Actas Concejo Distrtial de Archivos
Acta No. V de 2022 – Cuarta sesión ordinaria del Consejo Distrital de Archivos de Bogotá D.C.
El Acta No. 05 de 2022 registra la cuarta sesión ordinaria efectivamente desarrollada por el Consejo Distrital de Archivos de Bogotá D.C. durante la vigencia, realizada el 26 de julio de 2022 de manera virtual mediante Microsoft Teams. La reunión abordó la revisión del acta anterior, la evaluación y convalidación de TRD y TVD, y, como tema central, la presentación y aprobación del informe de gestión correspondiente al primer semestre de 2022.
El informe permitió consolidar los avances obtenidos durante las tres primeras sesiones del año y evidenció cambios importantes en el seguimiento archivístico distrital, entre ellos la reorganización del instrumento de seguimiento en cuatro componentes y la reducción de 115 a 72 preguntas. Asimismo, presentó los ajustes realizados al procedimiento de revisión y evaluación de TRD y TVD, incorporando listas de verificación, evaluación técnica, mesas de sustentación y plazos definidos para la presentación de ajustes. El informe de gestión fue aprobado por unanimidad.
Acta No. IV de 2022 – Cuarta sesión ordinaria del Consejo Distrital de Archivos de Bogotá D.C.
El Acta No. 04 de 2022 registra la convocatoria a la cuarta sesión ordinaria del Consejo Distrital de Archivos de Bogotá D.C., programada para el 22 de julio de 2022 a las 8:30 a. m. mediante Microsoft Teams. La reunión no pudo desarrollarse debido a que únicamente se encontraban presentes cinco de los nueve consejeros, número insuficiente para conformar el quórum deliberatorio requerido por el reglamento interno.
Luego de esperar el tiempo reglamentario sin alcanzar el número mínimo de asistentes, la sesión fue aplazada y reprogramada para el 26 de julio de 2022, de 2:30 p. m. a 3:30 p. m. En consecuencia, durante esta convocatoria no se abordaron asuntos técnicos, no se evaluaron TRD o TVD y no se adoptaron decisiones por parte del Consejo.
Acta No. III de 2022 – Tercera sesión ordinaria del Consejo Distrital de Archivos de Bogotá D.C.
El Acta No. 03 de 2022 registra la tercera sesión ordinaria del Consejo Distrital de Archivos de Bogotá D.C., realizada el 27 de mayo de 2022 de manera virtual mediante Microsoft Teams. La reunión abordó el seguimiento a compromisos, la evaluación de Tablas de Retención Documental (TRD) y Tablas de Valoración Documental (TVD) y, como tema central, la presentación de una propuesta para modificar el producto e indicador de gestión documental de la Política Pública Distrital de Transparencia, Integridad y No Tolerancia con la Corrupción.
Durante la sesión se evaluó la TVD de la Contraloría de Bogotá D.C., en la cual se identificaron inconsistencias en los componentes archivístico, jurídico e histórico, por lo que no cumplió los requisitos para su convalidación. Paralelamente, se presentó la propuesta de unificar los indicadores existentes en una medición integral del avance en la implementación del Sistema de Gestión Documental, estructurada en componentes y niveles de madurez.
Acta No. II de 2022 – Segunda sesión ordinaria del Consejo Distrital de Archivos de Bogotá D.C.
El Acta No. 02 de 2022 registra la segunda sesión ordinaria del Consejo Distrital de Archivos de Bogotá D.C., realizada el 5 de abril de 2022 de manera virtual mediante Microsoft Teams. La reunión abordó la revisión del acta anterior, la evaluación de Tablas de Retención Documental (TRD) y Tablas de Valoración Documental (TVD) y, de manera especial, la implementación de ajustes al procedimiento utilizado para la revisión y evaluación de estos instrumentos archivísticos.
Durante la sesión se presentaron los resultados de cuatro instrumentos archivísticos: una TRD y tres TVD. La TRD correspondió a la Secretaría Distrital de Integración Social, mientras que las TVD pertenecían al DADEP, la Contraloría de Bogotá y la Secretaría Distrital de Movilidad – FONDATT. Todos presentaron inconsistencias técnicas y ninguno cumplió los requisitos para avanzar a convalidación.
Acta No. I de 2022 – Primera sesión ordinaria del Consejo Distrital de Archivos de Bogotá D.C.
El Acta No. 01 de 2022 registra la primera sesión ordinaria del Consejo Distrital de Archivos de Bogotá D.C. de la vigencia, realizada el 28 de enero de 2022 de manera virtual mediante Microsoft Teams. La reunión abordó la aprobación del informe de gestión correspondiente al segundo semestre de 2021, la definición del Plan de Acción 2022, la evaluación y convalidación de Tablas de Retención Documental (TRD) y Tablas de Valoración Documental (TVD), las novedades introducidas en el procedimiento de revisión y evaluación y la programación de las sesiones del Consejo para el año.
Durante la sesión fueron evaluadas dos TRD, correspondientes al Instituto Distrital de Turismo – IDT y a la Empresa de Transporte del Tercer Milenio – TransMilenio S.A., ambas en actualización. Los dos instrumentos presentaron inconsistencias en los componentes archivístico, jurídico e histórico, por lo que ninguno cumplió los requisitos técnicos necesarios para su convalidación.