Actas Concejo Distrtial de Archivos

El Acta No. 04 de 2018 registra la cuarta sesión del Consejo Distrital de Archivos de Bogotá D.C., realizada el 23 de mayo de 2018 en la Dirección Distrital de Archivo de Bogotá. La reunión abordó la evaluación y convalidación de Tablas de Retención Documental (TRD) y Tablas de Valoración Documental (TVD), el informe de gestión del primer trimestre, el estado general de estos instrumentos en las entidades distritales, las visitas de seguimiento, los Bienes de Interés Cultural (BIC) y la gestión de documentos electrónicos.

Durante el periodo analizado se revisaron siete TRD, pero ninguna fue propuesta para convalidación al presentar incumplimientos técnicos relacionados, entre otros aspectos, con soportes incompletos y dificultades en la valoración documental. Asimismo, se presentó un balance según el cual 37 de las 60 entidades contempladas ya contaban con TRD convalidada, mientras que en materia de TVD se reportaban 18 entidades con el instrumento convalidado.

El Acta No. 03 de 2018 registra la tercera sesión del Consejo Distrital de Archivos de Bogotá D.C., realizada de manera virtual el 20 de abril de 2018, mediante correo electrónico. La sesión tuvo como propósito principal dar trámite a la evaluación y convalidación de Tablas de Retención Documental (TRD) y Tablas de Valoración Documental (TVD) que se encontraban pendientes de decisión por parte del Consejo.

Como resultado de la votación, los siete consejeros participantes aprobaron por unanimidad la convalidación de la TRD de la Secretaría Distrital de Gobierno. Por otra parte, se informó que la TRD de la Empresa Metro de Bogotá S.A. y la TVD del Instituto para la Investigación Educativa y el Desarrollo Pedagógico – IDEP no cumplían los requerimientos técnicos necesarios para su convalidación.

El Acta No. 02 de 2018 registra la segunda sesión del Consejo Distrital de Archivos de Bogotá D.C., realizada el 21 de marzo de 2018 en la Dirección Distrital de Archivo de Bogotá. La reunión abordó la evaluación y convalidación de Tablas de Retención Documental (TRD) y Tablas de Valoración Documental (TVD), el seguimiento al cumplimiento de la normativa archivística, las propuestas de documentos y archivos como Bienes de Interés Cultural (BIC) y los avances relacionados con la gestión de documentos electrónicos en el Distrito Capital.

Durante el periodo comprendido entre el 18 de enero y el 20 de marzo de 2018 fueron revisadas 13 TRD y una TVD. Como resultado, quedaron convalidadas en firme las TRD de la Subred Integrada de Servicios de Salud Norte, el Instituto para la Economía Social – IPES y el Departamento Administrativo del Servicio Civil Distrital – DASCD, así como la TVD del Instituto de Desarrollo Urbano – IDU, al verificarse que los ajustes solicitados habían sido atendidos satisfactoriamente.

El Acta No. 01 de 2018 registra la primera sesión del Consejo Distrital de Archivos de Bogotá D.C. de la vigencia, realizada el 17 de enero de 2018 en la Dirección Distrital de Archivo de Bogotá. Durante la reunión se abordaron la evaluación y convalidación de Tablas de Retención Documental (TRD), la aprobación del Plan de Trabajo 2018, el seguimiento a compromisos anteriores y los avances relacionados con la gestión de documentos y archivos electrónicos en el Distrito Capital.

Como resultado del proceso de evaluación, el Consejo aprobó por unanimidad la convalidación con ajustes de la TRD del Departamento Administrativo del Servicio Civil Distrital – DASCD. También se informó que los ajustes solicitados a la TRD del Instituto para la Investigación Educativa y el Desarrollo Pedagógico – IDEP habían sido atendidos satisfactoriamente, mientras otros instrumentos permanecían en proceso de acompañamiento y revisión técnica.

El Acta No. 06 de 2017 registra la sexta sesión del Consejo Distrital de Archivos de Bogotá D.C., realizada el 20 de diciembre de 2017 en la Dirección Distrital de Archivo de Bogotá. La reunión abordó la evaluación y convalidación de Tablas de Retención Documental (TRD), la evaluación de propuestas para la declaratoria de archivos y documentos como Bienes de Interés Cultural (BIC), la aprobación de informes de gestión y el balance general de las actividades desarrolladas por el Consejo durante 2017.

Como resultado de la evaluación técnica, el Consejo aprobó la convalidación de las TRD del Concejo de Bogotá, la Secretaría Distrital de Seguridad, Convivencia y Justicia y la Subred Integrada de Servicios de Salud Norte; las del Concejo y la Subred fueron convalidadas con ajustes. Asimismo, la sesión permitió consolidar los resultados anuales en materia de revisión de instrumentos, seguimiento normativo, patrimonio documental y gestión de documentos electrónicos.