Instrumentos técnicos de normalización

Línea técnica elaborada conjuntamente por la Subdirección del Sistema Distrital de Archivos y la Subdirección de Gestión del Patrimonio Documental del Distrito, orientada a apoyar a las entidades y organismos distritales en la formulación de los estudios y documentos previos para contratar servicios de depósito, custodia y administración integral de fondos documentales. El instrumento busca estandarizar requisitos técnicos y facilitar que estos servicios se estructuren de acuerdo con las necesidades institucionales y el marco archivístico aplicable.

La guía desarrolla requisitos relacionados con condiciones locativas, seguridad, transporte, entrega y recepción documental, inserción y actualización de expedientes, atención de consultas, devolución, infraestructura especializada, conservación preventiva y talento humano, con el propósito de garantizar la integridad, disponibilidad, trazabilidad y adecuada conservación de los documentos bajo custodia de terceros.

Lineamiento técnico del Archivo de Bogotá, desarrollado en el marco de la iniciativa Bogotá Historia Común 2.0, que establece una metodología para acompañar a las entidades distritales y a las comunidades en la recuperación y gestión participativa de memorias locales, barriales, veredales, vecinales y comunitarias. Su propósito es organizar y preservar registros y testimonios en diferentes formatos —textos, fotografías, audios y audiovisuales— que puedan ser reconocidos como parte del patrimonio documental de la ciudad.

La metodología se estructura en cinco pasos: identificación, clasificación, valoración, descripción y acceso y uso. El resultado esperado es que los contenidos seleccionados puedan incorporarse a la Colección Digital de Memorias Locales del Archivo de Bogotá, garantizando su preservación a largo plazo, consulta pública, circulación y apropiación por las comunidades y las futuras generaciones

Línea técnica elaborada por la Subdirección del Sistema Distrital de Archivos para orientar a las entidades y organismos distritales en la formulación de los componentes técnicos de los estudios y documentos previos asociados a la contratación o ejecución directa de proyectos de digitalización de documentos de archivo. El instrumento busca estandarizar criterios, requisitos y lenguaje técnico, de manera que los proyectos respondan al marco archivístico, normativo y tecnológico aplicable y a las necesidades particulares de cada entidad.

La metodología estructura el proyecto en etapas de planeación, definición de características técnicas, implementación de estrategias y cierre, abordando aspectos como organización previa de los documentos, TRD y TVD, finalidad de la digitalización, infraestructura, captura de imágenes, formatos, metadatos, indización, control de calidad, almacenamiento, seguridad y preservación digital a largo plazo.

Transforme acervos desorganizados en sistemas de información eficientes. Esta guía le brinda las herramientas prácticas y el paso a paso técnico para intervenir, clasificar y solucionar definitivamente el atraso documental de su entidad.

Garantice la integridad y autenticidad de la información en entornos digitales. Este documento le brinda las herramientas prácticas y el paso a paso técnico para gestionar metadatos, administrar expedientes electrónicos e implementar un Sistema de Gestión de Documentos Electrónicos de Archivo (SGDEA).