Actas Concejo Distrtial de Archivos

El Acta No. 07 de 2021 registra la séptima y última sesión ordinaria del Consejo Distrital de Archivos de Bogotá D.C. de la vigencia, realizada el 10 de diciembre de 2021 de manera virtual mediante Microsoft Teams. La reunión abordó la revisión del acta anterior, la evaluación y convalidación de Tablas de Retención Documental (TRD) y Tablas de Valoración Documental (TVD) y la presentación de los resultados del Premio Distrital de la Gestión 2021, particularmente en materia de gestión documental.

Durante la sesión fueron evaluadas dos Tablas de Valoración Documental, correspondientes a la Contraloría de Bogotá y a la Secretaría Distrital de Movilidad – Fondo de Educación y Seguridad Vial (FONDATT). Ninguna cumplió los requisitos técnicos establecidos, por lo cual no fueron sometidas a convalidación. Adicionalmente, se destacaron los resultados de la Secretaría Distrital de Planeación, TransMilenio S.A. y la Orquesta Filarmónica de Bogotá como las entidades mejor calificadas en gestión documental para el periodo evaluado.

El Acta No. 06 de 2021 registra la sexta sesión ordinaria del Consejo Distrital de Archivos de Bogotá D.C., realizada el 22 de octubre de 2021 de manera virtual mediante Microsoft Teams. La reunión abordó el seguimiento a compromisos relacionados con la ETB y la Universidad Distrital, la evaluación y convalidación de Tablas de Retención Documental (TRD) y Tablas de Valoración Documental (TVD), el balance distrital de entidades con TRD y los resultados de las visitas de seguimiento al cumplimiento de la normativa archivística.

Durante la sesión fueron evaluados tres instrumentos archivísticos: dos TRD y una TVD, correspondientes a la Empresa Metro de Bogotá y al Jardín Botánico de Bogotá José Celestino Mutis. Ninguno cumplió los requisitos técnicos establecidos, por lo cual no se realizaron convalidaciones. Asimismo, se informó que 53 de las 60 entidades distritales contaban con TRD y que se habían ejecutado 58 de las 60 visitas de seguimiento programadas, alcanzando un avance del 98 %.

El Acta No. 05 de 2021 registra la quinta sesión del Consejo Distrital de Archivos de Bogotá D.C., realizada el 26 de agosto de 2021 de manera virtual mediante Microsoft Teams. La reunión abordó la revisión de las actas anteriores, la evaluación y convalidación de Tablas de Retención Documental (TRD), la socialización de un hallazgo administrativo identificado por la Contraloría de Bogotá en la Universidad Distrital Francisco José de Caldas y la definición de acciones para su seguimiento.

Durante la sesión fueron evaluadas cuatro TRD, correspondientes al Instituto Distrital de Turismo – IDT, la Unidad Administrativa Especial de Servicios Públicos – UAESP, la Secretaría Distrital de Movilidad y la Secretaría Distrital de Cultura, Recreación y Deporte. Ninguna cumplió los requisitos técnicos exigidos, por lo que no se realizaron convalidaciones. Como principal decisión de la sesión, el Consejo aprobó por unanimidad la elaboración de un plan de acción para acompañar y hacer seguimiento a la Universidad Distrital frente a los hallazgos detectados en materia de gestión documental.

El Acta No. 04 de 2021 registra la cuarta sesión del Consejo Distrital de Archivos de Bogotá D.C., realizada de manera extraordinaria el 26 de julio de 2021 a través de Microsoft Teams. La sesión tuvo como propósito específico la presentación y aprobación del informe de gestión correspondiente al primer semestre de 2021, mediante el cual se consolidaron los principales resultados obtenidos por el Consejo en materia de seguimiento normativo, evaluación de instrumentos archivísticos, articulación institucional y apoyo a la gestión documental distrital.

El balance presentado destacó que durante el primer semestre se evaluaron nueve Tablas de Retención Documental (TRD) y cuatro Tablas de Valoración Documental (TVD), de las cuales se convalidó una TRD. Asimismo, se habían realizado 26 visitas de seguimiento a entidades distritales, equivalentes al 70 % de las 37 programadas para ese periodo. El informe de gestión fue finalmente aprobado por unanimidad con seis votos.

El Acta No. 03 de 2021 registra la tercera sesión ordinaria del Consejo Distrital de Archivos de Bogotá D.C., realizada el 28 de mayo de 2021 de manera virtual mediante Microsoft Teams. La reunión abordó el seguimiento a compromisos, la evaluación y convalidación de Tablas de Retención Documental (TRD) y Tablas de Valoración Documental (TVD), la articulación de los instrumentos de medición de la gestión documental distrital y diferentes asuntos relacionados con el seguimiento del Archivo General de la Nación y la situación de la ETB frente al cumplimiento de la normativa archivística.

Durante el periodo analizado fueron evaluados ocho instrumentos archivísticos: cinco TRD y tres TVD. De estos, únicamente la actualización 2 de la TRD de la Secretaría Distrital de Hacienda cumplió los requisitos técnicos exigidos y fue convalidada por unanimidad. Las demás TRD y las tres TVD evaluadas presentaron observaciones que impidieron su convalidación.