El Acta No. II de 2013 documenta la continuación de la primera sesión del Consejo Distrital de Archivos de Bogotá D.C., suspendida inicialmente el 27 de agosto y retomada el 31 de agosto de 2013. La reunión se concentró principalmente en desarrollar el quinto punto del orden del día, correspondiente a la revisión, evaluación y convalidación de Tablas de Retención Documental.
Durante la sesión, la Subdirección del Sistema Distrital de Archivos realizó una presentación sobre la gestión documental en el Distrito y la metodología aplicable a la elaboración y presentación de las TRD y TVD. Asimismo, se socializaron las acciones adelantadas por el Archivo de Bogotá para promover el cumplimiento de la normativa archivística y se explicaron aspectos asociados a la presentación, revisión, evaluación y convalidación de estos instrumentos ante el Consejo.
Posteriormente, fueron sometidas a consideración las Tablas de Retención Documental de IDIPRON, la Secretaría General de la Alcaldía Mayor de Bogotá y la Unidad Administrativa Especial Cuerpo Oficial de Bomberos. De acuerdo con los informes técnicos presentados por la Secretaría Técnica y los profesionales de archivo, los instrumentos cumplían con los requisitos establecidos por el Archivo General de la Nación, el Archivo de Bogotá y la normativa archivística vigente. Como resultado, el Consejo decidió por unanimidad convalidar las tres TRD, solicitando al mismo tiempo la incorporación de los ajustes señalados en los respectivos conceptos técnicos.
Finalmente, se establecieron varios compromisos para fortalecer el funcionamiento del Consejo: remitir con mayor anticipación la agenda de las siguientes sesiones, conservar las TRD y TVD bajo custodia de la Secretaría Técnica, programar la siguiente sesión para el 21 de octubre de 2013 y aprobar una prórroga solicitada por la Secretaría Distrital de la Mujer para la presentación de su TRD. También se acordó expedir el correspondiente acuerdo de convalidación de las tablas evaluadas, formalizando así las decisiones adoptadas durante la sesión.
El Acta No. 1 de 2013 documenta la instalación y primera sesión formal del Consejo Distrital de Archivos de Bogotá D.C. La reunión contó con la participación de representantes de diferentes entidades y sectores vinculados con la función archivística, entre ellos la Secretaría General de la Alcaldía Mayor de Bogotá, la Veeduría Distrital, la Secretaría de Cultura, Recreación y Deporte, el Archivo Histórico Javeriano, la Sociedad Colombiana de Archivistas, instituciones de educación superior, el Archivo de Bogotá y el sector de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones.
Durante la sesión se verificó el quórum con la participación de ocho de los nueve consejeros, se aprobó el orden del día y se eligió por unanimidad a la entonces Secretaria General de la Alcaldía Mayor de Bogotá como presidenta del Consejo. Posteriormente, se formalizó la instalación de la instancia y se presentaron sus integrantes y funciones.
También se estudió y aprobó la propuesta de reglamento interno, incorporando disposiciones relacionadas con la posibilidad de realizar sesiones virtuales, la publicación de las actas en la página web de la Secretaría General y la definición de quién asumiría la presidencia cuando el titular no pudiera participar en una sesión. Estas decisiones establecieron elementos fundamentales para la organización y funcionamiento inicial del Consejo.
Dentro del orden del día se contempló igualmente la revisión, evaluación y convalidación de TRD y TVD, evidenciando desde la primera sesión la participación del Consejo en estos procesos archivísticos. Finalmente, los consejeros acordaron suspender la reunión y continuarla el 31 de agosto de 2013 para dar trámite a los asuntos pendientes.
El Acuerdo 01 de 2019 actualiza integralmente el Reglamento Interno del Consejo Distrital de Archivos de Bogotá D.C., sustituyendo el reglamento adoptado mediante el Acuerdo 01 de 2013. La modificación se realiza en atención a los lineamientos establecidos por la Secretaría General de la Alcaldía Mayor de Bogotá para el funcionamiento, operación, seguimiento e informes de las instancias de coordinación del Distrito Capital.
El reglamento reafirma al Consejo como la instancia encargada de asesorar, articular y promover las políticas relacionadas con la función archivística pública y con la conservación y promoción del patrimonio documental de la ciudad. Entre sus funciones se mantienen el seguimiento al cumplimiento de la normativa archivística, la coordinación de acciones con el Archivo General de la Nación y el Archivo de Bogotá, y la revisión, evaluación y convalidación de las Tablas de Retención Documental (TRD) y las Tablas de Valoración Documental (TVD).
