El Acuerdo 01 de 2018 consolida las decisiones adoptadas por el Consejo Distrital de Archivos de Bogotá D.C. frente a diferentes instrumentos archivísticos evaluados entre 2015 y 2017. El documento se expide en ejercicio de las competencias del Consejo para hacer seguimiento al cumplimiento de las políticas y normas archivísticas y para revisar, evaluar y convalidar las Tablas de Retención Documental y las Tablas de Valoración Documental previamente aprobadas por las instancias internas de las entidades. El acuerdo recoge el proceso de evaluación de las TRD de la Secretaría de Educación del Distrito, Canal Capital y Terminal de Transporte S.A., instrumentos que habían sido convalidados inicialmente con requerimientos de ajuste. Posteriormente, durante la sesión del 22 de junio de 2017, el Consejo verificó el cumplimiento satisfactorio de dichas observaciones, permitiendo que su convalidación quedara en firme. En esa misma sesión se realizó también la revisión, evaluación y convalidación de la TRD presentada por la Secretaría Distrital de la Mujer. En relación con las Tablas de Valoración Documental, el documento registra la evaluación de los instrumentos presentados por el Instituto Distrital de Patrimonio Cultural – IDPC, correspondiente al fondo cerrado Corporación La Candelaria; el Departamento Administrativo del Servicio Civil Distrital – DASCD; y la Empresa de Transporte del Tercer Milenio – TransMilenio S.A. Los ajustes requeridos fueron revisados posteriormente por el Consejo, determinándose que habían sido atendidos satisfactoriamente y que los instrumentos cumplían con los requisitos técnicos y normativos aplicables. Finalmente, el acuerdo formaliza la convalidación de cuatro TRD y tres TVD y adopta como concepto técnico los informes presentados por la Secretaría Técnica del Consejo. De esta manera, el acto cierra los respectivos procesos de revisión y evaluación y certifica que los instrumentos cumplen con las disposiciones archivísticas vigentes para su aplicación en las entidades distritales correspondientes.

El Acuerdo 02 de 2015 actualiza el reglamento del Consejo Distrital de Archivos de Bogotá D.C. para incorporar formalmente las reglas aplicables a las delegaciones y suplencias de sus integrantes. Esta modificación surge como consecuencia del Decreto Distrital 331 de 2015, que introdujo cambios en la conformación del Consejo y permitió que determinados miembros pudieran delegar su participación o contar con suplentes para asistir a las sesiones. El documento adiciona el artículo quinto del Acuerdo 01 de 2013 y mantiene las reglas generales de funcionamiento del Consejo. En este marco, establece que las sesiones ordinarias se realizarán cada dos meses y que podrán convocarse sesiones extraordinarias cuando sea necesario. También señala que las convocatorias deben indicar fecha, hora, lugar y orden del día, acompañadas de los documentos requeridos para la discusión de los asuntos previstos. En materia de delegaciones y suplencias, el acuerdo determina que, cuando un integrante no pueda asistir a una sesión, podrá designar un delegado o suplente conforme a la normativa aplicable. Para ello deberá remitir o presentar ante la Secretaría Técnica una comunicación que identifique al delegante y al representante, sus cargos y el propósito de la delegación. Al finalizar la sesión, el delegado o suplente deberá informar al miembro titular sobre los temas discutidos y las decisiones adoptadas. Adicionalmente, el acuerdo mantiene disposiciones sobre la elaboración, revisión y aprobación de las actas; la expedición de acuerdos y oficios como mecanismos para formalizar las decisiones del Consejo; y la gestión, conservación y archivo de la correspondencia institucional. De esta manera, el acto fortalece las reglas de funcionamiento del Consejo, garantiza la continuidad de la representación de sus integrantes y contribuye a preservar la trazabilidad documental de las decisiones adoptadas por esta instancia distrital.

