El Acta No. 05 de 2016 documenta la quinta sesión del Consejo Distrital de Archivos de Bogotá D.C., desarrollada el 9 de noviembre de 2016 con la participación de seis de los nueve consejeros. La agenda incluyó la evaluación de instrumentos archivísticos, el seguimiento a las actividades del Consejo, el análisis de la viabilidad del cobro por servicios del Archivo de Bogotá, el acompañamiento a entidades fusionadas, suprimidas o escindidas y la articulación con el Archivo General de la Nación. En materia de instrumentos archivísticos fueron evaluadas las TRD de la Secretaría Distrital de la Mujer, el Departamento Administrativo de la Defensoría del Espacio Público – DADEP y el Hospital de Usme, así como las TVD de la Terminal de Transporte y el Hospital de Chapinero. Tras analizar los conceptos técnicos, el Consejo concluyó que los cinco instrumentos presentaban incumplimientos e inconsistencias y decidió no convalidarlos. Entre las dificultades recurrentes se identificaron debilidades en el sustento legal de la producción documental, la denominación de series y subseries y la alta rotación del personal responsable de la gestión documental. El informe de actividades correspondiente al tercer trimestre de 2016 señaló que durante el periodo se revisaron y evaluaron 17 instrumentos, de los cuales seis fueron convalidados. También se informó sobre el avance de las visitas de seguimiento al cumplimiento de la normativa archivística y se reiteró la necesidad de fortalecer la capacitación, los perfiles profesionales y la estabilidad del personal encargado de la gestión documental en las entidades. Paralelamente, se continuó trabajando en acciones de normalización, preservación digital, identificación de documentos de interés cultural y acompañamiento a entidades sometidas a procesos de fusión, liquidación o escisión. Finalmente, el Consejo analizó la viabilidad jurídica y económica del cobro de servicios a entidades privadas que cumplen funciones públicas, asunto que permanecía en estudio, y revisó los resultados de la articulación con el Archivo General de la Nación. Entre los temas tratados se encontraban las competencias frente a entidades privadas, el reporte del Índice de Gobierno Abierto – IGA, inconsistencias normativas y propuestas de clasificación y valoración documental. Asimismo, se informó que entidades como la Empresa de Energía, la Empresa de Teléfonos, Aguas de Bogotá e Invest debían cumplir la normativa archivística y serían consideradas dentro de las acciones de inspección, vigilancia y control.

El Acta No. 04 de 2016 documenta la cuarta sesión del Consejo Distrital de Archivos de Bogotá D.C., desarrollada el 21 de septiembre de 2016 con la participación de siete de los nueve consejeros. La agenda estuvo orientada principalmente a la evaluación de instrumentos archivísticos, el seguimiento al cumplimiento de la normativa, el análisis de cambios institucionales que afectaban la gestión documental y la revisión de los resultados alcanzados por el Consejo durante el primer semestre de la vigencia. Durante la sesión se presentaron 19 Tablas de Retención Documental y 6 Tablas de Valoración Documental correspondientes a entidades distritales y privadas con funciones públicas. Una vez analizados los conceptos técnicos, el Consejo determinó que las TRD de la Caja de Compensación Familiar CAFAM y Metrovivienda —actualización de la TRD versión 2013—, así como la TVD de la Empresa de Transporte del Tercer Milenio – TransMilenio S.A., cumplían con los requisitos técnicos y normativos necesarios para su convalidación. Asimismo, se informó que los ajustes efectuados a instrumentos previamente convalidados de TransMilenio, Secretaría Distrital de Movilidad, Fondo de Vigilancia y Seguridad, ERU, Hospital Engativá y Secretaría General habían sido atendidos satisfactoriamente, permitiendo dejarlos en firme. El Consejo también analizó las principales causas de no convalidación identificadas de manera recurrente, entre ellas la falta de coherencia entre los soportes y los instrumentos, inconsistencias en la clasificación y denominación de series y subseries, y debilidades en la argumentación de la valoración documental. Paralelamente, se revisaron las implicaciones del Acuerdo 641 de 2016 sobre la reorganización del Sector Salud, particularmente frente a la integración de hospitales y el tratamiento de sus archivos, así como las obligaciones archivísticas de entidades privadas que cumplen funciones públicas o prestan servicios públicos. Finalmente, se socializó el informe de actividades del primer semestre de 2016, en el que se reportaron avances y dificultades en la revisión de TRD y TVD, las visitas de seguimiento, el cumplimiento de la normativa y el desarrollo de proyectos del Sistema Distrital de Archivos. El informe señaló una calificación promedio de 4,5 sobre 10 en las entidades objeto de seguimiento y destacó la necesidad de fortalecer las capacidades institucionales, la formación de los responsables de gestión documental y el acompañamiento técnico. También se abordaron proyectos relacionados con el SGDEA-DC, la identificación de documentos declarables como bienes de interés cultural y la articulación con entidades públicas y privadas para fortalecer la protección del patrimonio documental de Bogotá.

