El Plan de Acción 2016 establece la programación anual de las actividades del Consejo Distrital de Archivos de Bogotá D.C., incluyendo fechas de inicio y finalización, productos o evidencias esperadas, programación mensual y unidades de medida para hacer seguimiento a su ejecución. Entre las principales líneas de trabajo se encuentran la presentación del Plan de Acción y de informes al Archivo General de la Nación, el seguimiento al cumplimiento de las políticas y normas archivísticas, la asistencia y orientación técnica al Archivo de Bogotá, y la revisión, evaluación y convalidación de Tablas de Retención Documental (TRD) y Tablas de Valoración Documental (TVD). El documento también contempla acciones relacionadas con la identificación de archivos susceptibles de ser declarados Bienes de Interés Cultural, el fortalecimiento del Sistema Distrital de Archivos y el desarrollo de iniciativas estratégicas como la política pública de archivos, el estatuto archivístico, el Archivo Intermedio de Bogotá, el SGDEA y otros proyectos orientados a la organización, conservación y acceso al patrimonio documental de la ciudad.

El Acta No. 06 de 2016 documenta la sexta sesión del Consejo Distrital de Archivos de Bogotá D.C., iniciada el 16 de diciembre de 2016 con la participación de ocho de los nueve consejeros. La agenda comprendió la evaluación de instrumentos archivísticos, el balance del estado de las TRD y TVD, el análisis sectorial de la gestión documental, las visitas de seguimiento al cumplimiento normativo y la presentación del informe de gestión del Consejo correspondiente al segundo semestre de la vigencia. En materia de evaluación se analizó la TRD de la Notaría 41 de Bogotá y se revisaron ajustes a instrumentos previamente presentados de la Secretaría Distrital de Cultura, Canal Capital, la Unidad Administrativa Especial Cuerpo Oficial de Bomberos, TransMilenio S.A. y el Hospital de Chapinero. Tras la revisión técnica se determinó que los instrumentos no cumplían integralmente con los requisitos exigidos o que los ajustes solicitados no habían sido atendidos satisfactoriamente, por lo cual ninguno quedó en firme en esta sesión. El caso de las notarías generó además una discusión sobre el alcance de las competencias del Consejo frente a entidades privadas que cumplen funciones públicas. La sesión también permitió consolidar un panorama del avance distrital de los instrumentos archivísticos. Se informó que se habían convalidado 33 TRD, mientras 38 se encontraban no convalidadas o en revisión y seis no habían sido presentadas. En cuanto a las TVD, 19 estaban convalidadas, 14 permanecían no convalidadas o en revisión y 29 no habían sido presentadas. La discusión evidenció retos particulares en sectores como Gobierno y Salud, especialmente por los procesos de reorganización institucional, los grandes volúmenes documentales y las condiciones de almacenamiento y conservación. Finalmente, el Consejo discutió la necesidad de fortalecer la articulación entre gestión documental, transparencia y acceso a la información, impulsar acciones preventivas y mejorar la capacidad institucional para atender los archivos generados por procesos de fusión, liquidación y reorganización. Debido al tiempo disponible, la sesión fue suspendida y se programó su continuación para el 21 de diciembre de 2016; sin embargo, al verificarse la asistencia en esa fecha no se alcanzó el quórum requerido, por lo que los puntos pendientes fueron trasladados a una sesión posterior.

El Acta No. 05 de 2016 documenta la quinta sesión del Consejo Distrital de Archivos de Bogotá D.C., desarrollada el 9 de noviembre de 2016 con la participación de seis de los nueve consejeros. La agenda incluyó la evaluación de instrumentos archivísticos, el seguimiento a las actividades del Consejo, el análisis de la viabilidad del cobro por servicios del Archivo de Bogotá, el acompañamiento a entidades fusionadas, suprimidas o escindidas y la articulación con el Archivo General de la Nación. En materia de instrumentos archivísticos fueron evaluadas las TRD de la Secretaría Distrital de la Mujer, el Departamento Administrativo de la Defensoría del Espacio Público – DADEP y el Hospital de Usme, así como las TVD de la Terminal de Transporte y el Hospital de Chapinero. Tras analizar los conceptos técnicos, el Consejo concluyó que los cinco instrumentos presentaban incumplimientos e inconsistencias y decidió no convalidarlos. Entre las dificultades recurrentes se identificaron debilidades en el sustento legal de la producción documental, la denominación de series y subseries y la alta rotación del personal responsable de la gestión documental. El informe de actividades correspondiente al tercer trimestre de 2016 señaló que durante el periodo se revisaron y evaluaron 17 instrumentos, de los cuales seis fueron convalidados. También se informó sobre el avance de las visitas de seguimiento al cumplimiento de la normativa archivística y se reiteró la necesidad de fortalecer la capacitación, los perfiles profesionales y la estabilidad del personal encargado de la gestión documental en las entidades. Paralelamente, se continuó trabajando en acciones de normalización, preservación digital, identificación de documentos de interés cultural y acompañamiento a entidades sometidas a procesos de fusión, liquidación o escisión. Finalmente, el Consejo analizó la viabilidad jurídica y económica del cobro de servicios a entidades privadas que cumplen funciones públicas, asunto que permanecía en estudio, y revisó los resultados de la articulación con el Archivo General de la Nación. Entre los temas tratados se encontraban las competencias frente a entidades privadas, el reporte del Índice de Gobierno Abierto – IGA, inconsistencias normativas y propuestas de clasificación y valoración documental. Asimismo, se informó que entidades como la Empresa de Energía, la Empresa de Teléfonos, Aguas de Bogotá e Invest debían cumplir la normativa archivística y serían consideradas dentro de las acciones de inspección, vigilancia y control.

