Actas Concejo Distrtial de Archivos

El Acta No. 03 de 2023 registra la tercera sesión ordinaria del Consejo Distrital de Archivos de Bogotá D.C., realizada el 29 de mayo de 2023 en modalidad híbrida, desde el Instituto Distrital de Patrimonio Cultural – IDPC y mediante Microsoft Teams. La reunión abordó principalmente la actualización del procedimiento de revisión y evaluación de Tablas de Retención Documental (TRD) y Tablas de Valoración Documental (TVD), la evaluación de instrumentos archivísticos, el avance de proyectos estratégicos de la Dirección Distrital de Archivo de Bogotá y el proceso de elección de nuevos consejeros.

Como principal decisión, el Consejo aprobó por unanimidad un nuevo ajuste al procedimiento de evaluación de TRD y TVD, orientado a identificar de manera más rápida los instrumentos que no reúnen los requisitos mínimos antes de iniciar una evaluación completa. Durante el periodo se revisaron ocho instrumentos —seis TRD y dos TVD—, ninguno de los cuales presentó un nivel de desarrollo suficiente para avanzar hacia su convalidación.

El Acta No. 02 de 2023 registra la segunda sesión ordinaria del Consejo Distrital de Archivos de Bogotá D.C., realizada el 31 de marzo de 2023 en modalidad híbrida, desde la Veeduría Distrital y mediante Microsoft Teams. La reunión abordó el ajuste al Plan de Acción 2023, la evaluación de Tablas de Retención Documental (TRD) y Tablas de Valoración Documental (TVD), las actividades de articulación con el Archivo General de la Nación, una solicitud de declaratoria de Bien de Interés Cultural de carácter documental y el proceso de elección de nuevos consejeros.

Como resultado principal, el Consejo aprobó por unanimidad incorporar el Modelo Integral de Gestión Documental y Archivo – MIGDA al Plan de Acción 2023, junto con Bogotá Historia Común 2.0 y el Catálogo Distrital de Archivos Públicos Abiertos. Durante el periodo también fueron revisados y evaluados 12 instrumentos archivísticos, pero ninguno cumplió los requisitos necesarios para ser sometido a convalidación.

El Acta No. 01 de 2023 registra la primera sesión ordinaria del Consejo Distrital de Archivos de Bogotá D.C. de la vigencia, realizada el 27 de enero de 2023 en la Dirección Distrital de Archivo de Bogotá. La reunión abordó la composición y funciones del Consejo, el procedimiento de revisión y evaluación de Tablas de Retención Documental (TRD) y Tablas de Valoración Documental (TVD), la propuesta metodológica para el Seguimiento Estratégico al cumplimiento de la normativa archivística, la aprobación del Plan de Acción 2023 y la evaluación de instrumentos archivísticos.

Como resultado principal, el Consejo aprobó por unanimidad el Plan de Acción 2023, incorporando los proyectos Bogotá Historia Común 2.0 y Catálogo Distrital de Archivos Públicos Abiertos. En materia de instrumentos archivísticos, se evaluó la séptima versión de la TVD de la Contraloría de Bogotá y tres TRD mediante lista de verificación; ninguno de los instrumentos cumplió los requisitos necesarios para su convalidación.

El Acta No. 07 de 2022 registra la sexta sesión ordinaria efectivamente desarrollada por el Consejo Distrital de Archivos de Bogotá D.C., realizada el 16 de diciembre de 2022 en las instalaciones de la Dirección Distrital de Archivo de Bogotá. La reunión tuvo especial relevancia por ser la primera sesión presencial del Consejo desde la pandemia y estuvo orientada a la aprobación del informe de gestión del segundo semestre, la evaluación y convalidación de TRD y TVD y la programación de las sesiones para 2023.

Entre los principales resultados se aprobó el informe de gestión del segundo semestre de 2022, se presentó el balance del Seguimiento Estratégico a la gestión documental distrital y se evaluó la actualización de la TRD de la Secretaría de Educación del Distrito, que no cumplió los requisitos técnicos para su convalidación. Asimismo, se aprobó el cronograma de sesiones del Consejo para 2023.

El Acta No. 06 de 2022 registra la quinta sesión ordinaria efectivamente desarrollada por el Consejo Distrital de Archivos de Bogotá D.C., realizada el 29 de septiembre de 2022 de manera virtual mediante Microsoft Teams. La reunión abordó la revisión de las actas anteriores, la evaluación de Tablas de Retención Documental (TRD) y Tablas de Valoración Documental (TVD) y el seguimiento efectuado por el Archivo General de la Nación a las funciones del Consejo.

Durante el periodo analizado fueron evaluados cuatro instrumentos archivísticos: dos TRD y dos TVD. Correspondieron al Jardín Botánico de Bogotá, la Cámara de Comercio de Bogotá y la UAERMV, esta última respecto de la TVD del Fondo de la Secretaría de Obras Públicas. Ninguno cumplió los requisitos técnicos y normativos necesarios para su convalidación.