El Acta No. 03 de 2016 documenta la tercera sesión extraordinaria del Consejo Distrital de Archivos de Bogotá D.C., desarrollada el 18 de mayo de 2016 con la participación de siete de los nueve consejeros. Además de continuar con los temas pendientes de la sesión anterior, el Consejo analizó acciones para fortalecer la visibilidad de la función archivística y propuso desarrollar un plan de sensibilización de mediano y largo plazo sobre el estado de los archivos de la ciudad, articulándolo con iniciativas de transparencia y tecnologías de la información. En materia de instrumentos archivísticos fueron evaluadas las TRD de la Secretaría Distrital de Cultura, Recreación y Deporte, Empresa de Acueducto, Alcantarillado y Aseo de Bogotá – EAAB, Hospital de Usme I Nivel E.S.E., Hospital Meissen II Nivel E.S.E., Hospital Tunjuelito II Nivel E.S.E., Secretaría Distrital de Salud y Fondo de Vigilancia y Seguridad – FVS, además de la TVD de la Lotería de Bogotá. Tras revisar los conceptos técnicos, el Consejo determinó que la TRD del Fondo de Vigilancia y Seguridad había atendido los ajustes solicitados y decidió convalidarla por unanimidad. También fueron revisados los ajustes efectuados a la TVD de la Secretaría General de la Alcaldía Mayor de Bogotá, concluyéndose que aún no correspondían plenamente con los requerimientos formulados por el equipo evaluador y, por tanto, debían ser corregidos. A partir de las dificultades recurrentes identificadas en los instrumentos presentados por las entidades, se propuso que en futuras sesiones se expusieran de manera concreta los principales defectos encontrados en las TRD y TVD, con el propósito de fortalecer la asistencia técnica y prevenir errores similares en su elaboración. Finalmente, el Consejo revisó el cumplimiento de las circulares relacionadas con el proceso de empalme y conoció el informe de actividades correspondiente al primer trimestre de 2016, que contemplaba visitas de seguimiento a las entidades distritales. También se analizó la situación de la Empresa de Telecomunicaciones de Bogotá – ETB y la Empresa de Energía de Bogotá frente a sus obligaciones archivísticas, acordándose trasladar el caso al Archivo General de la Nación. Entre los compromisos definidos estuvieron remitir a las entidades el informe de cumplimiento y elaborar un plan estratégico para posicionar la gestión documental y los archivos desde su relación con la transparencia. Debido a que no fue posible agotar todos los puntos del orden del día, se acordó convocar una nueva sesión extraordinaria.