El acuerdo también desarrolla la integración y funcionamiento del Consejo, estableciendo la participación de nueve representantes provenientes de la administración distrital, el sector cultural, los organismos de control, el sector TIC, los profesionales de la archivística, las instituciones de educación superior y los archivos privados. Además, define las responsabilidades de la Presidencia y de la Secretaría Técnica, incluyendo la planeación de sesiones, elaboración de informes, presentación de conceptos técnicos sobre TRD y TVD, conservación documental y publicación de información institucional.
Finalmente, el reglamento establece las reglas para las sesiones ordinarias, extraordinarias y virtuales, el quórum deliberatorio y decisorio, la preparación y aprobación de actas, y los procedimientos para la elección de los representantes de los archivistas, las instituciones de educación superior y los archivos privados. También incorpora disposiciones específicas sobre transparencia, publicación de documentos y modificación del propio reglamento. Con su entrada en vigencia se deroga expresamente el Acuerdo 01 de 2013, consolidando un marco actualizado para la organización y operación del Consejo Distrital de Archivos de Bogotá D.C.
El Acuerdo 08 de 2018 consolida las decisiones adoptadas por el Consejo Distrital de Archivos de Bogotá D.C. respecto de las Tablas de Retención Documental presentadas por el Departamento Administrativo de la Defensoría del Espacio Público – DADEP y el Concejo de Bogotá. El acto se expide en ejercicio de las competencias del Consejo para revisar, evaluar y convalidar estos instrumentos archivísticos, una vez surtidos los procedimientos internos de aprobación correspondientes.
En el caso del DADEP, el documento señala que durante la sesión realizada el 25 de julio de 2018 el Consejo revisó, evaluó y convalidó la TRD presentada por la entidad. En la misma sesión se adelantó la revisión de la TRD del Concejo de Bogotá, que había sido previamente convalidada con requerimientos de ajuste mediante Acta No. 6 del 20 de diciembre de 2017.
La evaluación posterior permitió concluir que los ajustes solicitados al Concejo de Bogotá habían sido atendidos satisfactoriamente, permitiendo que la convalidación quedara en firme. Asimismo, el Consejo verificó que las TRD de ambas entidades cumplían con los requisitos establecidos por el Acuerdo 004 de 2013 del Archivo General de la Nación y con los lineamientos definidos por la Circular 001 de 2013 de la Dirección Distrital Archivo de Bogotá para la elaboración y presentación de estos instrumentos en el Distrito Capital.
Finalmente, el acuerdo dispone expresamente la convalidación de las TRD del DADEP y del Concejo de Bogotá y adopta como concepto técnico los informes presentados por la Secretaría Técnica del Consejo Distrital de Archivos. De esta manera, el acto formaliza la culminación de los procesos de revisión y evaluación y reconoce que ambos instrumentos cumplen con las condiciones técnicas y normativas necesarias para su implementación institucional.
El Acuerdo 07 de 2018 formaliza la decisión del Consejo Distrital de Archivos de Bogotá D.C. de convalidar la Tabla de Retención Documental presentada por la Secretaría Distrital de Gobierno, en ejercicio de las competencias asignadas a esta instancia para revisar, evaluar y convalidar los instrumentos archivísticos de las entidades públicas de su jurisdicción.
El documento señala que, durante una sesión extraordinaria realizada de manera virtual el 20 de abril de 2018, el Consejo Distrital de Archivos revisó, evaluó y convalidó la TRD de la Secretaría Distrital de Gobierno. Previamente, el instrumento había surtido el procedimiento de aprobación correspondiente ante las instancias internas competentes de la entidad.
Como resultado de la evaluación, el Consejo determinó que la Tabla de Retención Documental cumplía con los requisitos establecidos por el Acuerdo 004 de 2013 del Archivo General de la Nación, relativo al procedimiento para la elaboración, presentación, evaluación, aprobación e implementación de TRD y TVD. Asimismo, se verificó su conformidad con la Circular 001 de 2013 de la Dirección Distrital Archivo de Bogotá, que establece lineamientos para la elaboración e implementación de las TRD de las entidades del Distrito Capital.