El Acuerdo 03 de 2015 consolida las decisiones adoptadas por el Consejo Distrital de Archivos de Bogotá D.C. respecto de las Tablas de Retención Documental y Tablas de Valoración Documental evaluadas durante la vigencia 2015. El documento destaca estos instrumentos como herramientas fundamentales para organizar la información producida y recibida por las entidades, facilitar su acceso por parte de usuarios internos y externos y contribuir al ejercicio del derecho de acceso a la información pública. Durante la vigencia, el Consejo adelantó la revisión y evaluación de las TRD de la Secretaría Distrital de Hacienda, Personería de Bogotá, Jardín Botánico José Celestino Mutis, Secretaría Distrital del Hábitat, Metrovivienda versión 2003, Contraloría de Bogotá, Caja de la Vivienda Popular, Instituto Distrital de Recreación y Deporte – IDRD, Secretaría Distrital de Integración Social, Secretaría Distrital de Movilidad y Secretaría Distrital de Ambiente. Los instrumentos fueron considerados ajustados a los requisitos exigidos por el Archivo General de la Nación, el Archivo de Bogotá y la normativa archivística vigente. El acuerdo también convalida las Tablas de Valoración Documental de la Secretaría Distrital de Hacienda, el Instituto para la Protección de la Niñez – IDIPRON, el Fondo de Prestaciones Económicas, Cesantías y Pensiones – FONCEP (FAVIDI) y Canal Capital. Las decisiones correspondientes fueron adoptadas en las distintas sesiones celebradas por el Consejo durante 2015 y comunicadas posteriormente a las entidades interesadas. Finalmente, el Consejo acoge como fundamento técnico los conceptos elaborados por el grupo evaluador de su Secretaría Técnica y dispone que las entidades beneficiarias de la convalidación atiendan las observaciones y adelanten los ajustes establecidos en dichos conceptos. De esta manera, el acuerdo formaliza la culminación del proceso de revisión, evaluación y convalidación y contribuye a garantizar que las TRD y TVD implementadas por las entidades distritales respondan a los criterios técnicos y normativos de la función archivística.

El Acuerdo 01 de 2015 consolida las decisiones adoptadas por el Consejo Distrital de Archivos de Bogotá D.C. respecto de un conjunto de Tablas de Retención Documental y Tablas de Valoración Documental sometidas a revisión y evaluación durante las vigencias 2013 y 2014. El documento destaca la importancia de estos instrumentos para la organización de la información producida por las entidades, el acceso a los documentos públicos y el cumplimiento de las disposiciones relacionadas con la función archivística y la transparencia. Como resultado de los procesos técnicos realizados, el Consejo determinó convalidar las TRD del Hospital Rafael Uribe Uribe E.S.E., FOPAE —hoy IDIGER—, Fundación Gilberto Alzate Avendaño, Instituto Distrital de Turismo – IDT, Hospital Engativá E.S.E., Lotería de Bogotá, FONCEP, Secretaría Distrital de Planeación, Secretaría Distrital de Cultura, Recreación y Deporte, Empresa de Renovación Urbana de Bogotá – ERU, Orquesta Filarmónica de Bogotá, Unidad Administrativa Especial de Catastro Distrital, Hospital San Cristóbal E.S.E. y Veeduría Distrital. El acuerdo también convalida las TVD de la Unidad Administrativa Especial Cuerpo Oficial de Bomberos de Bogotá – UAECOB, el Instituto Distrital de Cultura y Turismo, la Orquesta Filarmónica de Bogotá, la Fundación Gilberto Alzate Avendaño, FOPAE —hoy IDIGER—, el Hospital Rafael Uribe Uribe E.S.E. y la Secretaría Distrital de Ambiente. Los instrumentos fueron considerados conformes con los requisitos establecidos por el Archivo General de la Nación, el Archivo de Bogotá y la normativa archivística vigente. Finalmente, el Consejo acoge como sustento de la decisión los conceptos técnicos elaborados por el grupo evaluador de su Secretaría Técnica y establece que las entidades relacionadas deben atender las observaciones contenidas en dichos conceptos y adelantar los ajustes correspondientes. De esta manera, el acuerdo formaliza la culminación del proceso de evaluación y convalidación y fortalece la aplicación de los instrumentos archivísticos como herramientas para la organización, conservación y acceso a la información pública del Distrito Capital.

El Acuerdo 01 de 2014 consolida las decisiones adoptadas por el Consejo Distrital de Archivos de Bogotá D.C. respecto de diversos instrumentos archivísticos sometidos a su revisión y evaluación técnica. El documento se expide en ejercicio de las competencias del Consejo para revisar, evaluar y convalidar las Tablas de Retención Documental y las Tablas de Valoración Documental de las entidades del Distrito, así como para solicitar los ajustes necesarios cuando los instrumentos no cumplen los requisitos técnicos y normativos aplicables. El acuerdo recoge antecedentes de las sesiones del Consejo desarrolladas durante 2013, en las cuales la Secretaría Técnica presentó los informes de evaluación correspondientes a instrumentos de distintas entidades. Como resultado de estas revisiones, se identificaron casos en los que las TRD presentaban deficiencias relacionadas con los documentos soporte del proceso de elaboración, la clasificación documental, la denominación de series y subseries, los tiempos de retención y la valoración secundaria. Frente a estas observaciones, el Consejo solicitó la realización de ajustes y la posterior presentación de versiones corregidas. Luego de la revisión de los ajustes presentados, el Consejo determinó convalidar la Tabla de Valoración Documental de la UAECOB y las Tablas de Retención Documental del Instituto Distrital de Turismo – IDT, Metrovivienda, Hospital Rafael Uribe Uribe I Nivel E.S.E., Hospital Engativá II Nivel E.S.E., Fondo de Prevención y Atención de Emergencias – FOPAE, Fundación Gilberto Alzate Avendaño, Lotería de Bogotá y Fondo de Prestaciones Económicas, Cesantías y Pensiones – FONCEP. Los respectivos instrumentos fueron considerados conformes con los requisitos establecidos por el Archivo de Bogotá y la normativa archivística vigente. De manera diferenciada, el acuerdo establece la no convalidación de la TRD del Instituto de Desarrollo Urbano – IDU, conforme a las consideraciones técnicas expuestas en el acto. Asimismo, adopta como concepto técnico los informes presentados por la Secretaría Técnica y dispone que las entidades cuyos instrumentos fueron convalidados deben atender las observaciones contenidas en dichos informes y efectuar los ajustes correspondientes. De esta manera, el acuerdo evidencia el carácter técnico y de control del proceso de convalidación y su importancia para garantizar la adecuada aplicación de los instrumentos archivísticos en las entidades del Distrito Capital.

