Consulta el Plan de Trabajo 2021 del Consejo Distrital de Archivos de Bogotá D.C., instrumento que organiza las actividades, productos, metas y acciones de seguimiento previstas para el cumplimiento de las funciones de la instancia durante la vigencia.
Este listado consolida el historial de TRD y TVD convalidadas por el Consejo Distrital de Archivos de Bogotá D.C. desde 2013 hasta mayo de 2021, permitiendo identificar las entidades responsables, las sesiones en las que fueron presentados los instrumentos, su condición de convalidación o actualización y el acuerdo o acta asociado a cada decisión.
Para este corte, el archivo registra 91 TRD, distribuidas en 59 convalidaciones de entidades públicas, 7 de entidades privadas y 25 actualizaciones. En materia de TVD, consolida 32 registros, correspondientes a 30 convalidaciones de entidades públicas, una de entidad privada y un ajuste a una TVD previamente convalidada.
Durante las primeras sesiones de 2021 no se registraron nuevas TVD convalidadas; en TRD, se incorporó la actualización 2 de la Secretaría Distrital de Hacienda, convalidada en la sesión del 28 de mayo de 2021. El listado permite además identificar las sesiones en las que los instrumentos presentados no cumplieron los requisitos para su convalidación.
El Acta No. 07 de 2021 documenta la sesión de cierre de la vigencia del Consejo Distrital de Archivos de Bogotá D.C., desarrollada el 10 de diciembre de 2021 con la participación de seis de los nueve consejeros. La agenda se concentró en la evaluación de instrumentos archivísticos y en la presentación de resultados institucionales relacionados con el desempeño de las entidades distritales en materia de gestión documental.
En materia de TRD y TVD, fueron evaluadas dos Tablas de Valoración Documental. La presentada por la Contraloría de Bogotá registró una observación en el componente archivístico y no pudo continuar con la evaluación jurídica e histórica debido a dificultades para establecer adecuadamente uno de sus periodos institucionales. Por su parte, la TVD de la Secretaría Distrital de Movilidad correspondiente al FONDATT presentó cinco observaciones archivísticas y requería un mayor nivel de organización del fondo documental antes de avanzar hacia la valoración de su documentación con posible valor patrimonial. En consecuencia, ninguno de los instrumentos cumplió las condiciones necesarias para su convalidación.
Otro de los temas centrales fue la presentación del Premio Distrital de la Gestión 2021, en cuya categoría de Gestión y Desempeño se incorporaron resultados asociados a la gestión documental obtenidos mediante el seguimiento al cumplimiento de la normativa archivística. Para el periodo evaluado, la Secretaría Distrital de Planeación ocupó el primer lugar con 97 %, seguida por TransMilenio S.A. con 91 % y la Orquesta Filarmónica de Bogotá con 89 %. A nivel sectorial, Planeación encabezó el ranking con un resultado del 98 %, seguido por Mujeres con 72 % y Gestión Pública con 65 %. Estos resultados fueron utilizados para identificar tanto buenas prácticas como sectores que requerían mayores esfuerzos de fortalecimiento.
Finalmente, el acta deja constancia de que no se adoptaron decisiones formales ni nuevos compromisos durante esta sesión. La reunión permitió cerrar las actividades ordinarias del Consejo para 2021 y consolidar un balance de los resultados de seguimiento y evaluación de la gestión documental distrital. La sesión concluyó a las 10:00 a. m. del 10 de diciembre de 2021.
El Acta No. 06 de 2021 documenta la sexta sesión ordinaria del Consejo Distrital de Archivos de Bogotá D.C., desarrollada el 22 de octubre de 2021 con la participación de seis de los nueve consejeros. La agenda combinó el seguimiento a situaciones particulares de cumplimiento normativo con la evaluación de instrumentos archivísticos y el balance general de las acciones de seguimiento adelantadas durante la vigencia.
