El Acta No. 03 de 2018 documenta una sesión extraordinaria del Consejo Distrital de Archivos de Bogotá D.C., desarrollada virtualmente el 20 de abril de 2018 a través del correo electrónico institucional de la Secretaría Técnica. La convocatoria se efectuó con el propósito de atender específicamente asuntos relacionados con la evaluación y convalidación de instrumentos archivísticos, dando continuidad a las decisiones y actividades adelantadas durante la segunda sesión ordinaria de la vigencia. La sesión contó con la participación de siete consejeros, con lo cual se confirmó la existencia de quórum para deliberar y decidir. Además de aprobarse el orden del día, los integrantes aprobaron de manera unánime el acta correspondiente a la segunda sesión ordinaria del Consejo, celebrada el 21 de marzo de 2018. El punto central fue la evaluación de los instrumentos archivísticos sometidos a consideración. Mediante votación virtual, los miembros del Consejo emitieron concepto favorable y aprobaron la convalidación de la Tabla de Retención Documental de la Secretaría Distrital de Gobierno. La decisión permitió culminar el proceso de revisión técnica adelantado sobre este instrumento y formalizar su aprobación dentro de las competencias asignadas al Consejo. En contraste, la Secretaría Técnica informó que la TRD de la Empresa Metro de Bogotá S.A. y la TVD del IDEP no cumplían con los requerimientos técnicos exigidos para su convalidación, por lo cual estos instrumentos debían continuar su proceso de ajuste. La sesión concluyó con la aprobación unánime del orden del día, del acta anterior y de la convalidación de la TRD de la Secretaría Distrital de Gobierno, constituyéndose en un ejercicio de decisión virtual orientado exclusivamente a agilizar el trámite de los instrumentos archivísticos pendientes.

El Acta No. 02 de 2018 documenta la segunda sesión del Consejo Distrital de Archivos de Bogotá D.C., desarrollada el 21 de marzo de 2018 con la participación de seis de los nueve consejeros. Además de la evaluación de instrumentos archivísticos, la agenda contempló las visitas de seguimiento a las entidades distritales, la protección del patrimonio documental, la gestión de documentos electrónicos y el seguimiento a los compromisos definidos previamente por el Consejo. En materia de TRD y TVD, se reportó la revisión de 14 instrumentos archivísticos. El Consejo determinó que las TRD de la Subred Integrada de Servicios de Salud Norte, IPES y DASCD, junto con la TVD del IDU, habían cumplido satisfactoriamente los ajustes requeridos y, por tanto, quedaron convalidadas en firme. Por otra parte, instrumentos de entidades como FONCEP, Secretaría Distrital del Hábitat, Caja de la Vivienda Popular, DADEP, Secretaría Distrital de Gobierno y Secretaría Distrital de Movilidad continuaban presentando requerimientos técnicos. También se identificaron deficiencias en las TRD de varios Centros de Diagnóstico Automotor, frente a los cuales se planteó desarrollar jornadas de capacitación y mesas de trabajo. Respecto del seguimiento al cumplimiento de la normativa archivística, durante marzo se realizaron visitas a la Secretaría Distrital de Ambiente, Contraloría de Bogotá, Personería de Bogotá, Canal Capital y DASCD. Los resultados mostraron avances importantes en algunas entidades, aunque se identificaron mayores desafíos en el componente de preservación del Sistema Integrado de Conservación – SIC. El Archivo de Bogotá había iniciado talleres para fortalecer su implementación y las visitas incluían la verificación práctica de la aplicación de las TRD mediante la revisión de expedientes y su correspondencia con los instrumentos archivísticos. Finalmente, el Consejo continuó el análisis de propuestas para declarar como Bienes de Interés Cultural las matrices originales de sellos musicales de F.M. Entertainment y el Archivo Histórico de la Universidad Colegio Mayor del Rosario, además de explorar otros acervos históricos de relevancia para la ciudad. En materia electrónica, se reportaron avances en la matriz de requisitos del SGDEA, la elaboración de una guía de buenas prácticas y la articulación con la Alta Consejería Distrital de TIC. También se acordó realizar una sesión extraordinaria virtual el 17 de abril de 2018, dedicada exclusivamente a la convalidación de TRD y TVD.

