El Acta No. 04 de 2022 documenta la convocatoria realizada para celebrar la cuarta sesión ordinaria del Consejo Distrital de Archivos de Bogotá D.C. el 22 de julio de 2022. La reunión estaba prevista para desarrollarse virtualmente mediante Microsoft Teams y contó inicialmente con la presencia de representantes de la Secretaría General, la Dirección Distrital de Archivo de Bogotá, la Alta Consejería Distrital de TIC, la Veeduría Distrital y la Cámara de Comercio de Bogotá. Durante la verificación del quórum se constató la asistencia de cinco de los nueve integrantes del Consejo. Se recibieron excusas de los representantes del Instituto Distrital de Patrimonio Cultural, la Universidad de La Salle y la Academia de Historia de Bogotá. Por otra parte, la representante del Colegio Colombiano de Archivistas, pese a haber confirmado previamente su asistencia, no se conectó a la sesión. De acuerdo con el artículo 10 del Acuerdo 01 de 2019, el Consejo requiere la presencia de las dos terceras partes de sus integrantes para deliberar y adoptar decisiones. El mismo reglamento establece que, si dentro de los 45 minutos siguientes a la hora prevista no se conforma el quórum, la sesión debe aplazarse y convocarse nuevamente. En este caso, transcurridos aproximadamente 40 minutos sin alcanzar el número requerido de participantes, los asistentes acordaron reprogramar la reunión para el 26 de julio de 2022 entre las 2:30 p. m. y las 3:30 p. m. Por lo tanto, esta acta tiene un carácter principalmente administrativo y deja constancia de la imposibilidad de instalar formalmente la sesión por falta de quórum. No se desarrolló un orden del día sustantivo, no se realizaron procesos de evaluación o convalidación de instrumentos archivísticos y no se generaron decisiones ni compromisos técnicos adicionales.

El Acta No. 03 de 2022 registra la tercera sesión ordinaria del Consejo Distrital de Archivos de Bogotá D.C., realizada el 27 de mayo de 2022 de manera virtual mediante Microsoft Teams. La reunión abordó el seguimiento a compromisos, la evaluación de Tablas de Retención Documental (TRD) y Tablas de Valoración Documental (TVD) y, como tema central, la presentación de una propuesta para modificar el producto e indicador de gestión documental de la Política Pública Distrital de Transparencia, Integridad y No Tolerancia con la Corrupción. Durante la sesión se evaluó la TVD de la Contraloría de Bogotá D.C., en la cual se identificaron inconsistencias en los componentes archivístico, jurídico e histórico, por lo que no cumplió los requisitos para su convalidación. Paralelamente, se presentó la propuesta de unificar los indicadores existentes en una medición integral del avance en la implementación del Sistema de Gestión Documental, estructurada en componentes y niveles de madurez.

El Acta No. 02 de 2022 documenta la segunda sesión ordinaria del Consejo Distrital de Archivos de Bogotá D.C., desarrollada el 5 de abril de 2022. La reunión contó inicialmente con seis consejeros y posteriormente con la participación de un séptimo integrante, garantizando el quórum para deliberar. La agenda estuvo centrada en la evaluación de instrumentos archivísticos y en la presentación de las mejoras implementadas por la Dirección Distrital de Archivo de Bogotá para optimizar este proceso. En materia de TRD y TVD se evaluó la actualización de la TRD de la Secretaría Distrital de Integración Social y las TVD del Departamento Administrativo de la Defensoría del Espacio Público – DADEP, la Contraloría de Bogotá D.C. y el Fondo de Educación y Seguridad Vial – FONDATT de la Secretaría Distrital de Movilidad. Los cuatro instrumentos presentaron observaciones en los componentes archivístico, jurídico e histórico, por lo que las respectivas entidades debían realizar ajustes antes de continuar con el trámite. Uno de los principales temas de la sesión fue la implementación del nuevo procedimiento de revisión y evaluación de tablas. El modelo incorporó una Lista de Verificación que permite revisar previamente aspectos de forma y contenido y determinar si el instrumento cuenta con las condiciones necesarias para ser evaluado. También se incorporó una mesa de sustentación, mediante la cual la entidad puede presentar directamente su instrumento y recibir observaciones del equipo evaluador. Bajo un escenario ideal, el procedimiento completo se proyectó en aproximadamente 24 días hábiles, buscando reducir tiempos, mejorar la comunicación con las entidades y fortalecer la calidad de los instrumentos presentados. Los primeros resultados mostraron mejoras operativas: a marzo de 2022 se habían intervenido 13 tablas, ocho mediante lista de verificación y cinco mediante evaluación, mientras que para la misma etapa del año anterior se habían evaluado cinco. Además, para el 15 de marzo ya se habían revisado todas las tablas que habían ingresado hasta diciembre de 2021, evidenciando una reducción del rezago acumulado. Entre enero y marzo el nuevo procedimiento había sido aplicado a instrumentos de entidades como la UAESP, las Secretarías de Educación, Jurídica, Ambiente, Hacienda e Integración Social, el DADEP, la Contraloría y la Secretaría Distrital de Movilidad. Finalmente, el acta deja constancia de que no se adoptaron decisiones formales de convalidación durante la sesión. Como compromiso se estableció remitir a los consejeros la presentación utilizada, con plazo para abril de 2022. La sesión concluyó a las 9:00 a. m. del 5 de abril de 2022.