El Acta No. 02 de 2016 documenta la segunda sesión del Consejo Distrital de Archivos de Bogotá D.C., desarrollada el 3 de mayo de 2016 con la participación de siete de los nueve consejeros. Además de la evaluación de instrumentos archivísticos, el orden del día incluyó la presentación del informe de actividades del primer trimestre, el análisis del Acuerdo 641 de 2016 sobre la reorganización del Sector Salud, la revisión de las competencias del Consejo respecto de entidades privadas que cumplen funciones públicas y la definición del cronograma de sesiones para la vigencia. Durante la reunión también se acordó que las sesiones del Consejo serían grabadas en audio como soporte para la elaboración de las actas, incorporando en estas únicamente los aspectos más relevantes. Asimismo, los consejeros solicitaron que las actas de las sesiones anteriores fueran remitidas con ocho días de anticipación para facilitar su revisión previa. Estas medidas buscaban fortalecer la trazabilidad, organización y oportunidad de la documentación producida por el Consejo. En materia de revisión y evaluación se presentaron las TRD del Hospital Centro Oriente, el Departamento Administrativo de la Defensoría del Espacio Público – DADEP y la Unidad Administrativa Especial de Rehabilitación y Mantenimiento Vial – UAERMV. También se analizaron las TVD del Hospital Nazareth I Nivel E.S.E., Departamento Administrativo del Servicio Civil Distrital, TransMilenio S.A., Instituto de Desarrollo Urbano – IDU y Hospital Chapinero I Nivel E.S.E. Luego de analizar los conceptos técnicos, se concluyó que únicamente la TVD del Departamento Administrativo del Servicio Civil Distrital cumplía con los ajustes solicitados y presentaba condiciones para su convalidación, decisión que fue adoptada por unanimidad. Dado que el tiempo disponible no permitió desarrollar los demás puntos previstos, el Consejo acordó convocar una sesión extraordinaria para dar continuidad a los temas pendientes, manteniendo así el seguimiento a las actividades y responsabilidades previstas para la vigencia 2016.

El Acta No. 1 de 2016 documenta la primera sesión del Consejo Distrital de Archivos de Bogotá D.C. realizada el 7 de marzo de 2016. La reunión inició con la presentación de los integrantes y una revisión de las funciones de esta instancia, destacándose su papel en la aplicación de la política archivística distrital, el seguimiento al cumplimiento de las disposiciones en materia de archivos y la revisión, evaluación y convalidación de los instrumentos archivísticos presentados por las entidades. Durante la sesión se socializó la actualización del procedimiento para la revisión, evaluación y convalidación de TRD y TVD, precisando las etapas que deben surtirse desde la recepción y verificación inicial de los instrumentos hasta la emisión de los conceptos técnicos y la decisión del Consejo. Posteriormente fueron analizadas TRD y TVD de distintas entidades, entre ellas DASCD, TransMilenio S.A., varios hospitales distritales, CAFAM y la Unidad Administrativa Especial de Rehabilitación y Mantenimiento Vial. Como resultado, se determinó que la TRD de TransMilenio S.A. había atendido los ajustes y requisitos requeridos, por lo que fue convalidada por unanimidad. Un asunto relevante fue la discusión sobre el alcance de las competencias del Consejo frente a las entidades privadas que cumplen funciones públicas, a partir del caso de CAFAM. Los consejeros identificaron vacíos y dificultades en la interpretación de la normativa aplicable y plantearon la necesidad de coordinar una reunión con la Dirección Jurídica Distrital y el Archivo General de la Nación para precisar el procedimiento y las responsabilidades correspondientes. También se propuso elevar una comunicación al Ministerio de Cultura relacionada con esta problemática normativa. Finalmente, se presentaron los avances del Sistema de Gestión de Documentos Electrónicos de Archivo para el Distrito Capital – SGDEA-DC. A partir del diagnóstico realizado sobre los sistemas utilizados por las entidades distritales, se planteó evolucionar desde la idea de una solución tecnológica única hacia la definición de lineamientos funcionales y técnicos comunes, permitiendo que cada entidad adapte o adquiera sus propias soluciones bajo criterios de normalización e interoperabilidad. La sesión concluyó con compromisos relacionados con la revisión jurídica de las competencias del Consejo, la articulación institucional y la continuidad del plan de trabajo para fortalecer la gestión documental en el Distrito Capital.

