El Acta No. 04 de 2019 documenta la cuarta sesión del Consejo Distrital de Archivos de Bogotá D.C., desarrollada el 14 de agosto de 2019 con la participación de siete de los nueve consejeros. La agenda integró asuntos técnicos, de seguimiento y de planeación, entre ellos la revisión de instrumentos archivísticos, los informes de gestión, el avance de las visitas a entidades distritales, la reglamentación del Sistema Distrital de Archivos y las acciones orientadas a la conservación y puesta al servicio del patrimonio documental. En materia de TRD y TVD, se analizaron siete instrumentos. Las TRD de la Secretaría Distrital de Cultura, Recreación y Deporte, TransMilenio S.A. y el Centro de Diagnóstico Automotor CDA La 50 no cumplieron los requisitos técnicos exigidos. En contraste, se determinó la viabilidad de las actualizaciones de las TRD del IDIGER, ERU y DASCD, así como de la TVD de la Secretaría Distrital de Salud, destacada especialmente por corresponder a una de las entidades con mayor producción documental del Distrito. Los cuatro instrumentos fueron convalidados por unanimidad. La sesión también presentó el balance del segundo trimestre de 2019. Durante este periodo se realizaron tres jornadas de socialización con 143 servidores de 51 entidades, 23 visitas de seguimiento para alcanzar un acumulado de 32 en el primer semestre y 179 asistencias técnicas. En materia de instrumentos archivísticos, durante el primer semestre se habían emitido 21 conceptos técnicos y convalidado 13 TRD. Asimismo, la estrategia Bogotá 2019 IGA+10 continuó con el acompañamiento para la formulación de TVD, diagnósticos de fondos acumulados y Sistemas Integrados de Conservación. Los diagnósticos permitieron identificar 65 fondos documentales acumulados —27 propios y 38 heredados—, con una volumetría estimada de 138.845 metros lineales. Finalmente, el Consejo revisó la agenda normativa derivada del Decreto Distrital 828 de 2018, destacando la expedición de disposiciones para el ingreso de fondos y colecciones privadas al Archivo de Bogotá, el Registro de Archivos Privados y los estímulos a investigaciones relacionadas con la historia de la ciudad y la gestión documental. En materia de patrimonio documental se resaltó la formalización de la donación y permiso de uso de 3.450 cintas máster de FM Entretenimiento y más de 37.000 planos de la colección de la Compañía Pedro Gómez, además de los avances para poner distintos fondos y colecciones a disposición de la ciudadanía a través de la sala de consulta y del SIAB.

El Acta No. 03 de 2019 documenta la tercera sesión del Consejo Distrital de Archivos de Bogotá D.C., desarrollada el 19 de junio de 2019 con la participación de siete de los nueve consejeros. La sesión tuvo además un componente de renovación de la instancia, con la presentación de nuevos representantes de las Instituciones de Educación Superior, los archivos privados y la Academia de Historia de Bogotá. En este contexto se reiteraron las funciones del Consejo como instancia asesora en gestión documental y administración de archivos, así como su responsabilidad frente a la revisión, evaluación y convalidación de TRD y TVD. En materia de instrumentos archivísticos, se sometieron a consideración nueve TRD y se aprobaron seis. Entre ellas se encontraban las del IDU, CDA Morato, Secretaría Distrital de Hacienda, Secretaría Distrital de Gobierno, Secretaría General e Invest in Bogotá. La sesión destacó la relevancia de varios de estos procesos, como la actualización de la TRD de Hacienda para el proyecto BOG DATA, la organización de los archivos de la Secretaría General ante el cierre de administración y empalme, y la convalidación del instrumento del CDA Morato como empresa privada que cumple funciones públicas. También se presentó y aprobó el informe de gestión correspondiente al primer trimestre de 2019. El balance incluyó actividades de asistencia técnica, jornadas de socialización, visitas de seguimiento, evaluación de instrumentos