El Acta No. 01 de 2022 documenta la apertura de las actividades del Consejo Distrital de Archivos de Bogotá D.C. para la nueva vigencia. La sesión inició con ocho consejeros y posteriormente se incorporó el integrante faltante, contando finalmente con la participación de los nueve miembros de la instancia. La agenda tuvo un marcado componente de planeación, al combinar el balance de los resultados obtenidos durante 2021 con la definición de las acciones y mecanismos de trabajo previstos para 2022. En el balance de gestión de 2021 se destacó la realización de siete sesiones del Consejo, la participación en comités técnicos del Sistema Nacional de Archivos y la ejecución de 58 visitas de seguimiento, equivalentes al 98 % de las programadas. Durante el segundo semestre se emitieron ocho conceptos técnicos correspondientes a cinco TRD y tres TVD. El informe de gestión fue aprobado por unanimidad y sirvió de base para la formulación del Plan de Acción 2022, que mantuvo las principales líneas de trabajo relacionadas con seguimiento normativo, evaluación de instrumentos, articulación con el Archivo General de la Nación y protección del patrimonio documental. En materia de evaluación de instrumentos archivísticos, se revisaron las actualizaciones de las TRD del Instituto Distrital de Turismo – IDT y de TransMilenio S.A.. Ambas presentaron observaciones en los componentes archivístico, jurídico e histórico y debían ser ajustadas por las respectivas entidades antes de poder avanzar en su proceso de convalidación. Uno de los aspectos más relevantes de la sesión fue la presentación de cambios en el procedimiento de revisión y evaluación de TRD y TVD. Con el propósito de mejorar la calidad de los instrumentos y establecer una comunicación más directa con las entidades, se incorporó un espacio para que estas pudieran sustentar presencial o virtualmente sus tablas, con participación del directivo responsable y del equipo técnico que elaboró el instrumento. La metodología ya había sido aplicada con el IDPC, el Jardín Botánico y la Secretaría Distrital de Integración Social, y buscaba reducir los tiempos de evaluación y aumentar la probabilidad de que las tablas llegaran en mejores condiciones al proceso de convalidación. Finalmente, se aprobó el cronograma de sesiones del Consejo para el resto de 2022 y se proyectó avanzar en la primera declaratoria distrital de un Bien de Interés Cultural de Carácter Documental Archivístico, asociada al trabajo desarrollado sobre los Columbarios.

