Actas Concejo Distrtial de Archivos

El Acta No. 02 de 2024 registra la segunda sesión ordinaria del Consejo Distrital de Archivos de Bogotá D.C., realizada el 17 de septiembre de 2024 en el Archivo de Bogotá. La reunión abordó la aprobación del informe semestral de gestión del Consejo, el alcance e implicaciones del Acuerdo 001 de 2024 del Archivo General de la Nación, la evaluación y convalidación de TRD y TVD, el avance del Seguimiento al Cumplimiento de la Normatividad Archivística y las actuaciones relacionadas con la declaratoria de Bienes de Interés Cultural de Carácter Documental Archivístico – BIC-CDA.

Entre los principales resultados, el Consejo aprobó el informe de gestión correspondiente al periodo enero-junio de 2024 y definió lineamientos para aplicar el nuevo marco normativo establecido por el Acuerdo 001 de 2024. Durante el periodo transcurrido desde la sesión anterior no se identificaron instrumentos con concepto viable para convalidación, por lo que no se aprobaron nuevas TRD o TVD.

El Acta No. 01 de 2024 registra la primera sesión ordinaria del Consejo Distrital de Archivos de Bogotá D.C. de la vigencia, realizada el 24 de mayo de 2024 en el Aula Barulé. La reunión marcó el inicio de actividades del Consejo bajo la nueva administración y abordó la presentación de sus integrantes y funciones, la aprobación del Plan de Acción 2024, el cronograma anual de Seguimiento al Cumplimiento de la Normativa Archivística y la evaluación y convalidación de Tablas de Retención Documental (TRD) y Tablas de Valoración Documental (TVD).

Como principales decisiones, el Consejo aprobó la convalidación de las TVD del Instituto Distrital de Recreación y Deporte – IDRD (Fondo Propio) y de la Contraloría de Bogotá D.C., y respaldó una nueva metodología para agilizar la evaluación de TRD y TVD, basada en filtros de control y mayor acompañamiento a las entidades durante el proceso de ajuste de sus instrumentos.

El Acta No. 06 de 2023 registra la sexta y última sesión ordinaria del Consejo Distrital de Archivos de Bogotá D.C. de la vigencia, realizada el 22 de diciembre de 2023 en modalidad híbrida, desde el Aula Barulé de la Alcaldía Mayor de Bogotá y mediante Microsoft Teams. La reunión se concentró en la presentación y aprobación del informe de gestión correspondiente al segundo semestre de 2023, la evaluación y convalidación de Tablas de Retención Documental (TRD) y Tablas de Valoración Documental (TVD), el balance de los proyectos estratégicos de la Dirección Distrital de Archivo de Bogotá y los avances en patrimonio documental.

Durante el segundo semestre se evaluaron 10 instrumentos archivísticos: cuatro TRD y seis TVD, de los cuales únicamente fue convalidada la TRD de la Cámara de Comercio de Bogotá. En la sesión de diciembre se presentaron cinco nuevas evaluaciones —una TRD y cuatro TVD— y ninguna cumplió los requisitos técnicos para su convalidación. El informe de gestión del segundo semestre fue aprobado por unanimidad.

El Acta No. 05 de 2023 registra la quinta sesión ordinaria del Consejo Distrital de Archivos de Bogotá D.C., realizada el 18 de octubre de 2023 en modalidad híbrida, desde la Dirección Distrital de Archivos de Bogotá y mediante Microsoft Teams. La reunión abordó la ratificación del representante de la Academia de Historia de Bogotá, la evaluación y convalidación de Tablas de Retención Documental (TRD) y Tablas de Valoración Documental (TVD), el avance de los proyectos estratégicos de la Dirección Distrital de Archivo de Bogotá y diferentes asuntos relacionados con el patrimonio documental y la gestión archivística distrital.

Durante el periodo fueron evaluados cuatro instrumentos archivísticos: tres TRD y una TVD. La TRD de la Cámara de Comercio de Bogotá fue el único instrumento que cumplió todos los requisitos técnicos y normativos y, en consecuencia, fue convalidada por unanimidad. Las tablas de la Secretaría Distrital de Movilidad, la Secretaría Distrital de Integración Social y la Subred Integrada de Servicios de Salud Sur Occidente presentaron observaciones que impidieron su convalidación.

El Acta No. 04 de 2023 registra la cuarta sesión ordinaria del Consejo Distrital de Archivos de Bogotá D.C., realizada el 28 de julio de 2023 en modalidad híbrida, desde la Dirección Distrital de Archivos de Bogotá y mediante Microsoft Teams. La reunión abordó la presentación de los nuevos consejeros, la aprobación del informe de gestión correspondiente al primer semestre de 2023, la evaluación de Tablas de Retención Documental (TRD) y Tablas de Valoración Documental (TVD) y el avance de diferentes iniciativas relacionadas con la gestión documental y el patrimonio documental de la ciudad.

Durante el primer semestre fueron revisadas y evaluadas 24 tablas —15 TRD y 9 TVD—, sin que ninguna cumpliera los requisitos técnicos para su convalidación. Asimismo, se presentó el avance del Seguimiento Estratégico a 21 entidades, los proyectos MIGDA, Catálogo Distrital de Archivos Públicos Abiertos y Bogotá, Historia Común 2.0, y la ruta para una posible declaratoria conjunta como Bien de Interés Cultural de la obra del arquitecto Germán Samper Gnecco. El informe de gestión fue aprobado por los consejeros presentes.