y avances de la estrategia IGA+10. Esta estrategia contemplaba, entre otros frentes, el acompañamiento a 14 cabezas de sector para la elaboración del Sistema Integrado de Conservación – SIC, asistencia técnica a cuatro entidades para la construcción de TVD y el diagnóstico de fondos acumulados de 15 entidades. Paralelamente, se continuó el desarrollo de iniciativas relacionadas con documentos electrónicos y el SGDEA, mediante el Programa de Innovación e Investigación Archivística Sustentada. Finalmente, la sesión revisó el avance de las visitas de seguimiento al cumplimiento de la normativa archivística, desarrolladas mediante herramientas de evaluación cuantitativa y cualitativa sobre responsabilidades, instrumentos, operaciones de gestión documental y conservación. Asimismo, se presentaron avances relevantes en materia de patrimonio documental, entre ellos la creación en el SIAB del Fondo Alcaldes Mayores de Bogotá y de la sección Fonoteca, las gestiones de transferencias secundarias y la incorporación de colecciones documentales. Se destacó especialmente la donación de cerca de 3.000 cintas máster de música colombiana de FM Entretenimiento, formalizada mediante acta de donación y permiso de uso, así como la articulación propuesta con la Academia de Historia de Bogotá para fortalecer la memoria documental de la ciudad.

El Acta No. 02 de 2019 documenta la segunda sesión del Consejo Distrital de Archivos de Bogotá D.C., desarrollada el 20 de marzo de 2019 con la participación de siete de los nueve consejeros. La agenda articuló la evaluación de instrumentos archivísticos con el seguimiento a las principales líneas de trabajo previstas para la vigencia, incluyendo las visitas de seguimiento, los ajustes al Plan de Trabajo, el cumplimiento normativo, la reglamentación del Sistema Distrital de Archivos y las acciones relacionadas con el patrimonio documental. En materia de TRD y TVD, fueron evaluados cinco instrumentos. El Consejo aprobó las TRD del Fondo de Vigilancia y Seguridad en Liquidación y del Instituto Distrital de las Artes – IDARTES, mientras que no fueron convalidadas la actualización de la TRD de la Secretaría Distrital de Hacienda, la actualización de la TRD del IDIPRON y la TVD del Fondo cerrado de la Junta Administradora de Deportes de Bogotá, Distrito Especial. Con estas decisiones se destacó que las nueve TRD acompañadas directamente en el marco de la Estrategia Bogotá 2019 IGA+10 habían alcanzado su convalidación, completando el 100 % de los instrumentos de esta línea de trabajo. La sesión también aprobó ajustes al Plan de Trabajo 2019, con el propósito de armonizarlo con las metas e indicadores de gestión de la Dirección Distrital de Archivo de Bogotá. Entre los cambios se incorporó la elaboración de un informe cuatrienal de gestión del Consejo, se ajustó la meta de Sistemas Integrados de Conservación a 14 entidades y se redujo a dos el número de entidades pendientes de asesoría en SGDA y documento electrónico. También se retiró temporalmente la actividad de proponer bienes documentales para declaratoria de interés cultural, mientras se resolvía el conflicto de competencias existente sobre esta materia. Finalmente, se presentaron avances de las visitas de seguimiento al cumplimiento de la normativa archivística, así como el proyecto de directiva dirigido a la ETB, la Empresa de Energía de Bogotá y el IDCBIS, entidades frente a las cuales se buscaba precisar jurídicamente sus obligaciones archivísticas. También continuó la reglamentación del Decreto Distrital 828 de 2018 y se informaron acciones de recuperación, digitalización, descripción y conservación de patrimonio documental, incluyendo fondos del Jockey Club, la Comunidad Salesiana, FM Entretenimiento y archivos parroquiales. Además, se analizó la problemática de la gestión de expedientes electrónicos en SECOP II, que dio lugar a la creación de una mesa técnica nacional sobre expedientes digitales para estudiar su tratamiento archivístico.

