así las decisiones adoptadas durante la sesión.

El Acta No. 1 de 2013 documenta la instalación y primera sesión formal del Consejo Distrital de Archivos de Bogotá D.C. La reunión contó con la participación de representantes de diferentes entidades y sectores vinculados con la función archivística, entre ellos la Secretaría General de la Alcaldía Mayor de Bogotá, la Veeduría Distrital, la Secretaría de Cultura, Recreación y Deporte, el Archivo Histórico Javeriano, la Sociedad Colombiana de Archivistas, instituciones de educación superior, el Archivo de Bogotá y el sector de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones. Durante la sesión se verificó el quórum con la participación de ocho de los nueve consejeros, se aprobó el orden del día y se eligió por unanimidad a la entonces Secretaria General de la Alcaldía Mayor de Bogotá como presidenta del Consejo. Posteriormente, se formalizó la instalación de la instancia y se presentaron sus integrantes y funciones. También se estudió y aprobó la propuesta de reglamento interno, incorporando disposiciones relacionadas con la posibilidad de realizar sesiones virtuales, la publicación de las actas en la página web de la Secretaría General y la definición de quién asumiría la presidencia cuando el titular no pudiera participar en una sesión. Estas decisiones establecieron elementos fundamentales para la organización y funcionamiento inicial del Consejo. Dentro del orden del día se contempló igualmente la revisión, evaluación y convalidación de TRD y TVD, evidenciando desde la primera sesión la participación del Consejo en estos procesos archivísticos. Finalmente, los consejeros acordaron suspender la reunión y continuarla el 31 de agosto de 2013 para dar trámite a los asuntos pendientes.

El Acuerdo 02 de 2013 formaliza la decisión del Consejo Distrital de Archivos de Bogotá D.C. de convalidar las Tablas de Retención Documental presentadas por el Instituto Distrital para la Protección de la Niñez y la Juventud – IDIPRON, la Unidad Administrativa Especial Cuerpo Oficial de Bomberos y la Secretaría General de la Alcaldía Mayor de Bogotá D.C. El acto se expide en ejercicio de las competencias asignadas al Consejo para revisar, evaluar y convalidar estos instrumentos archivísticos. El documento señala que, durante la continuidad de la primera sesión del Consejo Distrital de Archivos, la Secretaría Técnica presentó los informes técnicos correspondientes a las TRD de las tres entidades. Estos instrumentos habían sido remitidos previamente para su revisión y fueron analizados por profesionales en archivística, quienes determinaron su cumplimiento frente a los requisitos establecidos por el Archivo de Bogotá y la normativa archivística vigente. A partir de esta evaluación, el Consejo dispuso la convalidación de las TRD y acogió como concepto técnico los informes presentados por su Secretaría Técnica. La decisión reconoce además que los instrumentos habían sido previamente aprobados por los respectivos comités de archivo de las entidades, como parte del procedimiento requerido antes de su presentación ante el Consejo Distrital de Archivos. Finalmente, el acuerdo establece que las entidades deben atender las observaciones formuladas en los informes técnicos y realizar los ajustes que allí se determinen. Con ello, el acto no solo formaliza la convalidación de las Tablas de Retención Documental, sino que también asegura la incorporación de las recomendaciones técnicas necesarias para fortalecer su correcta aplicación e implementación institucional.

El Acuerdo 01 de 2013 formaliza el reglamento interno del Consejo Distrital de Archivos de Bogotá D.C., estableciendo el marco de organización y funcionamiento de esta instancia distrital. El documento se adopta en desarrollo de las disposiciones relacionadas con la función archivística y con la creación y operación del Consejo, y tiene como propósito establecer reglas claras para el ejercicio de sus competencias y la actuación de sus integrantes. El reglamento establece como principios orientadores de las actuaciones del Consejo la moralidad pública, transparencia, objetividad, legalidad, honradez, igualdad, imparcialidad, celeridad, publicidad, economía, neutralidad, eficacia y eficiencia. Asimismo, determina la existencia de quórum deliberatorio y decisorio y regula la realización de sesiones ordinarias y extraordinarias, incluyendo los mecanismos de convocatoria y la documentación necesaria para desarrollar los asuntos incluidos en el orden del día. El acuerdo también regula la elaboración y aprobación de las actas de las sesiones, las cuales deben reflejar las decisiones adoptadas y las responsabilidades asumidas por los integrantes. De igual manera, establece que las decisiones de carácter aprobatorio del Consejo se formalizan mediante acuerdos, mientras que otras decisiones pueden comunicarse mediante oficios suscritos por la Secretaría Técnica. También se definen reglas para la gestión y archivo de la correspondencia producida y recibida por el Consejo. Finalmente, el documento desarrolla las funciones de la Presidencia del Consejo y de la Secretaría Técnica, incluyendo la convocatoria y coordinación de las sesiones, la suscripción de actas y acuerdos, el seguimiento de las actividades del Consejo y la elaboración de informes. Entre las funciones de la Secretaría Técnica se encuentra además la presentación y socialización de los informes técnicos y conceptos relacionados con la evaluación de las Tablas de Retención Documental (TRD) y las Tablas de Valoración Documental (TVD), fortaleciendo así la articulación entre el funcionamiento del Consejo y los procesos de evaluación y convalidación de instrumentos archivísticos.