El Acta No. 01 de 2018 documenta la primera sesión del Consejo Distrital de Archivos de Bogotá D.C., desarrollada el 17 de enero de 2018 con la participación de seis de los nueve consejeros. La agenda comprendió la revisión de instrumentos archivísticos, la planeación de las actividades del Consejo para la nueva vigencia, el seguimiento a compromisos pendientes y la continuidad de las acciones orientadas al fortalecimiento de la gestión de documentos electrónicos. En materia de TRD, se informó que durante el periodo comprendido entre el 20 de diciembre de 2017 y el 17 de enero de 2018 se habían revisado dos instrumentos, proponiéndose como viable para convalidación con ajustes la TRD del Departamento Administrativo del Servicio Civil Distrital – DASCD, decisión que fue aprobada por unanimidad. Asimismo, se confirmó que los ajustes requeridos a la TRD del IDEP habían sido atendidos satisfactoriamente. También se analizaron situaciones pendientes de entidades como la Secretaría Distrital de Gobierno, el DADEP y el Concejo de Bogotá, frente a las cuales se plantearon mesas de trabajo para agilizar los procesos de ajuste. Durante la sesión se presentó y aprobó el Plan de Trabajo del Consejo Distrital de Archivos para 2018, que contempló la programación de reuniones, el seguimiento a las visitas de cumplimiento normativo, la continuidad de las declaratorias de archivos y documentos como Bienes de Interés Cultural y el avance del proyecto de Decreto Archivístico. También se señaló como propósito estratégico lograr la convalidación de las TRD pendientes de las entidades distritales y contribuir al mejoramiento del Índice de Gobierno Abierto. Finalmente, se socializaron avances en materia de documentos y archivos electrónicos, incluyendo el ajuste de una herramienta de diagnóstico, la elaboración de guías para la administración de documentos electrónicos y el desarrollo de una matriz de requisitos técnicos y funcionales para la adquisición de software de gestión documental. Esta herramienta reportaba un avance aproximado del 70 %, y se destacó la necesidad de garantizar interoperabilidad, cumplimiento normativo y criterios comunes para las soluciones tecnológicas utilizadas por las entidades distritales.

El Acta No. 06 de 2017 documenta la última sesión del Consejo Distrital de Archivos de Bogotá D.C. de la vigencia, desarrollada el 20 de diciembre de 2017 con la participación de siete de los nueve consejeros. Su agenda reunió los principales asuntos técnicos y estratégicos adelantados durante el año, entre ellos la evaluación de instrumentos archivísticos, la protección del patrimonio documental, los informes de gestión y seguimiento, el proyecto de Estatuto Archivístico y los avances relacionados con documentos y archivos electrónicos. En materia de TRD, durante el periodo comprendido entre el 30 de noviembre y el 20 de diciembre se revisaron tres instrumentos. El Consejo aprobó por unanimidad la TRD del Concejo de Bogotá con ajustes, la TRD de la Secretaría Distrital de Seguridad, Convivencia y Justicia y la TRD de la Subred Integrada de Servicios de Salud Norte con ajustes. Este último proceso fue destacado como modelo para las demás subredes distritales por el acompañamiento y la metodología aplicada durante su construcción. La sesión también avanzó en la protección del patrimonio documental mediante la evaluación de propuestas para la declaratoria de Bienes de Interés Cultural de carácter documental. El Consejo aprobó las propuestas relacionadas con el Archivo Histórico de la Universidad del Rosario y las matrices del Sello Vergara, actualmente FM Entertainment, para continuar el trámite ante las instancias competentes. Paralelamente, se aprobaron los informes de gestión del cuarto trimestre y del segundo semestre de 2017, que consolidaron los resultados de la evaluación de TRD y TVD, las visitas de seguimiento y las acciones de identificación de patrimonio documental. Finalmente, el balance anual destacó que durante 2017 el Consejo realizó sus seis sesiones programadas, adelantó acciones de seguimiento a la normativa archivística, apoyó la normalización de instrumentos y continuó los proyectos de Estatuto Archivístico y gestión de documentos electrónicos. Como resultado de las actividades de revisión y evaluación desarrolladas durante la vigencia, se reportaron 47 instrumentos archivísticos evaluados: 31 TRD y 16 TVD. Además, se mantuvo como prioridad el fortalecimiento de la interoperabilidad, la preservación de documentos electrónicos y la articulación entre gestión documental, transparencia y modernización institucional.

