Actas Concejo Distrtial de Archivos
Acta No. II de 2015 – Segunda sesión del Consejo Distrital de Archivos de Bogotá D.C.
El Acta No. 02 de 2015 registra la segunda sesión del Consejo Distrital de Archivos de Bogotá D.C., realizada el 29 de abril de 2015. La reunión abordó la revisión, evaluación y convalidación de Tablas de Retención Documental (TRD) y Tablas de Valoración Documental (TVD), el seguimiento al Plan de Acción 2015, la socialización del procedimiento para la evaluación de estos instrumentos y una propuesta de modificación del Decreto Distrital 329 de 2013 sobre la conformación del Consejo.
Durante la sesión se informó que habían sido revisados y evaluados 15 instrumentos archivísticos. El Consejo decidió convalidar las TRD de la Caja de la Vivienda Popular y del Instituto Distrital de Recreación y Deporte – IDRD, y otorgar viabilidad para la implementación de la TVD de la Secretaría Distrital de Cultura, Recreación y Deporte, correspondiente al antiguo Instituto Distrital de Cultura y Turismo. Los demás instrumentos presentados no fueron convalidados por incumplimiento de requisitos metodológicos y técnicos.
Acta No. I de 2015 – Primera sesión del Consejo Distrital de Archivos de Bogotá D.C.
El Acta No. 01 de 2015 registra la primera sesión del Consejo Distrital de Archivos de Bogotá D.C., realizada el 27 de febrero de 2015. Durante la reunión se abordaron la evaluación y convalidación de Tablas de Retención Documental (TRD) y Tablas de Valoración Documental (TVD), la propuesta de Política Pública Distrital de Archivos y Gestión Documental y el análisis del Decreto 106 de 2015 relacionado con las facultades de inspección, vigilancia y control.
Como resultado de la evaluación técnica, el Consejo decidió convalidar las TRD de la Secretaría Distrital del Hábitat y Metrovivienda, así como la TVD de la Secretaría Distrital de Hacienda. La sesión también permitió revisar el estado general de presentación y convalidación de los instrumentos archivísticos en el Distrito y analizar acciones para fortalecer la política archivística y la protección del patrimonio documental.
Acta No. VI de 2014 – Sexta sesión del Consejo Distrital de Archivos de Bogotá D.C.
El Acta No. 6 de 2014 registra la sexta sesión del Consejo Distrital de Archivos de Bogotá D.C., realizada el 19 de diciembre de 2014. Durante la reunión se abordaron la evaluación de Tablas de Retención Documental (TRD) de diferentes entidades distritales, la presentación y aprobación del Plan de Acción 2015 y el informe de seguimiento de las actividades desarrolladas por el Consejo durante el segundo semestre de 2014.
En materia de instrumentos archivísticos se informó sobre la evaluación de seis TRD, algunas presentadas por primera vez y otras ajustadas a partir de observaciones anteriores. El análisis determinó condiciones de viabilidad para la convalidación de las TRD de la Veeduría Distrital y el Hospital San Cristóbal, con recomendaciones de ajuste. Asimismo, el Consejo analizó las acciones necesarias para fortalecer el seguimiento al cumplimiento de las obligaciones archivísticas de las entidades distritales.
Acta No. V de 2014 – Quinta sesión del Consejo Distrital de Archivos de Bogotá D.C.
El Acta No. 5 de 2014 registra la quinta sesión del Consejo Distrital de Archivos de Bogotá D.C., realizada el 26 de noviembre de 2014. Durante la reunión se analizaron la evaluación y convalidación de Tablas de Retención Documental (TRD), el estado de cumplimiento de las entidades en la presentación de TRD y TVD, los criterios técnicos aplicables a la revisión y valoración documental y los resultados presentados en el encuentro de Consejos Territoriales de Archivos.
Como resultado de la evaluación técnica, el Consejo decidió no convalidar las cinco TRD sometidas a consideración, correspondientes al Hospital Simón Bolívar E.S.E., Instituto Distrital de Patrimonio Cultural – IDPC, Secretaría Distrital de Desarrollo Económico, Instituto Distrital de la Participación y Acción Comunal – IDPAC y Veeduría Distrital, debido al incumplimiento de requisitos mínimos establecidos por la normativa archivística. También se evidenció un importante rezago en la presentación de instrumentos por parte de las entidades distritales.
Acta No. IV de 2014 – Cuarta sesión del Consejo Distrital de Archivos de Bogotá D.C.
El Acta No. 4 de 2014 registra la cuarta sesión del Consejo Distrital de Archivos de Bogotá D.C., realizada el 27 de octubre de 2014. Durante la reunión se presentaron avances en la definición de los requerimientos funcionales del Sistema de Gestión de Documentos de Archivo – SGDA-DC, se evaluaron Tablas de Retención Documental (TRD) y Tablas de Valoración Documental (TVD) de diferentes entidades y se analizó el funcionamiento y capacidad operativa de la Secretaría Técnica del Consejo.
Como resultado de la evaluación, el Consejo decidió convalidar la TRD de la Unidad Administrativa Especial de Catastro Distrital, mientras que no convalidó las TRD del Hospital Vista Hermosa, Hospital Santa Clara e Invest in Bogotá ni la TVD de la Lotería de Bogotá. También se analizó de manera específica la TRD de la Secretaría Distrital de Hacienda, cuya convalidación quedó condicionada a la realización de ajustes técnicos adicionales.