El Acta No. 01 de 2015 documenta la primera sesión del Consejo Distrital de Archivos de Bogotá D.C. de la vigencia 2015, realizada el 27 de febrero con la participación de seis de los nueve consejeros. La agenda se concentró en la evaluación y convalidación de instrumentos archivísticos, la formulación de una política pública distrital para archivos y gestión documental y la discusión de nuevas disposiciones relacionadas con las funciones de inspección, vigilancia y control. En materia de TRD y TVD, se presentaron los resultados del proceso de evaluación adelantado por un grupo técnico de la Subdirección del Sistema Distrital de Archivos. Entre los instrumentos revisados se encontraban TRD presentadas por primera vez y otras remitidas para atender ajustes previamente formulados, además de varias TVD. Como resultado, se determinó la viabilidad técnica y posterior convalidación de las TRD de la Secretaría Distrital del Hábitat y Metrovivienda —versión 2003— y de la TVD de la Secretaría Distrital de Hacienda. Los demás instrumentos requerían ajustes o no cumplían plenamente las condiciones técnicas y normativas para su convalidación. Durante la sesión también se presentó un balance del avance distrital en estos procesos. Se informó que se habían recibido 61 TRD de un total proyectado de 72, de las cuales 19 habían sido convalidadas por el Consejo. A partir de este panorama se reiteró la necesidad de mejorar el cumplimiento de los plazos establecidos, fortalecer los procesos de asistencia técnica y avanzar en la publicación de los instrumentos aprobados y convalidados, de conformidad con las disposiciones sobre transparencia y acceso a la información. Finalmente, el Consejo conoció la propuesta de Política Pública Distrital de Archivos y Gestión Documental, orientada a establecer un marco común para fortalecer la función archivística en Bogotá, y analizó el alcance del Decreto 106 de 2015 respecto de las facultades de inspección, vigilancia y control. También se discutieron asuntos relacionados con la normalización de series y subseries documentales, la salvaguarda del patrimonio documental histórico y la necesidad de contar con mayores recursos humanos y financieros para atender las responsabilidades del Archivo de Bogotá y del propio Consejo.

El Acta No. 6 de 2014 documenta la sexta sesión del Consejo Distrital de Archivos de Bogotá D.C., realizada el 19 de diciembre de 2014 con la participación de ocho de los nueve consejeros. La agenda se concentró en tres asuntos principales: la evaluación de instrumentos archivísticos presentados por entidades distritales, la definición de las actividades que orientarían el trabajo del Consejo durante 2015 y la revisión del informe de seguimiento correspondiente al segundo semestre de 2014. Durante la sesión, la Secretaría Técnica informó sobre la evaluación de seis Tablas de Retención Documental. Entre los instrumentos presentados por primera vez se encontraban los del Hospital El Tunal, la Secretaría Distrital de Gobierno y el Departamento Administrativo de la Defensoría del Espacio Público – DADEP. También se revisaron versiones ajustadas correspondientes al Hospital San Blas, Hospital San Cristóbal y Veeduría Distrital. Como resultado del análisis, se señaló que las TRD de la Veeduría Distrital y el Hospital San Cristóbal alcanzaban un nivel de cumplimiento que permitía establecer su viabilidad para convalidación, aunque con recomendaciones de ajuste por parte del Consejo. Otro componente central fue la presentación del Plan de Acción 2015, que contempló actividades relacionadas con el seguimiento a las políticas y normas archivísticas, la coordinación con el Archivo General de la Nación, la revisión, evaluación y convalidación de TRD y TVD, la emisión de conceptos técnicos, la evaluación de solicitudes asociadas a bienes de interés cultural y el apoyo a programas y proyectos del Sistema Distrital de Archivos. Los consejeros también discutieron el incumplimiento de algunas entidades en la presentación oportuna y técnicamente adecuada de sus instrumentos, así como la posibilidad de informar estas situaciones a los organismos competentes. Finalmente, se presentó el informe de seguimiento de las actividades realizadas durante el segundo semestre de 2014, el cual fue aprobado por los consejeros para su remisión al Archivo General de la Nación. La sesión evidencia así el fortalecimiento del papel del Consejo no solo en la evaluación técnica de los instrumentos archivísticos, sino también en la planeación, seguimiento y control del cumplimiento de las responsabilidades de gestión documental en el Distrito Capital. El acta correspondiente a esta sesión fue suscrita el 27 de febrero de 2015.

