El Acta No. 01 de 2024 documenta la apertura de la vigencia del Consejo Distrital de Archivos de Bogotá D.C., realizada el 24 de mayo de 2024. La sesión permitió presentar a los integrantes de la instancia y recordar sus principales funciones, entre ellas asesorar al Archivo de Bogotá en la aplicación de la política archivística, realizar seguimiento al cumplimiento normativo, revisar y convalidar TRD y TVD, apoyar proyectos del Sistema Distrital de Archivos y participar en la protección del patrimonio documental. Uno de los asuntos centrales fue la presentación del Plan de Acción 2024 y del cronograma de Seguimiento al Cumplimiento de la Normativa Archivística. Este último programó el seguimiento de 60 entidades y organismos distritales entre mayo y diciembre, distribuidos mensualmente para organizar la aplicación de la operación de seguimiento durante la vigencia. En materia de TRD y TVD, se presentaron los resultados de seis Tablas de Retención Documental correspondientes a la Secretaría General de la Alcaldía Mayor de Bogotá, Secretaría Distrital de Integración Social, Secretaría Distrital de Hacienda, Secretaría Distrital de Movilidad y DASC; ninguna cumplió los requisitos para su convalidación. En cuanto a las Tablas de Valoración Documental, se evaluaron ocho instrumentos y dos obtuvieron resultado favorable: las TVD del IDRD – Fondo Propio y de la Contraloría de Bogotá D.C., que posteriormente fueron sometidas a consideración del Consejo y convalidadas. El acta también presenta un balance del procedimiento de sustentación: se realizaron 27 mesas, en las cuales se gestionaron 40 instrumentos; 27 fueron devueltos por incumplimiento de requisitos o inasistencia y 13 continuaron hacia la etapa de evaluación. Frente a las dificultades percibidas por las entidades en estos trámites, los consejeros plantearon la necesidad de incrementar la eficiencia, fortalecer el acompañamiento y generar resultados más tangibles para la gestión documental distrital. Como respuesta, la Dirección Distrital de Archivo de Bogotá presentó una propuesta metodológica para actualizar el procedimiento de evaluación, incorporando filtros de control, acompañamiento a las entidades en la comprensión de los conceptos técnicos y apoyo durante el ajuste de sus instrumentos. El objetivo es reducir los tiempos de respuesta, mejorar la calidad de las correcciones y aumentar los procesos de convalidación. También se planteó como orientación estratégica fortalecer la apertura de la información a la ciudadanía y proyectar al Archivo de Bogotá como un espacio cultural y de gestión del conocimiento. Finalmente, el acta formaliza dos decisiones: la convalidación de las TVD del IDRD y la Contraloría de Bogotá, y la adopción de la metodología para la evaluación de TRD y TVD presentadas por las entidades y organismos del Distrito. La sesión concluyó a las 10:30 a. m. del 24 de mayo de 2024.