El Acta No. 06 de 2015 documenta la sexta sesión del Consejo Distrital de Archivos de Bogotá D.C., desarrollada el 21 de diciembre de 2015 con la participación de ocho de los nueve consejeros. La agenda incluyó la evaluación de instrumentos archivísticos, la planeación de actividades para 2016, la revisión de informes de gestión, el fortalecimiento normativo del Consejo y el análisis de los recursos requeridos para continuar desarrollando sus funciones de seguimiento, evaluación y convalidación. En materia de instrumentos archivísticos, el Consejo otorgó viabilidad técnica para la convalidación de las TRD de la Secretaría de Educación Distrital, Canal Capital y la actualización de dos dependencias de la Secretaría Distrital de Movilidad. Asimismo, fueron consideradas viables las TVD de la Empresa de Renovación Urbana – ERU, CAFAM, el Instituto Distrital de Patrimonio Cultural – IDPC, la Secretaría General de la Alcaldía Mayor de Bogotá, el Centro de Sistematización y Servicios Técnicos – SISE y el Hospital Engativá E.S.E. También quedaron en firme los ajustes efectuados a la TRD de la Contraloría de Bogotá y a la TVD de FONCEP (FAVIDI). La sesión también permitió revisar el procedimiento aplicado a los instrumentos convalidados con ajustes. Los consejeros acordaron que estas correcciones continuarían siendo verificadas técnicamente por la Secretaría Técnica, pero que no sería necesario presentar nuevamente cada instrumento ante el pleno del Consejo, con el propósito de reducir tiempos y agilizar la implementación de las TRD y TVD. Adicionalmente, se aprobaron el Plan de Acción 2016, el informe correspondiente al cuarto trimestre de 2015 y el informe del segundo semestre de la misma vigencia. Finalmente, el Consejo analizó asuntos estratégicos relacionados con la gestión documental distrital, entre ellos la necesidad de culminar el censo guía de archivos históricos, fortalecer las visitas de seguimiento y ampliar los equipos técnicos encargados de revisar TRD y TVD. Para ese momento se reportaba la convalidación acumulada de 29 TRD y 11 TVD. También se aprobaron propuestas para modificar el reglamento del Consejo y formalizar mediante acuerdos las decisiones de convalidación, y se plantearon los requerimientos de talento humano y recursos necesarios para garantizar el funcionamiento del Consejo durante la vigencia 2016.

El Acta No. 05 de 2015 documenta la quinta sesión del Consejo Distrital de Archivos de Bogotá D.C., desarrollada el 29 de octubre de 2015 con la participación de siete de los nueve consejeros. La agenda incluyó la evaluación y convalidación de instrumentos archivísticos, el seguimiento al plan de actividades del Consejo, la revisión del estado de la gestión documental en las entidades distritales y el análisis de iniciativas de modernización tecnológica relacionadas con la gestión de documentos electrónicos. Durante la sesión se analizaron TRD correspondientes al Hospital Occidente de Kennedy, DADEP, Secretaría Distrital de la Mujer, Contraloría de Bogotá y Jardín Botánico José Celestino Mutis, además de TVD del Hospital Chapinero, Hospital del Sur, IDEP, Secretaría Distrital de Salud, FONCEP (FAVIDI) y Canal Capital. También se presentaron conceptos técnicos sobre instrumentos de la Secretaría Distrital de Movilidad, Hospital San Cristóbal, Secretaría Distrital del Hábitat y Personería de Bogotá, respecto de los cuales se consideró que los ajustes realizados permitían establecer viabilidad técnica para su implementación. Finalmente, el Consejo convalidó las TRD de la Contraloría de Bogotá y del Jardín Botánico, y las TVD de FONCEP (FAVIDI) y Canal Capital. El informe correspondiente al tercer trimestre de 2015 señaló que durante el periodo fueron revisados y evaluados 19 instrumentos archivísticos. Adicionalmente, en el balance de seguimiento distrital se informó que habían sido visitadas 56 de las 72 entidades previstas y que 16 permanecían pendientes de seguimiento. Para ese momento, 29 entidades contaban con TRD convalidada y 43 aún no, mientras que, entre las entidades obligadas a presentar TVD, 11 contaban con este instrumento convalidado y 52 permanecían sin convalidación. Finalmente, se presentaron los avances de la segunda fase del SGDEA-DC, orientada a normalizar y fortalecer los requerimientos funcionales para la gestión de documentos electrónicos en el Distrito y favorecer la interoperabilidad con los sistemas existentes. El Consejo también acordó que las decisiones sobre convalidación o no convalidación de TRD y TVD se formalizaran mediante acuerdos por cada sesión, con el propósito de brindar mayor respaldo a las entidades. Asimismo, se reiteraron acciones relacionadas con el cumplimiento de la Ley de Transparencia, la articulación con el Sistema Nacional de Archivos y la difusión de herramientas técnicas para fortalecer la conservación documental en las entidades distritales.