El Acta No. 01 de 2019 documenta la primera sesión del Consejo Distrital de Archivos de Bogotá D.C. de la vigencia, desarrollada el 30 de enero de 2019. La agenda combinó la revisión de instrumentos archivísticos con la evaluación de los resultados obtenidos durante 2018 y la definición de las principales líneas de trabajo para el nuevo año. Entre los asuntos tratados se incluyeron los informes de gestión, el Plan de Acción 2019, la actualización del reglamento interno, las visitas de seguimiento a las entidades y las nuevas disposiciones relacionadas con la organización del Sistema Distrital de Archivos. En materia de instrumentos archivísticos se revisaron siete TRD correspondientes al periodo comprendido entre el 28 de diciembre de 2018 y el 29 de enero de 2019. El Consejo convalidó las tablas de la Personería de Bogotá, Universidad Distrital, Empresa Metro de Bogotá, Secretaría Distrital de Salud y Secretaría Distrital de Desarrollo Económico. Cuatro de estos instrumentos habían sido trabajados dentro de la estrategia IGA+10, por lo que sus resultados fueron destacados como producto del acompañamiento técnico y de la participación de los equipos de gestión documental y la alta dirección de las entidades. La sesión permitió además aprobar el Plan de Acción del Consejo para 2019, que contempló la continuidad de la revisión y convalidación de TRD y TVD, el seguimiento al cumplimiento normativo, la formulación de propuestas para la Política Pública Distrital de Gestión Documental, el avance de la estrategia IGA+10 y las acciones relacionadas con el Sistema Integrado de Conservación, las TVD y la gestión de documentos electrónicos. Para esta vigencia se proyectó trabajar con 21 entidades en la formulación del Sistema Integrado de Conservación y 15 entidades en la elaboración de TVD, además de continuar la reglamentación del Decreto Distrital 828 de 2018. Finalmente, se presentó el informe consolidado de visitas de seguimiento de 2018, que permitió comparar el desempeño de los sectores distritales entre 2016 y 2018 e identificar avances y rezagos. El criterio de Responsabilidades alcanzó un 86 %, mientras que Conservación presentó las mayores debilidades, especialmente por las condiciones de almacenamiento y organización de fondos documentales. Para 2019 se proyectaron visitas a 61 entidades, ajustándose posteriormente el cronograma para concluirlas en octubre por tratarse de un año de cierre de administración. Asimismo, se socializó el Decreto 828 de 2018, destacándose su papel en la organización del Sistema Distrital de Archivos, el fortalecimiento del liderazgo de la Dirección Distrital de Archivo de Bogotá, la protección del patrimonio documental y el desarrollo de estándares para la gestión de documentos electrónicos.

El Acta No. 09 de 2018 documenta la tercera sesión virtual extraordinaria del Consejo Distrital de Archivos de Bogotá D.C., desarrollada el 27 de diciembre de 2018. La convocatoria se realizó mediante correo electrónico con el propósito específico de dar continuidad al proceso de revisión, evaluación y convalidación de instrumentos archivísticos antes del cierre de la vigencia. La sesión contó con la participación de cinco de los nueve consejeros, número suficiente para conformar el quórum deliberatorio y decisorio. Una vez verificado el quórum, la Secretaría Técnica remitió a los integrantes del Consejo el formato de voto virtual para pronunciarse sobre el orden del día y sobre los instrumentos archivísticos sometidos a consideración. El orden del día fue aprobado por unanimidad y se procedió a evaluar las TRD del IDPAC, la EAAB ESP y el IDIPRON. Los conceptos técnicos determinaron que las TRD del Instituto Distrital de la Participación y Acción Comunal – IDPAC y de la Empresa de Acueducto, Agua y Alcantarillado de Bogotá – EAAB ESP cumplían con los requerimientos necesarios para su convalidación. En consecuencia, los cinco consejeros emitieron voto favorable para aprobar ambos instrumentos. En contraste, la TRD del Instituto Distrital para la Protección de la Niñez y la Juventud – IDIPRON no reunía las condiciones técnicas requeridas y fue rechazada mediante cuatro votos no favorables y uno favorable. Finalmente, la Secretaría Técnica dejó constancia formal de la aprobación de las dos TRD convalidadas y de la decisión adoptada frente al instrumento del IDIPRON. El acta incorpora como anexos los conceptos técnicos de verificación y evaluación de los tres instrumentos, así como la trazabilidad de las comunicaciones utilizadas durante la sesión virtual. Con esta reunión, realizada el 27 de diciembre, el Consejo cerró sus sesiones de 2018, consolidando las últimas decisiones de la vigencia en materia de instrumentos archivísticos.