Finalmente, el acuerdo dispone expresamente la convalidación de la TRD de la Secretaría Distrital de Gobierno y acoge como concepto técnico el informe presentado por la Secretaría Técnica del Consejo. De esta manera, el acto formaliza la culminación del proceso de revisión y evaluación y reconoce que el instrumento cumple con las condiciones técnicas y normativas requeridas para su aplicación e implementación institucional.
El Acuerdo 06 de 2018 consolida las decisiones adoptadas por el Consejo Distrital de Archivos de Bogotá D.C. frente a varios instrumentos archivísticos sometidos a revisión, evaluación y ajuste entre finales de 2017 y comienzos de 2018. El documento se expide en ejercicio de las competencias del Consejo para revisar, evaluar y convalidar las TRD y TVD de las entidades distritales, una vez surtidos los procedimientos internos de aprobación correspondientes.
El acuerdo recoge el proceso adelantado sobre las TRD del Instituto para la Economía Social – IPES, la Subred Integrada de Servicios de Salud Norte E.S.E. y el Departamento Administrativo del Servicio Civil Distrital – DASCD. Estos instrumentos fueron evaluados inicialmente en distintas sesiones del Consejo y recibieron observaciones y requerimientos de ajuste. Posteriormente, en la sesión del 21 de marzo de 2018, se verificó que las correcciones solicitadas habían sido atendidas satisfactoriamente, permitiendo que su convalidación quedara en firme.
En relación con las Tablas de Valoración Documental, el Consejo evaluó la TVD presentada por el Instituto de Desarrollo Urbano – IDU y solicitó ajustes durante la sesión del 17 de noviembre de 2017. Estos fueron revisados posteriormente y se determinó que habían sido atendidos de manera satisfactoria, permitiendo igualmente que la convalidación del instrumento quedara en firme.
Finalmente, el acuerdo dispone expresamente la convalidación de las tres TRD y de la TVD del IDU y acoge como concepto técnico los informes elaborados por la Secretaría Técnica del Consejo. De esta manera, el acto formaliza la culminación de los procesos de revisión y evaluación y reconoce que los instrumentos cumplen con los requisitos técnicos y normativos exigidos para su implementación en las respectivas entidades.
El Acuerdo 05 de 2018 formaliza la decisión del Consejo Distrital de Archivos de Bogotá D.C. de convalidar la Tabla de Retención Documental presentada por el Instituto para la Investigación y el Desarrollo Pedagógico – IDEP, en ejercicio de las competencias asignadas a esta instancia para revisar, evaluar y convalidar los instrumentos archivísticos de las entidades del Distrito Capital.
El documento señala que, durante la sesión realizada el 30 de octubre de 2017, el Consejo Distrital de Archivos evaluó y convalidó inicialmente la TRD presentada por el IDEP, formulando al mismo tiempo una serie de ajustes que debían ser atendidos por la entidad antes de la culminación definitiva del trámite.
Posteriormente, en sesión del 17 de enero de 2018, el Consejo revisó y evaluó los ajustes realizados por el IDEP y determinó que estos habían sido atendidos satisfactoriamente, permitiendo que la convalidación quedara en firme. Asimismo, se verificó que el instrumento había surtido previamente el procedimiento de aprobación ante las instancias internas competentes y que cumplía con los requisitos técnicos establecidos por el Acuerdo 004 de 2013 del Archivo General de la Nación y por la Circular 001 de 2013 de la Dirección Distrital Archivo de Bogotá.
Finalmente, el acuerdo dispone expresamente la convalidación de la TRD del Instituto para la Investigación y el Desarrollo Pedagógico – IDEP y acoge como concepto técnico el informe presentado por la Secretaría Técnica del Consejo. De esta manera, el acto formaliza la culminación del proceso de revisión y evaluación y reconoce el cumplimiento de las condiciones técnicas y normativas requeridas para la implementación del instrumento archivístico en la entidad.
El Acuerdo 04 de 2018 formaliza la decisión del Consejo Distrital de Archivos de Bogotá D.C. de convalidar la Tabla de Retención Documental presentada por la Secretaría Distrital de Seguridad, Convivencia y Justicia, en ejercicio de las competencias asignadas a esta instancia para revisar, evaluar y convalidar los instrumentos archivísticos de las entidades del Distrito Capital.
El documento señala que, durante la sesión realizada el 20 de diciembre de 2017, el Consejo Distrital de Archivos revisó, evaluó y convalidó la TRD presentada por la entidad. Previamente, el instrumento había surtido el procedimiento de aprobación correspondiente ante las instancias internas competentes, requisito necesario para su posterior presentación y evaluación por parte del Consejo.