El Acta No. 04 de 2015 documenta la cuarta sesión del Consejo Distrital de Archivos de Bogotá D.C., desarrollada el 27 de agosto de 2015 con la participación de seis de los nueve consejeros. La agenda integró temas relacionados con la evaluación de instrumentos archivísticos, el seguimiento a la gestión documental distrital, la asistencia técnica brindada a las entidades y el fortalecimiento de la capacidad operativa de la Secretaría Técnica para cumplir las responsabilidades asignadas al Consejo. En materia de instrumentos archivísticos se analizaron TRD correspondientes a la Personería de Bogotá, Secretaría Distrital de Gobierno, Hospital Simón Bolívar, Hospital Usaquén, Jardín Botánico José Celestino Mutis, Secretaría Distrital de Salud, TransMilenio S.A. y Veeduría Distrital, además de TVD del Hospital Usaquén, TransMilenio S.A., la Secretaría General de la Alcaldía Mayor de Bogotá y el Instituto Distrital de Patrimonio Cultural – IDPC. Tras la evaluación, el Consejo convalidó la TRD de la Personería de Bogotá y avaló la implementación de la TRD ajustada de la Veeduría Distrital. Los demás instrumentos no fueron convalidados por presentar inconsistencias técnicas en aspectos como clasificación, denominación y valoración documental. La sesión también revisó las acciones de asistencia técnica desarrolladas para apoyar la elaboración y ajuste de TRD y TVD. Se informó sobre talleres dirigidos a profundizar en clasificación documental y valoración primaria y secundaria, evidenciándose una participación aproximada del 65 % de las 42 entidades convocadas. Asimismo, se discutió la aplicabilidad de la normativa archivística y de transparencia a determinadas entidades con régimen privado, acordándose adelantar gestiones para obtener claridad jurídica y fortalecer el cumplimiento de estas disposiciones en el Distrito. Finalmente, el Consejo aprobó el informe de actividades correspondiente al primer semestre de 2015, conoció la metodología de seguimiento a los procesos de gestión documental y analizó un diagnóstico sobre los recursos necesarios para fortalecer la Secretaría Técnica. Este diagnóstico planteó la necesidad de ampliar los equipos especializados encargados tanto de la revisión y evaluación de TRD y TVD como del seguimiento al cumplimiento de las normas archivísticas. La sesión concluyó además con la revisión de la continuidad de algunos representantes del Consejo para los periodos siguientes.

