Instrumentos técnicos de normalización

Establece las directrices técnicas para asegurar que la adquisición e implementación de soluciones SGDEA respondan a necesidades reales de la gestión documental institucional, se soporten en instrumentos archivísticos, favorezcan la sostenibilidad técnica y financiera de la inversión, reduzcan riesgos de obsolescencia o cautiverio tecnológico, y contribuyan a la preservación de la memoria documental del Distrito.

El documento orienta a las entidades en la definición del contexto institucional, el análisis de la producción documental electrónica, la caracterización de los documentos sujetos a firma, la definición de criterios para la selección de mecanismos de autenticación, firma y validación, y la formulación del lineamiento institucional que servirá de base para las decisiones posteriores.

El documento presenta un modelo práctico para que las entidades distritales identifiquen y gestionen los documentos que contienen información relacionada con graves violaciones a los derechos humanos, infracciones al derecho internacional humanitario, el conflicto armado, la atención y reparación a las víctimas, la paz y la reconciliación. Desarrolla cuatro componentes —identificación, protección, transferencias documentales y acceso— e incluye el Esquema de Criterios de Identificación de Archivos de Derechos Humanos (ECIADH) como herramienta de apoyo para su implementación. Su aplicación contribuye a la protección de los archivos, al acceso a la información, a la construcción de memoria, al esclarecimiento de la verdad y a la reparación integral de las víctimas.

Guía técnica elaborada por la Subdirección del Sistema Distrital de Archivos que presenta la segunda versión del Esquema de Metadatos de Bogotá para Documentos de Archivo – EMBDA 2.0, destinada a orientar a las entidades y organismos distritales en la definición, normalización e implementación de metadatos durante el ciclo vital de los documentos. Su finalidad es fortalecer la identificación, descripción, organización, seguridad, recuperación, acceso y preservación de la información tanto en soportes análogos como electrónicos.

El EMBDA 2.0 evoluciona el anterior EMBDEA 1.0 y adopta un modelo conceptual que relaciona regulación, gestión documental, agentes y archivos mediante una entidad conceptual de relaciones. La propuesta incorpora 28 metadatos y, según la Tabla 3 del documento, 134 submetadatos, clasificados como obligatorios, condicionales u opcionales, y diseñados para facilitar la interoperabilidad, automatización y parametrización de sistemas de gestión documental.

Línea técnica elaborada por la Subdirección del Sistema Distrital de Archivos para orientar a las entidades y organismos distritales en la formulación de estudios, documentos previos y especificaciones técnicas para contratar servicios postales, correo electrónico certificado, envío de correspondencia, administración de centros de correspondencia y servicios motorizados. Su objetivo es estandarizar criterios y requisitos comunes de acuerdo con el marco técnico y normativo aplicable.

El documento desarrolla condiciones para la planeación contractual, acuerdos de niveles de servicio, trazabilidad de los envíos, pruebas de entrega, gestión de comunicaciones oficiales, integración con los sistemas de gestión documental, preservación de evidencias y administración de centros de correspondencia, diferenciando los requerimientos específicos de los servicios físicos y electrónicos.