El Acta No. 04 de 2016 documenta la cuarta sesión del Consejo Distrital de Archivos de Bogotá D.C., desarrollada el 21 de septiembre de 2016 con la participación de siete de los nueve consejeros. La agenda estuvo orientada principalmente a la evaluación de instrumentos archivísticos, el seguimiento al cumplimiento de la normativa, el análisis de cambios institucionales que afectaban la gestión documental y la revisión de los resultados alcanzados por el Consejo durante el primer semestre de la vigencia. Durante la sesión se presentaron 19 Tablas de Retención Documental y 6 Tablas de Valoración Documental correspondientes a entidades distritales y privadas con funciones públicas. Una vez analizados los conceptos técnicos, el Consejo determinó que las TRD de la Caja de Compensación Familiar CAFAM y Metrovivienda —actualización de la TRD versión 2013—, así como la TVD de la Empresa de Transporte del Tercer Milenio – TransMilenio S.A., cumplían con los requisitos técnicos y normativos necesarios para su convalidación. Asimismo, se informó que los ajustes efectuados a instrumentos previamente convalidados de TransMilenio, Secretaría Distrital de Movilidad, Fondo de Vigilancia y Seguridad, ERU, Hospital Engativá y Secretaría General habían sido atendidos satisfactoriamente, permitiendo dejarlos en firme. El Consejo también analizó las principales causas de no convalidación identificadas de manera recurrente, entre ellas la falta de coherencia entre los soportes y los instrumentos, inconsistencias en la clasificación y denominación de series y subseries, y debilidades en la argumentación de la valoración documental. Paralelamente, se revisaron las implicaciones del Acuerdo 641 de 2016 sobre la reorganización del Sector Salud, particularmente frente a la integración de hospitales y el tratamiento de sus archivos, así como las obligaciones archivísticas de entidades privadas que cumplen funciones públicas o prestan servicios públicos. Finalmente, se socializó el informe de actividades del primer semestre de 2016, en el que se reportaron avances y dificultades en la revisión de TRD y TVD, las visitas de seguimiento, el cumplimiento de la normativa y el desarrollo de proyectos del Sistema Distrital de Archivos. El informe señaló una calificación promedio de 4,5 sobre 10 en las entidades objeto de seguimiento y destacó la necesidad de fortalecer las capacidades institucionales, la formación de los responsables de gestión documental y el acompañamiento técnico. También se abordaron proyectos relacionados con el SGDEA-DC, la identificación de documentos declarables como bienes de interés cultural y la articulación con entidades públicas y privadas para fortalecer la protección del patrimonio documental de Bogotá.

El Acta No. 03 de 2016 documenta la tercera sesión extraordinaria del Consejo Distrital de Archivos de Bogotá D.C., desarrollada el 18 de mayo de 2016 con la participación de siete de los nueve consejeros. Además de continuar con los temas pendientes de la sesión anterior, el Consejo analizó acciones para fortalecer la visibilidad de la función archivística y propuso desarrollar un plan de sensibilización de mediano y largo plazo sobre el estado de los archivos de la ciudad, articulándolo con iniciativas de transparencia y tecnologías de la información. En materia de instrumentos archivísticos fueron evaluadas las TRD de la Secretaría Distrital de Cultura, Recreación y Deporte, Empresa de Acueducto, Alcantarillado y Aseo de Bogotá – EAAB, Hospital de Usme I Nivel E.S.E., Hospital Meissen II Nivel E.S.E., Hospital Tunjuelito II Nivel E.S.E., Secretaría Distrital de Salud y Fondo de Vigilancia y Seguridad – FVS, además de la TVD de la Lotería de Bogotá. Tras revisar los conceptos técnicos, el Consejo determinó que la TRD del Fondo de Vigilancia y Seguridad había atendido los ajustes solicitados y decidió convalidarla por unanimidad. También fueron revisados los ajustes efectuados a la TVD de la Secretaría General de la Alcaldía Mayor de Bogotá, concluyéndose que aún no correspondían plenamente con los requerimientos formulados por el equipo evaluador y, por tanto, debían ser corregidos. A partir de las dificultades recurrentes identificadas en los instrumentos presentados por las entidades, se propuso que en futuras sesiones se expusieran de manera concreta los principales defectos encontrados en las TRD y TVD, con el propósito de fortalecer la asistencia técnica y prevenir errores similares en su elaboración. Finalmente, el Consejo revisó el cumplimiento de las circulares relacionadas con el proceso de empalme y conoció el informe de actividades correspondiente al primer trimestre de 2016, que contemplaba visitas de seguimiento a las entidades distritales. También se analizó la situación de la Empresa de Telecomunicaciones de Bogotá – ETB y la Empresa de Energía de Bogotá frente a sus obligaciones archivísticas, acordándose trasladar el caso al Archivo General de la Nación. Entre los compromisos definidos estuvieron remitir a las entidades el informe de cumplimiento y elaborar un plan estratégico para posicionar la gestión documental y los archivos desde su relación con la transparencia. Debido a que no fue posible agotar todos los puntos del orden del día, se acordó convocar una nueva sesión extraordinaria.

