El enfoque es la orientación que la Dirección Distrital de Archivo de Bogotá propone para el modelo, el cual se representa en la perspectiva estratégica, sistémica y práctica:

Perspectiva Estratégica: El modelo busca alinear las acciones y decisiones de la gestión documental con los objetivos y metas estratégicas de las entidades y organismos del Distrito. Esto implica considerar cómo la gestión documental contribuye de manera integral y coherente al logro de los resultados deseados.

Perspectiva Sistémica: El modelo adopta un enfoque sistémico que reconoce la interrelación y la interdependencia de los diferentes elementos y procesos involucrados en la gestión documental. Se considera la gestión documental como un sistema integrado, donde los documentos y la información se conectan y se relacionan entre sí, facilitando la toma de decisiones y el funcionamiento eficiente de la entidad.

Perspectiva Práctica: Se basa en la aplicación de herramientas, técnicas y metodologías concretas que son efectivas y viables en la gestión documental. Se busca asegurar que las acciones y medidas propuestas sean realistas, aplicables y adaptables a la realidad y necesidades de entidad.

Los principios son parte fundamental en el cumplimiento de los objetivos estratégicos, operativos y técnicos de los procesos en general de las entidades y organismos del Distrito. Para el Modelo se establecieron seis principios que orientan las acciones para la toma de decisiones y resolución de problemas, de cara al fortalecimiento del proceso de gestión documental, los cuales se describen a continuación:

Responsabilidad Institucional: Permite establecer la definición y asignación de responsabilidades a todos los servidores públicos y colaboradores de las entidades y organismos del Distrito en relación con la gestión documental y archivos a nivel institucional.

Accesibilidad: Este principio facilita la localización, consulta y visibilidad de los documentos y archivos públicos, excluyendo solo aquello que esté sujeto a las excepciones, contribuyendo a la transparencia pública, a la gobernanza de la información pública y al Gobierno abierto.

Integridad: La aplicación de criterios para asegurar la autenticidad, confiabilidad y protección de la información generada y administrada por las entidades y organismos del Distrito es un compromiso fundamental para crear confianza en la administración pública y en los ciudadanos que utilizan los documentos para ejercer sus derechos.

Oportunidad: Redunda para que la administración cumpla sus acciones en los plazos definidos bajo términos concretos de tal manera que se mantenga siempre el principio de oportunidad, se reduzca los riesgos de la no entrega de información oportuna y se contribuya al mejoramiento de los servicios de acceso y disponibilidad de la información pública.

Economia: En términos de tiempo y costos la mejora constante del proceso de gestión documental resulta en eficiencias que se traduce en ahorros económicos y una mejor utilización de los recursos en todas las áreas de la gestión documental y la administración de archivos. Sin embargo, esto solo es posible si se reconoce a la gestión documental como un activo valioso para la entidad.

Aseguramiento documental: Consiste en que cualquier documento y expediente que se produzca como parte del ejercicio de la gestión pública esté bajo el registro, inventario o control del sistema de gestión documental de la entidad, desde el momento de su creación hasta su disposición. Es decir, la entidad desarrolle diferentes tipos de acciones que aseguren los documentos durante todas las fases que componen el ciclo de vida de los archivos, de manera efectiva.