El Acta No. 03 de 2015 documenta la tercera sesión del Consejo Distrital de Archivos de Bogotá D.C., desarrollada el 26 de junio de 2015 con la participación de seis de los nueve consejeros. La agenda integró asuntos relacionados con la evaluación de instrumentos archivísticos, el seguimiento al cumplimiento de las normas de archivo y gestión documental, la elaboración de herramientas de normalización y los avances de iniciativas orientadas a la modernización tecnológica de la gestión documental en las entidades distritales. Durante la revisión de TRD y TVD, el Consejo analizó instrumentos correspondientes a diferentes entidades y decidió convalidar las TRD de la Secretaría Distrital de Hacienda, Secretaría Distrital de Integración Social, Secretaría Distrital de Movilidad y Secretaría Distrital de Ambiente, además de la TVD del Instituto Distrital para la Protección de la Niñez – IDIPRON. Posteriormente fueron convalidadas también las TVD de la Empresa de Renovación Urbana – ERU y del Hospital Engativá E.S.E. En contraste, no se otorgó visto bueno a la TRD del Hospital San Cristóbal y se decidió no convalidar instrumentos del IDU, Hospital San Blas, Hospital Occidente de Kennedy, IDPC y las versiones evaluadas de la UAESP, debido a la permanencia de observaciones técnicas. La sesión incorporó igualmente el informe de actividades del segundo trimestre de 2015, en el que se presentó el seguimiento a las entidades que habían sometido sus instrumentos a revisión en varias oportunidades, las mesas de trabajo desarrolladas para facilitar los ajustes y las acciones dirigidas a aquellas que aún no habían presentado TRD o TVD. También se reportaron visitas de seguimiento a entidades como DADEP, IDIGER, Secretaría Distrital de Hacienda, Secretaría General, Hospital El Tunal, UAESP, Universidad Distrital y Secretaría Distrital de Ambiente. Finalmente, el Consejo conoció los lineamientos sobre Inventario de Activos de Información y Proceso de Gestión Documental, así como propuestas para la clasificación y valoración de series y subseries documentales transversales y de hospitales. También se presentaron los avances de la segunda fase del SGDEA-DC, orientado a normalizar los requerimientos para la gestión de documentos electrónicos en el Distrito. Como asunto adicional, se informó que continuaba pendiente la respuesta del Archivo General de la Nación sobre el alcance de las competencias del Consejo frente a las TRD y TVD de entidades privadas que cumplen funciones públicas.

El Acta No. 02 de 2015 documenta la segunda sesión del Consejo Distrital de Archivos de Bogotá D.C., desarrollada el 29 de abril de 2015 con la participación de seis de los nueve consejeros. Dentro de su agenda se incluyeron asuntos relacionados con la evaluación de instrumentos archivísticos, el seguimiento a las actividades previstas para la vigencia, la actualización de los procedimientos del Consejo y el cumplimiento de disposiciones sobre transparencia, acceso a la información e inspección, vigilancia y control en materia archivística. En materia de TRD y TVD, el grupo evaluador presentó los resultados de la revisión de 15 instrumentos correspondientes a distintas entidades distritales. Tras el análisis técnico, se determinó que las TRD de la Caja de la Vivienda Popular y del Instituto Distrital de Recreación y Deporte – IDRD cumplían las condiciones necesarias para su convalidación. Asimismo, se verificó que los ajustes solicitados previamente a la TVD de la Secretaría Distrital de Cultura, Recreación y Deporte habían sido atendidos, por lo que se consideró viable su implementación. Los demás instrumentos evaluados no alcanzaron la convalidación por presentar incumplimientos metodológicos o técnicos. La sesión también incluyó la presentación del informe trimestral de actividades del Plan de Acción 2015, en el que se reportaron los instrumentos revisados, evaluados y convalidados durante el primer trimestre, así como las entidades que habían presentado sus TRD o TVD en varias oportunidades sin culminar satisfactoriamente el proceso. Frente a estos casos, el Consejo acordó desarrollar mesas de trabajo con las entidades para verificar los ajustes realizados y establecer planes que facilitaran la convalidación. Asimismo, se identificaron varias entidades que aún no habían presentado sus instrumentos archivísticos y se propuso convocarlas para conocer las causas del incumplimiento. Finalmente, se socializó el procedimiento de revisión y evaluación de TRD y TVD para su convalidación, así como una propuesta para modificar la conformación del Consejo Distrital de Archivos con el propósito de facilitar la conformación del quórum. También se analizaron los efectos de la Ley 1712 de 2014 y del Decreto 106 de 2015 sobre las funciones de seguimiento e inspección en materia archivística. Como asunto adicional, se estudió una solicitud de CAFAM relacionada con la convalidación de su TRD, lo que llevó al Consejo a plantear una consulta al Archivo General de la Nación para precisar el alcance de sus competencias frente a entidades privadas que cumplen funciones públicas.