El Acuerdo 02 de 2013 formaliza la decisión del Consejo Distrital de Archivos de Bogotá D.C. de convalidar las Tablas de Retención Documental presentadas por el Instituto Distrital para la Protección de la Niñez y la Juventud – IDIPRON, la Unidad Administrativa Especial Cuerpo Oficial de Bomberos y la Secretaría General de la Alcaldía Mayor de Bogotá D.C. El acto se expide en ejercicio de las competencias asignadas al Consejo para revisar, evaluar y convalidar estos instrumentos archivísticos. El documento señala que, durante la continuidad de la primera sesión del Consejo Distrital de Archivos, la Secretaría Técnica presentó los informes técnicos correspondientes a las TRD de las tres entidades. Estos instrumentos habían sido remitidos previamente para su revisión y fueron analizados por profesionales en archivística, quienes determinaron su cumplimiento frente a los requisitos establecidos por el Archivo de Bogotá y la normativa archivística vigente. A partir de esta evaluación, el Consejo dispuso la convalidación de las TRD y acogió como concepto técnico los informes presentados por su Secretaría Técnica. La decisión reconoce además que los instrumentos habían sido previamente aprobados por los respectivos comités de archivo de las entidades, como parte del procedimiento requerido antes de su presentación ante el Consejo Distrital de Archivos. Finalmente, el acuerdo establece que las entidades deben atender las observaciones formuladas en los informes técnicos y realizar los ajustes que allí se determinen. Con ello, el acto no solo formaliza la convalidación de las Tablas de Retención Documental, sino que también asegura la incorporación de las recomendaciones técnicas necesarias para fortalecer su correcta aplicación e implementación institucional.

El Acuerdo 01 de 2013 formaliza el reglamento interno del Consejo Distrital de Archivos de Bogotá D.C., estableciendo el marco de organización y funcionamiento de esta instancia distrital. El documento se adopta en desarrollo de las disposiciones relacionadas con la función archivística y con la creación y operación del Consejo, y tiene como propósito establecer reglas claras para el ejercicio de sus competencias y la actuación de sus integrantes. El reglamento establece como principios orientadores de las actuaciones del Consejo la moralidad pública, transparencia, objetividad, legalidad, honradez, igualdad, imparcialidad, celeridad, publicidad, economía, neutralidad, eficacia y eficiencia. Asimismo, determina la existencia de quórum deliberatorio y decisorio y regula la realización de sesiones ordinarias y extraordinarias, incluyendo los mecanismos de convocatoria y la documentación necesaria para desarrollar los asuntos incluidos en el orden del día. El acuerdo también regula la elaboración y aprobación de las actas de las sesiones, las cuales deben reflejar las decisiones adoptadas y las responsabilidades asumidas por los integrantes. De igual manera, establece que las decisiones de carácter aprobatorio del Consejo se formalizan mediante acuerdos, mientras que otras decisiones pueden comunicarse mediante oficios suscritos por la Secretaría Técnica. También se definen reglas para la gestión y archivo de la correspondencia producida y recibida por el Consejo. Finalmente, el documento desarrolla las funciones de la Presidencia del Consejo y de la Secretaría Técnica, incluyendo la convocatoria y coordinación de las sesiones, la suscripción de actas y acuerdos, el seguimiento de las actividades del Consejo y la elaboración de informes. Entre las funciones de la Secretaría Técnica se encuentra además la presentación y socialización de los informes técnicos y conceptos relacionados con la evaluación de las Tablas de Retención Documental (TRD) y las Tablas de Valoración Documental (TVD), fortaleciendo así la articulación entre el funcionamiento del Consejo y los procesos de evaluación y convalidación de instrumentos archivísticos.