El EMBDA 2.0 parte de considerar los metadatos como un elemento esencial de la gestión documental, ya que permiten describir el contexto, contenido y estructura de los documentos y registrar su gestión a lo largo del tiempo. Su aplicación favorece operaciones como acceso, recuperación, localización, transferencia, disposición, seguridad y preservación, y proporciona una estructura común para administrar información en las entidades distritales.
La publicación constituye una evolución de la versión EMBDEA 1.0 de 2019. Mientras la primera versión ofrecía una contextualización conceptual y un primer esquema para documentos electrónicos, EMBDA 2.0 amplía el alcance hacia los documentos de archivo en general y actualiza su modelo conceptual a partir de la experiencia acumulada por las entidades distritales y de las necesidades identificadas mediante asistencias técnicas y conceptos emitidos por el Archivo de Bogotá.
La guía establece como requisitos previos que cada entidad analice sus necesidades y brechas, revise su política de gestión documental, determine qué metadatos ya se encuentran normalizados en sus instrumentos archivísticos, conozca los flujos documentales y estructuras de datos existentes e identifique los riesgos asociados. También promueve la centralización y homogeneización de las estructuras de datos, con el propósito de evitar duplicidades y avanzar hacia fuentes de información normalizadas y consistentes.
Uno de los principales aportes del documento es su modelo conceptual. Las ilustraciones de las páginas 17 y 18 muestran cómo las entidades del esquema se relacionan entre sí y cómo estas relaciones sirven para representar el entorno de gestión documental. El modelo distingue cuatro entidades físicas: Regulación, Gestión Documental, Agente y Archivo, y una entidad conceptual denominada Relación. En conjunto, constituyen la línea base para parametrizar y automatizar procesos, servicios, funcionalidades y transacciones de un SGDEA.
La entidad Regulación agrupa políticas, instrumentos y herramientas que establecen reglas para la gestión documental, entre ellas la política institucional, el modelo de requisitos para documentos electrónicos, banco terminológico, CCD, tablas de control de acceso, TRD, TVD y plantillas de producción documental. La entidad Gestión Documental representa las funciones, procesos, procedimientos, trámites, transacciones y roles que generan o gestionan documentos.
La entidad Agente representa los actores que crean, gestionan, organizan o utilizan documentos, mientras que Archivo representa las agrupaciones documentales desde el fondo hasta el documento individual. Finalmente, la entidad Relación permite documentar asociaciones significativas entre estos elementos, como relaciones de procedencia y eventos de gestión documental relacionados con clasificación, valoración, conservación o transferencia.
La Ilustración 7 de la página 24 sintetiza la arquitectura del esquema: las entidades están conformadas por categorías, los metadatos las describen y los submetadatos permiten caracterizar con mayor detalle determinados atributos. Para implementar el modelo, cada entidad debe seleccionar los metadatos pertinentes de acuerdo con sus necesidades y puede incorporar otros adicionales, siempre manteniendo la estructura y reglas del estándar.
El EMBDA 2.0 se caracteriza por ser flexible, repetible, extensible, interoperable, compatible, reutilizable e interrelacionado. Puede adaptarse a diferentes procesos y fases del ciclo documental; permite reutilizar metadatos evitando duplicidades; y busca facilitar el intercambio consistente de información entre sistemas. Además, mantiene compatibilidad conceptual con estándares y modelos internacionales como PREMIS, Dublin Core, METS, EAD, e-EMGDE, MoReq y NTC-ISO 23081.
La Tabla 3, iniciada en la página 26, organiza los elementos del modelo según su aplicación a las entidades y fases del archivo y distingue tres niveles de uso: obligatorio, condicional y opcional. El documento señala allí que el esquema está compuesto por 28 metadatos y 134 submetadatos, entre los cuales se encuentran elementos asociados con identificación, nombres, fechas, descripción, relaciones, historial de eventos, seguridad, permisos y otros atributos necesarios para la administración documental.
La guía también articula el EMBDA 2.0 con otras herramientas del Modelo Integral de la Gestión de Documentos y Archivo – MIGDA. La tabla de la página 15 relaciona expresamente el esquema con EMBDEA 1.0, el SGDEA-DC RTF, la línea técnica para adquisición de SGDEA, los proyectos de digitalización, el inventario documental y el Registro Especial de Derechos Humanos, mostrando que los metadatos funcionan como un componente transversal para integrar diferentes instrumentos y procesos.
