Actas Concejo Distrtial de Archivos

El Acta No. 06 de 2016 registra la sexta sesión del Consejo Distrital de Archivos de Bogotá D.C., iniciada el 16 de diciembre de 2016 en la Dirección Distrital de Archivo de Bogotá. La reunión abordó la evaluación y convalidación de Tablas de Retención Documental (TRD) y Tablas de Valoración Documental (TVD), el balance general de estos instrumentos en las entidades distritales, el estado de la gestión documental por sectores administrativos y el seguimiento al cumplimiento de la normativa archivística.

Durante la sesión se revisaron instrumentos y ajustes correspondientes a distintas entidades, determinándose que ninguno de los presentados cumplía completamente los requisitos técnicos requeridos para quedar convalidado o en firme. También se presentó un balance distrital que reportó 33 TRD y 19 TVD convalidadas. Debido a la cantidad de asuntos pendientes, la sesión fue suspendida y programada para continuar el 21 de diciembre; sin embargo, en esa fecha no se contó con quórum y los temas restantes fueron aplazados.

El Acta No. 05 de 2016 registra la quinta sesión del Consejo Distrital de Archivos de Bogotá D.C., realizada el 9 de noviembre de 2016 en la Dirección Distrital de Archivo de Bogotá. La reunión abordó la evaluación y convalidación de Tablas de Retención Documental (TRD) y Tablas de Valoración Documental (TVD), el informe de actividades del tercer trimestre, el seguimiento al cumplimiento de la normativa archivística y diferentes acciones relacionadas con el fortalecimiento de la gestión documental distrital.

Durante la sesión se evaluaron tres TRD y dos TVD, correspondientes a cinco entidades, determinándose que ninguno de los instrumentos cumplía plenamente los requisitos técnicos y normativos para su convalidación. Asimismo, el informe trimestral reportó la revisión y evaluación de 17 instrumentos archivísticos, de los cuales seis habían sido convalidados durante el periodo.

El Acta No. 04 de 2016 registra la cuarta sesión del Consejo Distrital de Archivos de Bogotá D.C., realizada el 21 de septiembre de 2016 en la Dirección Archivo de Bogotá. Durante la reunión se abordaron la evaluación y convalidación de Tablas de Retención Documental (TRD) y Tablas de Valoración Documental (TVD), el análisis de la reorganización del Sector Salud, las obligaciones archivísticas de entidades privadas que cumplen funciones públicas y la socialización del informe de actividades del Consejo correspondiente al primer semestre de 2016.

En la sesión fueron revisadas y evaluadas 19 TRD y 6 TVD. Como resultado, el Consejo decidió convalidar las TRD de CAFAM y Metrovivienda, así como la TVD de TransMilenio S.A. También se verificó el cumplimiento de ajustes en diversos instrumentos previamente convalidados, permitiendo dejarlos en firme dentro de sus respectivos procesos.

El Acta No. 03 de 2016 registra la tercera sesión, de carácter extraordinario, del Consejo Distrital de Archivos de Bogotá D.C., realizada el 18 de mayo de 2016 en la Dirección Archivo de Bogotá. La reunión dio continuidad a los asuntos pendientes de la sesión anterior e incluyó la evaluación y convalidación de Tablas de Retención Documental (TRD) y Tablas de Valoración Documental (TVD), el seguimiento al cumplimiento de disposiciones archivísticas y la socialización del informe de actividades del primer trimestre de 2016.

Durante la sesión se evaluaron siete TRD y una TVD. Como resultado del análisis técnico, el Consejo decidió convalidar la Tabla de Retención Documental del Fondo de Vigilancia y Seguridad – FVS. Asimismo, se revisaron los ajustes de la TVD de la Secretaría General de la Alcaldía Mayor de Bogotá, determinándose que aún requerían correcciones antes de quedar en firme.

El Acta No. 02 de 2016 registra la segunda sesión del Consejo Distrital de Archivos de Bogotá D.C., realizada el 3 de mayo de 2016 en la sala de juntas del Archivo de Bogotá. La agenda contempló asuntos relacionados con la evaluación y convalidación de Tablas de Retención Documental (TRD) y Tablas de Valoración Documental (TVD), el seguimiento al Plan de Acción 2016, el análisis de disposiciones normativas y la revisión de las competencias del Consejo frente a entidades privadas que cumplen funciones públicas.

Durante la sesión fueron revisadas tres TRD y cinco TVD. Como resultado del análisis de los conceptos técnicos, el Consejo determinó que únicamente la Tabla de Valoración Documental del Departamento Administrativo del Servicio Civil Distrital – DASCD había atendido satisfactoriamente los ajustes solicitados, por lo que decidió convalidarla por unanimidad. Debido a la extensión de este punto, los demás asuntos del orden del día quedaron pendientes para una sesión extraordinaria.