Actas Concejo Distrtial de Archivos
Acta No. I de 2016 – Primera sesión del Consejo Distrital de Archivos de Bogotá D.C.
El Acta No. 1 de 2016 registra la primera sesión del Consejo Distrital de Archivos de Bogotá D.C. de la vigencia, realizada el 7 de marzo de 2016 en la Dirección Archivo de Bogotá. Durante la reunión se presentaron los integrantes y funciones del Consejo, se socializó la actualización del procedimiento para la revisión, evaluación y convalidación de Tablas de Retención Documental (TRD) y Tablas de Valoración Documental (TVD) y se analizaron instrumentos archivísticos de distintas entidades.
Como resultado de la evaluación técnica, el Consejo decidió convalidar la TRD de la Empresa de Transporte del Tercer Milenio – TransMilenio S.A., mientras que los demás instrumentos evaluados no obtuvieron viabilidad por presentar observaciones o no haber atendido satisfactoriamente los ajustes requeridos. La sesión también abordó las competencias del Consejo frente a entidades privadas que cumplen funciones públicas y los avances del proyecto SGDEA-DC.
Acta No. VI de 2015 – Sexta sesión del Consejo Distrital de Archivos de Bogotá D.C.
El Acta No. 06 de 2015 registra la sexta sesión del Consejo Distrital de Archivos de Bogotá D.C., realizada el 21 de diciembre de 2015. Durante la reunión se abordaron la evaluación y convalidación de Tablas de Retención Documental (TRD) y Tablas de Valoración Documental (TVD), la aprobación del Plan de Acción 2016 y de los informes de actividades de 2015, así como diferentes propuestas orientadas al fortalecimiento normativo y operativo del Consejo.
Como resultado de la evaluación, el Consejo otorgó viabilidad técnica para la convalidación de tres TRD y seis TVD, correspondientes a distintas entidades distritales. También dejó en firme los ajustes efectuados a instrumentos previamente convalidados de la Contraloría de Bogotá y FONCEP, y definió cambios en el procedimiento para agilizar la revisión de los ajustes posteriores a la convalidación.
Acta No. V de 2015 – Quinta sesión del Consejo Distrital de Archivos de Bogotá D.C.
El Acta No. 05 de 2015 registra la quinta sesión del Consejo Distrital de Archivos de Bogotá D.C., realizada el 29 de octubre de 2015. Durante la reunión se abordaron la evaluación y convalidación de Tablas de Retención Documental (TRD) y Tablas de Valoración Documental (TVD), la presentación del informe trimestral de actividades, el seguimiento general a la gestión documental de las entidades y los avances del proyecto Sistema de Gestión de Documentos Electrónicos de Archivo para el Distrito Capital – SGDEA-DC.
Como resultado del análisis técnico, el Consejo decidió convalidar las TRD de la Contraloría de Bogotá y del Jardín Botánico José Celestino Mutis, así como las TVD del Fondo de Prestaciones Económicas, Cesantías y Pensiones – FONCEP (FAVIDI) y Canal Capital. Asimismo, se presentaron conceptos técnicos favorables para la implementación de otros instrumentos que habían atendido observaciones formuladas previamente.
Acta No. IV de 2015 – Cuarta sesión del Consejo Distrital de Archivos de Bogotá D.C.
El Acta No. 04 de 2015 registra la cuarta sesión del Consejo Distrital de Archivos de Bogotá D.C., realizada el 27 de agosto de 2015. Durante la reunión se abordaron la evaluación y convalidación de Tablas de Retención Documental (TRD) y Tablas de Valoración Documental (TVD), la aprobación del informe semestral de actividades, la metodología de seguimiento a los procesos de gestión documental de las entidades distritales y las necesidades de recursos humanos y financieros de la Secretaría Técnica.
Como resultado de la evaluación, el Consejo decidió convalidar la TRD de la Personería de Bogotá y dar visto bueno para la implementación de la TRD de la Veeduría Distrital, cuyos ajustes habían sido objeto de verificación. Los demás instrumentos analizados no fueron convalidados debido a inconsistencias relacionadas principalmente con la clasificación, denominación y valoración de series y subseries documentales.
Acta No. III de 2015 – Tercera sesión del Consejo Distrital de Archivos de Bogotá D.C.
El Acta No. 03 de 2015 registra la tercera sesión del Consejo Distrital de Archivos de Bogotá D.C., realizada el 26 de junio de 2015. La reunión abordó la revisión, evaluación y convalidación de Tablas de Retención Documental (TRD) y Tablas de Valoración Documental (TVD), la presentación del informe trimestral de actividades, la socialización de nuevos lineamientos e instrumentos técnicos para la gestión documental y los avances del proyecto del Sistema de Gestión de Documentos Electrónicos de Archivo para el Distrito Capital – SGDEA-DC.
Como resultado de la evaluación, el Consejo convalidó las TRD de las Secretarías Distritales de Hacienda, Integración Social, Movilidad y Ambiente, así como las TVD de IDIPRON, la Empresa de Renovación Urbana – ERU y el Hospital Engativá E.S.E. Otros instrumentos no fueron convalidados al persistir observaciones o no cumplir los requisitos técnicos y metodológicos exigidos.