Dentro del seguimiento a compromisos se revisaron las gestiones relacionadas con la Empresa de Telecomunicaciones de Bogotá – ETB, orientadas a establecer jurídicamente su obligatoriedad frente al cumplimiento de la normativa archivística. Para ello se habían consultado conceptos jurídicos y solicitado acompañamiento institucional. También se presentó el avance del plan de acción formulado para acompañar al IDEXUD de la Universidad Distrital Francisco José de Caldas, en respuesta a los hallazgos identificados previamente por la Contraloría de Bogotá en materia de gestión documental.
En materia de TRD y TVD se evaluaron la actualización de la TRD de la Empresa Metro de Bogotá S.A., la actualización de la TRD del Jardín Botánico de Bogotá José Celestino Mutis y la TVD de esta misma entidad. Los tres instrumentos presentaron observaciones en los componentes archivístico, jurídico e histórico y, en consecuencia, ninguno cumplió los requisitos técnicos exigidos para su convalidación. El balance distrital presentado durante la sesión señaló además que 53 de las 60 entidades de la Administración Distrital contaban con TRD, y que en 13 de los 15 sectores todas sus entidades disponían de instrumentos convalidados.
Finalmente, se presentó el cierre de las visitas de seguimiento al cumplimiento de la normativa archivística. Durante 2021 se realizaron 58 de las 60 visitas programadas, equivalentes a un 98 % de avance; las únicas que no pudieron efectuarse correspondieron a la ETB y al Grupo de Energía de Bogotá. También se destacó la valoración positiva realizada por el Archivo General de la Nación sobre la gestión del Consejo y se acordó adelantar una mesa de trabajo para analizar las TRD del Instituto Distrital de Patrimonio Cultural. El acta deja constancia de que no se adoptaron decisiones formales adicionales durante esta sesión.
El Acta No. 05 de 2021 documenta la quinta sesión ordinaria del Consejo Distrital de Archivos de Bogotá D.C., desarrollada el 26 de agosto de 2021 con la participación de ocho de los nueve consejeros. La agenda estuvo orientada principalmente a la evaluación de instrumentos archivísticos y al análisis de una situación particular de cumplimiento normativo trasladada al Consejo por el Archivo General de la Nación.
En materia de TRD se evaluaron cuatro instrumentos: la actualización del Instituto Distrital de Turismo – IDT, la tabla de la UAESP, la actualización de la Secretaría Distrital de Movilidad y la actualización de la Secretaría Distrital de Cultura, Recreación y Deporte. Todos presentaron observaciones en los componentes archivístico, jurídico e histórico, por lo cual ninguno alcanzó las condiciones técnicas requeridas por el Archivo General de la Nación y la Dirección Distrital de Archivo de Bogotá para avanzar a su convalidación.
Otro asunto central fue la socialización de una comunicación remitida por el Archivo General de la Nación, relacionada con hallazgos identificados por la Contraloría de Bogotá en el Instituto de Extensión y Educación para el Trabajo y Desarrollo Humano – IDEXUD de la Universidad Distrital Francisco José de Caldas. Entre las situaciones señaladas se encontraban debilidades en la implementación del SIGA, problemas en el manejo de la documentación producida entre 2014 y 2020, ausencia de lineamientos técnicos para digitalización, inexistencia de inventarios documentales y un bajo nivel de implementación de la TRD previamente convalidada.
Frente a estos hallazgos, el Consejo planteó articular acciones con la Universidad Distrital, la Contraloría de Bogotá y el Archivo General de la Nación, incluyendo mesas de trabajo, revisión de antecedentes y acompañamiento técnico. Como resultado, los consejeros aprobaron por unanimidad la elaboración de un plan de acción para el acompañamiento y seguimiento al IDEXUD, orientado a contribuir a la superación de las deficiencias identificadas en materia de gestión documental. Este compromiso quedó bajo responsabilidad de la Secretaría Técnica, con plazo previsto para octubre de 2021.
