Actas Concejo Distrtial de Archivos
Acta No. III de 2014 – Tercera sesión del Consejo Distrital de Archivos de Bogotá D.C.
El Acta No. 3 de 2014 registra la tercera sesión del Consejo Distrital de Archivos de Bogotá D.C., desarrollada los días 5 y 27 de agosto de 2014. La reunión abordó el fortalecimiento de la Secretaría Técnica del Consejo, el seguimiento al cumplimiento de la normativa archivística, la evaluación y convalidación de Tablas de Retención Documental (TRD) y Tablas de Valoración Documental (TVD), así como el estado de las transferencias secundarias y las actividades de difusión del patrimonio documental y la memoria del Distrito Capital.
Durante la sesión se informó sobre el avance en la presentación y convalidación de instrumentos archivísticos, se evaluaron 12 TRD y 3 TVD y se decidió convalidar la TVD de la Secretaría Distrital de Ambiente. La decisión sobre la TRD de la Secretaría Distrital de Hacienda quedó pendiente de una revisión específica con la entidad, mientras que los demás instrumentos evaluados no fueron convalidados por incumplimiento de los requisitos técnicos y normativos.
Acta No. II de 2014 – Segunda sesión del Consejo Distrital de Archivos de Bogotá D.C.
El Acta No. 2 de 2014 registra la segunda sesión del Consejo Distrital de Archivos de Bogotá D.C., realizada el 30 de mayo de 2014 en la Dirección Archivo de Bogotá. La reunión abordó la evaluación y convalidación de Tablas de Retención Documental (TRD) y Tablas de Valoración Documental (TVD), el impacto generado por la aplicación de estos instrumentos en las entidades distritales y diferentes estrategias orientadas al fortalecimiento de la gestión documental en el Distrito.
Durante la sesión se sometieron a consideración diversos instrumentos archivísticos, algunos de los cuales fueron convalidados y otros no alcanzaron la convalidación por incumplimiento de requisitos técnicos. Adicionalmente, se analizaron iniciativas relacionadas con la creación de una red de líderes de archivo, la viabilidad de fortalecer institucionalmente la función de gestión documental y el desarrollo del Sistema de Gestión de Documentos Electrónicos de Archivo para el Distrito Capital – SGDEA-DC.
Acta No. I de 2014 – Primera sesión del Consejo Distrital de Archivos de Bogotá D.C.
El Acta No. I de 2014 registra la primera sesión del Consejo Distrital de Archivos de Bogotá D.C. de la vigencia, realizada el 3 de marzo de 2014 en la Dirección Archivo de Bogotá. Durante la reunión se abordaron la evaluación y convalidación de Tablas de Retención Documental (TRD) y Tablas de Valoración Documental (TVD), el cumplimiento en la entrega de estos instrumentos por parte de las entidades distritales y la aprobación del informe de gestión del Consejo correspondiente al segundo semestre de 2013.
Como resultado del proceso técnico, el Consejo convalidó varias TRD presentadas por entidades distritales y determinó la no convalidación de otros instrumentos que no cumplían con los requisitos de forma y contenido establecidos. Asimismo, se informó que durante 2013 se habían recibido 21 TRD y TVD, de las cuales 11 habían sido convalidadas y 10 continuaban en proceso de asistencia técnica.
Acta No. V de 2013 – Cuarta sesión del Consejo Distrital de Archivos de Bogotá D.C.
El Acta No. V de 2013 registra la cuarta sesión del Consejo Distrital de Archivos de Bogotá D.C., realizada el 17 de diciembre de 2013 en la Dirección Archivo de Bogotá. Durante la reunión se presentó el proyecto de estatuto archivístico para el Distrito Capital y se analizó un informe ejecutivo sobre el proceso de revisión y evaluación de las Tablas de Retención Documental (TRD) y Tablas de Valoración Documental (TVD) presentadas por las entidades distritales.
El análisis identificó dificultades relacionadas con la clasificación documental, la alta rotación del personal responsable de la gestión documental y la insuficiente sustentación de los criterios de valoración secundaria. Ante estos hallazgos, el Consejo planteó fortalecer la asistencia técnica, actualizar las orientaciones metodológicas, mejorar la articulación institucional y reforzar el cumplimiento de los plazos y requisitos establecidos para la presentación de los instrumentos archivísticos.
Acta No. IV de 2013 – Tercera sesión del Consejo Distrital de Archivos de Bogotá D.C.
El Acta No. IV de 2013 registra la tercera sesión del Consejo Distrital de Archivos de Bogotá D.C., realizada el 29 de noviembre de 2013 en la Dirección Archivo de Bogotá. Durante la reunión se verificó el quórum, se aprobó el acta anterior y se abordaron asuntos relacionados con la revisión, evaluación y convalidación de Tablas de Retención Documental (TRD), así como con el cumplimiento del Decreto 2578 de 2012.
Uno de los principales temas fue el diagnóstico realizado sobre 21 TRD remitidas por entidades distritales, en el que se identificaron deficiencias formales y documentales que dificultaban su evaluación. El Consejo analizó las causas de estas dificultades y planteó acciones de seguimiento, capacitación y fortalecimiento institucional para mejorar la gestión documental y la calidad de los instrumentos presentados.