Finalmente, el documento concibe el esquema como una herramienta que cada entidad debe apropiar, adaptar, mantener y actualizar, no como una estructura rígida. Su aplicación busca mejorar la calidad de los datos, favorecer la interoperabilidad y automatización, evitar duplicidades, fortalecer la autenticidad, integridad y fiabilidad de los documentos y garantizar que la información permanezca identificable, recuperable y disponible durante las fases de gestión, central e histórica
El Acta No. 04 de 2024 registra la cuarta sesión ordinaria del Consejo Distrital de Archivos de Bogotá D.C., realizada el 13 de diciembre de 2024 en el Archivo de Bogotá. La reunión abordó el cierre del Seguimiento al Cumplimiento de la Normatividad Archivística, el balance de revisión y evaluación de TRD y TVD, la sustentación de las Tablas de Valoración Documental del Jardín Botánico José Celestino Mutis y la definición de un procedimiento para atender devoluciones de solicitudes de inscripción en el Registro Único de Series Documentales – RUSD por parte del Archivo General de la Nación.
Como principales resultados, se informó que con corte al 30 de noviembre se habían radicado informes de Seguimiento Estratégico para 57 de las 60 entidades y organismos distritales. Además, el Consejo decidió no convalidar las TVD del fondo documental acumulado de la Corporación Jardín Botánico José Celestino Mutis y aprobó las acciones y tiempos para gestionar las devoluciones de inscripción en el RUSD.
El Acta No. 03 de 2024 documenta la sesión realizada el 6 de noviembre de 2024, con la presencia de ocho consejeros, garantizando el quórum necesario para deliberar. La agenda se concentró en el seguimiento operativo a la gestión documental distrital y en resolver asuntos técnicos asociados con la evaluación, convalidación e inscripción de los instrumentos archivísticos.
En materia de Seguimiento al Cumplimiento de la Normatividad Archivística, se informó que, con corte al 31 de octubre, se contaba con seguimiento estratégico e informes radicados para 50 entidades distritales. Desde la sesión anterior se habían emitido 17 nuevos informes, correspondientes, entre otras, a la EAAB, FONCEP, Subred Sur Occidente, Secretaría Distrital de Cultura, Recreación y Deporte, DADEP, IDRD, Secretaría Distrital de Seguridad, IDPC, Secretaría Distrital de Hacienda, IDARTES, RENOBO, Secretaría Distrital de la Mujer, IDU, Secretaría General, Veeduría Distrital, Secretaría Distrital de Planeación y Secretaría Jurídica Distrital.
Respecto de la revisión y evaluación de TRD y TVD, el balance presentado registró 19 conceptos emitidos durante la vigencia 2024. Desde la reunión anterior se habían producido cuatro nuevos conceptos, de los cuales únicamente la TRD de la Secretaría Distrital de Integración Social – SDIS obtuvo concepto favorable. Los demás correspondieron a la Secretaría General de la Alcaldía Mayor de Bogotá, TransMilenio S.A. y FONCEP.
La sesión prestó especial atención al trámite de inscripción en el Registro Único de Series Documentales – RUSD. El Archivo General de la Nación había devuelto dos instrumentos previamente convalidados solicitando ajustes relacionados con valoración documental. Frente a esta situación, el Consejo avaló una ruta que contempla comunicar las observaciones a la entidad responsable, desarrollar mesas técnicas para explicar y verificar los cambios y, una vez perfeccionado el instrumento, gestionar nuevamente su inscripción ante el AGN. También se planteó la necesidad de unificar criterios entre los equipos evaluadores del Distrito y del Archivo General de la Nación para reducir futuras devoluciones.
Posteriormente, la Secretaría Distrital de Integración Social sustentó su Tabla de Retención Documental ante el Consejo. El instrumento había surtido las etapas de revisión, evaluación y ajuste y contaba con concepto técnico favorable. Tras la presentación de la entidad y la revisión de los consejeros, la TRD fue convalidada, permitiendo a la Secretaría continuar con el trámite correspondiente y preparar posteriormente una nueva actualización del instrumento.
Finalmente, se revisaron dos casos particulares. Frente al Instituto Distrital de Turismo – IDT, el Consejo determinó que no era necesario ratificar nuevamente la TRD convalidada en 2014, dado que el instrumento ya había sido inscrito en el RUSD y aplicado desde 2015. En el caso de la Universidad Distrital Francisco José de Caldas, que presentó extemporáneamente los ajustes de su TVD, se concluyó que el Consejo no tiene competencia para conceder plazos adicionales a los establecidos normativamente y que debe darse cumplimiento al artículo 15 del Acuerdo 004 de 2019.
Como decisiones formales, el Consejo aprobó las acciones para atender ajustes de inscripción en el RUSD, convalidó la TRD de la SDIS, delegó a la Secretaría Técnica la respuesta al caso del IDT y ratificó el cumplimiento estricto de los términos previstos para la presentación de ajustes. La sesión concluyó a las 11:15 a. m. del 6 de noviembre de 2024.