El Acta No. 5 de 2014 documenta la quinta sesión del Consejo Distrital de Archivos de Bogotá D.C., desarrollada el 26 de noviembre de 2014 con la participación de seis de los nueve consejeros. La agenda incluyó la evaluación y convalidación de TRD, el seguimiento a las entidades que aún no habían presentado sus instrumentos archivísticos, la presentación de criterios para la revisión y evaluación archivística y la valoración primaria y secundaria, así como un informe sobre el encuentro de Consejos Territoriales de Archivos. Durante la sesión se analizaron los resultados reportados al Archivo General de la Nación sobre la gestión del Consejo y su relación con indicadores nacionales de gestión documental. Los consejeros manifestaron inquietudes frente a la forma en que dichos indicadores reflejaban el estado real de la función archivística distrital y destacaron la importancia de considerar dentro de estas mediciones los procesos de aprobación, evaluación y convalidación de TRD y TVD. La discusión también evidenció la necesidad de fortalecer los recursos humanos y financieros destinados al Archivo de Bogotá y a la Secretaría Técnica para responder oportunamente a sus responsabilidades. En materia de instrumentos archivísticos, fueron evaluadas las TRD del Hospital Simón Bolívar E.S.E., Instituto Distrital de Patrimonio Cultural – IDPC, Secretaría Distrital de Desarrollo Económico, Instituto Distrital de la Participación y Acción Comunal – IDPAC y Veeduría Distrital. La Secretaría Técnica recomendó no convalidarlas debido a que no cumplían los requisitos mínimos previstos en la normativa archivística nacional y distrital. Luego de revisar los criterios técnicos empleados, incluidos los relacionados con la valoración documental primaria y secundaria, el Consejo decidió por unanimidad no convalidar los cinco instrumentos. Finalmente, se presentó un balance sobre las entidades que aún no habían entregado sus instrumentos: el 21 % de las 72 entidades distritales no había presentado la TRD, mientras que el 72 % de las 63 entidades obligadas a presentar TVD aún no lo había hecho. Aunque se reportaron más de 144 asistencias técnicas para apoyar estos procesos, se señaló que las dificultades persistían por factores como la insuficiencia de talento humano especializado, las restricciones presupuestales y la baja priorización institucional de la gestión documental. El Consejo planteó la necesidad de fortalecer el seguimiento, mejorar los mecanismos de cumplimiento y garantizar mayores capacidades para el desarrollo de la función archivística distrital.

El Acta No. 4 de 2014 documenta la cuarta sesión del Consejo Distrital de Archivos de Bogotá D.C., en la que participaron ocho de los nueve consejeros. La agenda abordó asuntos relacionados con la modernización tecnológica de la gestión documental, la evaluación y convalidación de instrumentos archivísticos, el cumplimiento de las entidades en la presentación de sus TRD y TVD y las condiciones operativas necesarias para que la Secretaría Técnica pudiera atender las responsabilidades asignadas al Consejo. Uno de los temas centrales fue la presentación de avances para la definición de los requerimientos funcionales del SGDA-DC, proyecto orientado a establecer una estructura común que permitiera a las entidades distritales identificar los requisitos técnicos que debían cumplir las soluciones utilizadas para administrar documentos. Se explicó que esta iniciativa respondía a la diversidad de sistemas existentes en el Distrito y buscaba avanzar hacia criterios comunes para la gestión de documentos electrónicos, mediante una mesa de trabajo conformada por representantes de varias entidades distritales. En materia de instrumentos archivísticos, la Secretaría Técnica informó sobre la evaluación de cuatro TRD y una TVD. El Consejo convalidó por unanimidad la TRD de la Unidad Administrativa Especial de Catastro Distrital y determinó no convalidar las correspondientes al Hospital Vista Hermosa, Hospital Santa Clara y Corporación Bogotá Región Dinámica – Invest in Bogotá, así como la TVD de la Lotería de Bogotá, debido al incumplimiento de requisitos técnicos y normativos. Frente a la TRD de la Secretaría Distrital de Hacienda, una comisión delegada realizó un análisis específico y recomendó efectuar ajustes, particularmente en aspectos relacionados con la valoración secundaria, antes de adoptar una decisión definitiva. Finalmente, el Consejo analizó las limitaciones de capacidad de la Secretaría Técnica para responder oportunamente a la creciente cantidad de instrumentos pendientes de evaluación. Se informó que existían 25 tablas en revisión, mientras el equipo evaluador estaba conformado por tres profesionales y debía cumplir los términos establecidos para emitir conceptos. Además, se proyectó que durante 2015 sería necesario revisar y evaluar 122 TRD y TVD, situación que, con la capacidad disponible, implicaría un tiempo estimado de 64 meses. Ante este escenario, se planteó la necesidad de fortalecer el recurso humano y definir el presupuesto requerido para garantizar el adecuado funcionamiento del Consejo y el cumplimiento oportuno de sus responsabilidades.