El Acta No. 08 de 2018 documenta la última sesión del Consejo Distrital de Archivos de Bogotá D.C. de la vigencia, desarrollada el 13 de diciembre de 2018 con la participación de siete de los nueve consejeros. La reunión permitió realizar un balance de las principales actividades adelantadas durante el año y definir acciones de continuidad para 2019 en materia de instrumentos archivísticos, seguimiento normativo, patrimonio documental y gestión electrónica de documentos. En materia de TRD y TVD, se evaluaron once instrumentos correspondientes a diferentes entidades distritales. Siete no cumplieron integralmente los requisitos técnicos, mientras que cuatro fueron considerados viables y convalidados: las TRD del IDPYBA, Secretaría Jurídica Distrital y Caja de la Vivienda Popular, y la TVD del IDEP. Se destacó que el IDPYBA y la Secretaría Jurídica Distrital habían participado en la estrategia IGA+10, evidenciando resultados del acompañamiento técnico adelantado para fortalecer la elaboración y ajuste de estos instrumentos. El balance del Plan de Acción 2018 señaló que durante la vigencia se realizaron ocho sesiones del Consejo —seis ordinarias y dos extraordinarias— y se emitieron 68 conceptos técnicos sobre TRD y TVD, correspondientes a 56 conceptos de TRD y 12 de TVD. Como resultado acumulado de la gestión reportada para el año, se habían convalidado 12 TRD y cinco TVD. También se destacaron la estrategia Bogotá 2019 IGA+10, la expedición de lineamientos técnicos, el desarrollo del proyecto de Decreto Archivístico Distrital y las actividades de seguimiento al cumplimiento de la normativa. Finalmente, el Consejo revisó los avances en la identificación, adquisición y digitalización de colecciones y archivos de valor histórico y patrimonial, así como las discusiones jurídicas sobre la competencia para declarar Bienes de Interés Cultural de carácter documental. En relación con el SGDEA, se informó que durante 2018 se brindó asistencia técnica a 51 entidades, equivalentes al 85 % del total, alcanzando un acumulado de 54 entidades atendidas. La estrategia comprendió 75 actividades con la participación de 1.721 servidores públicos y aproximadamente 176 horas de asistencia técnica. También se planteó dar continuidad al proceso mediante nuevos instrumentos técnicos y la iniciativa para crear un Laboratorio de Investigación e Innovación Archivística Sustentada – LIIAS, orientado a fortalecer la transformación digital de la gestión documental distrital.