El Acta No. 06 de 2023 documenta la sesión de cierre de la vigencia del Consejo Distrital de Archivos de Bogotá D.C., desarrollada el 22 de diciembre de 2023 con la participación de los nueve integrantes de la instancia, ocho de manera presencial y uno mediante Teams. La agenda permitió consolidar el balance semestral y revisar los principales resultados obtenidos durante el cierre de la administración. Uno de los temas centrales fue el Seguimiento Estratégico al cumplimiento de la normativa archivística, cuyos resultados correspondían al periodo de referencia 2022. El resultado general reportado fue de 61,45 %. A nivel sectorial, Planeación ocupó el primer lugar con 85,28 %, seguido por Gestión Jurídica con 80,73 % y Mujeres con 79,13 %. Entre las entidades con mayores resultados se destacaron la Orquesta Filarmónica de Bogotá con 98 %, el DASC con 94 %, la Contraloría de Bogotá con 91 %, TransMilenio con 90 % e IDPAC con 88 %. El seguimiento fue presentado como una herramienta técnica y estadística para identificar brechas y orientar la asistencia técnica de manera focalizada. En materia de TRD y TVD, el informe señaló que desde septiembre se encontraba en aplicación la versión 7 del procedimiento de revisión y evaluación, incorporando mesas de sustentación con participación de los equipos responsables de los instrumentos. Entre septiembre y diciembre se realizaron 26 mesas de sustentación, en las que se gestionaron 34 tablas: 21 fueron devueltas por incumplimiento de requisitos mínimos y 13 continuaron al proceso de evaluación. Frente al aumento de solicitudes se implementó además un plan de choque basado en verificación preliminar, subsanación y mesas técnicas. En la sesión se evaluaron específicamente la TRD de TransMilenio S.A. y las TVD del IDRD, Contraloría de Bogotá, Jardín Botánico de Bogotá y Subred Integrada de Servicios de Salud Norte – Fondo Hospital Juan XXIII. Los instrumentos presentaron observaciones archivísticas, jurídicas e históricas relacionadas con actas de aprobación, cuadros de clasificación, periodización, tiempos de retención, fichas de valoración, diagnósticos documentales y disposiciones finales. Como resultado, ninguno fue objeto de convalidación. Finalmente, se presentaron avances relacionados con la declaratoria como Bien de Interés Cultural de Carácter Documental Archivístico de la obra de Germán Samper Gnecco, incluida la articulación entre las autoridades culturales, la revisión de la colección Esguerra, Sáenz y Samper y la creación de la lista indicativa de candidatos a BIC-CDA. También se consolidó el balance de los proyectos estratégicos MIGDA, Catálogo Distrital de Archivos Públicos Abiertos y Bogotá Historia Común 2.0. Como decisión formal, el Consejo aprobó por unanimidad el informe de gestión correspondiente al segundo semestre de 2023. La sesión finalizó a las 10:30 a. m. del 22 de diciembre de 2023.

El Acta No. 05 de 2023 documenta la quinta sesión ordinaria del Consejo Distrital de Archivos de Bogotá D.C., desarrollada el 18 de octubre de 2023. Inicialmente se encontraban presentes cinco de los nueve consejeros, por lo que no existía quórum; posteriormente, con la conexión virtual del Viceveedor Distrital, se alcanzó la participación de seis consejeros y fue posible instalar formalmente la sesión. La agenda incluyó la revisión del acta anterior, asuntos de representación institucional, evaluación de instrumentos archivísticos y seguimiento a proyectos estratégicos. En materia de representación, se informó que la Academia de Historia de Bogotá ratificó a Jorge Fernández Duque como su delegado ante el Consejo. Posteriormente se presentó el balance de instrumentos evaluados entre el 28 de julio y el 17 de octubre de 2023. La TRD de la Secretaría Distrital de Movilidad presentó cuatro observaciones archivísticas y tres jurídicas; la de la Secretaría Distrital de Integración Social, seis archivísticas, tres jurídicas y cuatro históricas; y la TVD de la Subred Integrada de Servicios de Salud Sur Occidente – Fondo Acumulado Hospital Bosa II Nivel E.S.E., ocho archivísticas, cinco jurídicas y cuatro históricas. En contraste, la TRD de la Cámara de Comercio de Bogotá no presentó objeciones y fue convalidada por unanimidad. La sesión también analizó la creciente demanda de evaluación de TRD y TVD. Se informó que al inicio de la administración ingresaban aproximadamente 45 tablas y que para el cierre se habían recibido más de 70, aunque los tiempos promedio de evaluación habían logrado reducirse de cerca de 90 a 45 días hábiles. Frente a esta situación se plantearon diferentes acciones, entre ellas planes de choque, jornadas concentradas con entidades que ya contaban con observaciones previas, una mesa técnica para priorizar y distribuir solicitudes y la participación directa de las entidades en espacios de sustentación de sus instrumentos. En cuanto a los proyectos estratégicos, se informó sobre el avance del Modelo Integral de Gestión Documental y Archivo – MIGDA, cuya presentación estaba prevista en el marco de la conmemoración de los 20 años del Archivo de Bogotá. También se mencionaron lineamientos relacionados con tecnología, firmas electrónicas y sistemas de gestión documental. El Catálogo Distrital de Archivos Públicos Abiertos avanzaba mediante una prueba piloto para facilitar su continuidad en la siguiente administración, mientras que Bogotá, Historia Común 2.0 continuaba con ajustes a su plataforma tecnológica, herramientas metodológicas para la apropiación social del patrimonio documental y mecanismos de validación de contenidos comunitarios. Finalmente, se informó sobre la expedición del Decreto 435 de 2023, mediante el cual se incorporaron competencias relacionadas con el patrimonio cultural de carácter documental y archivístico dentro de la estructura de la Secretaría General. Como decisión formal, el Consejo convalidó la Tabla de Retención Documental de la Cámara de Comercio de Bogotá y no estableció nuevos compromisos. La sesión finalizó a las 10:00 a. m. del 18 de octubre de 2023.

