Actas Concejo Distrtial de Archivos
Acta No. II de 2021 – Segunda sesión ordinaria del Consejo Distrital de Archivos de Bogotá D.C.
El Acta No. 02 de 2021 registra la segunda sesión ordinaria del Consejo Distrital de Archivos de Bogotá D.C., realizada el 19 de marzo de 2021 de manera virtual mediante Microsoft Teams. La reunión abordó el seguimiento a compromisos, la evaluación y convalidación de Tablas de Retención Documental (TRD) y Tablas de Valoración Documental (TVD), el análisis de la Política de Gestión Documental en el marco del MIPG Distrital y asuntos relacionados con el patrimonio documental de Bogotá.
Durante la sesión fueron evaluados dos instrumentos: la actualización de la TRD de TransMilenio S.A. y la TVD de la Personería de Bogotá D.C.. Ambos presentaron observaciones en los componentes archivístico, jurídico e histórico y, en consecuencia, ninguno reunió los requisitos necesarios para ser sometido a convalidación.
Acta No. I de 2021 – Primera sesión ordinaria del Consejo Distrital de Archivos de Bogotá D.C.
El Acta No. 01 de 2021 registra la primera sesión ordinaria del Consejo Distrital de Archivos de Bogotá D.C. de la vigencia, realizada el 22 de enero de 2021 de manera virtual mediante Microsoft Teams. La reunión abordó el seguimiento a compromisos, la evaluación y convalidación de Tablas de Retención Documental (TRD) y Tablas de Valoración Documental (TVD), la aprobación del informe de gestión del segundo semestre de 2020 y la planeación de las actividades, visitas de seguimiento y sesiones previstas para 2021.
En materia de instrumentos archivísticos se evaluó la actualización de la TRD de la Empresa Metro de Bogotá S.A., la cual presentó inconsistencias en los componentes archivístico, jurídico e histórico y, por tanto, no fue sometida a convalidación. La sesión estuvo orientada principalmente a cerrar el balance de 2020 y establecer la programación operativa del Consejo para la nueva vigencia.
Acta No. VII de 2020 – Sexta sesión del Consejo Distrital de Archivos de Bogotá D.C.
El Acta No. 07 de 2020 registra la sexta y última sesión del Consejo Distrital de Archivos de Bogotá D.C. de la vigencia, realizada el 10 de diciembre de 2020 de manera virtual mediante Microsoft Teams. La reunión abordó el seguimiento a compromisos, la divulgación de las principales falencias identificadas en TRD y TVD, la evaluación y convalidación de Tablas de Retención Documental (TRD), el balance de las visitas de seguimiento al cumplimiento de la normativa archivística y diferentes asuntos relacionados con el cierre de actividades de 2020.
Durante el periodo comprendido entre el 9 de octubre y el 9 de diciembre fueron evaluadas cinco TRD, todas con resultado favorable. El Consejo aprobó por unanimidad la convalidación de los instrumentos de la Caja de la Vivienda Popular, Enel CODENSA S.A. ESP, Enel EMGESA S.A. ESP, Secretaría General de la Alcaldía Mayor de Bogotá y FONCEP.
Acta No. VI de 2020 – Quinta sesión del Consejo Distrital de Archivos de Bogotá D.C.
El Acta No. 06 de 2020 registra la quinta sesión del Consejo Distrital de Archivos de Bogotá D.C., realizada el 8 de octubre de 2020 de manera virtual mediante Microsoft Teams. La reunión abordó el seguimiento a compromisos, la estrategia “5i Tour Bogotá. Gestión Documental y Archivos”, la divulgación de errores frecuentes en TRD y TVD, las acciones frente a entidades con dificultades en el cumplimiento de la normativa archivística, la evaluación y convalidación de instrumentos archivísticos, el avance de las visitas de seguimiento y el proceso de declaratoria del fondo “Ramo de Propios” como Bien de Interés Cultural de Carácter Documental Archivístico.
Durante el periodo comprendido entre el 31 de julio y el 7 de octubre de 2020 fueron evaluadas siete TRD, seis de las cuales cumplieron los requisitos técnicos y fueron convalidadas: Orquesta Filarmónica de Bogotá, Empresa de Acueducto y Alcantarillado de Bogotá – EAAB, Secretaría Distrital de Planeación, Secretaría Distrital de Seguridad, Convivencia y Justicia, Contraloría de Bogotá e IDARTES. La TRD de Capital Salud EPS-S S.A.S. no fue convalidada.
Acta No. V de 2020 – Cuarta sesión del Consejo Distrital de Archivos de Bogotá D.C.
El Acta No. 05 de 2020 registra la cuarta sesión del Consejo Distrital de Archivos de Bogotá D.C., realizada el 30 de julio de 2020 de manera virtual mediante Microsoft Teams. La reunión abordó el seguimiento a compromisos, la evaluación y convalidación de Tablas de Retención Documental (TRD) y Tablas de Valoración Documental (TVD), los avances del Plan de Acción 2020 y la presentación del informe de gestión correspondiente al primer semestre de la vigencia.
Durante el periodo comprendido entre el 29 de mayo y el 30 de julio fueron evaluados ocho instrumentos archivísticos: cinco TRD y tres TVD. Como resultado, el Consejo aprobó por unanimidad la convalidación de la TRD y la TVD del Instituto Distrital para la Protección de la Niñez y la Juventud – IDIPRON, mientras que los demás instrumentos presentaron inconsistencias que impedían su convalidación.