El Acta No. 07 de 2021 documenta la sesión de cierre de la vigencia del Consejo Distrital de Archivos de Bogotá D.C., desarrollada el 10 de diciembre de 2021 con la participación de seis de los nueve consejeros. La agenda se concentró en la evaluación de instrumentos archivísticos y en la presentación de resultados institucionales relacionados con el desempeño de las entidades distritales en materia de gestión documental. En materia de TRD y TVD, fueron evaluadas dos Tablas de Valoración Documental. La presentada por la Contraloría de Bogotá registró una observación en el componente archivístico y no pudo continuar con la evaluación jurídica e histórica debido a dificultades para establecer adecuadamente uno de sus periodos institucionales. Por su parte, la TVD de la Secretaría Distrital de Movilidad correspondiente al FONDATT presentó cinco observaciones archivísticas y requería un mayor nivel de organización del fondo documental antes de avanzar hacia la valoración de su documentación con posible valor patrimonial. En consecuencia, ninguno de los instrumentos cumplió las condiciones necesarias para su convalidación. Otro de los temas centrales fue la presentación del Premio Distrital de la Gestión 2021, en cuya categoría de Gestión y Desempeño se incorporaron resultados asociados a la gestión documental obtenidos mediante el seguimiento al cumplimiento de la normativa archivística. Para el periodo evaluado, la Secretaría Distrital de Planeación ocupó el primer lugar con 97 %, seguida por TransMilenio S.A. con 91 % y la Orquesta Filarmónica de Bogotá con 89 %. A nivel sectorial, Planeación encabezó el ranking con un resultado del 98 %, seguido por Mujeres con 72 % y Gestión Pública con 65 %. Estos resultados fueron utilizados para identificar tanto buenas prácticas como sectores que requerían mayores esfuerzos de fortalecimiento. Finalmente, el acta deja constancia de que no se adoptaron decisiones formales ni nuevos compromisos durante esta sesión. La reunión permitió cerrar las actividades ordinarias del Consejo para 2021 y consolidar un balance de los resultados de seguimiento y evaluación de la gestión documental distrital. La sesión concluyó a las 10:00 a. m. del 10 de diciembre de 2021.

El Acta No. 06 de 2021 documenta la sexta sesión ordinaria del Consejo Distrital de Archivos de Bogotá D.C., desarrollada el 22 de octubre de 2021 con la participación de seis de los nueve consejeros. La agenda combinó el seguimiento a situaciones particulares de cumplimiento normativo con la evaluación de instrumentos archivísticos y el balance general de las acciones de seguimiento adelantadas durante la vigencia. Dentro del seguimiento a compromisos se revisaron las gestiones relacionadas con la Empresa de Telecomunicaciones de Bogotá – ETB, orientadas a establecer jurídicamente su obligatoriedad frente al cumplimiento de la normativa archivística. Para ello se habían consultado conceptos jurídicos y solicitado acompañamiento institucional. También se presentó el avance del plan de acción formulado para acompañar al IDEXUD de la Universidad Distrital Francisco José de Caldas, en respuesta a los hallazgos identificados previamente por la Contraloría de Bogotá en materia de gestión documental. En materia de TRD y TVD se evaluaron la actualización de la TRD de la Empresa Metro de Bogotá S.A., la actualización de la TRD del Jardín Botánico de Bogotá José Celestino Mutis y la TVD de esta misma entidad. Los tres instrumentos presentaron observaciones en los componentes archivístico, jurídico e histórico y, en consecuencia, ninguno cumplió los requisitos técnicos exigidos para su convalidación. El balance distrital presentado durante la sesión señaló además que 53 de las 60 entidades de la Administración Distrital contaban con TRD, y que en 13 de los 15 sectores todas sus entidades disponían de instrumentos convalidados. Finalmente, se presentó el cierre de las visitas de seguimiento al cumplimiento de la normativa archivística. Durante 2021 se realizaron 58 de las 60 visitas programadas, equivalentes a un 98 % de avance; las únicas que no pudieron efectuarse correspondieron a la ETB y al Grupo de Energía de Bogotá. También se destacó la valoración positiva realizada por el Archivo General de la Nación sobre la gestión del Consejo y se acordó adelantar una mesa de trabajo para analizar las TRD del Instituto Distrital de Patrimonio Cultural. El acta deja constancia de que no se adoptaron decisiones formales adicionales durante esta sesión.