El Acta No. 04 de 2023 documenta la cuarta sesión ordinaria del Consejo Distrital de Archivos de Bogotá D.C., desarrollada el 28 de julio de 2023. Aunque inicialmente solo se encontraban presentes cinco de los nueve consejeros, posteriormente se incorporaron otros integrantes y se alcanzó un quórum de siete consejeros, permitiendo instalar formalmente la sesión. Durante la reunión también fueron presentados los nuevos representantes de las Instituciones de Educación Superior y de los archivos privados, elegidos en junio de 2023. Uno de los principales asuntos fue la presentación del informe de gestión del primer semestre de 2023. En materia de Seguimiento Estratégico se informó sobre ajustes metodológicos relacionados con el formulario de recolección, la validación de soportes, el análisis documental y la realización de visitas in situ para entidades con inconsistencias, bajos niveles de avance o problemas en la conservación y custodia de sus documentos. Durante el semestre se efectuó seguimiento a 21 entidades y visitas a seis de ellas, con el propósito de consolidar posteriormente los resultados por entidad y sector y aportar al indicador de la Política Pública Distrital de Transparencia, Integridad y No Tolerancia con la Corrupción. En materia de TRD y TVD, el balance semestral reportó la revisión y evaluación de 24 instrumentos: 15 TRD y 9 TVD. Ninguno alcanzó las condiciones necesarias para su convalidación. Para el periodo comprendido entre el 26 de mayo y el 27 de julio se evaluaron específicamente las TRD de la Secretaría Distrital de la Mujer y TransMilenio S.A., así como la TVD del Jardín Botánico de Bogotá José Celestino Mutis. Adicionalmente, se devolvieron diez instrumentos sin evaluar debido a inconsistencias o ausencia de soportes y anexos indispensables. La sesión también presentó avances de los tres proyectos estratégicos de la Dirección Distrital de Archivo de Bogotá. El MIGDA avanzó en su marco de referencia, diagramación y articulación con las dimensiones del MIPG y la familia ISO 30300; el Catálogo Distrital de Archivos Públicos Abiertos progresó en su solución tecnológica, modelo operativo y arquitectura para centralizar los inventarios documentales; y Bogotá, Historia Común 2.0 consolidó su Caja de Herramientas, colección digital, micrositio y solución tecnológica para la gestión participativa de memorias locales y comunitarias. Finalmente, se presentó el avance de la propuesta para declarar como Bien de Interés Cultural la obra del arquitecto Germán Samper Gnecco, incluyendo seis proyectos arquitectónicos, una colección de 5.433 dibujos y un fondo documental custodiado por el Archivo de Bogotá compuesto por 68.714 planos, 3,5 metros lineales de documentos textuales y 4.500 unidades de material gráfico. También se planteó fortalecer la participación de los archivos privados mediante mesas de trabajo y el intercambio de buenas prácticas. Como decisión formal, el Consejo aprobó el informe de gestión del primer semestre de 2023 y dejó como compromiso que los representantes de los archivos privados elaboraran una propuesta de mesas de trabajo sobre temas especializados de gestión documental y archivos.