El Acta No. 07 de 2018 documenta una sesión extraordinaria del Consejo Distrital de Archivos de Bogotá D.C., desarrollada virtualmente el 1 de noviembre de 2018 a través del correo electrónico institucional. La convocatoria tuvo un carácter específico y estuvo orientada a agilizar la toma de decisiones sobre instrumentos archivísticos pendientes de evaluación y convalidación. La sesión contó con la participación de seis de los nueve consejeros, con lo cual se verificó el quórum requerido para deliberar y decidir. Una vez confirmado el quórum, los consejeros recibieron un formato de voto virtual para pronunciarse sobre la aprobación del orden del día, el acta correspondiente a la sesión anterior y la evaluación y convalidación de TRD y TVD. Tanto el orden del día como el Acta No. 06, correspondiente a la sesión del 10 de octubre de 2018, fueron aprobados de manera unánime. En materia de instrumentos archivísticos, se sometieron a consideración las TRD de la Secretaría Distrital de Salud y de la Secretaría Distrital de Movilidad —actualización—, además de la TVD del Fondo Rotatorio de Espectáculos de Bogotá, D.E., presentada por el IDRD. Los conceptos técnicos determinaron que las dos TRD no cumplían los requerimientos necesarios para su convalidación, mientras que la TVD del IDRD sí reunía las condiciones técnicas exigidas. En consecuencia, los seis consejeros emitieron voto favorable para convalidar esta última y voto negativo respecto de las dos TRD. Finalmente, la Secretaría Técnica dejó constancia de la aprobación unánime de la TVD del IDRD – Fondo Rotatorio de Espectáculos de Bogotá, D.E., formalizando así la decisión adoptada durante la sesión virtual. El acta incorpora como anexos los tres conceptos técnicos correspondientes a los instrumentos evaluados, lo que permite conservar la trazabilidad documental de las decisiones del Consejo. La sesión concluyó a las 11:39 a. m. del mismo día.

El Acta No. 06 de 2018 documenta la sexta sesión del Consejo Distrital de Archivos de Bogotá D.C., desarrollada el 10 de octubre de 2018 con la participación de seis de los nueve consejeros. La agenda tuvo un alcance amplio, integrando la evaluación de instrumentos archivísticos con asuntos relacionados con la gestión del Consejo, el seguimiento normativo, la modernización tecnológica, el patrimonio documental y la identificación de archivos asociados a derechos humanos y memoria histórica. Uno de los principales resultados de la sesión fue la convalidación de la TRD de la UAERMV y de las TVD de la Secretaría General y del Fondo de Vigilancia y Seguridad. Adicionalmente, se presentó un concepto jurídico que concluyó que la convalidación de TRD y TVD podía quedar formalizada directamente en el acta de la sesión del Consejo, sin necesidad de expedir posteriormente un acuerdo u otro acto administrativo. Los consejeros acogieron esta recomendación por unanimidad, buscando agilizar los trámites y brindar una respuesta más oportuna a las entidades distritales. La sesión incorporó también un balance histórico de las convalidaciones. Entre 2013 y 2015 se habían convalidado 32 TRD y 17 TVD, mientras que entre 2016 y octubre de 2018 se reportaban 18 TRD y 10 TVD. En paralelo, la estrategia IGA+10 continuaba impulsando la elaboración y ajuste de instrumentos mediante acompañamiento técnico y mesas de trabajo: para ese momento se habían realizado 476 mesas técnicas, distribuidas entre TRD y Programas de Gestión Documental (PGD), y permanecían nueve TRD pendientes de ser remitidas al Consejo para evaluación. Finalmente, el Consejo amplió su agenda hacia nuevos retos de la función archivística. Se presentaron acciones para la adquisición, digitalización y preservación de colecciones de interés patrimonial; se socializó el Registro Especial de Archivos de Derechos Humanos y Memoria Histórica (READHMH), orientado a identificar y caracterizar archivos relacionados con graves violaciones de derechos humanos, Derecho Internacional Humanitario y conflicto armado; y se analizaron los desafíos de la transición hacia documentos electrónicos. En este último punto se destacó la necesidad de garantizar la cadena de custodia digital, la preservación a largo plazo y el uso de repositorios confiables, articulados con el Modelo de Requisitos del SGDEA desarrollado para el Distrito Capital.