El Acta No. 05 de 2021 documenta la quinta sesión ordinaria del Consejo Distrital de Archivos de Bogotá D.C., desarrollada el 26 de agosto de 2021 con la participación de ocho de los nueve consejeros. La agenda estuvo orientada principalmente a la evaluación de instrumentos archivísticos y al análisis de una situación particular de cumplimiento normativo trasladada al Consejo por el Archivo General de la Nación. En materia de TRD se evaluaron cuatro instrumentos: la actualización del Instituto Distrital de Turismo – IDT, la tabla de la UAESP, la actualización de la Secretaría Distrital de Movilidad y la actualización de la Secretaría Distrital de Cultura, Recreación y Deporte. Todos presentaron observaciones en los componentes archivístico, jurídico e histórico, por lo cual ninguno alcanzó las condiciones técnicas requeridas por el Archivo General de la Nación y la Dirección Distrital de Archivo de Bogotá para avanzar a su convalidación. Otro asunto central fue la socialización de una comunicación remitida por el Archivo General de la Nación, relacionada con hallazgos identificados por la Contraloría de Bogotá en el Instituto de Extensión y Educación para el Trabajo y Desarrollo Humano – IDEXUD de la Universidad Distrital Francisco José de Caldas. Entre las situaciones señaladas se encontraban debilidades en la implementación del SIGA, problemas en el manejo de la documentación producida entre 2014 y 2020, ausencia de lineamientos técnicos para digitalización, inexistencia de inventarios documentales y un bajo nivel de implementación de la TRD previamente convalidada. Frente a estos hallazgos, el Consejo planteó articular acciones con la Universidad Distrital, la Contraloría de Bogotá y el Archivo General de la Nación, incluyendo mesas de trabajo, revisión de antecedentes y acompañamiento técnico. Como resultado, los consejeros aprobaron por unanimidad la elaboración de un plan de acción para el acompañamiento y seguimiento al IDEXUD, orientado a contribuir a la superación de las deficiencias identificadas en materia de gestión documental. Este compromiso quedó bajo responsabilidad de la Secretaría Técnica, con plazo previsto para octubre de 2021.

El Acta No. 04 de 2021 documenta una sesión extraordinaria del Consejo Distrital de Archivos de Bogotá D.C., desarrollada el 26 de julio de 2021 con la participación de seis de los nueve consejeros. A diferencia de las sesiones ordinarias, la agenda estuvo concentrada exclusivamente en revisar y aprobar el informe de gestión del primer semestre de 2021, permitiendo consolidar los resultados de las tres sesiones realizadas entre enero y mayo y hacer seguimiento al cumplimiento de las funciones asignadas al Consejo. El informe evidenció avances en diferentes frentes. En materia de seguimiento al cumplimiento de las políticas y normas archivísticas, se habían realizado 26 visitas a igual número de entidades, frente a 37 programadas para el primer semestre. Para compensar las actividades que no pudieron desarrollarse durante junio, se estableció un plan de choque que redistribuyó las visitas pendientes entre julio y agosto. También se reportó la participación del Consejo en comités técnicos del Sistema Nacional de Archivos relacionados con gestión documental, conservación, preservación, clasificación y descripción. En cuanto a la evaluación y convalidación de TRD y TVD, durante el primer semestre fueron evaluadas nueve tablas de retención documental y cuatro tablas de valoración documental, con la convalidación de una TRD. El informe también señaló que no se habían recibido solicitudes para la declaratoria de Bienes de Interés Cultural de Carácter Documental Archivístico y registró las acciones adelantadas frente a la situación de la Empresa de Telecomunicaciones de Bogotá – ETB, incluyendo la necesidad de resolver jurídicamente su obligación frente al cumplimiento de la normativa archivística y realizar una visita para conocer directamente su gestión documental. Finalmente, el balance destacó la continuidad de las sesiones virtuales, el fortalecimiento de la recepción digital de TRD y TVD y de la emisión electrónica de conceptos técnicos, así como la implementación de una metodología combinada entre actividades virtuales y presenciales para el seguimiento normativo. Tras la presentación de estos resultados, los seis consejeros asistentes aprobaron de manera unánime el informe de gestión del primer semestre de 2021, formalizando el balance institucional de la gestión adelantada por el Consejo durante este periodo.