El Acta No. 04 de 2021 documenta una sesión extraordinaria del Consejo Distrital de Archivos de Bogotá D.C., desarrollada el 26 de julio de 2021 con la participación de seis de los nueve consejeros. A diferencia de las sesiones ordinarias, la agenda estuvo concentrada exclusivamente en revisar y aprobar el informe de gestión del primer semestre de 2021, permitiendo consolidar los resultados de las tres sesiones realizadas entre enero y mayo y hacer seguimiento al cumplimiento de las funciones asignadas al Consejo.
El informe evidenció avances en diferentes frentes. En materia de seguimiento al cumplimiento de las políticas y normas archivísticas, se habían realizado 26 visitas a igual número de entidades, frente a 37 programadas para el primer semestre. Para compensar las actividades que no pudieron desarrollarse durante junio, se estableció un plan de choque que redistribuyó las visitas pendientes entre julio y agosto. También se reportó la participación del Consejo en comités técnicos del Sistema Nacional de Archivos relacionados con gestión documental, conservación, preservación, clasificación y descripción.
En cuanto a la evaluación y convalidación de TRD y TVD, durante el primer semestre fueron evaluadas nueve tablas de retención documental y cuatro tablas de valoración documental, con la convalidación de una TRD. El informe también señaló que no se habían recibido solicitudes para la declaratoria de Bienes de Interés Cultural de Carácter Documental Archivístico y registró las acciones adelantadas frente a la situación de la Empresa de Telecomunicaciones de Bogotá – ETB, incluyendo la necesidad de resolver jurídicamente su obligación frente al cumplimiento de la normativa archivística y realizar una visita para conocer directamente su gestión documental.
Finalmente, el balance destacó la continuidad de las sesiones virtuales, el fortalecimiento de la recepción digital de TRD y TVD y de la emisión electrónica de conceptos técnicos, así como la implementación de una metodología combinada entre actividades virtuales y presenciales para el seguimiento normativo. Tras la presentación de estos resultados, los seis consejeros asistentes aprobaron de manera unánime el informe de gestión del primer semestre de 2021, formalizando el balance institucional de la gestión adelantada por el Consejo durante este periodo.
El Acta No. 03 de 2021 documenta la tercera sesión ordinaria del Consejo Distrital de Archivos de Bogotá D.C., desarrollada el 28 de mayo de 2021 con la participación de siete de los nueve consejeros, garantizando el quórum requerido para deliberar y adoptar decisiones. La agenda integró el seguimiento a compromisos institucionales, la evaluación de instrumentos archivísticos y la revisión de asuntos estratégicos relacionados con la medición, seguimiento y fortalecimiento de la gestión documental en el Distrito Capital.
En materia de TRD y TVD, se evaluaron las tablas de retención documental del Instituto Distrital de Patrimonio Cultural – IDPC, Secretaría Distrital de Integración Social, Instituto Distrital de Recreación y Deporte – IDRD, Secretaría Distrital de Hacienda y Caja de la Vivienda Popular, así como las tablas de valoración documental del DADEP, Secretaría Distrital de Movilidad – Fondo de Educación y Seguridad Vial (FONDATT) y Contraloría de Bogotá. Solo la actualización de la TRD de la Secretaría Distrital de Hacienda obtuvo resultado favorable; los demás instrumentos presentaron observaciones en los componentes archivístico, jurídico e histórico.
La sesión también dio continuidad al análisis de los instrumentos utilizados para medir el estado de la gestión documental distrital. Se revisaron diferencias entre el Formulario Único Reporte de Avances de la Gestión – FURAG y la Encuesta sobre el Estado de la Administración de la Gestión Documental – EAGED, destacándose que esta última incorporaba mecanismos de verificación para corroborar la información reportada por las entidades. En este contexto se informó sobre reuniones adelantadas con el Archivo General de la Nación, el Departamento Administrativo de la Función Pública y la Dirección Distrital de Desarrollo Institucional, con el propósito de explorar posibilidades de armonización entre ambos instrumentos.