El Acta No. 02 de 2024 documenta la segunda sesión ordinaria del Consejo Distrital de Archivos de Bogotá D.C., desarrollada el 17 de septiembre de 2024 con la participación de nueve consejeros, garantizando el quórum para deliberar y adoptar decisiones. La agenda combinó el balance de gestión del primer semestre con la revisión de los cambios normativos que inciden directamente en los procedimientos de evaluación y convalidación de instrumentos archivísticos.
Uno de los temas centrales fue la aprobación del informe semestral de gestión del Consejo, correspondiente al periodo enero-junio de 2024. El documento consolidó las actividades relacionadas con reuniones de la instancia, asesoría archivística, seguimiento al cumplimiento normativo, participación en acciones del Sistema Nacional de Archivos, evaluación de TRD y TVD, declaratorias BIC-CDA y reporte de posibles irregularidades frente a la legislación archivística. El informe fue aprobado sin observaciones y se acordó su remisión al Archivo General de la Nación.
La sesión también analizó el Acuerdo 001 de 2024 del Archivo General de la Nación, que introdujo cambios relevantes en los procedimientos de evaluación. Entre ellos se destacó el establecimiento de un plazo máximo de 60 días hábiles para evaluar y emitir el informe técnico sobre TRD y TVD; la necesidad de determinar qué norma aplica según la fecha de radicación del instrumento; la posibilidad de realizar sesiones del Consejo con mayor frecuencia para decidir sobre instrumentos técnicamente viables; y la obligación de solicitar la inscripción en el Registro Único de Series Documentales – RUSD dentro de los 15 días hábiles siguientes a la suscripción del acta de convalidación.
En cuanto a la evaluación de TRD y TVD, el balance presentado registró 12 conceptos emitidos durante 2024 para instrumentos de entidades como DASC, Secretaría Distrital de Hacienda, Secretaría Distrital de Integración Social, Secretaría Distrital de Movilidad, Contraloría de Bogotá, IDRD, Secretaría General, Subredes Integradas de Servicios de Salud, Universidad Distrital y Jardín Botánico. Sin embargo, para el periodo transcurrido desde la sesión anterior ningún instrumento contaba con concepto viable para ser sometido a convalidación.
La reunión presentó además el avance del Seguimiento al Cumplimiento de la Normatividad Archivística, informando la emisión de reportes para entidades y organismos distritales de distintos sectores. Este seguimiento continuó como mecanismo para identificar el nivel de cumplimiento, orientar acciones de fortalecimiento y focalizar el acompañamiento técnico a las entidades.
Finalmente, en materia de patrimonio documental, se informó que durante el primer semestre no se recibieron nuevas solicitudes formales de declaratoria BIC-CDA, aunque continuaron las gestiones relacionadas con los dibujos del arquitecto Germán Samper Gnecco. También avanzó la formulación de un procedimiento para este tipo de declaratorias y el estudio para incluir fondos del Archivo de Bogotá en la Lista Indicativa de Candidatos a Bien de Interés Cultural, destacándose el fondo “Administración del Ramo de Propios – 1596-1873” por su relevancia histórica. Como decisiones formales quedaron aprobados el informe semestral y las disposiciones derivadas del Acuerdo 001 de 2024; además, se estableció el compromiso de remitir el informe al Archivo General de la Nación antes del 15 de octubre de 2024.
El Acta No. 01 de 2024 documenta la apertura de la vigencia del Consejo Distrital de Archivos de Bogotá D.C., realizada el 24 de mayo de 2024. La sesión permitió presentar a los integrantes de la instancia y recordar sus principales funciones, entre ellas asesorar al Archivo de Bogotá en la aplicación de la política archivística, realizar seguimiento al cumplimiento normativo, revisar y convalidar TRD y TVD, apoyar proyectos del Sistema Distrital de Archivos y participar en la protección del patrimonio documental.
Uno de los asuntos centrales fue la presentación del Plan de Acción 2024 y del cronograma de Seguimiento al Cumplimiento de la Normativa Archivística. Este último programó el seguimiento de 60 entidades y organismos distritales entre mayo y diciembre, distribuidos mensualmente para organizar la aplicación de la operación de seguimiento durante la vigencia.
En materia de TRD y TVD, se presentaron los resultados de seis Tablas de Retención Documental correspondientes a la Secretaría General de la Alcaldía Mayor de Bogotá, Secretaría Distrital de Integración Social, Secretaría Distrital de Hacienda, Secretaría Distrital de Movilidad y DASC; ninguna cumplió los requisitos para su convalidación. En cuanto a las Tablas de Valoración Documental, se evaluaron ocho instrumentos y dos obtuvieron resultado favorable: las TVD del IDRD – Fondo Propio y de la Contraloría de Bogotá D.C., que posteriormente fueron sometidas a consideración del Consejo y convalidadas.