El Acta No. 03 de 2021 documenta la tercera sesión ordinaria del Consejo Distrital de Archivos de Bogotá D.C., desarrollada el 28 de mayo de 2021 con la participación de siete de los nueve consejeros, garantizando el quórum requerido para deliberar y adoptar decisiones. La agenda integró el seguimiento a compromisos institucionales, la evaluación de instrumentos archivísticos y la revisión de asuntos estratégicos relacionados con la medición, seguimiento y fortalecimiento de la gestión documental en el Distrito Capital. En materia de TRD y TVD, se evaluaron las tablas de retención documental del Instituto Distrital de Patrimonio Cultural – IDPC, Secretaría Distrital de Integración Social, Instituto Distrital de Recreación y Deporte – IDRD, Secretaría Distrital de Hacienda y Caja de la Vivienda Popular, así como las tablas de valoración documental del DADEP, Secretaría Distrital de Movilidad – Fondo de Educación y Seguridad Vial (FONDATT) y Contraloría de Bogotá. Solo la actualización de la TRD de la Secretaría Distrital de Hacienda obtuvo resultado favorable; los demás instrumentos presentaron observaciones en los componentes archivístico, jurídico e histórico. La sesión también dio continuidad al análisis de los instrumentos utilizados para medir el estado de la gestión documental distrital. Se revisaron diferencias entre el Formulario Único Reporte de Avances de la Gestión – FURAG y la Encuesta sobre el Estado de la Administración de la Gestión Documental – EAGED, destacándose que esta última incorporaba mecanismos de verificación para corroborar la información reportada por las entidades. En este contexto se informó sobre reuniones adelantadas con el Archivo General de la Nación, el Departamento Administrativo de la Función Pública y la Dirección Distrital de Desarrollo Institucional, con el propósito de explorar posibilidades de armonización entre ambos instrumentos. Finalmente, se presentaron los resultados del seguimiento realizado por el Archivo General de la Nación al Consejo Distrital de Archivos, que destacó positivamente la adaptación a la virtualidad, la metodología aplicada a las visitas de seguimiento, la participación en comités del Sistema Nacional de Archivos, la recepción electrónica de instrumentos y la disminución de los tiempos de evaluación. También se revisó la situación de la Empresa de Telecomunicaciones de Bogotá – ETB, que mantenía su posición de no considerarse sujeto obligado de la normativa archivística, por lo cual se planteó profundizar el análisis jurídico de su situación. La sesión cerró resaltando la necesidad de fortalecer el acompañamiento institucional para mejorar la calidad de las TRD y TVD antes de su presentación formal al Consejo.

El Acta No. 02 de 2021 documenta la segunda sesión ordinaria del Consejo Distrital de Archivos de Bogotá D.C., desarrollada el 19 de marzo de 2021 con la participación de ocho de los nueve consejeros, garantizando el quórum requerido para deliberar. La agenda incluyó el seguimiento de compromisos de la sesión anterior, la evaluación de instrumentos archivísticos, el análisis de resultados relacionados con la gestión documental distrital y diferentes asuntos de interés para el fortalecimiento de la función archivística. En materia de TRD y TVD se revisó la actualización de la Tabla de Retención Documental de la Empresa de Transporte del Tercer Milenio – TransMilenio S.A., en la cual se identificaron cuatro observaciones en el componente archivístico, una en el jurídico y una en el histórico. Asimismo, la Tabla de Valoración Documental de la Personería de Bogotá D.C. presentó cinco observaciones archivísticas, dos jurídicas y dos históricas. Debido a estas inconsistencias, ambos instrumentos fueron devueltos para los respectivos ajustes y no avanzaron a la etapa de convalidación. Otro de los temas centrales fue la Política de Gestión Documental en el marco del MIPG Distrital. Se presentó el Tablero Gerencial Distrital, construido a partir de información asociada al FURAG y otras variables de gestión y desempeño. El análisis mostró diferencias entre sectores y permitió contrastar estos resultados con la información obtenida mediante los mecanismos de seguimiento de la Dirección Distrital de Archivo de Bogotá. Se señaló la necesidad de revisar dichas diferencias y fortalecer el trabajo sectorial, particularmente en sectores como Salud y Gobierno, donde se habían identificado dificultades en materia de gestión documental. Finalmente, se abordaron acciones orientadas a la protección del patrimonio documental, particularmente una propuesta para avanzar en la declaratoria como Bien de Interés Cultural de Carácter Documental del fondo de inhumaciones asociado a los Columbarios del Cementerio Central. La iniciativa buscaba articular el valor documental de estos archivos con las dimensiones históricas, sociales y de memoria del lugar. También se informó sobre la agenda de trabajo con el Archivo General de la Nación y los Consejos Territoriales de Archivos. Como compromiso, se acordó realizar una reunión entre la Dirección Distrital de Archivo de Bogotá y la Dirección Distrital de Desarrollo Institucional para revisar los resultados de la operación estadística asociada a la gestión documental distrital.