El Acta No. 05 de 2017 documenta la quinta sesión del Consejo Distrital de Archivos de Bogotá D.C., desarrollada el 30 de noviembre de 2017 con la participación de seis de los nueve consejeros. La agenda integró temas relacionados con la evaluación de instrumentos archivísticos, las visitas de seguimiento a las entidades, la protección del patrimonio documental, el desarrollo del Estatuto Archivístico, la Política Pública Distrital de Gestión Documental y los avances en la gestión de documentos y archivos electrónicos. En materia de TRD se informó sobre la revisión de cuatro instrumentos. La Secretaría de Seguridad, Convivencia y Justicia continuaba en proceso de acompañamiento técnico; la TRD de PROGASUR presentaba dificultades técnicas y documentación incompleta; la Subred Integrada de Servicios de Salud Norte permanecía dentro del proceso de evaluación; y la Secretaría Distrital de Cultura, Recreación y Deporte se encontraba finalizando la revisión de los ajustes efectuados. En consecuencia, no se propuso la convalidación de ningún instrumento durante esta sesión. Respecto del seguimiento al cumplimiento de la normativa archivística, se reportó la finalización de visitas a 54 entidades, equivalente a un avance del 93 % del cronograma previsto para 2017. Los resultados mostraron diferencias entre sectores, destacándose Planeación con una calificación de nueve sobre diez, mientras que el Sistema Integrado de Conservación – SIC continuaba presentando oportunidades de fortalecimiento. También se señaló que las entidades ya contaban con instrumentos como PGD y PINAR, aunque en varios casos requerían actualización. Finalmente, se expusieron avances en la identificación de aproximadamente 50 acervos susceptibles de ser considerados Bienes de Interés Cultural, así como en los procedimientos para su valoración y eventual declaratoria. También se presentó el avance del proyecto de Decreto del Estatuto Archivístico, socializado en el Foro de Archivística Pública y Buen Gobierno en Bogotá, y de la Política Pública Distrital de Gestión Documental, cuyo contenido continuaba en estructuración. En relación con los documentos electrónicos, se informó sobre una herramienta diagnóstica en versión piloto, su futura aplicación en la Secretaría Distrital de Hacienda y la necesidad de fortalecer la coordinación tecnológica para avanzar en la gestión y preservación de documentos electrónicos en el Distrito.

El Acta No. 04 de 2017 documenta la cuarta sesión del Consejo Distrital de Archivos de Bogotá D.C., desarrollada el 17 de noviembre de 2017 con la participación de siete de los nueve consejeros. La agenda comprendió la revisión de instrumentos archivísticos, el seguimiento a las entidades distritales, la evolución de proyectos estratégicos relacionados con la política archivística y una discusión específica sobre los retos que plantea la gestión de documentos electrónicos en el Distrito Capital. Durante el periodo comprendido entre el 30 de octubre y el 16 de noviembre de 2017 se revisaron dos instrumentos archivísticos: una TRD y una TVD. El Consejo determinó que la TVD del Instituto de Desarrollo Urbano – IDU cumplía los parámetros técnicos mínimos exigidos, aunque requería ajustes adicionales, por lo cual aprobó por unanimidad su convalidación con ajustes. En contraste, la TRD de la Subred Integrada de Servicios de Salud Norte debía corregir aspectos técnicos antes de poder ser sometida nuevamente a convalidación. En materia de seguimiento, se reportó un avance del 84 % frente al cronograma anual de visitas y se señaló que el Sistema Integrado de Conservación – SIC continuaba siendo uno de los aspectos con mayores debilidades en las entidades. Por ello, se destacó la necesidad de incorporar oportunamente en el PINAR los requerimientos económicos, técnicos y de talento humano asociados a su formulación e implementación. Finalmente, se presentaron avances del proyecto de Decreto del Estatuto Archivístico de Bogotá, cuya primera versión ya había sido elaborada y remitida para revisión, y del proyecto de Política Pública Distrital de Gestión Documental, que reportaba un avance del 60 % frente al 70 % programado para 2017. La sesión dedicó también un espacio amplio a la gestión de documentos y archivos electrónicos, abordando la necesidad de diagnósticos institucionales, lineamientos técnicos, interoperabilidad, almacenamiento, preservación digital y coordinación entre las entidades para que la transformación tecnológica mantenga los requisitos archivísticos y garantice la conservación de la información a largo plazo.