El acta también presenta un balance del procedimiento de sustentación: se realizaron 27 mesas, en las cuales se gestionaron 40 instrumentos; 27 fueron devueltos por incumplimiento de requisitos o inasistencia y 13 continuaron hacia la etapa de evaluación. Frente a las dificultades percibidas por las entidades en estos trámites, los consejeros plantearon la necesidad de incrementar la eficiencia, fortalecer el acompañamiento y generar resultados más tangibles para la gestión documental distrital.
Como respuesta, la Dirección Distrital de Archivo de Bogotá presentó una propuesta metodológica para actualizar el procedimiento de evaluación, incorporando filtros de control, acompañamiento a las entidades en la comprensión de los conceptos técnicos y apoyo durante el ajuste de sus instrumentos. El objetivo es reducir los tiempos de respuesta, mejorar la calidad de las correcciones y aumentar los procesos de convalidación. También se planteó como orientación estratégica fortalecer la apertura de la información a la ciudadanía y proyectar al Archivo de Bogotá como un espacio cultural y de gestión del conocimiento.
Finalmente, el acta formaliza dos decisiones: la convalidación de las TVD del IDRD y la Contraloría de Bogotá, y la adopción de la metodología para la evaluación de TRD y TVD presentadas por las entidades y organismos del Distrito. La sesión concluyó a las 10:30 a. m. del 24 de mayo de 2024.
La Reconstrucción V5 Aprobada del Seguimiento Estratégico – SECUNA constituye la base consolidada para la consulta, trazabilidad y análisis de los resultados correspondientes al periodo de referencia 2024. Su propósito es integrar en una única estructura la información reportada por las entidades, el proceso de verificación realizado por el equipo técnico y los cálculos utilizados para determinar el nivel de implementación del Sistema de Gestión de Documentos de Archivo (SGDA) en el Distrito Capital.
El libro contiene 148 hojas de trabajo. Para cada una de las 60 entidades evaluadas dispone de una herramienta de verificación y una matriz estadística o de resultados. Las hojas de verificación reúnen 92 preguntas y permiten contrastar la respuesta suministrada por cada entidad con la validación realizada durante el seguimiento, incluyendo observaciones técnicas que documentan diferencias, aclaraciones y hallazgos identificados a partir de las evidencias aportadas. Las matrices de resultados transforman posteriormente esta información en valores de cumplimiento por criterio, subcomponente y componente.
La estructura metodológica comprende cuatro componentes y 22 subcomponentes. El Componente Estratégico aborda aspectos como recursos para la gestión documental, diagnóstico integral, política institucional, PGD, Sistema Integrado de Conservación y PINAR; el Documental analiza la planeación técnica, producción, gestión y trámite, organización, transferencias, disposición final, preservación y valoración; el Tecnológico incorpora articulación tecnológica, SGDEA, firmas electrónicas, metadatos e índice electrónico; y Cultura Archivística comprende gestión del conocimiento, rendición de cuentas y protección del ambiente. La matriz de cálculos globales aplica ponderaciones del 30 % para el Estratégico, 55 % para el Documental, 10 % para el Tecnológico y 5 % para Cultura Archivística.
Además de la información individual por entidad, la reconstrucción incorpora un consolidado distrital de resultados, un índice detallado de criterios, rankings de entidades y sectores, análisis por subcomponentes y cuatro anexos especializados sobre equipo de gestión documental, actualización de TRD, fondos documentales acumulados y cálculos globales. Los rankings incluyen también resultados históricos de 2021, 2022, 2023 y 2024, lo que permite observar tendencias y variaciones en el desempeño institucional.
Para 2024, el consolidado registra un nivel general de implementación del SGDA de 67,28 %. En el ranking de entidades se destacan la Secretaría Distrital de Hacienda, con aproximadamente 89,78 %; el Instituto Distrital de Recreación y Deporte – IDRD, con 88,05 %; y la Contraloría de Bogotá, con 86,39 %. A nivel sectorial, los mayores promedios corresponden a Gestión Jurídica, Planeación y Gestión Pública.
En conjunto, esta reconstrucción constituye un repositorio técnico integral del Seguimiento Estratégico 2024, al preservar la trazabilidad entre la información reportada, su validación, los criterios de evaluación y los resultados consolidados. Su estructura facilita el análisis histórico, la identificación de brechas, la comparación entre entidades y sectores y la generación de insumos para la toma de decisiones y el fortalecimiento continuo de la gestión documental distrital.