El Acta No. 3 de 2014 documenta la tercera sesión del Consejo Distrital de Archivos de Bogotá D.C., iniciada el 5 de agosto y continuada el 27 de agosto de 2014. Entre los principales asuntos abordados se encontraba el fortalecimiento de la Secretaría Técnica, teniendo en cuenta las nuevas responsabilidades del Consejo y la necesidad de incrementar la capacidad institucional para realizar seguimiento a las entidades, prestar asistencia técnica y adelantar la revisión y evaluación de los instrumentos archivísticos presentados. En el balance presentado se informó que la Secretaría Técnica había programado 72 visitas de seguimiento, de las cuales 24 habían sido realizadas. Respecto de las TRD, se indicó que 51 entidades habían presentado el instrumento, 15 contaban con convalidación y 22 aún no habían logrado obtenerla por incumplimiento de requisitos técnicos. En cuanto a las TVD, se señaló que de las 63 entidades consideradas, solamente 14 habían presentado este instrumento y seis habían obtenido su convalidación. Estos resultados generaron preocupación entre los consejeros y llevaron a plantear la necesidad de fortalecer los recursos humanos, técnicos y financieros destinados a la gestión documental. Durante la evaluación técnica se analizaron 12 Tablas de Retención Documental y 3 Tablas de Valoración Documental correspondientes a diversas entidades distritales. Como resultado, el Consejo decidió convalidar por unanimidad la TVD de la Secretaría Distrital de Ambiente. Frente a la TRD de la Secretaría Distrital de Hacienda, se acordó adelantar una reunión con sus directivos para analizar con mayor detalle la estructura particular del instrumento antes de adoptar una decisión definitiva. Los demás instrumentos sometidos a consideración no fueron convalidados por no cumplir con los requisitos mínimos establecidos por la normativa archivística nacional y distrital. Finalmente, durante la continuación de la sesión se presentó un informe sobre las transferencias secundarias de documentos históricos al Archivo de Bogotá y las actividades desarrolladas para la difusión del patrimonio documental y la memoria del Distrito Capital. Asimismo, el Consejo revisó y aprobó el informe de actividades correspondiente al segundo semestre de 2013 para su presentación ante el Archivo General de la Nación. Estas acciones reflejan el alcance del Consejo más allá de la convalidación de TRD y TVD, incorporando también el seguimiento normativo, la preservación documental y el fortalecimiento de la memoria institucional de la ciudad.

El Acta No. 2 de 2014 documenta la segunda sesión del Consejo Distrital de Archivos de Bogotá D.C., desarrollada el 30 de mayo de 2014 con la participación de siete de los nueve consejeros. Entre los principales temas incluidos en el orden del día se encontraban la evaluación y convalidación de TRD y TVD, el análisis del impacto de estos instrumentos en las entidades, el fortalecimiento del liderazgo institucional en materia archivística y la gestión de documentos electrónicos. Durante la reunión se presentaron para convalidación las TRD de la Secretaría Distrital de Planeación, la Secretaría Distrital de Cultura, Recreación y Deporte, la Empresa de Renovación Urbana de Bogotá – ERU y la Orquesta Filarmónica de Bogotá, así como las TVD del Instituto Distrital de Cultura y Turismo, la Orquesta Filarmónica, la Fundación Gilberto Alzate Avendaño, FOPAE y el Hospital Rafael Uribe Uribe. También fueron analizados otros instrumentos de entidades como IDARTES, Invest in Bogotá, el Fondo de Vigilancia y Seguridad, diferentes hospitales, la Secretaría Distrital de Integración Social y el IDEP, los cuales no fueron convalidados al no cumplir los requisitos de forma y fondo establecidos en la metodología del Archivo de Bogotá. La sesión incluyó además la presentación de la experiencia del FONCEP sobre los resultados obtenidos después de la convalidación de su TRD, destacándose mejoras asociadas al fortalecimiento del equipo de trabajo y a la implementación de acciones de gestión documental. Paralelamente, se evidenciaron dificultades en varias entidades por el vencimiento de los plazos para presentar TRD y TVD y por la ausencia de estructuras organizacionales y perfiles especializados que asumieran de manera directa y permanente la responsabilidad sobre la gestión documental. Como respuesta, el Consejo analizó la creación de una red de líderes de archivo y una comunidad de aprendizaje, así como alternativas para contar con interlocutores institucionales con perfiles adecuados y fortalecer la gestión documental dentro de las estructuras de las entidades distritales. También se planteó avanzar en la definición de requerimientos comunes para el SGDEA-DC y se programó para una próxima sesión la presentación de información sobre dicho sistema, las transferencias documentales al Archivo de Bogotá y las acciones de salvaguarda y difusión de la memoria histórica y documental de la ciudad.