El Acta No. 03 de 2023 registra la tercera sesión ordinaria del Consejo Distrital de Archivos de Bogotá D.C., realizada el 29 de mayo de 2023 en modalidad híbrida, desde el Instituto Distrital de Patrimonio Cultural – IDPC y mediante Microsoft Teams. La reunión abordó principalmente la actualización del procedimiento de revisión y evaluación de Tablas de Retención Documental (TRD) y Tablas de Valoración Documental (TVD), la evaluación de instrumentos archivísticos, el avance de proyectos estratégicos de la Dirección Distrital de Archivo de Bogotá y el proceso de elección de nuevos consejeros. Como principal decisión, el Consejo aprobó por unanimidad un nuevo ajuste al procedimiento de evaluación de TRD y TVD, orientado a identificar de manera más rápida los instrumentos que no reúnen los requisitos mínimos antes de iniciar una evaluación completa. Durante el periodo se revisaron ocho instrumentos —seis TRD y dos TVD—, ninguno de los cuales presentó un nivel de desarrollo suficiente para avanzar hacia su convalidación.

El Acta No. 02 de 2023 documenta la segunda sesión ordinaria del Consejo Distrital de Archivos de Bogotá D.C., desarrollada el 31 de marzo de 2023 con la participación de seis de los nueve consejeros, algunos de manera presencial y otros mediante conexión virtual. La agenda articuló asuntos de planeación estratégica, evaluación de instrumentos archivísticos, patrimonio documental, coordinación interinstitucional y renovación de representantes de la instancia. Uno de los asuntos centrales fue la modificación del Plan de Acción 2023. Además de los proyectos Bogotá Historia Común 2.0 y Catálogo Distrital de Archivos Públicos Abiertos, se propuso incorporar formalmente el Modelo Integral de Gestión Documental y Archivo – MIGDA, considerado uno de los proyectos estratégicos de la administración para consolidar lineamientos de gestión documental y archivos. El ajuste contempló reportes trimestrales sobre el avance de estas tres iniciativas y fue aprobado por unanimidad por los consejeros. En materia de TRD y TVD, entre el 28 de enero y el 30 de marzo de 2023 fueron revisadas y evaluadas 12 tablas: once mediante Lista de Verificación y una mediante evaluación y mesa de sustentación. La TRD de la Cámara de Comercio de Bogotá presentó inconsistencias archivísticas y jurídicas relacionadas con su fecha de aplicación y los criterios para contabilizar los tiempos de retención. También se revisaron instrumentos de la Subred Norte, Secretaría Distrital del Hábitat, UAESP, IDRD, IDPC y Secretaría Distrital de Movilidad. Ninguno cumplió integralmente los requisitos técnicos exigidos, por lo que no hubo tablas sometidas a convalidación en esta sesión. La sesión también abordó la articulación con el Archivo General de la Nación, incluyendo la participación del Distrito en los comités técnicos del Sistema Nacional de Archivos y la presidencia del Comité Técnico de Gestión Documental. Asimismo, se informó sobre una solicitud para declarar como Bien de Interés Cultural de carácter documental los dibujos de Germán Samper Gnecco, proceso que requería avanzar previamente en la definición de la Lista Indicativa de Candidatos a Bienes de Interés Cultural. Finalmente, se inició la preparación del proceso de elección de nuevos representantes de las Instituciones de Educación Superior y de los archivos privados, cuyos periodos vencían en junio de 2023. También se propuso articular el Seguimiento Estratégico con el Índice de Transparencia por Bogotá, mediante espacios conjuntos entre la Veeduría Distrital, la Dirección Distrital de Archivo de Bogotá y Transparencia por Colombia. Como decisión formal, quedó aprobado el ajuste al Plan de Acción 2023 y se estableció como compromiso iniciar el proceso de elección de los nuevos consejeros antes de junio de ese año.