El Acta No. 03 de 2017 documenta la tercera sesión del Consejo Distrital de Archivos de Bogotá D.C., desarrollada el 30 de octubre de 2017 con la participación de siete de los nueve consejeros. La agenda comprendió la revisión de instrumentos archivísticos, el seguimiento a las entidades distritales, la protección del patrimonio documental, la aprobación del informe de gestión del tercer trimestre y el seguimiento a compromisos adoptados en sesiones anteriores. Durante el periodo comprendido entre el 27 de julio y el 30 de octubre de 2017 se revisaron y evaluaron siete instrumentos archivísticos: cinco TRD y dos TVD. Dentro del proceso se verificó el cumplimiento de ajustes de instrumentos correspondientes a la Veeduría Distrital y el Instituto Distrital de Patrimonio Cultural – IDPC, mientras que otros casos continuaron presentando requerimientos técnicos. Finalmente, el grupo evaluador propuso como viables para convalidación las TRD del IDEP y del IPES, ambas con ajustes, y la TVD de la Secretaría Distrital de Planeación, decisión que fue aprobada por unanimidad por los consejeros. La sesión también presentó los avances de las visitas de seguimiento al cumplimiento de la normativa archivística. A septiembre de 2017 se habían realizado 43 visitas, y durante octubre se continuó el acompañamiento a diferentes entidades distritales. Los resultados permitieron identificar avances en sectores como Planeación, Hacienda y Mujeres, pero también persistencia de rezagos, particularmente en aspectos asociados al Sistema Integrado de Conservación, por lo que se reiteró la necesidad de mantener las visitas hasta alcanzar la cobertura prevista. Finalmente, se expusieron avances en la identificación de archivos y colecciones susceptibles de ser declarados Bienes de Interés Cultural – BIC, mediante visitas a instituciones, empresas, familias y acervos de relevancia histórica para Bogotá. Asimismo, el Consejo aprobó el informe de gestión del tercer trimestre de 2017, en el que se reportaron avances en normalización de procesos, planeación, cumplimiento normativo y desarrollo del SGDEA, y continuó el seguimiento a proyectos estratégicos como el Estatuto Archivístico Distrital y la Política Pública Distrital de Gestión Documental.

El Acta No. 02 de 2017 documenta la segunda sesión del Consejo Distrital de Archivos de Bogotá D.C., desarrollada el 27 de julio de 2017 con la participación de siete de los nueve consejeros. La agenda comprendió la evaluación de instrumentos archivísticos, el seguimiento al cumplimiento de la normativa, la protección del patrimonio documental, la aprobación de informes de gestión y la revisión de proyectos estratégicos adelantados por el Sistema Distrital de Archivos. En materia de TRD y TVD, se analizaron instrumentos de la Terminal de Transporte S.A., Veeduría Distrital, Invest in Bogotá, Secretaría Distrital de Ambiente y Secretaría Distrital de Salud. El Consejo determinó que la actualización de la TRD de la Veeduría Distrital cumplía con las condiciones necesarias y aprobó su convalidación. En el caso de la TVD de la Terminal de Transporte, se verificó que los ajustes solicitados habían sido incorporados, recomendándose dejar en firme su convalidación. Por otra parte, los instrumentos de Invest in Bogotá, Secretaría Distrital de Ambiente y Secretaría Distrital de Salud fueron considerados no viables por presentar inconsistencias técnicas. La sesión también presentó los resultados de las visitas de seguimiento a 56 entidades distritales, identificándose avances en el cumplimiento de la normativa, pero también dificultades relacionadas especialmente con el Sistema Integrado de Conservación, la aplicación de tablas de retención documental y las transferencias secundarias. Paralelamente, se expuso el plan de trabajo para identificar y valorar colecciones y archivos susceptibles de ser declarados Bienes de Interés Cultural – BIC, incluyendo acciones de reconocimiento de acervos públicos y privados de relevancia histórica para Bogotá. Finalmente, el Consejo aprobó los informes de gestión correspondientes al segundo trimestre y primer semestre de 2017 y revisó los avances de proyectos como el Censo Guía de Archivos, el Estatuto Archivístico del Distrito y la Política Pública Distrital de Gestión Documental. También se definieron compromisos relacionados con la expedición de una circular sobre cumplimiento normativo, la divulgación de lineamientos técnicos, la elaboración de material audiovisual institucional y la revisión jurídica de situaciones particulares relacionadas con instrumentos archivísticos y obligaciones de diferentes entidades del Distrito.