Finalmente, se presentaron los resultados del seguimiento realizado por el Archivo General de la Nación al Consejo Distrital de Archivos, que destacó positivamente la adaptación a la virtualidad, la metodología aplicada a las visitas de seguimiento, la participación en comités del Sistema Nacional de Archivos, la recepción electrónica de instrumentos y la disminución de los tiempos de evaluación. También se revisó la situación de la Empresa de Telecomunicaciones de Bogotá – ETB, que mantenía su posición de no considerarse sujeto obligado de la normativa archivística, por lo cual se planteó profundizar el análisis jurídico de su situación. La sesión cerró resaltando la necesidad de fortalecer el acompañamiento institucional para mejorar la calidad de las TRD y TVD antes de su presentación formal al Consejo.
El Acta No. 02 de 2021 documenta la segunda sesión ordinaria del Consejo Distrital de Archivos de Bogotá D.C., desarrollada el 19 de marzo de 2021 con la participación de ocho de los nueve consejeros, garantizando el quórum requerido para deliberar. La agenda incluyó el seguimiento de compromisos de la sesión anterior, la evaluación de instrumentos archivísticos, el análisis de resultados relacionados con la gestión documental distrital y diferentes asuntos de interés para el fortalecimiento de la función archivística.
En materia de TRD y TVD se revisó la actualización de la Tabla de Retención Documental de la Empresa de Transporte del Tercer Milenio – TransMilenio S.A., en la cual se identificaron cuatro observaciones en el componente archivístico, una en el jurídico y una en el histórico. Asimismo, la Tabla de Valoración Documental de la Personería de Bogotá D.C. presentó cinco observaciones archivísticas, dos jurídicas y dos históricas. Debido a estas inconsistencias, ambos instrumentos fueron devueltos para los respectivos ajustes y no avanzaron a la etapa de convalidación.
Otro de los temas centrales fue la Política de Gestión Documental en el marco del MIPG Distrital. Se presentó el Tablero Gerencial Distrital, construido a partir de información asociada al FURAG y otras variables de gestión y desempeño. El análisis mostró diferencias entre sectores y permitió contrastar estos resultados con la información obtenida mediante los mecanismos de seguimiento de la Dirección Distrital de Archivo de Bogotá. Se señaló la necesidad de revisar dichas diferencias y fortalecer el trabajo sectorial, particularmente en sectores como Salud y Gobierno, donde se habían identificado dificultades en materia de gestión documental.
Finalmente, se abordaron acciones orientadas a la protección del patrimonio documental, particularmente una propuesta para avanzar en la declaratoria como Bien de Interés Cultural de Carácter Documental del fondo de inhumaciones asociado a los Columbarios del Cementerio Central. La iniciativa buscaba articular el valor documental de estos archivos con las dimensiones históricas, sociales y de memoria del lugar. También se informó sobre la agenda de trabajo con el Archivo General de la Nación y los Consejos Territoriales de Archivos. Como compromiso, se acordó realizar una reunión entre la Dirección Distrital de Archivo de Bogotá y la Dirección Distrital de Desarrollo Institucional para revisar los resultados de la operación estadística asociada a la gestión documental distrital.
El Acta No. 01 de 2021 documenta la apertura de la nueva vigencia del Consejo Distrital de Archivos de Bogotá D.C., con la participación virtual de siete de sus nueve integrantes. La agenda incluyó la aprobación del orden del día y del acta anterior, el seguimiento a compromisos institucionales, la revisión de instrumentos archivísticos y la aprobación de diferentes documentos de planeación para orientar las actividades del Consejo durante 2021.
En el componente de revisión y evaluación se presentó la TRD de la Empresa Metro de Bogotá S.A. – actualización 1. El concepto técnico identificó cinco observaciones en el componente archivístico, tres en el jurídico y tres en el histórico. Al no cumplir los requisitos establecidos por el Archivo General de la Nación y la Dirección Distrital de Archivo de Bogotá, el instrumento no fue presentado para convalidación ante el Consejo.
