Instrumentos técnicos de normalización

Guía técnica elaborada por la Dirección Distrital de Archivo de Bogotá y la Subdirección del Sistema Distrital de Archivos que presenta el Esquema de Metadatos de Bogotá para Documentos Electrónicos de Archivo – EMBDEA 1.0, concebido como modelo de referencia para que las entidades de la Administración Distrital formulen e implementen sus propios esquemas de metadatos. Su finalidad es establecer criterios comunes para la administración, descripción, preservación, interoperabilidad, transferencia y acceso de los documentos electrónicos de archivo.

El modelo busca además homologar criterios a nivel distrital y servir como soporte para la Red Distrital de Archivos y el Archivo Digital Distrital, facilitando la interconexión de los archivos institucionales y la transferencia de documentos electrónicos de valor permanente al Archivo de Bogotá.

Transite de lo análogo a lo digital garantizando el acceso, el contexto y la integridad de su información. Esta guía le brinda las herramientas prácticas y el paso a paso técnico para formular políticas de captura, estructurar metadatos descriptivos y asegurar la preservación a largo plazo de sus objetos digitales.

Modelo y guía técnica elaborada por la Dirección Distrital de Archivo de Bogotá que establece un conjunto estructurado de requisitos técnicos y funcionales para orientar a las entidades distritales en la implementación o mejoramiento de sus Sistemas de Gestión de Documentos Electrónicos de Archivo – SGDEA. El instrumento permite identificar las funcionalidades esperadas del sistema, formular modelos institucionales de requisitos y avanzar hacia la estandarización de la gestión de documentos electrónicos de archivo.

El SGDEA-DC RTF 1.0 se fundamenta en principios de interoperabilidad, neutralidad tecnológica, adaptabilidad, flexibilidad y apego a la normativa. Su arquitectura se estructura en servicios que cubren los principales procesos de gestión documental y articula documentos, expedientes, metadatos, controles de acceso, reglas de retención, clasificación documental, transferencias y trazabilidad durante el ciclo vital.

Guía técnica de la Dirección Archivo de Bogotá orientada a las entidades del Distrito Capital para apoyar la implementación del Sistema Integrado de Conservación – SIC. El documento proporciona lineamientos técnicos y prácticos destinados a prevenir, controlar y hacer seguimiento a los factores que pueden deteriorar los documentos, contribuyendo a garantizar su conservación, el acceso a la información y la preservación de la memoria institucional.

La publicación desarrolla seis programas de conservación preventiva: inspección y mantenimiento de las instalaciones físicas; monitoreo y control de las condiciones ambientales; saneamiento ambiental y documental; condiciones de almacenamiento; prevención de emergencias y atención de desastres; y producción y manipulación documental

Determine con precisión la utilidad y el destino definitivo de su información. Este documento le brinda las herramientas prácticas y la ruta metodológica para identificar los valores primarios y secundarios de su acervo, diligenciar correctamente las fichas de valoración para TRD y TVD, y sustentar los procedimientos técnicos de disposición final mediante conservación total, eliminación o selección documental.