El Acta No. 01 de 2017 documenta la primera sesión del Consejo Distrital de Archivos de Bogotá D.C., desarrollada el 22 de junio de 2017 con la participación de siete de los nueve consejeros. La agenda comprendió la evaluación de instrumentos archivísticos, la presentación de una metodología renovada para las visitas de seguimiento, la aprobación de los informes de gestión correspondientes al cuarto trimestre y segundo semestre de 2016 y al primer trimestre de 2017, así como la definición de las actividades y sesiones previstas para la vigencia. En materia de TRD y TVD, se informó que durante el periodo comprendido entre diciembre de 2016 y junio de 2017 se habían revisado 25 instrumentos archivísticos. Tras el análisis de los conceptos técnicos, el Consejo aprobó la convalidación de las TRD de la Secretaría Distrital de la Mujer y del Instituto Distrital de Patrimonio Cultural – IDPC, y de las TVD de la Veeduría Distrital y Terminal de Transporte S.A. Asimismo, se verificó el cumplimiento de ajustes correspondientes a instrumentos previamente evaluados de entidades como la Secretaría de Educación, Caja de la Vivienda Popular, Canal Capital y TransMilenio S.A. La sesión también presentó una nueva metodología de visitas de seguimiento, concebida para identificar falencias, necesidades de asesoría y niveles de cumplimiento de la normativa archivística. Entre los problemas recurrentes se mencionaron la ausencia o debilidad de instrumentos archivísticos, dificultades en normalización y valoración documental y necesidades de fortalecimiento institucional. En respuesta, se planteó desarrollar acciones de comunicación, sensibilización y acompañamiento para mejorar la gestión documental en las entidades del Distrito. Finalmente, el Consejo aprobó los informes de gestión correspondientes a periodos anteriores y el Plan de Trabajo 2017, que contempló la revisión y evaluación de TRD y TVD, visitas de seguimiento, declaratorias de bienes de interés cultural documental y el cumplimiento de compromisos institucionales. También se reportaron avances en proyectos como el Censo Guía de Archivos, el Estatuto Archivístico del Distrito y la Política Pública Distrital de Gestión Documental, además de acciones orientadas a fortalecer la transparencia, la normalización archivística y la protección del patrimonio documental de Bogotá.

El Acta No. 06 de 2016 documenta la sexta sesión del Consejo Distrital de Archivos de Bogotá D.C., iniciada el 16 de diciembre de 2016 con la participación de ocho de los nueve consejeros. La agenda comprendió la evaluación de instrumentos archivísticos, el balance del estado de las TRD y TVD, el análisis sectorial de la gestión documental, las visitas de seguimiento al cumplimiento normativo y la presentación del informe de gestión del Consejo correspondiente al segundo semestre de la vigencia. En materia de evaluación se analizó la TRD de la Notaría 41 de Bogotá y se revisaron ajustes a instrumentos previamente presentados de la Secretaría Distrital de Cultura, Canal Capital, la Unidad Administrativa Especial Cuerpo Oficial de Bomberos, TransMilenio S.A. y el Hospital de Chapinero. Tras la revisión técnica se determinó que los instrumentos no cumplían integralmente con los requisitos exigidos o que los ajustes solicitados no habían sido atendidos satisfactoriamente, por lo cual ninguno quedó en firme en esta sesión. El caso de las notarías generó además una discusión sobre el alcance de las competencias del Consejo frente a entidades privadas que cumplen funciones públicas. La sesión también permitió consolidar un panorama del avance distrital de los instrumentos archivísticos. Se informó que se habían convalidado 33 TRD, mientras 38 se encontraban no convalidadas o en revisión y seis no habían sido presentadas. En cuanto a las TVD, 19 estaban convalidadas, 14 permanecían no convalidadas o en revisión y 29 no habían sido presentadas. La discusión evidenció retos particulares en sectores como Gobierno y Salud, especialmente por los procesos de reorganización institucional, los grandes volúmenes documentales y las condiciones de almacenamiento y conservación. Finalmente, el Consejo discutió la necesidad de fortalecer la articulación entre gestión documental, transparencia y acceso a la información, impulsar acciones preventivas y mejorar la capacidad institucional para atender los archivos generados por procesos de fusión, liquidación y reorganización. Debido al tiempo disponible, la sesión fue suspendida y se programó su continuación para el 21 de diciembre de 2016; sin embargo, al verificarse la asistencia en esa fecha no se alcanzó el quórum requerido, por lo que los puntos pendientes fueron trasladados a una sesión posterior.