El Acta No. 01 de 2023 documenta la apertura de la nueva vigencia del Consejo Distrital de Archivos de Bogotá D.C., desarrollada el 27 de enero de 2023 con la participación de siete de los nueve consejeros. Al tratarse de la primera sesión del año, se realizó una presentación especial sobre la integración y las funciones de la instancia, destacando su composición mixta con representantes institucionales y de la sociedad civil. Entre sus funciones se encuentran asesorar al Archivo de Bogotá, realizar seguimiento al cumplimiento de la normativa archivística, revisar y convalidar TRD y TVD, apoyar programas del Sistema Distrital de Archivos y participar en la protección del patrimonio documental. La sesión permitió explicar nuevamente el procedimiento de revisión y evaluación de TRD y TVD. El proceso comienza con la solicitud de la entidad y la verificación de requisitos de forma y contenido. Cuando el instrumento no cumple, se emite una Lista de Verificación con las observaciones técnicas; si reúne las condiciones necesarias, se realiza la evaluación de calidad, se convoca una mesa de sustentación con la entidad y posteriormente se presenta el concepto al Consejo mediante una ficha resumen. Otro de los temas centrales fue la propuesta para desarrollar el Seguimiento Estratégico al Cumplimiento de la Normativa Archivística, concebido como una operación anual para medir el avance de la gestión documental en las entidades y sectores del Distrito. La metodología contempla etapas de recolección de información, verificación documental, visitas presenciales a entidades con resultados críticos, procesamiento de información, cálculo de indicadores y elaboración de informes por entidad y consolidados. Este seguimiento se articula con los indicadores de la Política Pública de Transparencia, Integridad y No Tolerancia con la Corrupción y con el Modelo Integral de Gestión Documental y Archivos – MIGDA. En el marco del Plan de Acción 2023, el Consejo aprobó incorporar dos iniciativas estratégicas: Bogotá Historia Común 2.0, orientada a fortalecer la construcción comunitaria de memoria y patrimonio documental, y el Catálogo Distrital de Archivos Públicos Abiertos, concebido a partir de los inventarios de los archivos de gestión de las entidades distritales. Asimismo, se planteó avanzar en la modernización de los instrumentos archivísticos y considerar el Cuadro de Clasificación Documental como un instrumento con mayor autonomía frente a la TRD. Finalmente, se evaluó la séptima versión de la TVD de la Contraloría de Bogotá, que cumplió el componente archivístico, pero presentó observaciones jurídicas e históricas. También fueron revisadas mediante Lista de Verificación las TRD de TransMilenio S.A., la Empresa de Renovación y Desarrollo Urbano de Bogotá y la Secretaría Distrital de Ambiente. Ninguna cumplió todos los requisitos técnicos, por lo cual no se presentaron instrumentos para convalidación. La decisión formal de la sesión fue la aprobación del Plan de Acción 2023

El Acta No. 07 de 2022 registra la sexta sesión ordinaria efectivamente desarrollada por el Consejo Distrital de Archivos de Bogotá D.C., realizada el 16 de diciembre de 2022 en las instalaciones de la Dirección Distrital de Archivo de Bogotá. La reunión tuvo especial relevancia por ser la primera sesión presencial del Consejo desde la pandemia y estuvo orientada a la aprobación del informe de gestión del segundo semestre, la evaluación y convalidación de TRD y TVD y la programación de las sesiones para 2023. Entre los principales resultados se aprobó el informe de gestión del segundo semestre de 2022, se presentó el balance del Seguimiento Estratégico a la gestión documental distrital y se evaluó la actualización de la TRD de la Secretaría de Educación del Distrito, que no cumplió los requisitos técnicos para su convalidación. Asimismo, se aprobó el cronograma de sesiones del Consejo para 2023.