Como resultado de la evaluación técnica, se determinó que la Tabla de Retención Documental cumplía con los requisitos establecidos por el Acuerdo 004 de 2013 del Archivo General de la Nación, relacionado con la elaboración, presentación, evaluación, aprobación e implementación de TRD y TVD. Asimismo, se verificó su conformidad con la Circular 001 de 2013 de la Dirección Distrital Archivo de Bogotá, que establece lineamientos específicos para la elaboración e implementación de las TRD de las entidades del Distrito Capital.
Finalmente, el acuerdo dispone expresamente la convalidación de la TRD de la Secretaría Distrital de Seguridad, Convivencia y Justicia y acoge como concepto técnico el informe elaborado por la Secretaría Técnica del Consejo. De esta manera, el acto formaliza la culminación del proceso de revisión y evaluación y reconoce que el instrumento cumple con las condiciones técnicas y normativas requeridas para su implementación en la entidad.
El Acuerdo 03 de 2018 consolida las decisiones adoptadas por el Consejo Distrital de Archivos de Bogotá D.C. frente a diferentes instrumentos archivísticos sometidos a revisión y evaluación durante la vigencia 2017. El documento se expide en ejercicio de las competencias del Consejo para hacer seguimiento al cumplimiento de las políticas y normas archivísticas y para revisar, evaluar y convalidar las Tablas de Retención Documental y las Tablas de Valoración Documental de las entidades del Distrito Capital.
El acuerdo recoge el proceso adelantado sobre las TRD del Instituto Distrital de Patrimonio Cultural – IDPC y de la Veeduría Distrital, cuya evaluación inicial dio lugar a observaciones y requerimientos de ajuste. Posteriormente, durante las sesiones realizadas en octubre y diciembre de 2017, el Consejo revisó las correcciones presentadas y determinó que los instrumentos cumplían con los requerimientos técnicos, permitiendo que su convalidación quedara en firme.
En relación con las Tablas de Valoración Documental, el Consejo revisó y evaluó la TVD de la Veeduría Distrital y la presentada por la Secretaría Distrital de Planeación, correspondiente al fondo cerrado del antiguo Departamento Administrativo de Planeación Distrital – DAPD. Una vez surtido el procedimiento de aprobación interna y la evaluación por parte del Consejo, se estableció que estos instrumentos cumplían con los requisitos técnicos y normativos aplicables.
Finalmente, el acuerdo dispone expresamente la convalidación de dos TRD y dos TVD y adopta como sustento técnico los informes elaborados por la Secretaría Técnica del Consejo. De esta manera, el acto formaliza la culminación de los procesos de revisión y evaluación y garantiza que los instrumentos archivísticos aprobados respondan a los criterios establecidos para su adecuada implementación en las entidades distritales.
El Acuerdo 02 de 2018 formaliza la decisión del Consejo Distrital de Archivos de Bogotá D.C. de convalidar la Tabla de Valoración Documental presentada por la Terminal de Transporte S.A., en ejercicio de las competencias asignadas a esta instancia para revisar, evaluar y convalidar los instrumentos archivísticos de las entidades públicas de su jurisdicción.
El documento recoge como antecedente la sesión del Consejo realizada el 22 de junio de 2017, en la cual se efectuó la evaluación y convalidación inicial de la TVD de la entidad y se formularon ajustes que debían ser atendidos antes de finalizar el trámite. Esta etapa permitió identificar y comunicar las observaciones técnicas necesarias para garantizar que el instrumento cumpliera con los requisitos establecidos para su elaboración y presentación.
Posteriormente, en sesión del 27 de julio de 2017, el Consejo realizó la revisión y evaluación de los ajustes presentados por la Terminal de Transporte S.A. Como resultado de esta verificación, se determinó que las observaciones habían sido atendidas satisfactoriamente, permitiendo que la convalidación quedara en firme. El documento señala además que la TVD había surtido previamente el procedimiento de aprobación ante las instancias internas competentes de la entidad.
Finalmente, el acuerdo dispone expresamente la convalidación de la Tabla de Valoración Documental de la Terminal de Transporte S.A. y acoge como concepto técnico el informe presentado por la Secretaría Técnica del Consejo. De esta manera, el acto formaliza la culminación del proceso de revisión y evaluación y reconoce el cumplimiento de los requisitos archivísticos aplicables para la implementación del instrumento por parte de la entidad.