Actas Concejo Distrtial de Archivos

El Acta No. 04 de 2020 registra la tercera sesión del Consejo Distrital de Archivos de Bogotá D.C., realizada el 29 de mayo de 2020 de manera virtual mediante Microsoft Teams, luego del aplazamiento de la sesión convocada el día anterior por falta de quórum. La reunión abordó el seguimiento a compromisos, las medidas adoptadas por las entidades distritales para garantizar la gestión documental durante el aislamiento preventivo obligatorio, la articulación en materia de patrimonio documental y la evaluación y convalidación de Tablas de Retención Documental (TRD) y Tablas de Valoración Documental (TVD).

Durante el periodo comprendido entre el 30 de abril y el 29 de mayo fueron evaluados seis instrumentos archivísticos: cinco TRD y una TVD. Ninguno cumplió integralmente con los requisitos técnicos exigidos, por lo que no se convalidaron instrumentos en esta sesión. Entre las entidades evaluadas se encontraban IDARTES, Secretaría de Educación, TransMilenio, Secretaría Distrital de Hacienda, Secretaría Distrital de Movilidad y la Contraloría de Bogotá.

El Acta No. 03 de 2020 registra la tercera sesión del Consejo Distrital de Archivos de Bogotá D.C., convocada para el 28 de mayo de 2020 y desarrollada mediante la plataforma Microsoft Teams. La agenda contemplaba el seguimiento a compromisos, la revisión del acta anterior, la evaluación y convalidación de Tablas de Retención Documental (TRD) y Tablas de Valoración Documental (TVD) y un espacio de proposiciones y asuntos varios.

Sin embargo, al momento de verificar la asistencia únicamente se encontraban presentes cinco de los nueve integrantes del Consejo, cifra insuficiente para conformar el quórum deliberatorio establecido en su reglamento. Por esta razón, la sesión no pudo continuar con los demás puntos del orden del día y se acordó aplazarla para el 29 de mayo de 2020 a la 1:30 p. m.

El Acta No. 02 de 2020 registra la segunda sesión del Consejo Distrital de Archivos de Bogotá D.C., realizada de manera virtual el 30 de abril de 2020 a través de Microsoft Teams. La reunión abordó el seguimiento a los compromisos de la sesión anterior, los avances del Plan de Acción 2020, la evaluación y convalidación de Tablas de Retención Documental (TRD) y Tablas de Valoración Documental (TVD) y diferentes ajustes derivados de la contingencia ocasionada por el COVID-19.

Durante el periodo comprendido entre el 23 de enero y el 29 de abril fueron evaluados 12 instrumentos archivísticos: 11 TRD y una TVD. De ellos, únicamente la actualización de la TRD de la Secretaría Distrital de Cultura, Recreación y Deporte cumplió los requisitos técnicos establecidos y fue convalidada por unanimidad por los consejeros.

El Acta No. 01 de 2020 registra la primera sesión del Consejo Distrital de Archivos de Bogotá D.C. de la vigencia, iniciada el 22 de enero de 2020 en la Dirección Distrital de Archivo de Bogotá y continuada de manera virtual el 6 de marzo de 2020. La reunión abordó la presentación de nuevos consejeros, las funciones de la instancia, la evaluación y convalidación de Tablas de Retención Documental (TRD), la aprobación del Plan de Acción 2020 y la programación de visitas de seguimiento al cumplimiento de la normativa archivística.

Durante la sesión se evaluaron tres TRD: Centro de Diagnóstico Automotor Tecnicheck S.A.S., Secretaría Distrital de Planeación y FONCEP. La decisión fue aplazada inicialmente para contar con fichas resumen de los conceptos técnicos y, durante la continuación virtual del 6 de marzo, el Consejo aprobó la convalidación de la TRD de Tecnicheck S.A.S., mientras que las otras dos recibieron votación negativa.

El Acta No. 06 de 2019 registra la sexta y última sesión del Consejo Distrital de Archivos de Bogotá D.C. de la vigencia, realizada el 18 de diciembre de 2019 en la Dirección Distrital de Archivo de Bogotá. La reunión estuvo orientada a la evaluación y convalidación de TRD y TVD, el cierre del Plan de Acción 2019, el balance cuatrienal de la gestión documental y del patrimonio documental, así como la definición de retos y recomendaciones para el periodo 2020-2024.

Como resultado de la evaluación técnica, el Consejo convalidó por unanimidad las TRD de las Subredes Integradas de Servicios de Salud Sur, Sur Occidente y Centro Oriente, y del Centro de Diagnóstico Automotor CDA La 50 S.A.S., además de las TVD de la Caja de la Vivienda Popular y de la Secretaría de Educación del Distrito. La actualización de la TRD de IDARTES no fue convalidada al requerir ajustes adicionales.