El Acta No. I de 2014 documenta la primera sesión del Consejo Distrital de Archivos de Bogotá D.C. realizada el 3 de marzo de 2014, con la participación de seis de los nueve consejeros. La reunión tuvo como uno de sus ejes principales la evaluación del avance de las entidades distritales en la elaboración, presentación y convalidación de sus instrumentos archivísticos, así como el seguimiento a las actividades desarrolladas por el Consejo durante la vigencia anterior. Durante la sesión, la Secretaría Técnica sometió a consideración del Consejo la convalidación de las TRD del Hospital Rafael Uribe, Metrovivienda, Fondo de Prevención y Atención de Emergencias – FOPAE y Fundación Gilberto Alzate Avendaño, así como las versiones ajustadas de los instrumentos del Instituto Distrital de Turismo – IDT, Hospital Engativá, Lotería de Bogotá y FONCEP. Estos instrumentos fueron convalidados por los consejeros. Por otra parte, varias TRD de hospitales y otras entidades, entre ellas la Secretaría Distrital de Ambiente, el IDRD, la Caja de la Vivienda Popular y el IDU, no fueron convalidadas al no cumplir con los requisitos técnicos establecidos. El Consejo también analizó el informe de cumplimiento sobre la presentación de TRD y TVD. Se indicó que durante 2013 se habían recibido 21 instrumentos, de los cuales 11 fueron convalidados y los 10 restantes permanecían en asistencia técnica para lograr su posterior aprobación. La discusión evidenció dificultades asociadas al incumplimiento de plazos, la alta rotación del personal responsable de gestión documental, la falta de interlocutores adecuados y la necesidad de fortalecer el compromiso institucional y los recursos destinados a esta función. Finalmente, se aprobaron acciones orientadas a fortalecer la gestión documental distrital, entre ellas revisar el estado de las entidades que ya contaban con instrumentos convalidados, analizar alternativas para fortalecer el nivel directivo responsable de la gestión documental y avanzar en su articulación con el Sistema Integrado de Gestión. También se informó sobre la construcción y socialización del Cuadro de Caracterización Documental, la creación de espacios de aprendizaje entre responsables de gestión documental y la necesidad de avanzar hacia requerimientos tecnológicos comunes que permitan una gestión documental más integrada en las entidades del Distrito.

El Acta No. V de 2013 documenta la cuarta sesión del Consejo Distrital de Archivos de Bogotá D.C., desarrollada el 17 de diciembre de 2013 con la participación de siete de los nueve consejeros. Entre los principales asuntos abordados estuvieron la presentación del proyecto de estatuto archivístico para el Distrito Capital y la revisión del estado de los procesos de evaluación de las TRD y TVD presentadas por las entidades distritales. Durante la sesión se socializaron los lineamientos de un proyecto orientado al rediseño institucional del Archivo de Bogotá y a la construcción de un estatuto legal archivístico para el Distrito. Los consejeros destacaron la necesidad de definir con claridad las funciones institucionales, garantizar los recursos presupuestales necesarios y fortalecer el posicionamiento del Archivo de Bogotá para responder adecuadamente a sus responsabilidades en materia de gestión documental y patrimonio documental. En relación con las TRD y TVD, el informe técnico identificó dificultades en la clasificación documental, particularmente por la utilización de series y subseries que no correspondían adecuadamente con las funciones, procesos, procedimientos y normas de las entidades. También se señaló que la alta rotación del personal responsable dificultaba la apropiación de la metodología establecida por el Archivo de Bogotá. Adicionalmente, se evidenciaron debilidades en la sustentación de los criterios de valoración secundaria desde las perspectivas histórica, científica y cultural. Como respuesta a estas situaciones, el Consejo analizó alternativas como fortalecer la asesoría técnica, actualizar las guías metodológicas, conformar una red de responsables de gestión documental y promover una mayor articulación con el Sistema Integrado de Gestión. También se recordó que los plazos establecidos para la presentación de los instrumentos archivísticos estaban definidos por la normativa nacional y no podían ser modificados unilateralmente por el Distrito. Finalmente, los consejeros plantearon la necesidad de fortalecer los mecanismos de control y seguimiento para que las entidades cuenten con una gestión documental debidamente normalizada, programándose la siguiente sesión para la última semana de febrero de 2014.