El Acta No. 02 de 2016 documenta la segunda sesión del Consejo Distrital de Archivos de Bogotá D.C., desarrollada el 3 de mayo de 2016 con la participación de siete de los nueve consejeros. Además de la evaluación de instrumentos archivísticos, el orden del día incluyó la presentación del informe de actividades del primer trimestre, el análisis del Acuerdo 641 de 2016 sobre la reorganización del Sector Salud, la revisión de las competencias del Consejo respecto de entidades privadas que cumplen funciones públicas y la definición del cronograma de sesiones para la vigencia. Durante la reunión también se acordó que las sesiones del Consejo serían grabadas en audio como soporte para la elaboración de las actas, incorporando en estas únicamente los aspectos más relevantes. Asimismo, los consejeros solicitaron que las actas de las sesiones anteriores fueran remitidas con ocho días de anticipación para facilitar su revisión previa. Estas medidas buscaban fortalecer la trazabilidad, organización y oportunidad de la documentación producida por el Consejo. En materia de revisión y evaluación se presentaron las TRD del Hospital Centro Oriente, el Departamento Administrativo de la Defensoría del Espacio Público – DADEP y la Unidad Administrativa Especial de Rehabilitación y Mantenimiento Vial – UAERMV. También se analizaron las TVD del Hospital Nazareth I Nivel E.S.E., Departamento Administrativo del Servicio Civil Distrital, TransMilenio S.A., Instituto de Desarrollo Urbano – IDU y Hospital Chapinero I Nivel E.S.E. Luego de analizar los conceptos técnicos, se concluyó que únicamente la TVD del Departamento Administrativo del Servicio Civil Distrital cumplía con los ajustes solicitados y presentaba condiciones para su convalidación, decisión que fue adoptada por unanimidad. Dado que el tiempo disponible no permitió desarrollar los demás puntos previstos, el Consejo acordó convocar una sesión extraordinaria para dar continuidad a los temas pendientes, manteniendo así el seguimiento a las actividades y responsabilidades previstas para la vigencia 2016.

El Acta No. 1 de 2016 documenta la primera sesión del Consejo Distrital de Archivos de Bogotá D.C. realizada el 7 de marzo de 2016. La reunión inició con la presentación de los integrantes y una revisión de las funciones de esta instancia, destacándose su papel en la aplicación de la política archivística distrital, el seguimiento al cumplimiento de las disposiciones en materia de archivos y la revisión, evaluación y convalidación de los instrumentos archivísticos presentados por las entidades. Durante la sesión se socializó la actualización del procedimiento para la revisión, evaluación y convalidación de TRD y TVD, precisando las etapas que deben surtirse desde la recepción y verificación inicial de los instrumentos hasta la emisión de los conceptos técnicos y la decisión del Consejo. Posteriormente fueron analizadas TRD y TVD de distintas entidades, entre ellas DASCD, TransMilenio S.A., varios hospitales distritales, CAFAM y la Unidad Administrativa Especial de Rehabilitación y Mantenimiento Vial. Como resultado, se determinó que la TRD de TransMilenio S.A. había atendido los ajustes y requisitos requeridos, por lo que fue convalidada por unanimidad. Un asunto relevante fue la discusión sobre el alcance de las competencias del Consejo frente a las entidades privadas que cumplen funciones públicas, a partir del caso de CAFAM. Los consejeros identificaron vacíos y dificultades en la interpretación de la normativa aplicable y plantearon la necesidad de coordinar una reunión con la Dirección Jurídica Distrital y el Archivo General de la Nación para precisar el procedimiento y las responsabilidades correspondientes. También se propuso elevar una comunicación al Ministerio de Cultura relacionada con esta problemática normativa. Finalmente, se presentaron los avances del Sistema de Gestión de Documentos Electrónicos de Archivo para el Distrito Capital – SGDEA-DC. A partir del diagnóstico realizado sobre los sistemas utilizados por las entidades distritales, se planteó evolucionar desde la idea de una solución tecnológica única hacia la definición de lineamientos funcionales y técnicos comunes, permitiendo que cada entidad adapte o adquiera sus propias soluciones bajo criterios de normalización e interoperabilidad. La sesión concluyó con compromisos relacionados con la revisión jurídica de las competencias del Consejo, la articulación institucional y la continuidad del plan de trabajo para fortalecer la gestión documental en el Distrito Capital.