La sesión permitió además aprobar el informe de gestión correspondiente al segundo semestre de 2020. El balance mostró el cumplimiento de las actividades programadas en materia de sesiones, coordinación con el Archivo General de la Nación, evaluación de instrumentos, seguimiento normativo y apoyo a los programas del Sistema Distrital de Archivos. También se presentó información comparativa sobre la implementación de instrumentos archivísticos y del Sistema de Gestión Documental y Archivo, identificándose avances en algunos componentes y rezagos particularmente relacionados con las TRD.
Finalmente, el Consejo aprobó el Plan de Acción 2021, el cronograma de visitas de seguimiento y la programación de sesiones de la vigencia. Se proyectaron 60 visitas de seguimiento, organizadas de acuerdo con los resultados obtenidos por los sectores en la medición anterior y priorizando inicialmente aquellos con menores niveles de avance. También se planteó fortalecer la asistencia técnica focalizada en inventarios documentales, TRD y TVD, Sistema Integrado de Conservación y otros instrumentos archivísticos. La sesión cerró con una orientación estratégica hacia la transformación digital, la gestión documental electrónica y una mayor articulación entre las entidades del Distrito.
El archivo de resultados del Seguimiento Estratégico al Cumplimiento de la Normativa Archivística en las Entidades del Distrito Capital – 2021 constituye la base consolidada para analizar y comparar el avance de la gestión documental y la implementación del Sistema de Gestión de Documentos de Archivo (SGDA) en las entidades distritales.
La información se organiza en 17 cuadros estadísticos y analíticos, correspondientes a los principales aspectos evaluados durante el seguimiento. Estos incluyen el aseguramiento de recursos para la gestión documental, el Programa de Gestión Documental (PGD), el Plan Institucional de Archivos (PINAR), el Cuadro de Clasificación Documental (CCD), las Tablas de Retención Documental (TRD), los Inventarios Documentales, el Banco Terminológico, el Sistema Integrado de Conservación (SIC), la Tabla de Control de Acceso (TCA), los procesos de gestión documental, los Fondos Documentales Acumulados, el Modelo de Requisitos para la Gestión de Documentos Electrónicos de Archivo, la Política Cero Papel, la Gestión del Conocimiento y la Rendición de Cuentas. Las dos hojas finales consolidan los resultados mediante rankings por sector y por entidad.
A diferencia de las bases EAGED de vigencias anteriores, el archivo estructura la evaluación alrededor de cuatro componentes del SGDA: Estratégico, Documental, Tecnológico y Cultura Archivística. El resultado de cada entidad se obtiene mediante una ponderación de estos componentes, permitiendo disponer de una medida integral del nivel de implementación y facilitar la identificación de fortalezas, brechas y prioridades de intervención.
Para el periodo de referencia 2021, el resultado promedio distrital fue de 57,7 %. El Componente Estratégico presentó el mayor nivel de avance, con 78,4 %, seguido de Cultura Archivística, con 72,8 %. El Componente Documental alcanzó 51,4 %, mientras que el Tecnológico registró 22,6 %, evidenciándose en este último las mayores oportunidades de fortalecimiento.
El archivo incorpora además herramientas de comparación territorial e institucional. En el ranking por sectores, Planeación alcanzó 86,1 %, Gestión Pública 81,7 % y Mujeres 79,0 %, mientras que en el ranking de entidades se destacaron la Orquesta Filarmónica de Bogotá con 95,1 %, el Departamento Administrativo del Servicio Civil Distrital con 89,8 % y el Instituto Distrital de Recreación y Deporte con 86,5 %.
En conjunto, esta base constituye un insumo cuantitativo y operativo para el Seguimiento Estratégico, ya que permite consultar los resultados detallados por criterio, subcomponente, componente, entidad y sector; comparar el desempeño institucional; identificar brechas de implementación y sustentar la formulación de recomendaciones y acciones de mejora para fortalecer la gestión documental y el cumplimiento de la normativa archivística en Bogotá.