El Acta No. IV de 2013 documenta la tercera sesión del Consejo Distrital de Archivos de Bogotá D.C., realizada el 29 de noviembre de 2013. La reunión contó con la participación de siete de los nueve consejeros y tuvo entre sus temas centrales la revisión del estado de las Tablas de Retención Documental presentadas por las entidades distritales y el análisis del cumplimiento de las disposiciones establecidas en el Decreto 2578 de 2012. Durante la sesión se presentó un diagnóstico sobre 21 Tablas de Retención Documental remitidas al Consejo, identificándose que aproximadamente el 80 % presentaba deficiencias de forma, principalmente por la ausencia de documentos básicos de soporte, como fichas de valoración, actos administrativos de los comités, manuales de funciones, procedimientos y anexos. Asimismo, se señaló que solamente seis de las TRD analizadas contaban con los elementos necesarios para continuar adecuadamente con su proceso de revisión, evaluación y convalidación. A partir de estos hallazgos, los consejeros analizaron algunas causas asociadas a las dificultades encontradas, entre ellas la alta rotación del personal responsable de gestión documental, la falta de capacitación, la ausencia de una estrategia archivística y la complejidad de los requisitos exigidos para la presentación de las TRD. Como respuesta, se planteó fortalecer el seguimiento a las entidades, mejorar la articulación con el Sistema Integrado de Gestión y desarrollar acciones de capacitación dirigidas a los funcionarios responsables de la gestión documental. Finalmente, la Secretaría Técnica asumió compromisos relacionados con la entrega a los consejeros del listado de documentos pendientes por entidad y la identificación de las fechas límite para que el Consejo emitiera los conceptos de convalidación de las TRD presentadas, de acuerdo con los plazos establecidos por la normativa archivística. También se programó una nueva sesión para el 17 de diciembre de 2013, dando continuidad al seguimiento de los instrumentos y a las acciones orientadas al fortalecimiento de la gestión documental distrital.

El Acta No. III de 2013 documenta la segunda sesión del Consejo Distrital de Archivos de Bogotá D.C., desarrollada el 21 de octubre de 2013. La reunión contó con la participación de siete de los nueve consejeros y abordó asuntos relacionados con el funcionamiento institucional del Archivo de Bogotá y con el ejercicio de las competencias del Consejo en materia de evaluación de instrumentos archivísticos. Dentro del orden del día se presentó una propuesta de reforma del modelo institucional del Archivo de Bogotá y posteriormente se desarrolló el punto correspondiente a la revisión, evaluación y convalidación de TRD y TVD. Para este proceso fueron presentadas las Tablas de Retención Documental del Instituto Distrital de Turismo – IDT y del Instituto de Desarrollo Urbano – IDU, así como la Tabla de Valoración Documental de la Unidad Administrativa Especial Cuerpo Oficial de Bomberos de Bogotá – UAECOB. De acuerdo con los informes técnicos elaborados por la Secretaría Técnica y expuestos por los profesionales de archivo, las TRD del IDT y del IDU no cumplían con los requisitos establecidos por el Archivo General de la Nación, el Archivo de Bogotá y la normativa archivística vigente. Por el contrario, la TVD de la UAECOB fue considerada conforme con dichos requisitos. En consecuencia, el Consejo decidió por unanimidad no convalidar las dos TRD y convalidar la TVD presentada por Bomberos de Bogotá. Adicionalmente, los consejeros manifestaron la necesidad de informar a la Alcaldía Mayor sobre el estado de la gestión documental pública en el Distrito y solicitar respaldo institucional para fortalecer el cumplimiento de la normativa archivística y las funciones del Consejo Distrital de Archivos. Como asuntos adicionales, se reiteró que las TRD y TVD permanecerían bajo custodia de la Secretaría Técnica y se reconoció al Archivo de Bogotá por haber recibido el Premio Jorge Palacios Preciado 2013, en la modalidad de Entidad Archivística Destacada, por su labor en la protección y difusión del patrimonio documental de la ciudad.