El Acta No. 05 de 2018 documenta la quinta sesión del Consejo Distrital de Archivos de Bogotá D.C., desarrollada el 25 de julio de 2018 con la participación de seis de los nueve consejeros. La agenda integró asuntos técnicos y estratégicos relacionados con la evaluación de instrumentos archivísticos, el seguimiento a las entidades distritales, la gestión del patrimonio documental y el fortalecimiento de las capacidades para administrar documentos electrónicos. En materia de TRD y TVD, fueron revisadas once tablas de retención documental correspondientes a diferentes entidades y organizaciones. Diez de estos instrumentos presentaban inconsistencias que impedían su convalidación. Posteriormente, una nueva versión de la TRD del DADEP fue considerada técnicamente viable y aprobada por unanimidad. Asimismo, se constató que la TRD del Concejo de Bogotá había atendido satisfactoriamente las observaciones realizadas por el Consejo. La sesión también realizó seguimiento particular a instrumentos apoyados mediante la estrategia IGA+10, orientada a acelerar la elaboración, ajuste y presentación de las TRD pendientes. El balance del primer semestre de 2018 señaló que el Consejo había revisado y evaluado 35 instrumentos archivísticos, de los cuales fueron convalidados seis: cinco TRD y una TVD. En el mismo periodo se realizaron visitas de seguimiento a 30 entidades distritales. Respecto de las TVD, el panorama continuaba siendo más complejo, por lo que se planteó fortalecer la orientación técnica y actualizar herramientas como la Guía Técnica de Organización de Fondos Documentales Acumulados. Finalmente, la sesión profundizó en el procedimiento para la declaratoria de Bienes de Interés Cultural de Carácter Documental Archivístico, de acuerdo con el Acuerdo 003 de 2017 del Archivo General de la Nación. También se informó sobre la llegada al Archivo de Bogotá de más de 3.000 cintas de carrete abierto de FM Entretenimiento, consideradas relevantes para la preservación del patrimonio sonoro de la ciudad. En gestión electrónica, se reportaron avances del 100 % en la herramienta de diagnóstico de documentos electrónicos, 95 % en el Modelo de Requisitos SGDEA, 90 % en el documento de estrategia, 60 % en la guía de conceptos y buenas prácticas y 25 % en la guía de uso del modelo de requisitos, como parte de la estrategia para asesorar a las entidades distritales en la implementación del SGDEA.

El Acta No. 04 de 2018 documenta la cuarta sesión del Consejo Distrital de Archivos de Bogotá D.C., desarrollada el 23 de mayo de 2018 con la participación de seis de los nueve consejeros. La agenda integró el seguimiento técnico a los instrumentos archivísticos con otros temas estratégicos como el cumplimiento de la normativa, la protección del patrimonio documental y la implementación de soluciones para la gestión de documentos electrónicos en las entidades distritales. En materia de TRD y TVD, fueron revisadas siete TRD correspondientes a la Personería de Bogotá, IDIGER, Metrovivienda, Empresa de Renovación y Desarrollo Urbano de Bogotá, Instituto Distrital de Turismo y dos Centros de Diagnóstico Automotor. Ninguna cumplió integralmente los requisitos técnicos para ser propuesta a convalidación. Entre las principales dificultades se identificaron soportes y anexos incompletos, aplicación parcial de la metodología y deficiencias en el componente de valoración. Por otra parte, se verificó satisfactoriamente el cumplimiento de los ajustes requeridos a la TRD de la Secretaría Distrital de Cultura, Recreación y Deporte, previamente convalidada. La sesión también presentó el informe de gestión del primer trimestre de 2018. Durante dicho periodo se habían revisado 17 instrumentos archivísticos, de los cuales cuatro fueron convalidados, y se había definido un cronograma de visitas de seguimiento para 60 entidades distritales. En el balance general de TRD se informó que 37 entidades contaban con instrumentos convalidados, 12 estaban realizando ajustes y 11 se encontraban en procesos de elaboración o revisión. Para las TVD, 18 entidades contaban con convalidación, cinco estaban realizando ajustes y 22 aún no habían presentado el instrumento. Finalmente, se revisaron acciones relacionadas con la identificación y protección de documentos y archivos de interés cultural y se presentaron avances de la estrategia distrital para la implementación del SGDEA. Esta última contemplaba una herramienta de diagnóstico de documentos electrónicos, guías de conceptos y buenas prácticas y un modelo de requisitos funcionales y no funcionales, con el propósito de orientar a las entidades en la identificación de sus necesidades y fortalecer la administración de documentos electrónicos de archivo.