El Acta No. 06 de 2022 documenta la sesión realizada el 29 de septiembre de 2022. Aunque inicialmente había sido prevista de forma presencial, finalmente se desarrolló virtualmente debido a situaciones de salud y dificultades de desplazamiento de algunos participantes. La reunión inició con seis consejeros y posteriormente alcanzó la participación de siete de los nueve integrantes. Para esta sesión, Julio Parra Acosta fue designado como Secretario Técnico ad hoc del Consejo. En materia de TRD y TVD se evaluaron las TRD del Jardín Botánico de Bogotá José Celestino Mutis y de la Cámara de Comercio de Bogotá, así como las TVD de la UAERMV correspondiente al Fondo de la Secretaría de Obras Públicas y del Jardín Botánico de Bogotá. Todos los instrumentos presentaron observaciones en los componentes archivístico, jurídico e histórico. Antes de la emisión de los conceptos técnicos se realizaron mesas de sustentación con participación de los directivos responsables de la gestión documental de cada entidad, como parte del procedimiento fortalecido de revisión y evaluación. Otro de los temas centrales fue el seguimiento realizado por el Archivo General de la Nación a la gestión del Consejo. En la reunión celebrada el 15 de septiembre se reconoció nuevamente la labor adelantada por la instancia en favor de la gestión documental y la protección del patrimonio documental de Bogotá. También se estableció que el informe de gestión del segundo semestre debía remitirse en diciembre e incluir una matriz de seguimiento sobre instrumentos como el PINAR, PGD, SIC, TRD, TVD, Cuadro de Clasificación Documental, inventarios y SGDEA. Finalmente, la sesión permitió informar sobre cambios en la representación de algunos integrantes del Consejo y resaltar la articulación entre la gestión documental, el patrimonio y la memoria histórica de la ciudad. El acta establece que no se adoptaron decisiones ni se generaron nuevos compromisos. La sesión finalizó a las 9:30 a. m. del 29 de septiembre de 2022.

El Acta No. 05 de 2022 documenta la sesión realizada el 26 de julio de 2022, luego de que la convocatoria inicialmente prevista para el 22 de julio no pudiera desarrollarse por falta de quórum. En esta nueva reunión se contó con la participación de siete de los nueve integrantes del Consejo, permitiendo instalar formalmente la sesión y desarrollar los asuntos previstos en la agenda. Uno de los principales asuntos fue el balance de gestión del primer semestre de 2022. Durante este periodo el Consejo había realizado tres sesiones en las que se trataron temas relacionados con el Plan de Acción, la evaluación de TRD y TVD, la optimización del procedimiento de revisión y la propuesta de modificación del producto de gestión documental asociado a la Política Pública de Transparencia, Integridad y No Tolerancia con la Corrupción. El informe destacó además la transformación del esquema utilizado para el Seguimiento Estratégico al cumplimiento de la normativa archivística. La herramienta empleada hasta 2021 estaba conformada por siete capítulos y 115 preguntas; para 2022 fue reorganizada en 72 preguntas distribuidas en cuatro componentes: Estratégico, Documental, Tecnológico y Cultura Organizacional. Esta modificación buscó hacer el seguimiento más estratégico, eficiente y articulado con las principales dimensiones de la gestión documental distrital. También se presentaron los ajustes al procedimiento de revisión, evaluación y convalidación de TRD y TVD. El nuevo flujo incorporó una lista de verificación previa para determinar si los instrumentos contaban con los requisitos de forma y contenido necesarios para ser evaluados; posteriormente contemplaba la evaluación técnica, una mesa de sustentación con participación de la entidad y la radicación del concepto, otorgando además un plazo para presentar los ajustes requeridos. El objetivo era mejorar la calidad de los instrumentos antes de su convalidación y fortalecer la comunicación directa con las entidades. Finalmente, el informe incluyó el seguimiento a entidades que aún presentaban pendientes frente a sus TRD, entre ellas el IDCBIS, UAESP, Grupo de Energía de Bogotá, ETB y Aguas de Bogotá. Tras la presentación del balance, los consejeros aprobaron por unanimidad el informe de gestión del primer semestre de 2022, que posteriormente sería remitido al Archivo General de la Nación. El acta señala que no se derivaron nuevos compromisos de la sesión.